Tour công ty học tập outbound: khung lịch trình cho HR

Keyword: Tour công ty kết hợp học tập tham quan (2026)

Category: mice-outbound

HR ngày nay tổ chức company trip không chỉ để “đi chơi cho vui”. Sếp và Finance thường hỏi rất thẳng: đi để làm gì, đo hiệu quả ra sao, rủi ro ai chịu, và vì sao cần ra nước ngoài thay vì đi trong nước.

Bài này giúp bạn (HR Manager) có một khung làm việc rõ ràng để lên ý tưởng và lịch trình cho tour công ty kết hợp học tập tham quan theo kiểu MICE outbound - đủ chi tiết để bạn gửi cho sếp/board cùng duyệt, và đủ “cứng” để làm việc với vendor theo quy trình minh bạch.

Mục tiêu của bài: giúp HR ra quyết định nhanh hơn về (1) chọn format chương trình, (2) chọn lịch trình phù hợp 2-4 ngày, (3) kiểm soát budget - rủi ro - hợp đồng, và (4) có bộ tiêu chí để “justify” ngân sách với cấp phê duyệt.

Định nghĩa ngắn gọn (để thống nhất với sếp): “Tour công ty kết hợp học tập tham quan” là chương trình 2-4 ngày kết hợp 3 phần: team building (gắn kết - phối hợp), learning visit (tham quan có mục tiêu học tập), và workshop (đúc kết kỹ năng - hành vi). Nhóm phổ biến: 20-100 khách; phù hợp cho company trip, incentive, team retreat, hoặc kick-off theo quý.

1) Bối cảnh 2026: Vì sao format “học tập + tham quan + team building” được HR ưu tiên?

Với nhiều doanh nghiệp Việt, company trip đang dần được “chuẩn hóa” như một hoạt động quản trị nhân sự: vừa tạo trải nghiệm ghi nhận nhân viên, vừa tạo đầu ra đo được cho văn hóa nội bộ. Thực tế thị trường cho thấy loại chương trình kết hợp team building được doanh nghiệp sử dụng hằng năm khá phổ biến (ngành ghi nhận tỷ lệ cao) và sau giai đoạn biến động nhân sự, HR càng bị yêu cầu chứng minh tác động đến engagement và giữ chân.

Những lý do HR chọn format này (để đưa vào proposal):

• Retention & engagement: tạo điểm chạm văn hóa - ghi nhận - kết nối liên phòng ban (đặc biệt với đội ngũ hybrid).
• Leadership & collaboration: workshop ngắn 60-90 phút + hoạt động nhóm giúp “đổi hành vi” tốt hơn so với chỉ tham quan.
• Employer branding: nội dung ảnh/video có cấu trúc (gala, CSR, workshop) dễ dùng cho truyền thông nội bộ và tuyển dụng.
• ESG/CSR: dễ lồng ghép hoạt động có tác động (dọn rác bãi biển, trồng cây, hỗ trợ cộng đồng) và có số liệu báo cáo.

Thước đo “thành công” mà HR có thể cam kết với sếp (thực tế, đo được):

• Tỷ lệ tham gia đầy đủ workshop ≥ 90% (dễ kiểm đếm).
• Khảo sát sau chuyến đi: ≥ 80% nhân viên đánh giá “kết nối liên phòng ban tốt hơn” (thang 1-5 hoặc NPS nội bộ).
• Hoàn thành “action plan 30 ngày” sau workshop: mỗi team 1-3 hành động cụ thể (đầu ra mang về công ty).
• ESG: số kg rác thu gom / số cây trồng / số giờ tình nguyện (để đưa vào báo cáo nội bộ).

Vì sao outbound được cân nhắc? Outbound thường tốn hơn so với nội địa (ngành ghi nhận mức chênh đáng kể, tùy điểm đến và mùa), nhưng có 3 lợi thế “đáng tiền” nếu bạn thiết kế đúng: (1) tính mới lạ tạo động lực mạnh, (2) trải nghiệm đa văn hóa phù hợp chương trình leadership, (3) cảm giác “recognition” rõ hơn cho nhân viên. Ngược lại, domestic mạnh về tốc độ triển khai và rủi ro thấp hơn.

