Timeline tour công ty outbound MICE: mốc chuẩn cho Admin

Timeline tổ chức tour công ty cần bao lâu chuẩn bị là câu hỏi “sếp hỏi là phải trả lời được ngay” với Admin/Secretary khi làm tour công ty outbound dạng MICE (meeting/incentive/conference). Bài này giúp bạn chốt được mốc 12-18 tháng (hoặc 6-9 tháng với nhóm nhỏ), nắm từng deadline visa - vé máy bay - khách sạn - hợp đồng - invoice/VAT, và có checklist/tài liệu báo cáo để xin duyệt ngân sách, tránh trễ tiến độ và phát sinh 10-20%.

Bài viết cập nhật theo thực tế triển khai tour công ty outbound năm 2026, ưu tiên tính rõ ràng: mỗi bước có việc cần làm, ai phụ trách, tài liệu cần nhận và mốc báo cáo sếp.

Nếu bạn đang tìm đối tác có quy trình rõ ràng cho tour công ty outbound, bạn có thể xem tổng quan dịch vụ tại Tour Doanh Nghiệp & Company Trip hoặc tham khảo thêm bài trong chuyên mục Tour công ty & team building.

1) Bối cảnh và “khung chuẩn” để trả lời nhanh: Timeline tổ chức tour công ty cần bao lâu chuẩn bị?

Tour công ty outbound dạng MICE thường có timeline dài hơn tour lẻ vì bạn đang xử lý “đi theo hệ thống”: đặt dịch vụ số lượng lớn (vé đoàn, khách sạn nhiều phòng), xin visa theo nhóm, giữ chỗ venue (phòng họp, gala), và đồng bộ agenda theo giờ (meeting - gala - team building). Chỉ cần trễ 1 mắt xích (ví dụ visa hoặc vé đoàn) là toàn bộ kế hoạch bị kéo theo.

Có 3 biến số quyết định timeline (bạn có thể dùng ngay để giải thích với sếp):

• Quy mô đoàn: 20 người khác 50 người, và 100+ người sẽ khác hoàn toàn về vé đoàn, rooming list, và quy trình duyệt.
• Độ khó visa: Đông Nam Á (nhiều điểm đến miễn visa/e-visa nhanh) khác Nhật/Hàn (hồ sơ chặt) và Schengen (thời gian xử lý dài, lịch hẹn khó).
• Mức độ “MICE”: chỉ incentive tham quan khác với có hội nghị, gala dinner, team building, thuê AV, branding, quà tặng, diễn giả, MC.

Khung thời gian chuẩn để Admin báo cáo sếp (dễ nhớ, dễ trình bày):

• Nhóm nhỏ ~20 pax: 6-9 tháng
• Đoàn vừa ~50 pax: 9-12 tháng
• Đoàn lớn 100+ pax hoặc có nhiều điểm bay/đa quốc gia: 12-18 tháng

Lý do “đặt sớm” thường thuyết phục được sếp và phòng tài chính: chốt sớm để có group air fare (giá vé đoàn và điều kiện đổi tên rõ), giữ slot khách sạn/venue đúng chuẩn, giảm rủi ro visa, và giữ ngân sách trong biên độ (thường sẽ cần buffer 10-15% để tránh phát sinh).

2) Xương sống kế hoạch để Admin dễ làm: mục tiêu - format - công cụ

Để timeline không bị “rối”, bạn cần chốt sớm 3 thứ (dù mới là dự kiến) trước khi xin báo giá: mục tiêu, format chương trình, và nguyên tắc itinerary.

2.1. Mục tiêu (objective) - hỏi sếp 5 câu để khỏi làm lại

• Mục tiêu chính là gì: incentive khen thưởng, annual meeting, kick-off, hội nghị khách hàng, hay kết hợp?
• Quy mô dự kiến: 20/50/100+? Có khách VIP/ban lãnh đạo đi riêng không?
• Ngân sách trần (budget cap) theo đầu người hoặc tổng đoàn?
• Thời gian đi: tháng nào, tránh mùa cao điểm nào, có “khung ngày cứng” không?
• Yêu cầu chứng từ: cần VAT 8%/10% (tùy quy định thời điểm), xuất invoice theo tiến độ nào, thanh toán qua chuyển khoản?

