Welcome kit tour công ty outbound: ý tưởng, giá & VAT

Quà tặng welcome kit cho đoàn công ty là một “điểm chạm” nhỏ nhưng tác động lớn đến trải nghiệm outbound MICE: đồng bộ hình ảnh đoàn, tạo tinh thần đội nhóm ngay từ phút đầu và giảm nhiều việc lặt vặt khi đến nơi (thẻ hành trình, QR nhóm, đồ dùng cần ngay). Bài viết này dành cho Admin/Secretary đang cần ý tưởng + giá để làm proposal xin duyệt, đồng thời chốt được VAT/invoice đúng tên công ty, có timeline 4-6 tuần rõ ràng và checklist để phối hợp với tour operator/DMC.

Nếu bạn đang chuẩn bị company trip, bạn có thể xem trang dịch vụ của Dong Thi tại Tour Doanh Nghiệp & Company Trip để nắm quy trình phối hợp và đầu mục chứng từ ngay từ đầu.

Mục tiêu của bài: giúp bạn chọn được 1 phương án welcome kit “đúng ngân sách - đúng deadline - đúng chứng từ”, để có thể gửi cho sếp/HR/Finance duyệt nhanh và triển khai không phát sinh.

Bạn sẽ nhận được trong bài: (1) khung chọn set theo 3 tiêu chí Admin hay bị hỏi, (2) gợi ý set theo 3 mức ngân sách kèm cách tính tổng, (3) timeline 4-6 tuần ai làm gì, (4) checklist chứng từ VAT-hợp đồng-email xác nhận, (5) template email xin báo giá để dùng ngay.

Lưu ý về giá 2026: giá quà tặng doanh nghiệp thay đổi theo vật liệu và số lượng. Các khoảng giá trong bài là mức tham khảo phổ biến trên thị trường Việt Nam; khi triển khai thật, bạn nên xin báo giá theo số lượng và yêu cầu in ấn cụ thể để chốt ngân sách chính xác.

Phạm vi bài: welcome kit được chuẩn bị tại Việt Nam trước chuyến đi (không liên quan visa/thời tiết). Phần quan trọng nhất là: chọn món phù hợp outbound (gọn nhẹ), nhà cung cấp có thể xuất VAT đúng, và bàn giao cho tour operator/DMC đúng hạn.

Chuẩn “Dong Thi Travel”: mọi thứ phải rõ ràng ngay từ đầu - danh mục món, đơn giá, VAT, timeline, điểm giao, người nhận, email xác nhận. Làm được vậy thì Admin “đỡ bị hỏi ngược” và sếp yên tâm duyệt.

Gợi ý đọc nhanh: nếu bạn cần làm proposal trong hôm nay, hãy kéo xuống phần “Ý tưởng & giá theo ngân sách” và “Template 1-page proposal”. Nếu bạn đang ở giai đoạn triển khai, tập trung phần “Timeline 4-6 tuần” và “Checklist kiểm hàng + chứng từ”.

Liên quan dịch vụ company trip outbound: nếu bạn cần đầu mối chịu trách nhiệm phối hợp nhiều hạng mục (tour, vé bay, khách sạn, DMC, quà tặng, kịch bản phát kit), xem thêm tại Tour công ty & team building.

---

1) Welcome kit trong bối cảnh outbound MICE (để đưa vào proposal cho sếp)

Welcome kit là gì trong tour công ty đi nước ngoài? Đây là set quà tặng được chuẩn bị sẵn (thường 4-6 món) để phát cho đoàn 20-200 khách tại một trong các điểm: sân bay Việt Nam trước giờ bay, khách sạn khi check-in, hoặc welcome dinner. Welcome kit cho outbound MICE khác onboarding kit nội bộ ở chỗ: ưu tiên đồ dùng “đi được - dùng ngay - gọn nhẹ” và cần tính đến hành lý, pin/thiết bị khi bay, số lượng phát theo rooming list.

