Case Study Team building 30 người startup Z (2026): lịch trình 3N2Đ, chi phí, feedback và cách Team Lead thuyết phục sếp duyệt

Bài viết này dùng Case Study Team building 30 người startup Z (offsite 3N2Đ tại Đà Nẵng) như một “reference” đủ chi tiết để Team Lead có thể đưa vào deck xin duyệt: mục tiêu, cấu trúc chương trình, chi phí theo từng hạng mục, cách nói về ROI, và các rủi ro vận hành thường bị bỏ sót. Trọng tâm là giúp bạn ra quyết định nhanh và trình bày rõ ràng với sếp/HR: vì sao 3N2Đ bay 1-1,5 giờ (HN/HCM - Đà Nẵng) có thể “reset” team tốt hơn một chuyến outbound trong bối cảnh startup cần tốc độ và tính dự đoán.

Lưu ý để bạn yên tâm khi dùng làm tài liệu nội bộ: các con số và feedback trong case tham chiếu từ đơn vị tổ chức MICE đã triển khai nhiều chương trình tương tự (mốc dữ liệu 2025) và có thể dao động theo mùa bay, hạng khách sạn, ngày trong tuần và mức “production” của hoạt động.

1) Vì sao case 30 người này “đáng dùng” để xin duyệt

Với startup khoảng 30 người, bài toán thường không phải “làm cho vui” mà là tạo gắn kết nhanh, giảm ma sát cross-team, nạp lại năng lượng nhưng vẫn giữ được nhịp công việc. Team Lead cần một phương án đủ chắc để sếp thấy: ngân sách không bị trôi, lịch trình không quá mệt, và sau chuyến đi có thứ để báo cáo.

Case 3N2Đ tại Đà Nẵng phù hợp vì giảm “friction” so với outbound: không visa, không nhập cảnh, không rủi ro lỡ chuyến do thủ tục, thời gian bay ngắn (1-1,5 giờ), phù hợp offsite ngắn ngày. Với nhóm 30 pax, bạn còn dễ chia team (5-6 đội) để chạy City Race hoặc Beach Olympics mà vẫn đủ “sôi”.

Điểm mạnh của case là “energy curve” có chủ đích: ngày 1 phá băng và đồng bộ, ngày 2 hợp tác và ghi nhận, ngày 3 bùng năng lượng rồi kết thúc gọn. Cách thiết kế này thường thuyết phục sếp/HR hơn một lịch trình chỉ ăn chơi, vì nó bám mục tiêu quản trị con người: communication, collaboration, recognition.

Bạn có thể dùng social proof từ case tham chiếu như một “điểm tựa” khi thuyết trình: nhà tổ chức báo cáo mức hài lòng 96,8% trên 3.500+ team đã phục vụ và có feedback 5/5 từ khách doanh nghiệp cho các hoạt động thiên về phối hợp (game theo đội, thử thách theo trạm, v.v.). Đây không phải lời hứa, mà là dữ liệu để bạn đưa vào phần “reference” trong đề xuất.

2) So sánh lựa chọn: Domestic (Đà Nẵng 3N2Đ) vs Outbound (3N2Đ-4N3Đ) cho startup 30 người

Nếu bạn đang phân vân “đi outbound cho xịn” hay “đi domestic cho gọn”, cách thuyết phục sếp thường không nằm ở cảm tính mà ở 4 tiêu chí: tổng thời gian mất khỏi công việc, mức rủi ro, độ dự đoán ngân sách, và mức phù hợp hoạt động.

1) Thời gian và năng lượng thực dùng cho team building: Outbound thường phát sinh thêm thời gian ra sân bay sớm, nhập cảnh, buffer delay. Với 3N2Đ, phần “giờ vàng” dành cho hoạt động có thể bị bào mòn. Domestic bay ngắn giúp bạn giữ được nhiều khung giờ hơn cho workshop, hoạt động đội nhóm và debrief.

2) Rủi ro vận hành: Outbound có thêm biến số visa (nếu có), nhập cảnh, quy định hành lý, thay đổi giờ bay quốc tế, và xử lý y tế/giấy tờ ở nước ngoài. Domestic đơn giản hơn, thuận lợi cho nhóm startup ít người làm admin.

3) Dự đoán ngân sách: Với domestic, bạn có thể khóa ngân sách theo từng hạng mục (vé bay, khách sạn, F&B, hoạt động, âm thanh ánh sáng, xe). Outbound dễ có biến động theo tỷ giá, mùa cao điểm và chính sách đoàn.