2.2. Format chương trình mẫu (để xin báo giá nhanh và đúng)

Một format phổ biến, dễ vận hành cho outbound MICE (5-6 ngày) là: 2 buổi meeting + 1 gala + 1 hoạt động team building. Khi đưa format này cho nhà cung cấp, họ sẽ ra báo giá sát hơn và bạn tránh tình trạng “báo giá một kiểu, sếp muốn một kiểu”.

2.3. Nguyên tắc thiết kế itinerary outbound để hạn chế rủi ro

• Không nhồi lịch: mỗi ngày tối đa 2-3 “khối hoạt động” chính (meeting/gala/visit) để giảm trễ giờ và mệt.
• Chừa buffer di chuyển: đặc biệt ngày bay và ngày có gala (setup thường phát sinh).
• Luôn có phương án thời tiết: team building ngoài trời cần “Plan B” trong nhà.
• Đồng bộ dress code sớm (meeting/gala) để HR truyền thông nội bộ.

2.4. Gợi ý điểm đến theo mức độ dễ vận hành (để Admin dễ trình sếp)

• Dễ và nhanh: Singapore/Thailand/Malaysia - bay ngắn, hạ tầng MICE tốt, thủ tục visa thường đơn giản hơn (tùy thời điểm và quốc tịch).
• Trung bình: Japan/Korea - bay 5-7 giờ, dịch vụ chuẩn hóa, phù hợp đoàn cần “kỷ luật giờ giấc” và trải nghiệm tốt.
• Phức tạp: Europe/Schengen - visa lâu hơn, bay dài 12-15 giờ, chi phí biến động theo tỷ giá và mùa.

Nếu bạn cần gửi sếp trang gợi ý điểm đến có tour tham khảo để dễ hình dung chi phí và thời lượng, có thể xem tại: Xem tour Singapore, Xem tour Thái Lan, Xem tour Korea. (Các trang này giúp sếp “ước lượng khung” nhanh, còn tour doanh nghiệp sẽ được chốt theo nhu cầu công ty.)

2.5. Công cụ timeline: dùng 1 file duy nhất, mọi việc phải có owner và ngày chốt

Bạn có thể dùng Excel/Google Sheets theo cấu trúc sau để theo dõi: Hạng mục - Deadline - Owner - Tình trạng - Rủi ro - Ghi chú - Link file. Nguyên tắc: mỗi hạng mục chỉ có 1 người chịu trách nhiệm chính (owner) và 1 ngày chốt (deadline). Các phòng ban khác hỗ trợ theo checklist.

2.6. 2 trang báo cáo gửi sếp (đúng thứ sếp cần quyết)

• Trang 1 - Key decisions: điểm đến, ngày khởi hành, số lượng, ngân sách/pax, tiêu chuẩn khách sạn, rủi ro visa, hạng mục cần duyệt ngay.
• Trang 2 - Timeline & next actions: việc 30-60-90 ngày, các mốc “khóa” (vé/khách sạn, visa, headcount cuối).

2.1) Timeline chi tiết 12-18 tháng (bảng trả lời đúng câu hỏi “Timeline tổ chức tour công ty cần bao lâu chuẩn bị”)

Bảng dưới đây là khung chuẩn để bạn trả lời trực tiếp “timeline tổ chức tour công ty cần bao lâu chuẩn bị” theo từng mốc trước ngày khởi hành. Bạn có thể copy đưa vào email báo cáo sếp, hoặc đưa vào file kế hoạch nội bộ để bám tiến độ.

3 mốc kiểm tra “không được trễ” mà Admin nên highlight trong báo cáo sếp:

• Mốc 8 tháng: chốt/giữ vé - khách sạn - venue (đặc biệt mùa cao điểm).
• Mốc 3 tháng: chốt hồ sơ visa theo thị trường (Schengen thường cần buffer lớn hơn vì lịch hẹn và xử lý).
• Mốc 4 tuần: khóa headcount cuối và agenda theo giờ, reconfirm toàn bộ.