Lưu ý seasonality (để tránh rủi ro): chương trình có hoạt động ngoài trời nên ưu tiên mùa khô (thường là tháng 3-5 hoặc 9-11 tùy điểm đến). Các giai đoạn mưa nhiều hoặc nắng nóng cao điểm (thường 6-8) cần chuẩn bị Plan B trong nhà. Dịp lễ/Tết thường tăng giá 20-50% theo cung cầu, nên cần chốt sớm để giữ ngân sách.

Stakeholder map (bạn có thể copy vào email duyệt nội bộ):

• HR (Owner): mục tiêu, truyền thông nội bộ, khảo sát trước/sau, danh sách khách.
• Finance: ngân sách, điều kiện VAT invoice, lịch thanh toán theo milestone.
• Admin/Legal: hợp đồng, điều khoản hủy/đổi, SLA, bảo mật dữ liệu khách.
• Department Heads: mục tiêu học tập, thông điệp workshop, tiêu chí đánh giá.
• HSE/Compliance: bảo hiểm, đánh giá rủi ro, quy định an toàn hoạt động.

2) Kiến trúc chương trình: công thức dễ duyệt, dễ chạy (40% - 30% - 30%)

Một lỗi phổ biến khiến company trip “mệt và loạn” là nhồi lịch tham quan hoặc nhồi game vận động. Với nhóm 20-100 người, công thức dễ vận hành và dễ thuyết phục cấp duyệt là:

40% team challenges - 30% learning visits - 30% workshops

Nguyên tắc để giảm rủi ro và tăng chất lượng trải nghiệm:

• Giới hạn 6-8 giờ hoạt động/ngày (còn lại để nghỉ, ăn uống, di chuyển, check-in). Lịch quá dày làm tăng sự cố và giảm điểm hài lòng.
• Workshop ngắn 60-90 phút, thiên về thảo luận - thực hành - cam kết hành động, tránh “ngồi nghe” kéo dài.
• Luôn có Plan B trong nhà (mưa, gió, cấm biển, kẹt lịch). Plan B phải được chốt trước khi ký hợp đồng.
• Thiết kế theo nhóm nhỏ (6-10 người/nhóm) để tăng tương tác, đặc biệt với đoàn 60-100 khách.

4 “module” cắm vào đâu cũng được (HR dễ mix & match):

• CSR/ESG module: dọn rác bãi biển, trồng cây, hoạt động cộng đồng, chính sách bình nước tái sử dụng.
• Learning visit module: làng nghề - craft class, nông trại/agri-tech, di tích lịch sử (gắn với giá trị công ty).
• Skills workshop module: giao tiếp, giải quyết vấn đề, inclusive leadership, văn hóa ứng xử đa quốc gia (đi outbound).
• Team challenges module: scavenger hunt, giải mật thư, kayaking puzzle, survival basics (chỉ chọn hoạt động có đánh giá rủi ro và bảo hiểm phù hợp).

3) Menu điểm đến outbound phù hợp HR: chọn theo “theme” để dễ justify ngân sách

Nếu bạn đang ở giai đoạn awareness và cần vài lựa chọn “an toàn, dễ bay, dễ triển khai”, có thể bắt đầu từ 3 hướng sau (tùy ngân sách và mức “premium” bạn muốn):

3.1 Korea (Seoul/Jeju) - theme leadership + thiên nhiên thử thách

Phù hợp khi: công ty muốn cảm giác “recognition” rõ, có workshop leadership, cần điểm đến dịch vụ tốt, hình ảnh nội bộ đẹp và chỉn chu.

Điểm cần làm rõ với sếp/Legal: lead time K-ETA/visa nhóm thường nhanh (ngành ghi nhận khoảng vài ngày làm việc trong điều kiện đầy đủ hồ sơ), nhưng rủi ro nằm ở khâu thu thập dữ liệu và sai sót hồ sơ. Vì vậy timeline thực tế nên tính 6-10 tuần để an toàn.

Tham khảo: Xem tour Korea (để xem format đoàn và gợi ý lịch trình theo mùa)

3.2 China (Nam Ninh) - theme văn hóa + craft learning + city hunt

Phù hợp khi: cần outbound “dễ đi - chi phí hợp lý”, có nhiều hoạt động văn hóa để làm scavenger hunt và học tập thực tế.