4) Mục tiêu “quick reset”: Nếu mục tiêu là reset nhanh trong 3 ngày, domestic thường thắng vì ít mệt do di chuyển. Outbound phù hợp khi bạn cần yếu tố “đổi môi trường mạnh” và công ty chấp nhận thêm thời gian, chi phí và rủi ro.

Nếu bạn cần một khung giải thích “chọn format tour công ty” để đưa vào proposal và tránh tranh luận lan man, tham khảo cách tổ chức tour công ty để bám theo logic mục tiêu - ngân sách - rủi ro - đo lường.

3) Khung thiết kế chương trình 3N2Đ tối ưu cho 30 pax (để tránh burnout và vẫn có ROI)

Một lỗi phổ biến khi làm offsite cho startup là “nhồi lịch cho đáng tiền”. Thực tế, lịch càng dày càng dễ mệt, giảm chất lượng workshop và khiến hoạt động team building thành hình thức. Khung hợp lý cho 3N2Đ nhóm 30 người (được nhiều đơn vị MICE áp dụng) thường là:

- 50-60% thời lượng: session có cấu trúc (strategy/OKR review, workshop, RnR awards, fireside chat). Đây là phần sếp/HR nhìn vào để thấy “đi có mục tiêu”.

- 20-30% thời lượng: team activities (Drum Circle, City Race, Beach Olympics). Đây là phần tạo gắn kết và thay đổi hành vi (communication, trust, phối hợp).

- 15-20% thời lượng: free time. Đây là “đệm” để phục hồi năng lượng, giảm cáu gắt và tăng trải nghiệm cá nhân, đặc biệt hữu ích với team có nhiều introvert.

Vì sao tỷ lệ này thuyết phục sếp? Vì bạn chứng minh bạn không tổ chức “đi chơi tập thể” mà là một chương trình có thiết kế: có phần tạo kết quả (workshop/outputs), có phần tạo liên kết (team activities), và có phần giảm rủi ro (free time để tránh quá tải).

4) Thời điểm tổ chức ở Đà Nẵng: chọn “đúng mùa” để giảm rủi ro và giữ ngân sách

Nếu chương trình có Beach Olympics hoặc hoạt động ngoài trời, mùa khô ở Đà Nẵng (tham chiếu phổ biến: tháng 10 đến tháng 4, nhiệt độ dễ chịu) thường phù hợp hơn để giảm xác suất phải đổi format vào phút chót. Giai đoạn tháng 5 đến tháng 9 dễ gặp mưa và độ ẩm cao hơn, bạn cần chuẩn bị phương án indoor rõ ràng.

Về ngân sách, cuối tuần thường có phụ thu (phòng, dịch vụ, venue). Nếu mục tiêu là tối ưu chi phí và trải nghiệm ít đông, bạn có thể đề xuất đi giữa tuần (ví dụ: Thứ Tư đến Thứ Sáu), vừa dễ chốt giá, vừa tránh “kẹt lịch” venue.

5) Gợi ý venue và ý tưởng hoạt động theo mục tiêu (để proposal nghe “có nghề”)

Để sếp/HR dễ hình dung, bạn nên gắn từng hoạt động với mục tiêu quản trị con người, không chỉ liệt kê tên trò chơi.

5.1 Beachfront (ngoài trời) - khi mục tiêu là năng lượng và tinh thần đồng đội

Phù hợp cho: Beach Olympics, mini relay, trạm thử thách theo đội, trao giải cuối chương trình.

Điểm cần nói trong proposal: hoạt động ngoài trời tạo “đỉnh cảm xúc” nhanh, phù hợp nhóm 30 (chia 5-6 đội), có thể bố trí trạm nghỉ - nước - y tế để kiểm soát an toàn và heat.

5.2 City-center - khi mục tiêu là phối hợp cross-team và “gamify” văn hóa địa phương

Phù hợp cho: City Race theo trạm, thử thách giải mật mã, nhiệm vụ quay video theo chủ đề “giá trị cốt lõi”, mini CSR (tùy điều kiện).

Ví dụ điểm nhấn thường được dùng: khu vực cầu Rồng, các điểm check-in trung tâm; nếu đội muốn “đổi cảnh” mạnh hơn có thể cân nhắc tuyến có điểm tham quan lớn (tùy thời gian và ngân sách).

Cách gamify để ra chất startup: mỗi trạm gắn với 1 năng lực (ownership, tốc độ, giao tiếp), đội phải “pitch” kết quả cuối chặng bằng 60-90 giây, chấm điểm theo tiêu chí rõ ràng.