2.2) Ngân sách và phê duyệt: cách làm “dễ duyệt, ít hỏi lại”

Để xin duyệt nhanh, ngân sách nên trình bày theo 2 lớp: chi phí bắt buộc và chi phí tùy chọn, kèm contingency 10-15%. Cách này giúp sếp ra quyết định rõ: duyệt phần “cốt lõi” trước, phần “nâng cấp” duyệt sau.

Khung chi phí tham khảo (để bạn điền vào đề xuất 2026)

• VND 50-150 triệu/pax cho tour outbound 5-7 ngày (phụ thuộc điểm đến, tiêu chuẩn khách sạn, số buổi MICE, mùa bay).
• Đoàn 50 pax thường rơi vào khoảng VND 2-5 tỷ (tùy cấu hình).

Gợi ý cấu trúc ngân sách (bạn có thể copy-paste vào file)

• Bắt buộc: vé máy bay, khách sạn, xe/di chuyển, visa (nếu có), bảo hiểm du lịch, ăn uống theo chương trình, HDV/leader.
• Tùy chọn: gala dinner (set menu/đồ uống/MC/âm thanh ánh sáng), team building (đạo cụ, MC, địa điểm), quà tặng, branding (backdrop, standee), nâng hạng phòng, chụp hình quay phim.
• Contingency 10-15%: phát sinh tỷ giá, phát sinh giờ xe, thay đổi headcount, phụ phí mùa cao điểm.

Mốc đặt dịch vụ gắn với giá (để sếp hiểu “vì sao phải sớm”): thường nên bắt đầu làm việc giữ vé đoàn từ 6-8 tháng trước, còn với mùa cao điểm thì nên xin option sớm hơn để có điều kiện đổi tên/đổi ngày rõ ràng.

Bạn có thể tham khảo thêm điều kiện thanh toán chuẩn để dễ làm việc với kế toán tại Điều kiện thanh toán (nắm trước để tránh thiếu bước khi xin duyệt).

2.3) Bộ chứng từ “Admin cần để yên tâm báo cáo sếp” (hợp đồng - invoice - VAT - email confirm)

Với tour công ty, thứ làm Admin “mất ngủ” thường không phải lịch trình, mà là chứng từ: hợp đồng ký gì, invoice/VAT xuất ra sao, có email xác nhận booking để báo sếp không. Dưới đây là bộ chứng từ tối thiểu bạn nên yêu cầu nhà cung cấp gửi, trước khi trình duyệt đặt cọc.

Checklist chứng từ cần nhận từ nhà cung cấp

• Báo giá: ghi rõ số lượng, tiêu chuẩn, điều kiện áp dụng, thời hạn báo giá.
• Chương trình (itinerary) bản mô tả rõ: có bao gồm/không bao gồm, điều kiện phát sinh.
• Email/booking confirmation: xác nhận dịch vụ đã giữ chỗ (vé/khách sạn/venue), deadline thanh toán để giữ chỗ.
• Điều khoản thanh toán: đặt cọc bao nhiêu %, thanh toán còn lại khi nào.
• Chính sách đổi/hủy: mốc phạt theo ngày, điều kiện đổi tên (rất quan trọng với vé đoàn).
• Hợp đồng: scope dịch vụ, trách nhiệm hai bên, bất khả kháng, bảo mật (nếu cần).
• Invoice/VAT: thời điểm xuất, nội dung dịch vụ, thông tin công ty xuất đúng.

Quy tắc kiểm tra invoice/VAT (để tránh “xuất sai, làm lại”)

• Tên công ty, MST, địa chỉ: đối chiếu đúng từng ký tự theo đăng ký doanh nghiệp.
• Hạng mục thể hiện trên hóa đơn: khớp với hợp đồng/báo giá (tránh ghi chung chung gây khó đối soát).
• Tiến độ xuất hóa đơn: xuất theo đợt đặt cọc hay xuất 1 lần trước tour (tùy quy định nội bộ của công ty bạn).
• Thanh toán: chuyển khoản theo đúng thông tin tài khoản và nội dung thanh toán (để kế toán dễ đối chiếu).

