Template đề xuất tour công ty cho HR Admin (2026) - Bộ mẫu sẵn dùng để trình sếp và chốt tour nhanh

Nếu bạn là Admin/Secretary và vừa nhận “task” tìm hiểu, đề xuất rồi book tour công ty, bạn sẽ gặp một tình huống rất quen: sếp cần quyết nhanh, nhưng bạn lại phải chuẩn bị một bộ hồ sơ đủ chuẩn - lịch trình, ngân sách, rủi ro, timeline, hợp đồng, VAT/invoice và các xác nhận dịch vụ.

Vấn đề không nằm ở “đi đâu cho vui” mà nằm ở “hồ sơ có rõ ràng để duyệt không”. Chỉ cần thiếu 1-2 mảnh ghép (ví dụ: chưa có timeline giữ chỗ bay, chưa có cấu trúc ngân sách theo đầu người, hoặc chưa rõ invoice VAT xuất khi nào) là đề xuất dễ bị trả về, kéo dài deadline và bạn là người phải chạy.

Bài này giúp bạn chuẩn hóa bộ Template đề xuất tour công ty cho HR Admin theo dạng mẫu sẵn dùng (Word/Excel/PPT) để bạn chỉ cần điền thông tin, xin quote và gửi phê duyệt nhanh. Trọng tâm là tour outbound MICE 4-7 ngày cho nhóm 20-50 pax - nhóm quy mô vừa, dễ chốt và dễ vận hành.

Lưu ý quan trọng: bài viết này không “bán sớm”. Mục tiêu là để bạn có bộ tài liệu có thể gửi cho sếp hoặc HR để cùng quyết - rõ ràng, có kiểm soát, ít phát sinh.

1) Bối cảnh và tiêu chí chọn điểm đến để proposal “dễ duyệt” (góc nhìn Admin)

Outbound MICE (company trip, incentive, team-building kết hợp hội họp) từ Việt Nam thường rơi vào 3 mục tiêu: thưởng cuối năm, gắn kết đội ngũ, hoặc tri ân nhóm kinh doanh. Người quyết định thường là HR/Management/Finance, còn Admin/Secretary là người làm hồ sơ, gom dữ liệu, theo timeline và chốt giấy tờ.

Vì vậy, “điểm đến phù hợp” với bạn không chỉ là đẹp - mà là ít rủi ro vận hành, thủ tục rõ, dễ giữ chỗ bay/khách sạn, chứng từ đầy đủ. Một proposal tốt là proposal mà người duyệt chỉ cần nhìn 5 phút là thấy: đi để làm gì, đi khi nào, bao nhiêu tiền, ai chịu trách nhiệm, rủi ro gì và có phương án B.

1.1 Khi nào nên tổ chức để dễ chốt ngân sách và ít rủi ro thời tiết (2026)

Với nhóm Đông Nam Á (Thailand, Singapore, Malaysia, Cambodia), giai đoạn tháng 11 đến tháng 4 thường thuận lợi hơn vì ít mưa, phù hợp lịch year-end và đầu năm. Giai đoạn tháng 5 đến tháng 10 có rủi ro mưa nhiều hơn (tùy điểm đến), cần phương án hoạt động trong nhà nếu team-building ngoài trời.

Nếu công ty có thể linh hoạt, nên tránh cao điểm Tết hoặc sát ngày lễ lớn vì thường gặp 3 vấn đề: giá tăng, khó giữ chỗ, và dịch vụ dễ “kẹt” (check-in chậm, điểm tham quan đông, khó set up gala đúng giờ). Trong proposal, bạn chỉ cần ghi một dòng “khuyến nghị tránh cao điểm lễ để tối ưu ngân sách và đảm bảo slot dịch vụ”, sếp sẽ hiểu ngay lý do.