5.3 Indoor backup - khi mục tiêu là giữ nhịp trong ngày mưa hoặc cần chiều sâu

Phù hợp cho: DiSC hoặc workshop phong cách làm việc, cooking class theo nhóm, boardgame challenge, mini hackathon 2-3 giờ.

Điểm cộng khi trình sếp: bạn đã có contingency plan - giảm rủi ro “đến nơi mới xoay”.

6) Itinerary blueprint 3N2Đ (scalable cho startup 30 pax) + mục tiêu từng chặng

Dưới đây là blueprint bám theo case tham chiếu, có thể copy vào proposal và chỉnh theo văn hóa công ty. Điểm quan trọng là mỗi hoạt động đều có “lý do tồn tại”, giúp bạn nói về ROI tự tin hơn.

Ngày 1: Phá băng, đồng bộ nhịp đội

Luồng cơ bản: đón sân bay - về khách sạn check-in - hi-tea/briefing - Drum Circle - ăn tối + talent show.

Vì sao Drum Circle hợp team 30 người: hoạt động nhịp điệu giúp nhóm “sync” nhanh, ai cũng tham gia được (không cần thể lực cao), tạo cảm giác cùng nhịp - cùng mục tiêu ngay ngày đầu.

Talent show (tuỳ chọn): nên đặt nguyên tắc rõ (thời lượng, nội dung phù hợp môi trường công sở) để vui nhưng không “lố”.

Ngày 2: Hợp tác, ghi nhận, và tạo khoảnh khắc thương hiệu nội bộ

Luồng cơ bản: ăn sáng - City Race - ăn trưa - RnR awards - cocktail - gala DJ dinner.

City Race: chia 5-6 đội, mỗi đội có vai trò rõ (captain, timekeeper, content lead), điểm số dựa trên phối hợp và hoàn thành nhiệm vụ, không chỉ nhanh.

RnR awards: phần này thường là “lý do sếp thích”, vì chuyển team building thành công cụ ghi nhận - giữ người. Bạn nên chuẩn hóa tiêu chí giải (giải theo giá trị cốt lõi, giải cross-team impact, giải customer obsession...).

Gala: nếu có DJ/âm thanh ánh sáng, cần chốt giờ kết thúc và quy định hành xử (đặc biệt liên quan đồ uống) để giữ tính chuyên nghiệp.

Ngày 3: Bùng năng lượng và kết thúc gọn

Luồng cơ bản: Beach Olympics - ăn trưa - trả phòng - ra sân bay.

Vì sao đặt Beach Olympics ở ngày 3: tạo “đỉnh” cảm xúc cuối, chụp ảnh đẹp, tinh thần cao trước khi về. Tuy nhiên nên đặt khung giờ sớm để tránh nắng gắt và kịp giờ bay.

7) “Customization menu” cho startup (tăng ROI nhưng không làm chương trình quá dày)

Một proposal dễ được duyệt là proposal có 2-3 lựa chọn nâng cấp rõ ràng, có chỗ “gắn mục tiêu” và không phá cấu trúc lịch trình.

Gợi ý các module dễ cắm vào:

- Pitch session 60-90 phút: mỗi team trình bày 1 ý tưởng cải thiện sản phẩm/quy trình, chốt 1-2 ý tưởng đem về triển khai.

- OKR/roadmap review 2-3 giờ: phù hợp đặt buổi sáng ngày 2 hoặc chiều ngày 1 (sau briefing), có facilitator để giữ đúng trọng tâm.

- Fireside chat với leadership 45-60 phút: Q&A theo chủ đề, ưu tiên minh bạch chiến lược và kỳ vọng.

- Mini hackathon 2 giờ: dành cho team kỹ thuật - sản phẩm, nhưng cần giữ luật chơi đơn giản để không biến thành “làm việc nặng”.

Nguyên tắc chống quá tải: mỗi ngày chỉ nên có 1 “điểm nặng” (workshop sâu hoặc hoạt động thể lực cao). Nếu ngày 2 đã City Race, workshop ngày 2 nên ngắn và có mục tiêu rất cụ thể.

8) Budgeting và câu chuyện ROI (phần quan trọng nhất để sếp duyệt)

8.1 Range chi phí tham khảo cho 30 pax - 3N2Đ

Theo các case triển khai MICE nội địa tương tự cho nhóm 30 người, tổng chi phí chương trình 3N2Đ có thể ở mức 50-100 triệu VND cho cả đoàn tùy cấu hình, tương đương khoảng ~2.000.000 VND/người hoặc ~US$80/người/ngày (mốc tham chiếu). Nếu thêm hoạt động “production” như Beach Olympics setup lớn hoặc Drum Circle phiên bản nâng cao, ngân sách có thể tăng +20-30%.