Cấu trúc “folder dùng chung” (để ai cũng tìm được file khi sếp hỏi gấp)

• 01_Contracts (hợp đồng, phụ lục)
• 02_Invoices (đề nghị thanh toán, invoice/VAT, biên nhận)
• 03_Visa (checklist, file scan, lịch hẹn, kết quả)
• 04_Flight (passport list, booking confirmation, PNR, quy định hành lý)
• 05_Rooming (rooming list, yêu cầu đặc biệt)
• 06_On-ground (itinerary cuối, voucher, call sheet, hotline)
• 07_Incident-Report (nhật ký đoàn, biên bản sự cố)

3) Vận hành và quản trị rủi ro: ai làm gì để không vỡ timeline?

Một tour MICE outbound chạy “êm” là nhờ phân vai rõ từ đầu. Khi sếp hỏi “ai chịu trách nhiệm việc này?”, bạn trả lời được ngay thì dự án sẽ chạy nhanh hơn và ít tranh luận hơn.

Luồng vai trò chuẩn (bạn có thể dùng làm sơ đồ trách nhiệm)

• Admin/Secretary: quản timeline, tổng hợp hồ sơ, xin duyệt, điều phối chứng từ, theo dõi thanh toán, phát hành tài liệu đoàn.
• HR: truyền thông nội bộ, chốt danh sách, quy định tham gia, thu thông tin cá nhân, dress code.
• Finance/Kế toán: kiểm tra hợp đồng, điều khoản thanh toán, đối soát invoice/VAT.
• Sales/Account (phía công ty du lịch): tiếp nhận yêu cầu, tư vấn option phù hợp, chốt phạm vi dịch vụ.
• Ops (điều hành): đặt dịch vụ, reconfirm, vận hành trước và trong chuyến đi.
• Trưởng đoàn/Leader: quyết định tại hiện trường trong phạm vi được phân quyền, phối hợp xử lý sự cố.
• DMC/đối tác địa phương (nếu có): venue, giấy phép, supplier tại điểm đến, điều phối ngày sự kiện.

Visa và nhập cảnh: mốc thời gian bạn cần “khóa” để không trễ tour

• Thị trường thủ tục nhanh (tùy điểm đến): có thể 24-48 giờ với e-visa (nếu áp dụng) nhưng vẫn cần buffer vì còn phụ thuộc dữ liệu hộ chiếu và thông tin cá nhân.
• Nhật/Hàn (theo đoàn): cần chuẩn hóa hồ sơ, xác nhận công việc, lịch trình, và danh sách đoàn.
• Schengen: thời gian xử lý thường 15-30 ngày (chưa tính lịch hẹn), vì vậy nên chốt hồ sơ 2-3 tháng trước ngày đi, và tránh chốt sát mùa cao điểm.

4 rủi ro hay làm vỡ timeline và cách giảm thiểu

• Trượt visa/thiếu hồ sơ: đặt deadline nội bộ sớm hơn deadline nộp thật 2-3 tuần, có danh sách dự phòng.
• Đổi headcount liên tục: chốt mốc “headcount cuối” (thường 4 tuần trước ngày đi) và thống nhất chính sách phát sinh/hoàn hủy với sếp.
• Delay chuyến bay/đổi giờ bay: itinerary không nhồi, có buffer; chuẩn bị phương án nối chuyến/đi sớm hơn với đoàn lớn.
• Venue/khách sạn quá tải: giữ option sớm, có phương án B (khách sạn/venue tương đương) trong báo cáo rủi ro.

On-ground readiness cho Admin: bạn không cần “điều hành thay Ops”, nhưng cần có 4 thứ trong tay để phối hợp nhanh: (1) call sheet theo ngày, (2) danh bạ khẩn cấp, (3) phân nhóm trưởng nhóm và quy tắc liên lạc “1 nguồn tin chính thức”, (4) mẫu nhật ký/biên bản sự cố để ghi nhận ngay khi phát sinh.