1.2 Chọn điểm đến theo “độ dễ làm proposal”: Đông Nam Á vs Nhật/Hàn

Nếu bạn cần chốt nhanh (deadline gấp, ít vòng duyệt), nhóm Đông Nam Á thường dễ làm hồ sơ hơn vì bay ngắn, nhiều chuyến, nhiều lựa chọn khách sạn và venue. Một số điểm có chính sách nhập cảnh/visa thuận lợi hơn cho hộ chiếu Việt Nam (nhưng chính sách thay đổi theo thời điểm, luôn cần check lại theo thông báo chính thức).

Nhóm Nhật Bản/Hàn Quốc thường phù hợp dạng incentive “premium”, trải nghiệm tốt và dịch vụ chỉn chu, nhưng thường phát sinh thêm việc cho Admin ở phần visa, giấy tờ nhân sự, lịch hẹn nộp hồ sơ và deadline cứng.

Khi bạn viết proposal, hãy chọn tiêu chí “dễ duyệt” để trình bày thay vì chỉ mô tả điểm đến. Ví dụ tiêu chí theo thứ tự ưu tiên của Admin: thủ tục - timeline giữ chỗ - tính ổn định lịch trình - rủi ro thời tiết - tổng chi phí.

1.3 Vì sao “mẫu sẵn dùng” giúp bạn giảm bị trả proposal

Admin thường bị trả proposal vì các lỗi không lớn nhưng “rất khó duyệt”: tên công ty sai khi xuất VAT, thiếu MST/địa chỉ, ngân sách không tách theo đầu người, không ghi giả định (twin share, ngày thường), thiếu timeline đặt cọc, hoặc không có mục rủi ro - phương án thay thế.

Bộ template sẵn dùng giải quyết đúng 3 điểm: (1) chuẩn hóa cấu trúc để sếp đọc nhanh, (2) giảm sai sót dữ liệu pháp lý và chứng từ, (3) giúp bạn trình bày rõ “cần quyết gì hôm nay” và “deadline nếu không duyệt sẽ mất giá/slot”.

2) Bộ Template đề xuất tour công ty cho HR Admin gồm những file nào (mẫu sẵn dùng)

Nếu bạn chỉ dùng một file Word dài, người duyệt rất dễ bỏ sót thông tin quan trọng. Bộ tối thiểu nên tách thành 4-6 file nhỏ, mỗi file có vai trò rõ. Bạn có thể dùng bộ dưới đây như “khung chuẩn” để áp dụng cho hầu hết tour outbound 4-7 ngày.

2.1 Bộ hồ sơ tối thiểu để gửi sếp/HR (khuyến nghị)

File 1 - PPT Proposal (tóm tắt 8-12 slide): dành cho sếp xem nhanh và quyết. Không nhồi chữ.

File 2 - Excel Ngân sách (cost sheet): per pax và tổng đoàn, có option A/B/C, có giả định rõ.

File 3 - Word Lịch trình chi tiết (itinerary): theo ngày, theo khung giờ, có ghi chú logistics.

File 4 - Timeline và RACI (ai làm gì khi nào): thường để trong Excel hoặc 1 trang Word/PDF.

File 5 - Risk register (rủi ro và phương án B): 1-2 trang, nhưng cực “ăn điểm” khi duyệt.

File 6 - Danh sách chứng từ (documents list): hợp đồng, VAT/invoice, booking confirmation, bảo hiểm, danh sách đoàn.

2.2 Trường dữ liệu bắt buộc để tránh bị trả về (bạn chỉ cần điền đúng)

Bạn có thể copy checklist dưới đây vào ngay đầu template để tự soát trước khi gửi.

2.3 “Format để sếp đọc nhanh” (gợi ý slide cấu trúc)

Bạn không cần thiết kế đẹp. Bạn cần cấu trúc đúng. Một PPT proposal dễ duyệt thường có 4 slide “xương sống” (ngoài các slide giới thiệu điểm đến).

Slide A - Tại sao chọn điểm đến này: 3-5 bullet theo mục tiêu công ty (gắn kết, thưởng, hội họp).