Điểm cần chuẩn hóa vận hành: rào cản ngôn ngữ - cần phương án phiên dịch/điểm chạm tiếng Anh/tiếng Trung, signage rõ, và run-sheet theo phút để tránh trễ nhịp.

3.3 “Hybrid” - chạy pilot nội địa trước khi nhân rộng outbound

Phù hợp khi: đây là lần đầu công ty làm chương trình có workshop + KPI đo lường, hoặc sếp cần “proof of concept” trước khi chi ngân sách outbound.

Cách dùng pilot để justify ngân sách: chạy 1 chuyến nội địa 2-3 ngày, đo survey trước/sau và mức tham gia action plan. Nếu kết quả đạt ngưỡng, HR đề xuất outbound như một bước nâng cấp.

Tham khảo thêm format tour theo nhóm: Tour Doanh Nghiệp & Company Trip

4) Checklist chọn venue (để tránh “tới nơi mới biết thiếu”)

Bạn có thể gửi checklist này cho vendor/hotel để họ trả lời bằng văn bản. Mục tiêu là chốt được “điều kiện vận hành” trước khi đặt cọc.

• Meeting room: sức chứa đúng pax, âm thanh/micro, máy chiếu, màn chiếu, ánh sáng; có breakout room hoặc góc nhóm.
• Không gian outdoor: bãi cỏ/bãi biển có cho tổ chức game không, có cần xin phép không, có giờ giới hạn âm thanh không.
• Indoor backup: nếu mưa, có sẵn sảnh/ballroom để chuyển đổi trong 30-60 phút.
• Y tế: khoảng cách đến clinic/hospital, quy trình gọi xe cấp cứu, hỗ trợ ngôn ngữ.
• Logistics: bãi đậu xe coach, check-in đoàn có tách line không, có hỗ trợ hành lý không.
• Privacy: khu vực game có bị đông khách lẻ không (đặc biệt khi có C-level hoặc cần tính riêng tư).
• F&B: set menu/buffet, lựa chọn ăn kiêng, quy trình ghi nhận dị ứng.

5) Ngân hàng ý tưởng (plug-and-play) cho tour công ty kết hợp học tập tham quan

Dưới đây là các ý tưởng “đủ an toàn để triển khai”, dễ gắn KPI, và dễ báo cáo sau chuyến đi.

5.1 CSR/ESG - có số liệu báo cáo

• Dọn rác bãi biển/công viên - đo kg rác thu gom, phân loại rác theo nhóm.
• Trồng cây/ươm cây - đo số cây, khu vực, đơn vị phối hợp.
• Chính sách “refill water” - phát bình nước tái sử dụng, hạn chế chai nhựa theo số lượng.

5.2 Learning visits - học từ bối cảnh thật

• Craft class (gốm, thủ công) - gắn thông điệp “quality mindset” hoặc “continuous improvement”.
• Farm/agri-tech - gắn chủ đề “supply chain”, “sustainability”, hoặc “customer experience”.
• Di tích lịch sử - gắn chủ đề “resilience”, “kỷ luật”, “tinh thần đội nhóm”.

5.3 Workshop - ngắn, hành động, có đầu ra

• Communication sprint: 3 tình huống xung đột liên phòng ban, đóng vai, chốt quy tắc phối hợp.
• Problem-solving lab: mô phỏng dự án trễ deadline - phân vai - ra quyết định dưới áp lực.
• Inclusive leadership mini-lab: cách dẫn dắt đội đa thế hệ, cách feedback không gây phòng thủ.

5.4 Team challenges - vui nhưng phải kiểm soát rủi ro

• Scavenger hunt theo tuyến điểm đến (phù hợp city tour, ancient town, bảo tàng).
• Kayaking puzzle (nếu có nước) - bắt buộc áo phao, chia mức độ theo thể lực.
• Survival basics - chỉ nên làm dạng “low-risk” (định hướng, dựng lều đơn giản), tránh hoạt động có nguy cơ chấn thương cao nếu không có chứng chỉ và bảo hiểm đúng.

6) Lịch trình mẫu có thể dùng làm template (điều chỉnh theo outbound)

Phần này bạn có thể copy nguyên khung, đổi điểm đến, rồi gửi vendor báo giá theo từng line item. Mục tiêu là: chương trình “đủ dày để đáng tiền” nhưng không gây mệt và vẫn có học tập.