Bạn nên trình bày với sếp theo “range” và đưa 2-3 gói lựa chọn (Base - Standard - Enhanced) để sếp có cảm giác kiểm soát, thay vì một con số cứng.

8.2 Cost anatomy (tách hạng mục để dễ defend)

Một proposal “dễ duyệt” thường có bảng phân rã chi phí (không cần quá chi li, nhưng phải rõ logic). Bạn có thể tách theo nhóm sau:

1) Vé bay: HN/HCM - Đà Nẵng bay 1-1,5 giờ, tần suất cao. Giá vé biến động theo mùa và thời điểm chốt, tham chiếu phổ biến có thể khoảng 1.500.000-3.000.000 VND/chiều (economy, tùy hãng và thời điểm).

2) Khách sạn: theo hạng, theo ngày trong tuần, theo chính sách đoàn. Nên ghi rõ tiêu chuẩn phòng, phụ thu phòng đơn, và chính sách late check-out nếu có.

3) Ăn uống (F&B): số bữa bao gồm, set menu hay buffet, có tiệc gala hay không.

4) Vận chuyển nội bộ: xe theo đoàn, đón tiễn sân bay, di chuyển điểm chơi.

5) Hoạt động team building: phí sản xuất (dụng cụ, nhân sự, đạo cụ, giải thưởng), facilitator/MC, thuê bãi/địa điểm, setup âm thanh nếu cần.

6) AV/MC/DJ (nếu có gala): thường là hạng mục dễ phát sinh nếu overtime, nên chốt khung giờ.

7) Contingency 5-10%: quỹ dự phòng thời tiết, thay đổi giờ bay, phát sinh nhỏ (nước, áo mưa, vật tư y tế). Đây là khoản giúp bạn “không surprises”.

8.3 ROI: nói thế nào để không bị phản biện “team building có hiệu quả không?”

Bạn không cần hứa “đi về là năng suất tăng ngay”. Bạn chỉ cần chứng minh có cơ chế tạo kết quả và có cách đo. Một số dữ liệu tham chiếu từ các chương trình retreat/team activity: có nguồn ghi nhận 92% người tham gia cảm thấy giao tiếp tốt hơn sau hoạt động ẩm thực theo nhóm, và có tham chiếu rằng hoạt động thể thao có thể gắn với mức cải thiện năng suất khoảng 20% trong một số bối cảnh doanh nghiệp. Hãy dùng như “reference”, không dùng như cam kết.

Cách chuyển ROI thành KPI nội bộ (để sếp thấy “đo được”):

- eNPS/pulse survey trước và sau chuyến đi (3-5 câu hỏi), đo: mức gắn kết, clarity mục tiêu, chất lượng phối hợp cross-team.

- Retention intent: “Bạn có dự định gắn bó 6 tháng tới không?” (ẩn danh) để HR có tín hiệu sớm.

- Cross-team action items 30/60/90 ngày: mỗi đội chốt 1-2 việc làm chung sau offsite, có owner và deadline.

- Workshop output: OKR/roadmap chốt lại, quyết định quan trọng được thống nhất, hoặc checklist cải tiến quy trình.

8.4 Domestic vs outbound dưới góc nhìn ROI

Nếu mục tiêu ROI là “quick reset” trong thời gian ngắn, domestic thường có lợi thế vì bạn lấy lại nhiều giờ cho hoạt động thực chất. Outbound có thể tạo cảm giác “đổi đời” hơn, nhưng ROI dễ bị bào mòn bởi thời gian di chuyển và rủi ro thủ tục. Với startup, câu chuyện thuyết phục thường là: đi đúng mục tiêu, đúng ngân sách, đúng rủi ro chấp nhận được.

9) Vận hành trơn tru cho 30 pax: những thứ phải có trong proposal (để sếp thấy bạn kiểm soát được)

9.1 Luồng logistics chuẩn (run-of-show ở mức “đủ dùng”)

Bạn có thể đưa vào proposal phần “logistics flow” dạng bullet để tạo niềm tin rằng chương trình sẽ chạy mượt:

- Chia wave giờ đến (nếu bay nhiều chuyến) - có người đón theo bảng tên - điểm tập kết rõ.