Vì sao Admin nên đề xuất welcome kit trong chương trình? Vì đây là hạng mục “chi phí nhỏ - hiệu quả lớn” giúp:

- Đồng bộ nhận diện đoàn (logo, màu, motto chuyến đi).

- Tạo hoạt động ice-breaker dễ triển khai (chia đội theo màu túi/cap; mini game theo itinerary card).

- Làm quà lưu niệm “mang về”, tạo ROI mềm để sếp thấy đáng tiền (tinh thần đội nhóm, truyền thông nội bộ).

Xu hướng quà tặng doanh nghiệp VN 2026 (insight để giải thích lý do chọn set): ưu tiên cá nhân hóa (in logo/khắc laser), đồ thực dụng (tote bag, bình giữ nhiệt, sổ bút), tối giản bao bì để giảm nặng. Đồng thời bạn nên dự trù giá có thể tăng theo năm do chi phí vật liệu - vì vậy proposal nên ghi rõ “đơn giá dự kiến - chốt theo báo giá chính thức” để không bị “vênh” ngân sách.

Bài toán ra quyết định mà Admin cần giải (để tránh phát sinh phút chót):

- Chọn set theo ngân sách/kit và độ nặng hành lý (mục tiêu < 1kg/kit).

- Chốt nhà cung cấp có VAT, hợp đồng/PO, có email xác nhận thời gian giao.

- Thống nhất điểm giao - người nhận - giờ giao (giao văn phòng/kho tour/sân bay/khách sạn).

Mẹo giúp bạn “dễ được duyệt”: trong proposal, thay vì chỉ đưa 1 option, hãy đưa 3 option (Budget/Mid/Premium) với tổng chi phí và timeline giống nhau. Sếp chọn nhanh, bạn triển khai nhanh.

Liên quan tour outbound cho công ty: nếu bạn đang cân đối điểm đến cho đoàn (vừa hợp ngân sách, vừa dễ đi), bạn có thể tham khảo trang tổng hợp Điểm Đến Quốc Tế - Gợi Ý Lịch Trình & Chuẩn Bị để có khung kế hoạch đồng bộ với welcome kit.

---

2) Hướng dẫn chọn welcome kit: ý tưởng, giá và cách chọn set phù hợp chương trình

Khung chọn nhanh theo 3 tiêu chí (đúng câu hỏi sếp hay hỏi):

(1) Ngân sách/kit: bạn chọn theo 3 mức dưới đây (100-200k / 200-350k / 350-550k).

(2) Tính hữu dụng khi đi nước ngoài: ưu tiên món dùng được ở sân bay, trên xe, tại hội nghị/teambuilding (tote bag, tumbler, sổ bút, thẻ hành trình/QR).

(3) VAT - chứng từ - giao đúng hạn: chỉ chọn nhà cung cấp có thể gửi báo giá rõ “đã/ chưa VAT”, xác nhận lead time, gửi bản xem trước hóa đơn (invoice preview) trước khi xuất.

Cấu trúc 1 kit “chuẩn outbound MICE” (gợi ý 4-6 món):

Nhóm A - Văn phòng (dễ đồng bộ theme): sổ + bút (in UV/khắc logo).

Nhóm B - Lifestyle/di chuyển: tote bag, bình giữ nhiệt 380ml, áo/cap (chỉ khi đã chốt size chắc chắn).

Nhóm C - Tech (cân nhắc khi bay): cáp sạc/USB/power bank. Nếu có pin, cần kiểm soát dung lượng và quy định mang lên máy bay.

Nhóm D - Tài liệu đoàn (giúp hành trình “mượt”): itinerary card, QR code nhóm chat, thư chào mừng/mini game.

Nguyên tắc “đi được - dùng ngay”: nếu một món không giúp khách dùng trong chuyến đi hoặc mang về dùng tiếp, hãy cân nhắc loại khỏi kit (vì vừa tăng nặng, vừa khó chứng minh giá trị).