6.1 Template 3D2N kiểu “flow chuẩn” (tham khảo cấu trúc Ha Long)

Ngày 1 - Arrival + Icebreakers + Team building nhẹ

• Sáng/trưa: di chuyển, icebreaker trên xe (15-20 phút mỗi chặng), phát bộ quy tắc an toàn.
• Chiều: check-in, nghỉ ngắn; team building ngoài trời 90-120 phút (mức vận động vừa).
• Tối: welcome dinner, mini game theo bàn (không kéo dài quá muộn).

Ngày 2 - Learning visit + CSR + Workshop 60-90 phút

• Sáng: learning visit (tour có guide) kết hợp thử thách theo nhóm (puzzle/scavenger theo trạm).
• Chiều: CSR 60 phút (có số liệu), sau đó workshop 60-90 phút chốt “cách làm việc chung”.
• Tối: gala dinner (nếu có) hoặc dinner networking, trao giải theo tiêu chí rõ.

Ngày 3 - Debrief + Cam kết hành động + Return

• Sáng: hoạt động nhẹ (tham quan/điểm check-in), ưu tiên an toàn và đúng giờ.
• Trưa: debrief 30 phút - mỗi team nộp “action plan 30 ngày”.
• Chiều: về lại điểm xuất phát.

Cách chuyển template này sang outbound: giữ flow (arrival - team bond - learning - workshop - debrief), chỉ thay learning visit theo “theme” của điểm đến và tăng thời gian buffer cho nhập cảnh/di chuyển.

6.2 Template 4D3N outbound kiểu Nam Ninh (văn hóa + craft + city hunt)

Ngày 1: bay/di chuyển - check-in - dinner - “culture icebreakers” (30-45 phút, nhẹ nhàng).

Ngày 2: ancient town/city tour - scavenger hunt theo đội - workshop “cross-team collaboration” 60-90 phút.

Ngày 3: làng nghề/craft class - thử thách theo trạm - CSR nhỏ (nếu phù hợp) - tối tự do có kiểm soát giờ giấc.

Ngày 4: market visit - closing circle 30 phút - về nước.

Gợi ý để HR “cài KPI” vào lịch trình: chốt 3 KPI từ đầu (ví dụ: tỷ lệ tham gia, điểm survey, action plan) và thiết kế workshop + debrief để tạo đầu ra tương ứng. Nếu không có debrief, HR rất khó viết báo cáo hậu kỳ.

7) Vận hành và quản trị rủi ro: phần quyết định vendor có “uy tín” hay không

Với đoàn công ty, thứ HR cần không phải lời hứa chung chung, mà là cơ chế chịu trách nhiệm rõ ràng trên thực địa.

7.1 Mô hình “một đầu mối chịu trách nhiệm” (để tránh đùn đẩy)

Một chương trình chuẩn nên có tối thiểu các vai trò sau và được ghi trong run-sheet:

• Project Lead (đầu mối tổng): chịu trách nhiệm timeline, ngân sách, phê duyệt thay đổi.
• On-ground Ops Lead: điều xe, check-in, điều phối giờ giấc, xử lý phát sinh.
• Facilitator Lead: chịu chất lượng workshop/game, quản lý đạo cụ và an toàn hoạt động.
• Transport Captain: quản lý di chuyển theo wave, điểm tập kết, danh sách lên/xuống xe.

Escalation ladder: ai được quyền quyết định “đổi Plan B”, ai duyệt chi phí phát sinh (nếu có), và SLA phản hồi trong bao lâu. HR nên yêu cầu vendor nêu rõ bằng văn bản.

7.2 Timeline outbound (HR-friendly) để bạn chốt với sếp

• T-10 đến T-8 tuần: chốt mục tiêu, khung ngân sách, shortlist điểm đến; kế hoạch thu thập dữ liệu khách.
• T-8 đến T-6: giữ chỗ vé/khách sạn, chốt kiến trúc chương trình, draft risk assessment.
• T-6 đến T-4: visa/K-ETA (nếu cần), phát hành bảo hiểm, ký SLA với nhà cung cấp.
• T-4 đến T-2: kit truyền thông nội bộ, rooming list, F&B preferences, rehearsal run-sheet.
• T-2 đến T: briefing cuối, kích hoạt điều kiện dự phòng, triển khai theo run-sheet.