3.1) Logistics checklist (phần bắt buộc để vận hành không trễ)

Flights (vé đoàn)

• Quy trình hold/đặt vé đoàn: xin điều kiện đổi tên - đổi ngày - deadline xuất vé.
• Passport list chuẩn: họ tên đúng như hộ chiếu, ngày sinh, số hộ chiếu, ngày hết hạn, nơi cấp.
• Quy tắc đổi tên: cần chốt trước với hãng/đại lý, tránh sát ngày sẽ bị phạt cao hoặc không đổi được.
• Giờ có mặt sân bay: đoàn lớn nên có mặt trước 4 giờ cho chuyến bay quốc tế (để check-in đoàn, xử lý hành lý, phân nhóm).

Hotel/Venue

• Rooming list: single/twin, leader/VIP, yêu cầu giường phụ, phòng gần thang máy (nếu có người lớn tuổi).
• Deposit schedule: mốc đặt cọc/đóng tiền theo hợp đồng.
• Set-up meeting: classroom/theatre/U-shape, yêu cầu AV (mic, LED, clicker), thời gian set-up và rehearsal.
• Signage/branding: nội dung in ấn, deadline gửi file, vị trí treo đặt (tránh phát sinh phí onsite).

Payments (đặt cọc và thanh toán)

• Thông lệ phổ biến: đặt cọc 30%, thanh toán còn lại trước 30 ngày (có thể khác tùy hợp đồng và dịch vụ).
• Quản lý tỷ giá: ngân sách cần dòng “tỷ giá tham chiếu” và “biên độ rủi ro”.
• Chi tiêu trưởng đoàn: thống nhất hạn mức, cách tạm ứng/hoàn ứng, và chứng từ cần lấy.

Connectivity (liên lạc)

• Chuẩn bị eSIM/roaming cho leader và các đầu mối quan trọng.
• Nhóm Zalo/WhatsApp: quy định chỉ 1-2 admin đăng thông tin điều phối, tránh loạn thông tin.

Health và bảo hiểm

• Bảo hiểm du lịch: danh sách tham gia khớp passport list.
• Thuốc cơ bản và lưu ý sức khỏe: dị ứng, bệnh nền (nếu nhân sự đồng ý cung cấp để hỗ trợ).
• Cập nhật travel advisory (nếu có) và quy trình hỗ trợ y tế tại điểm đến.

3.2) QA trước khởi hành (0-4 tuần): checklist theo ngày để “khóa” rủi ro

4 tuần trước ngày đi

• Chốt headcount cuối và danh sách dự phòng.
• Reconfirm toàn bộ booking (vé, khách sạn, xe, nhà hàng, venue, hoạt động).
• Khóa agenda theo giờ (không đổi “phút chót” nếu không thật cần thiết).
• Chốt menu và các yêu cầu dietary/allergy (nếu có).

2 tuần trước ngày đi

• Phát handbook đoàn: lịch trình, quy định giờ giấc, hotline, dress code meeting/gala.
• Phát danh sách phòng (nếu được) và nguyên tắc check-in.
• Gửi hướng dẫn xuất nhập cảnh cơ bản (những thứ không được mang, quy định hành lý).

72 giờ trước ngày đi

• Soát visa/hộ chiếu bản scan lần cuối, kiểm tra hạn hộ chiếu theo yêu cầu điểm đến.
• Chốt hotline DMC/điều hành, phương án xử lý nếu đổi giờ bay.
• Nhắc giờ tập trung và phân nhóm check-in.

4) 3 mô hình phối hợp với DMC/đối tác để triển khai nhanh và an toàn (Admin “ghi điểm”)

Với outbound MICE, dùng DMC/đối tác địa phương đúng cách sẽ giúp giảm tải cho Admin và giảm rủi ro onsite. Dưới đây là 3 mô hình phối hợp thực tế (bạn có thể gửi sếp để xin chủ trương):

Mô hình 1: DMC lo venue và ngày sự kiện, Admin tập trung hồ sơ - approval - tài chính

• DMC: khảo sát venue, làm việc nhà hàng/AV, set-up, rehearsal, điều phối chạy chương trình.
• Admin: timeline, hợp đồng, thanh toán, checklist chứng từ, báo cáo sếp.