Ý tưởng và giá theo ngân sách (để bạn copy vào proposal)

Option 1 - Budget: 100.000-200.000 VND/kit

Phù hợp: đoàn đông, ưu tiên “đồng bộ nhận diện”, cần đơn giản và chắc deadline.

Gợi ý set: sổ + bút + móc khóa (hoặc tag hành lý) + itinerary card/QR nhóm.

Điểm mạnh để báo cáo: gọn nhẹ, dễ phát, ít rủi ro size.

Option 2 - Mid-range: 200.000-350.000 VND/kit

Phù hợp: đoàn 30-120 khách, phát tại welcome dinner hoặc check-in khách sạn, cần “đẹp và dùng được”.

Gợi ý set: tote bag + bình giữ nhiệt (hoặc tumbler) + sổ bút + itinerary card + sticker/mini game card.

Điểm mạnh để báo cáo: khách dùng ngay ở sân bay và trong tour, dễ chụp ảnh truyền thông nội bộ.

Option 3 - Premium: 350.000-550.000 VND/kit

Phù hợp: incentive, đoàn sales, có nhóm lãnh đạo cấp cao, cần quà “có giá trị sử dụng lâu”.

Gợi ý set: tumbler + cap + sổ bút + (cân nhắc) power bank + phụ kiện du lịch (tag hành lý, túi phụ kiện).

Lưu ý outbound: các món liên quan pin (power bank) cần kiểm soát dung lượng và quy định hàng không. Nếu đoàn bay nhiều chặng, nên ưu tiên món không nhạy cảm để giảm rủi ro.

Công thức dự trù ngân sách (để xin duyệt nhanh)

Bước 1: Chốt số lượng theo danh sách dự kiến + dự phòng 3-5% (khách phát sinh, quà cho MC/điều phối).

Bước 2: Chọn 1 trong 3 mức ngân sách/kit.

Bước 3: Tính tổng và ghi rõ “đã/ chưa VAT”.

Ví dụ tính nhanh: 50 kits x 250.000 VND = 12.500.000 VND (chưa/đã VAT tùy báo giá). Bạn cộng thêm các khoản có thể có: in ấn, đóng hộp, vận chuyển, phí thiết kế (đa số nhà cung cấp hỗ trợ thiết kế cơ bản).

Gợi ý tối ưu: mô hình 2-tier kit (VIP/Regular)

- VIP kit (10-20% số lượng): thêm 1 món “premium” (ví dụ tumbler tốt hơn hoặc phụ kiện du lịch).

- Regular kit: giữ mức mid-range hoặc budget.

Lợi ích: báo cáo sếp vẫn “đẹp” cho nhóm khách quan trọng mà tổng ngân sách không bị đội quá cao.

Gắn welcome kit vào hành trình (để có lý do sử dụng rõ ràng)

Điểm phát:

- Sân bay VN trước giờ bay: tiện nếu bạn muốn “đồng phục hóa” ngay từ đầu (cap/tote), nhưng cần tổ chức phát nhanh.

- Check-in khách sạn: nhẹ nhất cho Admin nếu có DMC hỗ trợ set theo rooming list.

- Welcome dinner: dễ tạo hoạt động ice-breaker và chụp ảnh.

Hoạt động kèm (đơn giản nhưng hiệu quả): chia đội theo màu tote/cap, chụp ảnh team có logo, mini-bingo theo itinerary card (3-5 nhiệm vụ) để tăng tương tác.

---

3) Vận hành mượt và quản trị rủi ro: đúng chứng từ, đúng deadline

Timeline chuẩn 4-6 tuần (ghi rõ ai làm gì, khi nào)

T-6 đến T-5 tuần (Admin/Secretary chủ trì):

- Chốt số lượng dự kiến, ngân sách/kit, mục tiêu sử dụng (phát ở đâu, cần tạo hoạt động gì).

- Chốt concept theme (màu, câu slogan chuyến đi, logo phiên bản dùng in ấn).

- Làm proposal 1 trang (mẫu ở phần Tools) để xin sếp duyệt hướng.