7.3 Budget framework 2026 (để Finance dễ duyệt)

Khoảng chi tham khảo theo xu hướng thị trường:

• Nội địa 2D1N: khoảng 3-7 triệu/người cho đoàn từ 30+ (tùy điểm đến và hạng dịch vụ).
• Outbound 3D2N: khoảng 20-40 triệu/người (bao gồm vé bay, khách sạn, hoạt động team building cơ bản).
• Bảo hiểm: thường vài trăm nghìn/người tùy phạm vi (nên yêu cầu thể hiện rõ trong báo giá).

Nguyên tắc kiểm soát ngân sách: luôn dự phòng 10-20% cho biến động giá vé, thời tiết, thay đổi danh sách, và chi phí y tế nhỏ. Đây là con số “thực tế” để giảm rủi ro bị vượt ngân sách giữa chừng.

Những biến số làm ngân sách tăng nhanh (để nói trước với sếp): mùa vé bay, tồn kho khách sạn, gala dinner set menu cao, phí permit bãi biển/địa điểm, phiên dịch, quà tặng/áo đồng phục, yêu cầu chụp quay chuyên nghiệp.

7.4 Hợp đồng, VAT invoice, thanh toán: 4 điểm HR nên “đóng khung” trước

• Thanh toán theo milestone: thường có đặt cọc (ví dụ 50%) để giữ dịch vụ, phần còn lại theo tiến độ và chốt danh sách.
• VAT invoice: yêu cầu vendor xác nhận xuất hóa đơn và thời điểm xuất (để Finance hạch toán đúng kỳ).
• Điều khoản hủy/đổi & attrition: mức phạt theo mốc thời gian, số lượng đổi tên, điều kiện giảm người.
• Force majeure & thời tiết: cơ chế chuyển Plan B, ai có quyền quyết định, có phát sinh chi phí hay không.

Bạn có thể tham khảo trang điều kiện thanh toán để thống nhất kỳ vọng với nội bộ và vendor: Điều kiện thanh toán

8) Safety & incident readiness: nói rõ từ đầu để tránh “mập mờ” khi có sự cố

Một vendor làm MICE tốt sẽ không nói “không lo gì cả”, mà sẽ đưa ra quy trình xử lý sự cố rõ ràng: ai làm gì, trong bao lâu, và phạm vi trách nhiệm đến đâu.

Checklist bắt buộc (HR nên yêu cầu trong proposal):

• Bảo hiểm: bảo hiểm du lịch + phạm vi hoạt động (đặc biệt với hoạt động nước, hiking, trò chơi thể lực).
• First-aid & y tế: túi sơ cứu, người phụ trách, tuyến bệnh viện gần nhất, phương án hỗ trợ ngôn ngữ.
• Chính sách rượu bia: hạn chế/không dùng trước và trong hoạt động team building.
• Phân cấp rủi ro hoạt động: low/medium/high và biện pháp kiểm soát (áo phao, mũ bảo hộ, giới hạn người tham gia).
• Plan B thời tiết: danh sách hoạt động indoor thay thế tương đương mục tiêu (không phải “cho có”).

9) Logistics cho đoàn 20-100+: cách đi để không vỡ đội hình

Gợi ý vận hành theo quy mô:

• 20-50 khách: 1 xe chính, 1 nhóm Zalo vận hành, 1 đầu mối điểm danh.
• 50-100 khách: chia wave check-in, tách 2-3 nhóm hoạt động, thêm facilitator phụ, lịch ăn theo khung giờ.
• 100+ khách: tổ chức theo zone, nhiều trạm game, nhiều trưởng nhóm; run-sheet theo phút và biển chỉ dẫn điểm tập kết.

On-ground comms (đơn giản nhưng hiệu quả): tạo 2 nhóm Zalo: (1) nhóm Ban tổ chức (HR + vendor), (2) nhóm broadcast cho toàn đoàn chỉ để thông báo giờ giấc. Giảm chat rối bằng template tin nhắn: giờ tập trung, dress code, thời tiết, lưu ý an toàn.