- Quy trình hành lý - lên xe - phân xe theo team hoặc theo phòng ban (giảm lộn xộn).

- Check-in khách sạn: rooming list chốt trước, phát key theo nhóm, có giờ briefing cố định.

- Hoạt động 30 pax: chia 5-6 team, có captain, có facilitator/MC điều phối, có 1 đầu mối xử lý sự cố.

9.2 Giấy phép và compliance (đặc biệt với hoạt động bãi biển/khu công cộng)

Một rủi ro “đau” nhưng hay bị quên là tổ chức hoạt động ở bãi biển/khu công cộng mà không có xin phép/không đúng quy định. Hệ quả có thể là bị nhắc nhở, dừng hoạt động, hoặc ảnh hưởng trải nghiệm.

Trong proposal, bạn nên ghi rõ: đơn vị vận hành/DMC sẽ xử lý giấy phép theo timeline (ví dụ T-14 đến T-7) và khảo sát hiện trường trước để chốt khu vực, giờ hoạt động, giới hạn âm thanh, phương án dọn vệ sinh.

9.3 Thời tiết và phương án dự phòng (để không “vỡ plan”)

Kịch bản mưa: chuyển Beach Olympics sang indoor challenge (boardgame, cooking class, DiSC/workshop), hoặc đổi khung giờ hoạt động (sáng sớm - chiều muộn), có buffer trong lịch ngày 2-3.

Kịch bản nắng gắt/UV cao: bố trí trạm nước, nón/áo đồng phục phù hợp, lịch hoạt động ngoài trời ưu tiên trước 9h và sau 15h, có khu vực bóng râm và y tế cơ bản.

Vật tư nhỏ nhưng “cứu chương trình”: áo mưa mỏng, túi chống nước cho điện thoại, băng cá nhân, điện giải, loa/PA có chống nước (nếu hoạt động ngoài trời).

9.4 Safety và duty of care

Với tour công ty, yếu tố “có người chịu trách nhiệm” rất quan trọng. Bạn nên ghi rõ trong proposal:

- Bảo hiểm: bắt buộc cho người tham gia.

- Thông tin sức khỏe: thu thập trước (dị ứng, bệnh nền, lưu ý vận động), đặc biệt nếu team có người thể lực yếu.

- Phòng chống muỗi: chuẩn bị thuốc xịt, nhắc mọi người dùng vào chiều tối (tham chiếu rủi ro sốt xuất huyết theo mùa ở miền Trung).

- Số khẩn cấp: 115 (cấp cứu), và đầu mối điều phối của đoàn 24/7.

9.5 Alcohol policy cho gala (để vui nhưng không thành sự cố)

Nếu có gala, nên có quy định “văn minh” ngay từ đầu: giới hạn đồ uống theo suất, không ép uống, khuyến khích ăn no trước khi uống, và có phương án đưa người say về phòng an toàn. Đây là chi tiết khiến HR thường gật đầu vì giảm rủi ro.

10) Comms trước chuyến đi: cách giảm rủi ro bằng một “pre-trip kit” gọn

Team Lead thường bị quá tải vì phải trả lời 100 câu hỏi nhỏ. Cách làm hiệu quả là gửi 1 “pre-trip kit” trước T-7 ngày, gồm:

10.1 Checklist hành lý (copy-paste gửi team)

Trang phục và đồ dùng:

- Áo quần thoáng nhẹ, đồ bơi (nếu có hoạt động biển)

- Kem chống nắng, mũ/nón, kính mát (UV cao)

- Giày thể thao êm cho City Race, dép sandal cho bãi biển

- Áo đồng phục team (nếu có), pin sạc dự phòng

- Thuốc cá nhân, thuốc chống côn trùng

Chi tiêu cá nhân: dự trù khoảng 500.000 VND/người/ngày cho phát sinh (cà phê, mua sắm nhỏ). Tiền mặt hữu ích cho chi tiêu lặt vặt; khách sạn thường nhận thẻ.

10.2 SIM/eSIM và kết nối

Nếu cần data ổn định để làm nhiệm vụ City Race hoặc liên lạc nhóm, có thể chuẩn bị SIM nội địa (tham chiếu phổ biến khoảng 200.000 VND/10GB/7 ngày tùy gói). Khách sạn có WiFi, nhưng hoạt động ngoài trời nên có phương án data dự phòng.