T-5 đến T-4 tuần (Nhà cung cấp + Admin phối hợp):

- Nhận mockup thiết kế, duyệt logo/màu (nếu có Pantone càng tốt).

- Nếu có áo/cap theo size: phát form lấy size và đặt deadline nội bộ (không chờ sát ngày).

- Chốt danh mục 4-6 món và quy cách đóng gói (hộp/túi).

T-4 đến T-3 tuần (Admin + Procurement/Finance):

- Ký hợp đồng/PO, đặt cọc theo điều khoản.

- Xác nhận điều khoản VAT: báo giá đã/ chưa VAT, thời gian xuất e-invoice, thông tin công ty xuất hóa đơn.

- Thống nhất điều khoản đổi trả nếu lỗi in/thiếu món.

T-2 tuần (Admin kiểm soát chất lượng):

- Nhận hàng, kiểm đếm theo checklist (số lượng, lỗi in, phụ kiện đủ).

- Đóng gói theo team/xe/rooming list (nếu cần) để phát nhanh tại điểm đến.

- Chốt “kế hoạch phát kit” (ai phát, phát ở đâu, thời lượng).

T-3 đến T-1 ngày (Bàn giao cho tour operator/DMC):

- Bàn giao có biên bản, có người nhận, có danh sách số kiện.

- Chốt email xác nhận điểm giao - giờ giao - người nhận (để tránh “đến nơi không ai nhận”).

Luồng logistics để tránh lỗi phút chót

Mục tiêu đóng gói: gọn, chắc, dễ kiểm đếm. Gợi ý kích thước hộp khoảng 30 x 20 x 10 cm (tùy set) và cố gắng giữ < 1kg/kit để tối ưu hành lý.

Dán nhãn theo logic phát: theo team/xe/phòng. Một nhãn tốt giúp giảm 30-50% thời gian phát kit tại điểm đến.

Phương án giao nhận (chọn 1 và ghi trong email xác nhận): giao về văn phòng, giao về kho tour operator, hoặc giao ra sân bay. Dù chọn phương án nào, nên có biên bản bàn giao và ảnh xác nhận số kiện.

Checklist kiểm hàng nhanh (đề xuất in ra cầm tay khi nhận)

- Đúng số lượng theo PO + số lượng dự phòng.

- Kiểm ngẫu nhiên tối thiểu 10-20%: lỗi in lệch màu, thiếu món, trầy xước.

- Đối chiếu mẫu mockup với sản phẩm thực.

- Đếm số thùng/kiện và ghi lại “số kiện” để bàn giao cho tour operator/DMC.

- Kiểm đủ tài liệu đi kèm (itinerary card/QR/sticker/thư chào).

Rủi ro thường gặp và cách phòng (Admin-friendly)

1) Rủi ro VAT/invoice: sai tên công ty, sai MST, sai địa chỉ, thiếu thông tin, hoặc không rõ đã/ chưa VAT.

Cách phòng: gửi thông tin xuất hóa đơn bằng văn bản (email) + yêu cầu nhà cung cấp gửi “invoice preview” trước khi xuất e-invoice. Khi nhận e-invoice, lưu file và forward cho Finance trong ngày.

2) Rủi ro deadline: chậm duyệt thiết kế làm trễ sản xuất; một số nhà cung cấp có MOQ (ví dụ 100 kit) khiến bạn phải chờ gộp đơn.

Cách phòng: đặt “internal deadline” sớm hơn 3-5 ngày; nếu đoàn dưới MOQ, chọn set linh hoạt hoặc đặt dư 3-5% và dùng số dư làm quà minigame/nội bộ.

3) Rủi ro hàng không/hải quan khi mang đi số lượng lớn: các món có pin dung lượng lớn, hoặc số lượng quà nhiều (ví dụ trên 50 bộ) có thể bị hỏi mục đích.