10) Case study mẫu (để bạn hình dung cách viết báo cáo với số liệu)

Dưới đây là 2 case study mẫu theo format HR thường dùng. Tên công ty được ẩn để dễ chia sẻ nội bộ; bạn có thể thay bằng thông tin thực tế của mình.

Case 1: 60 pax outbound - mục tiêu leadership + CSR (4 ngày)

• Quy mô: 60 nhân sự (chia 8 đội)
• Mục tiêu: tăng phối hợp liên phòng ban, chuẩn hóa cách giao tiếp khi dự án gấp
• Cấu trúc chương trình: 40% team challenges - 30% learning visit - 30% workshop
• Điểm nhấn: workshop 90 phút “collaboration rules” + CSR đo được (kg rác/số giờ)
• Đo lường sau tour: khảo sát 24 giờ sau chương trình, tỷ lệ tham gia workshop, số action plan nộp về
• Outcome kỳ vọng để đưa vào proposal: ≥ 80% đánh giá “phối hợp tốt hơn”, ≥ 90% tham gia workshop, 8/8 team nộp action plan

Điểm HR “ghi điểm” với sếp: có số liệu cụ thể và có kế hoạch follow-up 30 ngày, không phải hoạt động “xong là thôi”.

Case 2: 30 pax pilot nội địa - đo ROI rồi mới scale outbound

• Quy mô: 30 người (cross-functional)
• Mục tiêu: thử nghiệm mô hình workshop + debrief + action plan
• Chi phí: theo khung nội địa; tập trung tối ưu vận hành hơn là “hoành tráng”
• Đo lường: pre-survey 3 câu hỏi + post-survey 5 câu hỏi, follow-up 6-8 tuần
• Kết quả dùng để xin ngân sách outbound: nếu đạt ngưỡng tham gia và cải thiện survey, đề xuất outbound như bước “reward + nâng cấp”

Nếu bạn cần xem thêm câu chuyện đoàn theo kiểu “người thật việc thật” để tham khảo cách tổ chức và chất lượng vận hành, xem tại: Real Stories - Hình Ảnh & Câu Chuyện Thật

11) Bộ công cụ đo hiệu quả (ROI toolkit) để HR đưa vào slide cho board

11.1 Bộ câu hỏi khảo sát trước/sau (copy dùng ngay)

• Tôi hiểu rõ cách phối hợp với các phòng ban khác khi có vấn đề phát sinh (1-5).
• Tôi cảm thấy được ghi nhận và gắn kết với công ty (1-5).
• Trong 30 ngày tới, tôi biết 1 hành động cụ thể để cải thiện hiệu quả làm việc nhóm (Có/Không + mô tả).
• Điểm NPS nội bộ cho chương trình (0-10): bạn có giới thiệu đồng nghiệp tham gia chương trình tương tự không?

11.2 Manager observation checklist (để trưởng bộ phận phản hồi)

• Team có chủ động cập nhật thông tin và phản hồi đúng hẹn hơn không?
• Mức độ “đổ lỗi” giảm hay tăng khi có sự cố?
• Có áp dụng “collaboration rules” đã thống nhất trong workshop không?

11.3 6-month pulse (ngắn, dễ làm)

• Chương trình có tạo ra thay đổi lâu dài không? (1-5)
• Bạn muốn giữ lại module nào cho lần sau: CSR / workshop / scavenger hunt / gala?

12) “Procurement-ready”: checklist đánh giá vendor để giảm rủi ro uy tín

Đây là phần HR thường cần nhất để trả lời câu hỏi: “vendor có uy tín không, có kinh nghiệm đoàn lớn chưa?”. Bạn có thể dùng như scorecard nội bộ.

• Năng lực pháp lý: giấy phép kinh doanh, thông tin doanh nghiệp rõ ràng, đầu mối ký hợp đồng.
• Kinh nghiệm đoàn: có case tương tự (pax, điểm đến, format workshop) trong 12-24 tháng gần nhất.
• SLA vận hành: hotline 24/7, escalation rõ, thời gian phản hồi khi phát sinh.
• Safety: bảo hiểm, risk assessment, phương án y tế, phương án thời tiết.
• Tài chính - chứng từ: xuất VAT invoice, lịch thanh toán, hồ sơ nghiệm thu.
• Bảo mật dữ liệu: quy trình nhận và lưu passport/thông tin cá nhân theo yêu cầu doanh nghiệp.