10.3 “Guardrails” văn hóa và hành xử (giảm sự cố mềm)

- Đúng giờ ở điểm tập kết (đặc biệt các chặng xe và hoạt động theo khung giờ)

- Trang phục phù hợp nếu có ghé điểm tâm linh

- Ưu tiên góp ý riêng thay vì phê bình công khai trong hoạt động đội nhóm

- Với hoạt động có quay/chụp: thống nhất nguyên tắc đăng nội dung (nếu công ty có policy)

11) Kế hoạch đo lường tại chỗ: bạn chỉ cần làm đúng 3 bước

Đo lường không cần phức tạp. Mục tiêu là sau chuyến đi, bạn có 1 trang report “đủ thuyết phục” để lần sau xin ngân sách dễ hơn.

Bước 1 - Pulse survey trước chuyến đi (T-3 đến T-1): 3-5 câu hỏi ẩn danh, thang điểm 1-10. Ví dụ: “Tôi hiểu mục tiêu quý này”, “Tôi thấy phối hợp cross-team hiệu quả”, “Tôi cảm thấy được ghi nhận”.

Bước 2 - Observation checklist của facilitator: ghi nhận hành vi trong hoạt động (ai chủ động, team nào phối hợp tốt, điểm nghẽn thường gặp). Đây là dữ liệu định tính bổ trợ.

Bước 3 - Debrief 30-45 phút cuối chương trình: mỗi team chốt 1-2 hành động 30 ngày, phân owner, hẹn lịch check-in. Đây là phần chuyển “vui” thành “kết quả”.

12) Cách đóng gói case study để Team Lead “tỏa sáng” trong deck xin duyệt

Bạn không cần làm deck dài. Một case study tốt chỉ cần 1 slide kể câu chuyện đúng cấu trúc:

1-slide narrative (gợi ý bố cục):

- Mục tiêu: giảm ma sát cross-team, tăng giao tiếp, ghi nhận đóng góp

- Format: 3N2Đ - Đà Nẵng - bay 1-1,5 giờ - phù hợp quick reset

- Hoạt động chính: Drum Circle - City Race - RnR Awards - Gala - Beach Olympics

- Kết quả đo: satisfaction score + before/after pulse survey (dự kiến) + 30/60/90 action items

- Social proof: trích dẫn feedback 5/5 (reference) và benchmark hài lòng 96,8% từ provider

- Next step: xin duyệt range ngân sách + timeline triển khai

Shot list hình/video (để sau offsite có tư liệu báo cáo): đón sân bay, khoảnh khắc Drum Circle, checkpoint City Race, khoảnh khắc trao giải RnR, highlight gala, ảnh team tại bãi biển ngày 3.

13) Vì sao cần DMC/MICE operator (để phí dịch vụ “đáng” và giảm phát sinh)

Một câu hỏi sếp hay hỏi: “Team Lead tự làm được mà?”. Bạn có thể trả lời theo góc nhìn quản trị rủi ro và tối ưu chi phí ẩn.

DMC/MICE operator thường tạo giá trị ở:

- Chọn vendor (MC, facilitator, DJ/AV, setup bãi biển) phù hợp quy mô 30 pax và văn hóa startup

- Xin phép, khảo sát, và kiểm soát timeline tại hiện trường

- Có phương án mưa/nắng và thực thi được ngay (không “nói cho có”)

- Đàm phán giá theo ngày giữa tuần, tối ưu room block, F&B inclusions, giờ check-out

- Một đầu mối chịu trách nhiệm trong suốt chương trình (điều mà sếp/HR thường quan tâm nhất)

14) Template đề xuất 1-2 trang (copy-paste dùng ngay)

Bạn có thể dùng mẫu dưới đây để gửi sếp/HR. Cố gắng giữ gọn - rõ - có số - có rủi ro - có đo lường.

MẪU: Đề xuất Offsite/Team building 3N2Đ cho startup 30 người (2026)

1) Executive summary
Mục tiêu: (1) tăng gắn kết và phối hợp cross-team, (2) ghi nhận đóng góp, (3) thống nhất ưu tiên 30-60-90 ngày.
Đề xuất: Offsite 3N2Đ tại Đà Nẵng - bay 1-1,5 giờ, vận hành đơn giản, phù hợp “quick reset”.
Thời gian dự kiến: (đề xuất giữa tuần để tối ưu giá) - (2 lựa chọn ngày).

2) Objectives và KPI đo lường
KPI đề xuất: pulse survey trước/sau (3-5 câu), satisfaction score, số action items 30 ngày có owner, tỷ lệ tham gia hoạt động.