Slide B - Ngân sách: per pax và tổng đoàn, hiển thị 2-3 option A/B/C.

Slide C - Timeline duyệt và đặt cọc: mốc ngày rõ (nếu duyệt sau mốc nào thì rủi ro gì).

Slide D - Rủi ro và phương án B: thời tiết, delay, cao điểm, sức khỏe - mỗi rủi ro có 1 phương án thay thế.

3) Khung itinerary mẫu 4-7 ngày: dễ duyệt, ít rủi ro, dễ vận hành

Một lịch trình outbound MICE nên “đủ mục tiêu” nhưng không quá tham. Với đoàn 20-50 pax, lịch trình càng rõ giờ giấc càng giảm phát sinh. Khung dưới đây được nhiều đoàn công ty áp dụng vì cân bằng: có hoạt động chung, có thời gian nghỉ, có điểm nhấn (gala/awards), và có buffer cho di chuyển.

3.1 Khung chương trình chuẩn (copy-paste vào Word itinerary)

Day 1: Bay - đến nơi - check-in - ăn tối - briefing ngắn (20-30 phút) - nghỉ.

Day 2: Meeting/Training nửa ngày (nếu có) - chiều hoạt động nhẹ - tối tự do hoặc set up gala rehearsal.

Day 3: Team-building chính (ngoài trời hoặc trong nhà) - tối ăn đoàn.

Day 4: Tham quan - mua sắm - tối Gala dinner/Awards.

Day 5: Trả phòng - ra sân bay - về Việt Nam.

Với tour 6-7 ngày, bạn thêm 1-2 ngày “optional” (free time có gợi ý), nhưng vẫn giữ cấu trúc: hoạt động chính đặt ở giữa hành trình, không dồn cuối vì rủi ro trễ chuyến sẽ ảnh hưởng gala/meeting.

3.2 Mẫu itinerary sẵn dùng theo điểm đến (Admin chỉ cần thay ngày và số pax)

Mẫu 1 - Singapore 5D4N (ưu tiên meeting + venue chuẩn)

Day 1: Bay - check-in - dinner - briefing.

Day 2: Meeting half-day (ballroom/classroom) + chiều tham quan nhẹ - tối tự do.

Day 3: Team-building Sentosa (hoặc indoor game nếu mưa) - tối ăn đoàn.

Day 4: Free time mua sắm theo nhóm nhỏ - tối Gala dinner + awards.

Day 5: Trả phòng - về.

Mẫu 2 - Phuket 5D4N (ưu tiên team-building biển + gala bãi biển)

Day 1: Bay - check-in - dinner.

Day 2: Beach games/team-building - tối tự do.

Day 3: Tham quan nhẹ - hoạt động đoàn (workshop hoặc CSR nhẹ nếu công ty cần) - tối ăn đoàn.

Day 4: Nghỉ biển - chuẩn bị Gala - tối Gala (lưu ý phương án indoor nếu thời tiết xấu).

Day 5: Về.

Mẫu 3 - Siem Reap 4D3N (ngân sách gọn, văn hóa, dễ tổ chức Amazing Race)

Day 1: Bay - check-in - dinner.

Day 2: Cultural workshop + city challenge (Amazing Race) - tối ăn đoàn.

Day 3: Tham quan trọng điểm - tối Gala mini (hoặc dinner set menu + awards nhẹ).

Day 4: Về.

3.3 Nguyên tắc “đừng làm phức tạp” để giảm rủi ro và giảm việc cho Admin

Không quá 3 điểm dừng trong một hành trình 4-7 ngày. Nhiều điểm dừng làm tăng nguy cơ trễ giờ, mất bữa, lệch kịch bản team-building/gala.

Hạn chế multi-country nếu đoàn có người lớn tuổi, hoặc nếu deadline gấp. Thêm thủ tục xuất/nhập cảnh là thêm rủi ro “kẹt đoàn”.