Cách phòng: ưu tiên món “không nhạy cảm”; nếu mang số lượng lớn, chuẩn bị thông tin giải trình “corporate gifts” và packing list nội bộ. Với power bank, kiểm soát dung lượng theo quy định của hãng bay và hướng dẫn khách mang đúng cách.

4) Rủi ro chất lượng: nhựa mùi, dễ vỡ, in bong tróc khi dùng nhiều ngày.

Cách phòng: ưu tiên vật liệu bền (ví dụ bình inox 304, đồ ít mùi), yêu cầu chính sách đổi hàng lỗi in/khuyết và kiểm hàng sớm ở T-2 tuần.

Bộ chứng từ Admin nên có để “đẹp hồ sơ” (đưa vào folder dự án)

- Email xác nhận đơn hàng: danh mục món, số lượng, đơn giá, VAT, ngày giao.

- Hợp đồng/PO + phụ lục quy cách (nếu có).

- Biên bản nghiệm thu/bàn giao (kèm số kiện, ảnh nhận hàng).

- Hóa đơn VAT (e-invoice) đúng tên công ty và MST.

Gợi ý quản lý file: tạo 1 thư mục “Welcome kit - Company Trip 2026” gồm 3 subfolder: (1) Báo giá - PO/HĐ, (2) Thiết kế - mockup, (3) Hóa đơn - bàn giao. Khi sếp/Finance hỏi, bạn trả lời trong 1 phút.

---

4) Kịch bản triển khai để Admin “tỏa sáng” (và cách Dong Thi/DMC giảm việc cho bạn)

Kịch bản 1: Incentive 80 pax (mid-range kit + QR itinerary)

- Set gợi ý: tote bag + tumbler + sổ bút + itinerary card có QR vào group chat.

- Cách dùng: chia team theo màu túi, 1 mini game 10 phút ở welcome dinner dựa trên itinerary card.

- “Điểm đẹp báo cáo”: tỉ lệ tập trung đúng giờ cao hơn vì ai cũng có thẻ hành trình và QR nhóm từ đầu.

Kịch bản 2: Conference 200 pax, nhiều điểm/điều phối phức tạp (kit tối giản, nhẹ)

- Set gợi ý: sổ bút + tag hành lý + itinerary card (tối giản, nhẹ, dễ vận chuyển).

- Cách dùng: bàn giao cho DMC set theo rooming list, phát tại khách sạn để giảm tải cho Admin tại sân bay.

Kịch bản 3: 2-tier kit (VIP/Regular) cho đoàn có lãnh đạo

- VIP kit: thêm 1 món “xịn” (tumbler tốt hơn hoặc phụ kiện du lịch).

- Regular kit: giữ mid-range.

- Cách dùng: phát theo danh sách khách mời, có biên bản bàn giao riêng để tránh nhầm.

Tour operator/DMC có thể hỗ trợ gì để Admin nhẹ việc?

- Nhận hàng, kiểm đếm cùng checklist và xác nhận bằng biên bản.

- Đóng gói theo xe/nhóm/rooming list.

- Điều phối phát kit tại khách sạn hoặc welcome dinner theo “distribution plan”.

Gợi ý “success proof” sau tour để gửi sếp (rất dễ làm):

- 10 ảnh phát kit + 1 ảnh chụp team có logo.

- Mini survey 3 câu (hài lòng về quà tặng, món hữu dụng nhất, góp ý).

- Thống kê phát đủ/thiếu + xử lý (nếu có) kèm biên bản.

Nếu bạn cần tham khảo thêm cách Dong Thi vận hành đoàn công ty và đầu mối phối hợp, xem tại Tour Doanh Nghiệp & Company Trip và Hồ Sơ Công Ty TNHH Đồng Thị.

---

5) Tools và checklists (dùng ngay): checklist, template xin duyệt, email xin báo giá

Checklist công việc cho Admin (bản rút gọn)

A. Chốt trước khi xin duyệt:

- Số lượng dự kiến + % dự phòng.

- Ngân sách/kit và 3 option (Budget/Mid/Premium).