3) Itinerary tóm tắt
Ngày 1: Đón sân bay - check-in - briefing - Drum Circle - dinner/talent show.
Ngày 2: City Race - RnR awards - cocktail - gala dinner.
Ngày 3: Beach Olympics - ăn trưa - ra sân bay.

4) Ngân sách (range) và hạng mục bao gồm
Range tham khảo: XX - YY VND/người (tùy hạng khách sạn, vé bay, mức hoạt động).
Bao gồm: vé bay/khách sạn/ăn uống/xe/hoạt động/MC-facilitator (tùy gói)/bảo hiểm (nếu chốt).
Chưa bao gồm: chi tiêu cá nhân, phụ thu phòng đơn, phát sinh ngoài scope.

5) Rủi ro và phương án
Thời tiết: có phương án indoor backup.
Giấy phép hoạt động bãi biển: DMC xử lý theo timeline T-14/T-7.
An toàn: thu thập thông tin sức khỏe, trạm nước, y tế cơ bản, chính sách gala.

6) Approval ask
Xin duyệt: (1) chủ trương tổ chức, (2) range ngân sách, (3) timeline triển khai, (4) người phê duyệt cuối.

15) Script xử lý phản biện từ sếp/HR (ngắn, dễ dùng)

15.1 “Team building có hiệu quả không?”

Mục tiêu của mình không phải “đi chơi”, mà là tạo 3 đầu ra: (1) workshop output (OKR/ưu tiên), (2) action items 30 ngày có owner, (3) đo pulse survey trước/sau để báo cáo. Mình dùng activity như Drum Circle/City Race để thay đổi hành vi phối hợp, và có đo lường để tránh cảm tính.

15.2 “Sao không outbound cho ‘xịn’?”

Outbound có trải nghiệm đổi môi trường mạnh hơn, nhưng với 3N2Đ sẽ mất thêm thời gian di chuyển và có rủi ro thủ tục/nhập cảnh, khiến “giờ vàng” cho hoạt động bị giảm. Đà Nẵng giúp quick reset trong ngân sách dự đoán được, phù hợp nhịp startup. Khi công ty sẵn sàng thời gian và ngân sách lớn hơn, mình sẽ trình phương án outbound 4N3Đ sau.

15.3 “Ngân sách có quá đắt?”

Mình sẽ trình theo 3 mức gói: Base - Standard - Enhanced, và tách hạng mục chi phí để kiểm soát. Phần hoạt động production (Beach Olympics/Drum Circle) là biến số chính, có thể chọn mức phù hợp, cộng thêm contingency 5-10% để không phát sinh bất ngờ.

16) Decision matrix (không dùng bảng): tiêu chí chốt điểm đến và format

Khi chốt Đà Nẵng hay outbound, bạn có thể tự chấm theo thang 1-5 cho từng tiêu chí dưới đây và gửi kèm sếp:

- Thời gian bay/di chuyển tổng (ảnh hưởng năng lượng)

- Dự đoán ngân sách (vé bay, khách sạn, phụ thu)

- Fit hoạt động (biển, city race, indoor backup)

- Độ phức tạp giấy phép/venue

- Rủi ro thời tiết theo tháng

- Khả năng đo lường và tạo workshop output

17) Timeline triển khai chuẩn (T-6 tuần đến T+1 tuần) cho nhóm 30 người

T-6 đến T-5 tuần: chốt mục tiêu, shortlist ngày đi, xin duyệt range ngân sách, chọn format (Đà Nẵng 3N2Đ).

T-5 đến T-4 tuần: giữ block vé bay/khách sạn, chốt venue hoạt động, phác itinerary và runbook.

T-3 tuần: chốt concept team building, chốt vendor (MC/facilitator/AV), kế hoạch đo lường.

T-2 tuần: xin phép (nếu hoạt động bãi biển/khu công cộng), thu thập thông tin người tham gia (rooming list, sức khỏe), chốt menu F&B.

T-7 ngày: gửi pre-trip kit, chốt timeline chi tiết theo giờ, chia đội, giao vai trò.

Trong chuyến đi: chạy theo run-of-show, ghi nhận ảnh/video theo shot list, làm pulse survey sau chương trình.

T+3 đến T+7 ngày: gửi report 1-2 trang: kết quả survey, highlight, action items 30/60/90 ngày, đề xuất cải tiến cho lần sau.

18) FAQ cho Case Study Team building 30 người startup Z

18.1 “30 người có đủ đông để làm City Race/Beach Olympics không?”