Đặt hoạt động quan trọng ở giữa chuyến (team-building, gala, meeting). Đừng để gala vào tối cuối cùng vì chỉ cần delay chuyến bay hoặc kẹt road là ảnh hưởng toàn bộ “điểm nhấn”.

4) Excel ngân sách: cách điền để sếp “so được” và Finance “duyệt được”

Ngân sách là phần hay bị hỏi nhất. Để dễ duyệt, Excel nên có 2 lớp: (1) theo đầu người (per pax) để so sánh option, (2) tổng đoàn theo headcount để chốt trần ngân sách.

4.1 Dải chi phí tham khảo (để bạn có “khung” trước khi xin quote)

Với đoàn 20-50 pax, tour outbound MICE 4-7 ngày (dịch vụ chuẩn, khách sạn 4 sao) thường nằm trong khoảng 25-50 triệu VNĐ/người (tùy điểm đến, mùa, giờ bay, tiêu chuẩn gala/venue). Đây là mức tham khảo để bạn dựng option trước khi agency gửi báo giá chi tiết.

Bạn nên tách line-item theo nhóm chi phí để Finance xem là hiểu ngay cấu trúc:

1) Vé máy bay khứ hồi (thường 5-10 triệu/người tùy tuyến và mùa).

2) Khách sạn (4 sao) theo phòng twin share, số đêm rõ ràng.

3) Ăn uống (bao nhiêu bữa set menu/buffet, bữa gala).

4) Vận chuyển tại điểm đến (xe, giờ hoạt động, phụ phí overtime nếu có).

5) Team-building và gala (địa điểm, đạo cụ, âm thanh ánh sáng, MC nếu có).

6) Vé tham quan, hướng dẫn viên, nước uống, bảo hiểm du lịch.

4.2 Trình bày theo Option A/B/C (để sếp chọn thay vì bắt bạn “đoán”)

Một mẫu Excel dễ duyệt nên có 3 cột option:

Option A (Budget): giờ bay tiết kiệm, khách sạn 3-4 sao, gala tối giản.

Option B (Standard): khách sạn 4 sao, lịch trình cân bằng, gala có AV cơ bản.

Option C (Premium): khách sạn tốt hơn hoặc venue trung tâm, gala nâng cấp (LED/photo booth), thêm trải nghiệm cho leadership.

Quan trọng: option không phải để “bán thêm”, mà để người duyệt tự chọn mức phù hợp và bạn không bị kẹt khi sếp hỏi “có phương án thấp hơn không?”.

4.3 Dòng “assumption” bắt buộc có trong template ngân sách

Hãy đặt một box “Giả định báo giá” ngay trên đầu sheet, tối thiểu gồm:

- Giá tính theo ngày thường (không lễ), theo headcount dự kiến X người.

- Tiêu chuẩn phòng twin share, phụ thu phòng đơn (nếu có) tính riêng.

- Chưa bao gồm chi tiêu cá nhân (mini bar, giặt ủi, mua sắm) và chi phí phát sinh do thay đổi từ phía đoàn sau khi chốt.

- Điều kiện giữ giá: giữ chỗ vé bay/khách sạn theo deadline.

5) Phần so sánh và lựa chọn: cách chốt “phương án hợp lý” để dễ xin duyệt

Khi bạn trình sếp, bạn không cần đưa 10 lựa chọn. Bạn chỉ cần 2-3 phương án đủ khác nhau và có logic rõ. Dưới đây là cách so sánh theo tiêu chí duyệt nhanh (không sa đà chi tiết du lịch).

Phương án 1 - Đông Nam Á (Thailand/Singapore/Malaysia/Cambodia): bay ngắn, phù hợp đoàn đông, dễ bố trí team-building, dễ xoay phương án B nếu thời tiết không thuận lợi. Dễ chốt nhanh khi deadline gấp.