Bạn có thể tham khảo thêm về đơn vị triển khai để thuận tiện gửi Legal/Procurement: Hồ Sơ Công Ty TNHH Đồng Thị và Về Dong Thi Travel.

13) Bộ chuẩn bị cho người tham gia (để gửi staff, giảm lo lắng trước chuyến đi)

Checklist hành lý thực tế cho tour có team building:

• Giày thể thao, quần áo dễ vận động; áo khoác mỏng.
• Áo mưa/áo gió (đặc biệt mùa mưa), nón, kem chống nắng.
• Thuốc cá nhân; băng cá nhân cơ bản (BTC vẫn có first-aid).
• Bình nước tái sử dụng (nếu có ESG module).
• Áo đồng phục công ty (nếu cần chụp hình nhận diện).

Quy tắc vận hành đơn giản giúp đoàn “đi êm”: đúng giờ, không tự ý tách đoàn khi chưa báo, hạn chế rượu bia trước hoạt động, giữ vệ sinh địa điểm (phù hợp ESG).

14) FAQ cho HR (những câu sếp/Finance hay hỏi)

Timeline tối thiểu để tổ chức outbound là bao lâu?

Thực tế nên dự trù 6-10 tuần để có đủ thời gian duyệt nội bộ, giữ dịch vụ (vé bay/khách sạn), chốt chương trình, thu thập hồ sơ và xử lý thủ tục (ví dụ K-ETA/visa tùy điểm đến). Dù thủ tục có thể nhanh hơn trên giấy tờ, điểm nghẽn thường nằm ở dữ liệu khách và phê duyệt nội bộ.

Vendor chịu trách nhiệm gì nếu có sự cố?

HR nên yêu cầu mô tả rõ RACI/SLA: ai là người ra quyết định tại hiện trường, số hotline, thời gian phản hồi, quy trình phối hợp y tế, và phạm vi chi trả theo bảo hiểm. Vendor uy tín sẽ đưa ra escalation ladder và run-sheet, đồng thời nói rõ phần nào thuộc bảo hiểm, phần nào thuộc nhà cung cấp dịch vụ tại điểm đến.

Làm sao đo hiệu quả tour công ty kết hợp học tập tham quan?

Dễ nhất là 3 tầng đo: (1) tỷ lệ tham gia và hoàn thành workshop, (2) khảo sát sau chuyến đi 24-48 giờ, (3) follow-up 6-8 tuần hoặc 6 tháng để xem action plan có được áp dụng không. Nếu có workshop, bắt buộc có debrief và action plan để HR có “đầu ra mang về”.

Thanh toán, hợp đồng, VAT invoice thế nào để đúng quy trình công ty?

Nên thống nhất ngay từ đầu: milestone thanh toán, điều kiện xuất VAT invoice, điều khoản hủy/đổi/đổi tên, attrition (giảm người), và cơ chế chi dự phòng 10-20% có cần phê duyệt trước hay không. Các điểm này cần nằm trong hợp đồng và báo giá chi tiết để Finance dễ nghiệm thu.

15) Gợi ý bước tiếp theo (để bạn ra quyết định nhanh)

Nếu bạn đang ở giai đoạn lên ý tưởng và cần “đóng khung” để xin duyệt, bạn có thể đi theo 3 bước:

1. Chốt 3 mục tiêu đo được (engagement, collaboration, leadership/ESG).
2. Chọn 1 template lịch trình (3D2N hoặc 4D3N) và yêu cầu vendor báo giá theo line item.
3. Chốt checklist vận hành (SLA, Plan B, bảo hiểm, thanh toán/VAT) trước khi đặt cọc.

Đọc thêm các bài cùng chủ đề để tham khảo thêm điểm đến và cách chuẩn bị: Tour công ty & team building và Điểm Đến Quốc Tế - Gợi Ý Lịch Trình.

Cam kết cách làm của Dong Thi Travel: chúng tôi không bán lời hứa mập mờ. Chúng tôi làm theo quy trình rõ ràng, báo giá rõ gồm/không gồm, có đầu mối chịu trách nhiệm và phương án dự phòng ngay từ đầu - để HR dễ duyệt, dễ triển khai, và dễ báo cáo sau chương trình.