- Danh mục 4-6 món (ghi rõ vật liệu, màu, phương pháp in logo).

- Nhu cầu VAT: xuất cho công ty nào, MST, địa chỉ.

- Deadline duyệt thiết kế và ngày cần nhận hàng (T-2 tuần).

B. Checklist kiểm hàng:

- Đối chiếu số lượng theo PO.

- Kiểm lỗi in/logo, trầy xước, thiếu món.

- Kiểm đóng gói: số kiện, nhãn, phân loại theo team/phòng.

- Lưu ảnh làm bằng chứng bàn giao.

C. Checklist bàn giao cho tour operator/DMC:

- Biên bản bàn giao ghi rõ số kiện, người giao-người nhận, thời gian, địa điểm.

- File “distribution plan” (ai phát, phát ở đâu, phát theo danh sách nào).

Template 1-page proposal (copy/paste vào email/slide)

Tiêu đề: Đề xuất welcome kit cho đoàn company trip [Điểm đến] - [Tháng/Năm 2026]

Mục tiêu: Đồng bộ nhận diện đoàn, hỗ trợ điều phối, tăng tương tác nội bộ.

Số lượng: [xx] bộ + dự phòng [x%].

Phương án 1 (Budget): [danh mục] - [đơn giá] - [tổng].

Phương án 2 (Mid): [danh mục] - [đơn giá] - [tổng].

Phương án 3 (Premium): [danh mục] - [đơn giá] - [tổng].

VAT: Báo giá [đã/chưa] VAT. Đề nghị nhà cung cấp gửi invoice preview trước khi xuất e-invoice.

Timeline: Duyệt thiết kế trước [ngày]; ký PO/HĐ trước [ngày]; nhận hàng trước [ngày] (T-2 tuần).

Rủi ro và xử lý: trễ duyệt thiết kế - đặt internal deadline; lỗi in - đổi theo chính sách; logistics - bàn giao theo biên bản.

Đề nghị phê duyệt: chọn Option [ ] và ngân sách tối đa [ ] VND.

Email mẫu gửi nhà cung cấp để xin báo giá (Admin-friendly)

Subject: Xin báo giá welcome kit cho đoàn công ty - số lượng [xx] - cần VAT

Nội dung:

1) Số lượng: [xx] bộ (dự phòng [x] bộ nếu cần).

2) Yêu cầu set: [liệt kê 4-6 món] + in logo (UV/khắc) + đóng gói [hộp/túi].

3) Vui lòng báo giá: đơn giá và tổng giá, ghi rõ đã/chưa VAT, VAT % áp dụng, phí thiết kế/in ấn/đóng gói/vận chuyển (nếu có).

4) Lead time: thời gian làm mockup, thời gian sản xuất, ngày giao hàng sớm nhất.

5) Chứng từ: hợp đồng/PO, e-invoice VAT, biên bản bàn giao. Vui lòng gửi invoice preview trước khi xuất.

6) Chính sách đổi trả: lỗi in/thiếu món xử lý trong bao lâu?

7) Điểm giao dự kiến: [văn phòng/kho tour/sân bay].

Bộ câu hỏi brief gửi tour operator/DMC (để phát kit không rối)

- Điểm phát: sân bay/khách sạn/welcome dinner?

- Có cần set sẵn trong phòng theo rooming list không?

- Ai chịu trách nhiệm đếm và ký nhận khi bàn giao?

- Thời lượng phát kit dự kiến bao lâu? Có cần nhân sự hỗ trợ không?

- Phương án xử lý đồ dư/thiếu và lưu kho tạm thời?

---

6) FAQ cho Admin/Secretary (câu hỏi thực tế + câu trả lời để chốt quyết định)

1) MOQ tối thiểu bao nhiêu? Đoàn 60 khách thì làm thế nào?