Phương án 2 - Nhật/Hàn: hình ảnh incentive “premium”, trải nghiệm tốt, phù hợp nhóm quản lý hoặc công ty muốn nâng cấp phúc lợi. Tuy nhiên thường tăng việc cho Admin ở phần visa và deadline hồ sơ.

Nếu mục tiêu là “gắn kết + thưởng” cho số đông và cần kiểm soát ngân sách, đa phần doanh nghiệp sẽ ưu tiên phương án 1. Nếu mục tiêu là “thưởng thành tích” cho nhóm key hoặc leadership, phương án 2 hợp hơn.

Để bạn có thêm khung ra quyết định cho tour công ty (vai trò, ngân sách, kịch bản vận hành), bạn có thể tham khảo trang tổng quan: tư vấn chọn điểm đến tour công ty.

6) Visa/entry policy: đưa vào template như một “mục ràng buộc” (để khỏi bị hỏi lại)

Trong proposal, bạn không cần viết dài về visa. Bạn cần viết đủ để người duyệt hiểu đây là ràng buộc timeline.

Gợi ý trình bày 5 dòng trong template:

- Nhóm điểm đến visa thuận lợi (tùy thời điểm): Thailand (thường có chính sách miễn visa theo thời hạn nhất định), Singapore/Malaysia (thường miễn visa ngắn ngày).

- Nhóm điểm đến cần visa: Nhật Bản, Hàn Quốc (thường yêu cầu hồ sơ và thời gian xét duyệt).

- Chính sách thay đổi theo thời điểm - xác nhận theo thông báo chính thức của cơ quan lãnh sự trước khi chốt.

- Deadline thu hộ chiếu: hộ chiếu còn hạn theo yêu cầu, danh sách đoàn chốt trước mốc T-6 đến T-4 tuần (tùy tuyến).

- Người chịu trách nhiệm thu hồ sơ: Admin phối hợp HR, agency hỗ trợ checklist và đối chiếu.

Mẹo thực tế: trong template, hãy để một bảng “Passport status” (chỉ 3 cột: Họ tên - Số hộ chiếu - Ngày hết hạn). Chỉ cần sếp thấy bạn quản trị được dữ liệu này, khả năng duyệt tăng rõ.

7) Timeline & deadline: ai làm gì khi nào (đưa thẳng vào Template để giảm áp lực)

Đây là phần “đỡ mệt nhất” cho Admin khi đi tour công ty: bạn không phải nhớ mọi thứ trong đầu. Bạn chỉ cần chạy theo timeline chuẩn. Dưới đây là timeline tham chiếu cho outbound MICE 20-50 pax (4-7 ngày).

7.1 RACI mini: phân vai để “không ai bỏ việc”

Bạn có thể dán bảng phân vai này vào template để ai cũng hiểu trách nhiệm, tránh việc “đến sát ngày mới hỏi”.

Admin/Secretary: thu dữ liệu đoàn, tổng hợp yêu cầu, đối chiếu tên công ty xuất VAT, theo timeline, nhận và lưu chứng từ.

HR: duyệt mục tiêu chương trình, danh sách tham gia, nội dung khen thưởng/awards.

Finance/Kế toán: duyệt điều khoản thanh toán, kiểm tra VAT/invoice, quy trình tạm ứng/hoàn ứng.

Management/Leader đoàn: quyết định option cuối, phê duyệt ngân sách, ký hợp đồng (theo quy định), phát biểu/trao thưởng (nếu có).

Agency/DMC: giữ chỗ dịch vụ, xác nhận booking bằng email, triển khai on-ground, cung cấp hợp đồng/phụ lục/chứng từ theo lộ trình.

8) Bộ chứng từ Admin cần nhận: hợp đồng, booking email, VAT/invoice - nhận khi nào, kiểm gì

Nỗi lo phổ biến nhất của Admin khi book tour công ty là chứng từ: “Hợp đồng có mẫu sẵn không?”, “Invoice VAT xuất thế nào?”, “Có email xác nhận booking không?”, “Tên công ty sai sửa được không?”. Bạn nên đưa phần này vào template như một cam kết quy trình, để sếp/Finance an tâm.