Đủ, và còn là quy mô dễ điều phối. Bạn chia 5-6 đội (mỗi đội 5-6 người) là chạy đẹp. Quan trọng là thiết kế luật chơi ưu tiên phối hợp (vai trò rõ, chấm điểm theo teamwork) để tránh biến thành cuộc đua thể lực.

18.2 “Nếu mưa thì sao?”

Bạn cần phương án indoor backup ngay từ lúc trình duyệt: cooking class theo đội, DiSC/workshop, boardgame challenge, hoặc đổi khung giờ hoạt động ngoài trời sang sáng sớm/chiều muộn. Khi proposal có sẵn contingency, sếp/HR sẽ yên tâm hơn.

18.3 “Chi phí/người dao động do đâu?”

Biến số lớn nhất thường là: mùa vé bay (đặt sớm hay sát ngày), đi cuối tuần hay giữa tuần, hạng khách sạn, mức “production” của hoạt động (setup bãi biển, đạo cụ, nhân sự, AV), và các điều khoản overtime/curfew.

18.4 “Có làm hybrid/virtual được không?”

Có thể, nếu team phân tán hoặc có người không bay được. Tuy nhiên hybrid cần kịch bản riêng để người online không bị “đứng ngoài”. Thường sẽ hiệu quả hơn khi bạn dùng workshop/pitch session hybrid, còn hoạt động thể chất giữ cho người onsite.

19) Trước khi chốt kế hoạch: checklist để tránh sai sót và phát sinh

Nếu bạn muốn chắc tay trước khi gửi proposal, dùng checklist này để tự rà lại (đặc biệt hữu ích khi sếp hay hỏi sâu về rủi ro và điều khoản):

- Đã chốt mục tiêu và KPI đo lường (survey trước/sau, action items) chưa?

- Lịch trình có “đệm” free time 15-20% để tránh burnout chưa?

- Đã có phương án mưa/nắng (indoor backup, đổi khung giờ) chưa?

- Hoạt động bãi biển/khu công cộng có kế hoạch xin phép và khảo sát hiện trường chưa?

- Cost breakdown đã tách rõ vé bay - khách sạn - F&B - xe - hoạt động - AV - contingency chưa?

- Điều khoản hợp đồng: hủy/đổi tên, attrition, phụ thu cuối tuần, overtime, curfew đã được hỏi rõ chưa?

- Danh sách người tham gia: rooming list, dị ứng, bệnh nền đã thu thập chưa?

- Quy tắc gala/alcohol policy đã thống nhất chưa?

Bạn có thể tham khảo thêm để tránh các lỗi “kinh điển” khi triển khai tour công ty: những sai lầm khi tổ chức tour công ty.

20) Bước tiếp theo (CTA đúng giai đoạn Evaluation)

Nếu bạn đang chuẩn bị trình sếp/HR trong 3-7 ngày tới, Dong Thi Travel có thể hỗ trợ bạn theo đúng thứ Team Lead cần ở giai đoạn Evaluation: làm rõ mục tiêu, dựng itinerary 3N2Đ theo “energy curve”, chốt cost range theo 3 mức ngân sách, và chuẩn bị runbook rủi ro (thời tiết - giấy phép - y tế) để bạn tự tin xin duyệt.

3 lựa chọn để bạn chọn ngay:

- Nhận “Template đề xuất offsite 3N2Đ cho startup 30 pax” (để copy-paste vào deck nội bộ)

- Yêu cầu “Cost range theo 3 mức ngân sách” kèm danh sách hạng mục bao gồm - không bao gồm

- Liên hệ tư vấn MICE để dựng proposal + runbook trong 48h (phù hợp khi bạn cần chốt nhanh với sếp)

Trong trường hợp sếp muốn cân nhắc phương án outbound (để so với domestic), bạn có thể yêu cầu chúng tôi dựng thêm option 4N3Đ ở một điểm đến gần, dễ bay, ngân sách dự đoán tốt. Bạn có thể tham khảo trước một điểm đến outbound phổ biến cho company trip tại đây: tư vấn tour Thái Lan.

21) Đọc thêm

Nếu bạn muốn xem thêm các bài theo nhóm chủ đề company trip và MICE outbound (để có thêm reference khi làm deck), bạn có thể vào: mice-outbound.

Nếu bạn muốn, hãy gửi cho Dong Thi Travel 5 thông tin (thời gian dự kiến, điểm khởi hành, ngân sách/người, mục tiêu chính, tỷ lệ nam-nữ và độ tuổi) - chúng tôi sẽ phản hồi một khung lịch trình 3N2Đ + 3 mức ngân sách để bạn dùng ngay trong buổi trình duyệt.