Nhiều nhà cung cấp có MOQ theo từng sản phẩm hoặc theo set (thường gặp mức 100). Với đoàn 60, bạn có 3 cách: (a) chọn những món không yêu cầu MOQ cao (tùy sản phẩm), (b) đặt dư để đủ MOQ và dùng số dư làm quà minigame/nội bộ, (c) gộp đơn với hạng mục khác của công ty nếu phù hợp. Khi xin duyệt, bạn nên ghi rõ “số lượng đặt - số lượng sử dụng - số dự phòng” để sếp thấy hợp lý.

2) In logo UV và khắc laser khác nhau thế nào, chọn loại nào bền?

In UV phù hợp bề mặt phẳng, màu sắc nổi bật, nhanh và linh hoạt. Khắc laser thường bền hơn trên kim loại (bút kim loại, bình inox). Bạn chọn theo vật liệu sản phẩm và mức “bền dùng” mong muốn. Để giảm rủi ro, hãy yêu cầu nhà cung cấp gửi ảnh mẫu in/khắc trên đúng chất liệu trước khi sản xuất hàng loạt.

3) Hóa đơn VAT cần cung cấp thông tin gì? Bao lâu nhận e-invoice?

Bạn cần cung cấp: tên công ty, MST, địa chỉ, email nhận hóa đơn (và thông tin người nhận nếu nội bộ yêu cầu). Thời gian xuất e-invoice tùy nhà cung cấp và thời điểm thanh toán, vì vậy bạn nên yêu cầu: (1) báo giá ghi rõ đã/chưa VAT, (2) invoice preview trước khi xuất, (3) xác nhận ngày gửi e-invoice bằng email để bạn chủ động nộp Finance.

4) Có thể giao hàng về tour operator/DMC hoặc giao ra sân bay không? Cần giấy tờ gì?

Có thể, nhưng cần chốt rõ: địa điểm giao, giờ giao, người nhận và số kiện. Nên có biên bản bàn giao (ký tên) và ảnh xác nhận. Nếu giao ra sân bay, bạn cần timeline chắc và phương án dự phòng vì sân bay là điểm nhạy cảm về thời gian.

5) Nên tránh món gì khi mang đi nước ngoài?

Nên tránh món quá cồng kềnh hoặc dễ vỡ; với nhóm tech có pin (power bank), cần kiểm soát dung lượng và hướng dẫn mang đúng quy định hãng bay. Với số lượng quà lớn, nên có packing list nội bộ để giải trình khi cần. Khi ưu tiên “an toàn triển khai”, tote bag, sổ bút, tag hành lý, itinerary card thường ít rủi ro nhất.

Gợi ý để bạn chốt nhanh trong tuần này (kế hoạch 3 bước):

1) Chọn 1 mức ngân sách/kit + số lượng (kèm dự phòng).

2) Chọn danh mục 4-6 món theo nguyên tắc “đi được - dùng ngay - gọn nhẹ”.

3) Khóa timeline 4-6 tuần, yêu cầu báo giá rõ VAT và email xác nhận giao hàng.

Nếu bạn đang đồng thời chọn điểm đến cho đoàn: xem nhanh các gợi ý tour theo thị trường tại Điểm Đến Quốc Tế hoặc các trang tour phổ biến như Xem tour Thái Lan, Xem tour Singapore, Xem tour Bali, Xem tour Korea để đồng bộ concept welcome kit theo điểm đến.

Kết luận để bạn gửi nội bộ: Welcome kit không cần cầu kỳ, nhưng phải rõ ràng - rõ danh mục, rõ ngân sách, rõ VAT, rõ timeline và rõ người chịu trách nhiệm bàn giao. Khi bạn có đủ 5 yếu tố này, chuyến outbound MICE sẽ “mượt” hơn và bạn cũng dễ hoàn thiện hồ sơ thanh toán sau tour.

Liên hệ khi bạn cần báo giá theo 3 option + timeline 4-6 tuần: Liên hệ tư vấn hoặc xem trước điều kiện thanh toán tại Điều kiện thanh toán để chủ động phối hợp Finance.