8.1 Danh mục chứng từ nên có trong bộ hồ sơ tour công ty

Một bộ chứng từ vận hành rõ ràng thường gồm:

- Hợp đồng tour (mẫu sẵn) và phụ lục dịch vụ (nêu rõ bao gồm và không bao gồm).

- Email xác nhận booking/giữ chỗ (vé bay, khách sạn, venue - tùy giai đoạn).

- Phiếu thu/biên nhận thanh toán theo từng đợt (đặt cọc - thanh toán còn lại).

- VAT/invoice đúng thông tin pháp nhân (tên, MST, địa chỉ).

- Danh sách đoàn (passport list, rooming list).

- Bảo hiểm du lịch nhóm (nếu doanh nghiệp yêu cầu hoặc theo chính sách tour).

8.2 Checklist kiểm tra VAT/invoice trước khi yêu cầu xuất (giảm rủi ro sửa sai)

Bạn có thể dùng checklist này để gửi Finance xác nhận 1 lần, tránh sửa đi sửa lại:

8.3 Bộ tài liệu “báo cáo sếp” sau tour (để bạn chốt việc gọn)

Nếu công ty yêu cầu tổng kết, bạn nên chuẩn bị trước trong template một mục “Deliverables sau tour” để agency hỗ trợ:

- Tổng hợp chi phí thực tế vs dự toán (theo line-item).

- Biên bản nghiệm thu dịch vụ (nếu công ty dùng để thanh toán).

- Album/recap ảnh (nếu có gói photo/video).

- Đánh giá nhà cung cấp (1 trang) để lần sau duyệt nhanh hơn.

9) Risk register (đính kèm template): rủi ro nào cần ghi để sếp thấy bạn “đã tính trước”

Không ai thích đọc rủi ro, nhưng người duyệt luôn muốn biết: nếu có việc xảy ra thì có phương án thay thế không. Risk register chỉ cần 6-10 dòng là đủ mạnh.

9.1 Mẫu risk register ngắn (copy vào template)

Rủi ro thời tiết: mưa mùa (đặc biệt giai đoạn tháng 5-10 ở nhiều điểm Đông Nam Á) - Phương án B: chuyển team-building sang indoor game, workshop văn hóa, điểm tham quan trong nhà.

Rủi ro cao điểm: lễ/Tết đông, giá biến động - Phương án: đi lệch tuần, chốt giữ chỗ sớm, chọn venue ngoài trung tâm để ổn định chi phí.

Rủi ro delay di chuyển: kẹt xe, trễ chuyến - Phương án: thêm buffer time, không xếp hoạt động dày ngày đầu và ngày cuối.

Rủi ro chất lượng vendor: dịch vụ không đúng kỳ vọng - Phương án: chọn nhà cung cấp đã kiểm chứng, có đầu mối chịu trách nhiệm, có checklist nghiệm thu set up gala/AV.

Rủi ro sức khỏe: say xe, sốt, tai nạn nhẹ - Phương án: bảo hiểm du lịch nhóm, quy trình hỗ trợ y tế, hotline điều phối, chuẩn bị first-aid cơ bản.

10) “Before - After” tình huống thực tế: vì sao template giúp Admin tỏa sáng

Before: Bạn nhận nhiệm vụ trong 2 tuần phải “đề xuất tour nước ngoài cho 30 người”, nhưng mỗi lần gửi sếp lại bị hỏi thêm: “timeline đặt cọc đâu?”, “rủi ro mưa thì sao?”, “invoice xuất thế nào?”, “có email xác nhận giữ chỗ không?”. Bạn mất thời gian chỉnh tới chỉnh lui, và deadline giữ giá trôi qua.