Mô hình 2: DMC hỗ trợ thư mời/appointment guidance (tùy thị trường), Admin quản dữ liệu hồ sơ visa

• DMC/đơn vị tour: hướng dẫn checklist theo thị trường, nhắc deadline, hỗ trợ giấy tờ theo yêu cầu.
• Admin: thu hồ sơ, kiểm tra dữ liệu hộ chiếu, chốt danh sách đúng mốc.

Mô hình 3: DMC lo trải nghiệm incentive (gala/team building), Admin lo chứng từ và truyền thông nội bộ

• DMC: thiết kế hoạt động phù hợp văn hóa địa phương, tối ưu di chuyển, có phương án thời tiết.
• Admin/HR: nội dung truyền thông, dress code, quy định tham gia, báo cáo tổng kết.

Bộ deliverables bạn nên yêu cầu đối tác cung cấp (để dễ báo cáo sếp và dễ bàn giao nội bộ): master timeline, budget tracker, method statement vận hành, reconfirmation pack (tập hợp email confirm/voucher), template incident report.

5) Bộ templates và email mẫu (dùng ngay khi làm việc với nhà cung cấp)

Phần này được viết theo góc nhìn Admin/Secretary: bạn có thể copy dùng ngay để xin báo giá, xin xác nhận booking, và yêu cầu xuất invoice/VAT đúng thông tin công ty.

Template 1: Cấu trúc file Timeline 12-18 tháng (Excel/Sheet)

• Cột A: Hạng mục
• Cột B: Deadline
• Cột C: Owner
• Cột D: Status (Not started/In progress/Done/Blocked)
• Cột E: Rủi ro (Visa/Headcount/Flight/Venue)
• Cột F: Ghi chú
• Cột G: Link file (Drive/SharePoint)

Template 2: Email yêu cầu báo giá (RFQ) - bản ngắn gọn, dễ phản hồi

Tiêu đề: [RFQ] Báo giá tour công ty outbound - [Điểm đến] - [Số lượng] - [Tháng/Năm]

Nội dung gợi ý:

• Quy mô dự kiến: [xx pax], dự phòng +/- [x pax]
• Thời gian dự kiến: [x ngày], khởi hành [2-3 lựa chọn ngày]
• Format MICE: [meeting/gala/team building] (nêu rõ số buổi)
• Tiêu chuẩn khách sạn: [3-4-5 sao], khu vực ưu tiên
• Yêu cầu báo giá: nêu rõ bao gồm/không bao gồm, điều kiện đổi/hủy, điều kiện đổi tên vé đoàn
• Yêu cầu chứng từ: hợp đồng, invoice, VAT theo thông tin công ty
• Deadline nhận báo giá: [ngày/giờ]

Template 3: Email xác nhận booking/reconfirm (để có “bằng chứng” báo cáo sếp)

• Đề nghị xác nhận bằng email: dịch vụ đã giữ/đã đặt, deadline thanh toán để giữ chỗ, tên đoàn, số lượng tạm tính.
• Đề nghị gửi kèm: điều khoản đổi/hủy theo mốc ngày, và danh sách thông tin cần cung cấp (passport list, rooming list).

Template 4: Checklist điều khoản hợp đồng cần rà (Admin + Finance)

• Scope dịch vụ rõ (bao gồm/không bao gồm).
• Thanh toán theo đợt, điều kiện giữ chỗ.
• Đổi/hủy/đổi tên và mức phạt theo mốc thời gian.
• Bất khả kháng: định nghĩa và cách xử lý.
• Trách nhiệm visa: bên nào hỗ trợ, yêu cầu hồ sơ, rủi ro bị từ chối.
• Bảo mật thông tin nhân sự (nếu công ty bạn yêu cầu).

6) FAQ cho Admin/Secretary (hỏi đúng nỗi lo, trả lời đúng thứ cần báo cáo)

Q1: Tour outbound 50 người thì timeline tổ chức tour công ty cần bao lâu chuẩn bị để kịp visa và giá vé tốt?