After: Bạn dùng template sẵn. Trong 1-2 giờ, bạn điền dữ liệu công ty, headcount, mục tiêu, chọn 2 option điểm đến. Bạn xin quote theo đúng format cost sheet (per pax và tổng), chèn timeline T-10 đến T-7 ngày, kèm risk register 1 trang. Sếp nhìn là biết cần duyệt gì, duyệt khi nào, và sau đó bạn chỉ việc “chạy quy trình” theo checklist.

Chỉ số bạn có thể báo cáo lại (rất dễ ghi nhận): đúng ngân sách (hoặc giải thích chênh lệch), đúng timeline, mức độ hài lòng nội bộ, số lỗi chứng từ (mục tiêu: 0 lỗi tên công ty, 0 thiếu chứng từ).

11) Tools & checklist: phần bạn có thể copy dùng ngay (2026)

11.1 Checklist công việc cho Admin theo giai đoạn (T-10 tuần đến ngày khởi hành)

11.2 Checklist riêng cho “ngày khởi hành” (giảm tình huống phát sinh ở sân bay)

Bạn có thể in 1 trang checklist này và kẹp vào file đoàn:

- Danh sách đoàn (theo thứ tự ABC) và số điện thoại liên hệ khẩn.

- Nhóm trưởng/leader: ai phụ trách nhóm nào (5-10 người/nhóm).

- Giờ tập trung và điểm hẹn cụ thể (cổng nào, quầy nào nếu đã có).

- Phân loại hành lý: đoàn có mang đạo cụ team-building/backdrop không.

- Thuốc cơ bản (nếu công ty cho phép): say xe, cảm sốt, băng cá nhân.

- File mềm: itinerary, rooming list, passport list (lưu offline).

11.3 Bộ form/template gợi ý để bạn xin từ agency hoặc tự làm

Nếu bạn đang xây “bộ mẫu sẵn dùng” của riêng công ty, các template nên có:

- PPT đề xuất (1-2 option) có slide ngân sách, timeline, rủi ro.

- Excel ngân sách A/B/C (per pax và tổng), có box giả định.

- Word itinerary chi tiết theo giờ (kèm ghi chú logistics).

- Form rooming list (Họ tên - giới tính - phòng đôi/phòng đơn - ghi chú).

- Form passport list (Họ tên - số hộ chiếu - ngày hết hạn - ngày sinh).

- Email xin phê duyệt gửi sếp (mẫu sẵn, chỉ thay số).

- Biên bản nghiệm thu sau tour (nếu công ty yêu cầu thanh toán theo nghiệm thu).

12) Trước khi chốt: 5 câu hỏi quyết định giúp bạn “chốt đúng” và giảm việc về sau

Bạn có thể dùng 5 câu hỏi này như “gate” trước khi gửi hồ sơ duyệt cuối:

1) Người ký hợp đồng là ai - có đúng thẩm quyền nội bộ chưa?

2) VAT/invoice sẽ xuất theo mốc nào - Finance cần gì để đối chiếu?

3) Deadline giữ chỗ bay/khách sạn là ngày nào - nếu trễ thì rủi ro tăng bao nhiêu?

4) Lịch trình có buffer time chưa - hoạt động quan trọng đặt ở giữa chuyến chưa?

5) Nếu mưa hoặc trễ chuyến, team-building/gala có phương án B chưa?

Nếu bạn muốn một khung quy trình chuẩn để bám theo (từ xin duyệt - giữ chỗ - đặt cọc - chốt danh sách - triển khai), trang này sẽ giúp bạn hệ thống lại: lộ trình đặt tour công ty.

13) FAQ nhanh cho Admin/Secretary (đúng nỗi lo chứng từ và xác nhận)

13.1 Invoice VAT xuất khi nào? Có đủ VAT không?

Tùy theo điều khoản hợp đồng và quy trình kế toán nội bộ, VAT/invoice thường gắn với mốc thanh toán (đặt cọc, thanh toán đợt cuối hoặc nghiệm thu). Điều bạn cần làm trong template là: ghi rõ “mốc dự kiến xuất VAT”, thông tin pháp nhân và đầu mối nhận e-invoice để Finance kiểm soát.

13.2 Sai tên công ty trên invoice có sửa được không?

Có thể xử lý theo quy trình điều chỉnh hóa đơn (tùy trường hợp và thời điểm phát hiện). Cách giảm rủi ro nhất là: trước khi yêu cầu xuất, Admin gửi Finance xác nhận 1 lần theo checklist VAT/invoice ở trên.

13.3 Hợp đồng có mẫu sẵn không? Cần ký những gì?

Thông thường hợp đồng tour có mẫu sẵn và kèm phụ lục dịch vụ. Bạn nên yêu cầu ngay từ đầu: hợp đồng bản nháp, phụ lục bao gồm - không bao gồm, điều khoản đặt cọc - hủy - đổi tên (nếu áp dụng), và danh mục chứng từ sẽ bàn giao.

13.4 Confirm booking thế nào? Có email xác nhận không?

Bạn nên yêu cầu cơ chế xác nhận bằng email theo từng mốc: giữ chỗ bay/khách sạn, xác nhận đặt cọc, xác nhận lịch trình chốt, và bộ “final confirmation” trước ngày khởi hành (kèm hotline). Email xác nhận là thứ giúp bạn báo cáo sếp rất nhanh và rõ.

13.5 Cần báo cáo những gì cho sếp? Có tài liệu sẵn không?

Một bộ báo cáo tối thiểu trước tour thường gồm: 1 trang tóm tắt mục tiêu, ngân sách per pax và tổng, timeline và deadline, rủi ro và phương án B. Sau tour (nếu cần): tổng hợp chi phí thực tế, biên bản nghiệm thu, và recap.

14) Bước tiếp theo (CTA phù hợp giai đoạn cân nhắc): tải template và nhận quote theo đúng format

Nếu bạn đang cần một bộ “mẫu sẵn dùng” để trình sếp trong 24-48 giờ, cách nhanh nhất là dùng template chuẩn (PPT + Excel + Word + checklist chứng từ) rồi điền thông tin công ty và yêu cầu báo giá theo đúng cấu trúc.

Primary CTA (khuyến nghị): Download Template - bộ Template đề xuất tour công ty cho HR Admin (PPT/Excel/Word) kèm checklist timeline và chứng từ.

CTA phụ: Liên hệ để nhận báo giá 24-48 giờ theo Option A/B/C (dễ đưa sếp chọn) và kèm email xác nhận giữ chỗ theo mốc.

Nếu bạn đang nghiêng về nhóm điểm đến “dễ chốt, dễ vận hành” cho đoàn công ty, bạn có thể tham khảo trước các lựa chọn phổ biến tại: điểm đến Thái Lan.

15) Ghi chú để bạn “yên tâm” khi làm việc với đơn vị tổ chức tour công ty

Một tour công ty trơn tru không nằm ở lời hứa hay quảng cáo, mà nằm ở quy trình: thông tin rõ từ đầu, điều khoản rõ, chứng từ bàn giao theo mốc, và có đầu mối chịu trách nhiệm xuyên suốt. Với vai trò Admin, bạn nên ưu tiên đơn vị có khả năng cung cấp: mẫu hợp đồng, mẫu invoice/VAT, email xác nhận booking, timeline triển khai và checklist on-ground.

Khi những phần này rõ, bạn sẽ giảm đáng kể việc “đứng giữa” HR - Finance - sếp - nhà cung cấp, và chủ động được deadline.

Đọc thêm: mice-outbound

Nếu bạn muốn, bạn có thể gửi cho Dong Thi Travel 5 thông tin tối thiểu (điểm đến dự kiến, số pax min-max, thời gian đi, mức ngân sách mong muốn, mục tiêu chính) để chúng tôi trả lại bộ báo giá theo option A/B/C kèm timeline và danh sách chứng từ cần nhận - đúng format mà HR/Finance dễ duyệt.