Với đoàn 50 pax, khung an toàn là 9-12 tháng. Trong đó, mốc quan trọng nhất là 8-12 tháng để giữ vé/khách sạn/venue (đặc biệt mùa cao điểm) và 2-3 tháng trước ngày đi để chốt visa (nhất là thị trường hồ sơ chặt). Nếu bạn chốt muộn, rủi ro thường nằm ở giá vé tăng và venue hết slot.

Q2: Nếu sếp chốt gấp trong 3-4 tháng có làm được không? Cần cắt/đổi gì?

Vẫn có thể làm, nhưng bạn nên báo sếp rõ “đánh đổi” để ra quyết định: (1) ưu tiên điểm đến thủ tục đơn giản hơn, (2) giảm hạng mục MICE phức tạp (ví dụ gala set-up lớn), (3) chấp nhận giá vé/khách sạn có thể cao hơn và ít lựa chọn. Nếu sếp yêu cầu vừa gấp vừa nhiều hạng mục, nguy cơ phát sinh 10-20% là thực tế cần ghi vào biên độ ngân sách.

Q3: Cần cung cấp thông tin gì để nhận báo giá chuẩn (đã gồm VAT/invoice, điều khoản thanh toán)?

Bạn chỉ cần gửi 8 thông tin để nhà cung cấp ra báo giá “đúng ngay từ đầu”: điểm đến (hoặc 2-3 option), tháng/năm đi, số lượng dự kiến + biên độ, số ngày, tiêu chuẩn khách sạn, format MICE (số buổi meeting/gala/team building), yêu cầu chứng từ (VAT, thông tin xuất hóa đơn), và deadline nhận báo giá.

Q4: Checklist hồ sơ visa theo đoàn gồm những gì và chốt danh sách khi nào?

Mỗi thị trường khác nhau, nhưng nguyên tắc chung là: bạn cần passport list chuẩn càng sớm càng tốt, và nên đặt deadline nội bộ sớm hơn deadline nộp visa thật 2-3 tuần để còn sửa sai. Với thị trường xử lý lâu (ví dụ Schengen), bạn nên chốt hồ sơ 2-3 tháng trước ngày đi để có buffer lịch hẹn và thời gian xử lý.

Q5: Nhà cung cấp cần gửi email/booking confirmation gì để mình yên tâm báo cáo?

Bạn nên yêu cầu email xác nhận có 5 ý: (1) dịch vụ đã giữ/đã đặt (vé/khách sạn/venue), (2) số lượng và tên đoàn, (3) deadline thanh toán để giữ chỗ, (4) chính sách đổi/hủy/đổi tên theo mốc ngày, (5) danh sách thông tin cần cung cấp tiếp theo (passport list, rooming list, yêu cầu ăn uống).

Nếu bạn muốn xem thêm các gợi ý điểm đến quốc tế để đề xuất sếp theo “mức độ dễ vận hành” (dễ - trung bình - phức tạp), bạn có thể tham khảo tại Điểm Đến Quốc Tế - Gợi Ý Lịch Trình & Kinh Nghiệm Du Lịch Nước Ngoài.

Còn nếu sếp cần kiểm tra năng lực pháp lý/giới thiệu công ty để yên tâm ký hợp đồng, bạn có thể gửi trang Hồ Sơ Công Ty TNHH Đồng Thị và Về Dong Thi Travel.

Khi bạn cần một câu chốt để trả lời sếp: với outbound MICE, “đi cho yên tâm và đúng ngân sách” thường cần 9-12 tháng cho đoàn 50 người, và 12-18 tháng nếu đoàn lớn hoặc visa phức tạp. Bạn không cần hứa điều ngoài kiểm soát, bạn chỉ cần bám timeline, đủ chứng từ, có email confirm rõ ràng và có buffer chi phí - đó là cách giữ mọi thứ đúng kỳ vọng.

Nếu bạn muốn Dong Thi Travel gửi kèm mẫu timeline, email mẫu, hợp đồng tham khảo và checklist chứng từ VAT theo đúng quy mô công ty bạn, vui lòng truy cập Liên hệ tư vấn hoặc bấm “Liên Hệ Tư Vấn MICE” ở trên.