Photographer/Videographer Tour Công Ty: Giá & Checklist HR

Keyword: Photographer Videographer cho tour công ty | Category: mice-outbound | Năm: 2026

Với HR Manager tổ chức tour công ty/team building nước ngoài, Photographer - Videographer cho tour công ty không phải hạng mục “chụp cho đẹp” mà là một phần của bài toán ROI, truyền thông nội bộ, employer branding và quan trọng nhất: giảm rủi ro kỳ vọng (sau chuyến đi có sản phẩm rõ ràng để báo cáo, tổng kết, khen thưởng, tuyển dụng).

Bài viết này tập trung vào dịch vụ và giá, kèm checklist, timeline và cách “đóng gói deliverables” để bạn có thể gửi cho sếp/board phê duyệt nhanh hơn - ít vòng chỉnh sửa hơn - ngân sách rõ ràng ngay từ đầu.

Mục tiêu của bài viết: Sau khi đọc, bạn có thể (1) chọn gói media phù hợp, (2) ước lượng ngân sách theo đoàn, (3) hiểu timeline booking, (4) khóa các điều khoản để tránh phát sinh, (5) có template để trình sếp.

1) Vì sao cần Photographer - Videographer cho tour công ty outbound (nhìn từ ROI & HR)

Ở các chương trình outbound (incentive/MICE/team building), “giá trị cảm nhận” thường đến từ 2 thứ: trải nghiệm tại điểm đến và cách doanh nghiệp ghi nhận - lan tỏa trải nghiệm đó. Media chuyên nghiệp giúp HR biến một chuyến đi 4-5 ngày thành nội dung dùng lại 6-12 tháng cho: recap townhall, bản tin nội bộ, onboarding, chiến dịch tuyển dụng, truyền thông văn hóa doanh nghiệp.

Nếu bạn đang cần “justify budget” với sếp/board, hãy dùng 3 luận điểm dễ hiểu sau:

• Chi phí/đầu người thường nhỏ hơn bạn nghĩ khi chia theo pax (đoàn càng lớn, chi phí bình quân càng tối ưu).
• Vòng đời nội dung: 1 bộ ảnh + 1 aftermovie + 6-10 clip dọc có thể dùng cho nhiều kênh nội bộ trong 90 ngày, và dùng tuyển dụng/branding 6-12 tháng.
• Giảm chi phí sản xuất về sau: có sẵn tư liệu chất lượng cao, tránh phải “dàn dựng lại” hoặc thuê quay/chụp rời rạc từng đợt.

Các format tour công ty outbound thường cần media: gala dinner, hội nghị/meeting, site inspection, CSR, team building bãi biển, city rally, plant tour/office visit, hoạt động khen thưởng.

“Must-capture moments” (để cả công ty nhìn là hiểu chương trình đáng tiền):

• Branding: backdrop, standee, logo trên sân khấu, key visual của chương trình.
• Lãnh đạo & khoảnh khắc khen thưởng: phát biểu, trao giải, vinh danh, ký kết.
• Engagement: trò chơi team building, teamwork, cổ vũ, khoảnh khắc “cười - kết nối”.
• Proof of execution: check-in đoàn, di chuyển, an toàn, quy mô, kỷ luật.
• Chân dung tập thể: ảnh nhóm (chia team/phòng ban), ảnh lãnh đạo, ảnh 3-5 người (dùng tốt cho nội bộ).

Khung ngân sách thị trường tham khảo (2026): dịch vụ photo/video event thường ở mức 1,000 - 10,000 USD mỗi buổi/quy mô shoot, tùy độ dài chương trình, số điểm đến, số lượng crew, yêu cầu livestream/drone và khối lượng hậu kỳ.

Khi nào dùng local crew tại điểm đến, khi nào mang ekip từ Việt Nam?

• Local crew phù hợp khi bạn cần tối ưu chi phí di chuyển, hạn chế thủ tục thiết bị, cần người hiểu địa hình - ánh sáng - quy định địa phương. Cũng có lợi về phát thải do không phải mang ekip bay theo đoàn.
• Mang ekip từ Việt Nam phù hợp khi doanh nghiệp ưu tiên “gu” quay/chụp đồng nhất với brand, cần ekip hiểu văn hóa công ty, hoặc chương trình multi-day với mức độ can thiệp sáng tạo cao.

Điểm mấu chốt để HR yên tâm: khóa scope và SLA ngay từ đầu (bàn giao gì, khi nào, bao nhiêu vòng sửa, ai duyệt). Phần dưới sẽ đi vào chi tiết.

2) “Menu dịch vụ” Photographer - Videographer cho tour công ty (đi kèm mục tiêu & deliverables)

Bạn sẽ dễ chốt ngân sách hơn nếu quy đổi dịch vụ thành deliverables cụ thể (có thể kiểm đếm) thay vì mô tả chung chung “quay chụp full chương trình”. Dưới đây là menu phổ biến trong tour công ty outbound:

2.1. Dịch vụ Photography (ảnh)

• Event candid: ảnh khoảnh khắc tự nhiên, networking, hoạt động teamwork.
• Ảnh nhóm & ảnh tập thể: chụp theo phòng ban/team, ảnh toàn đoàn.
• Corporate portrait: ảnh chân dung lãnh đạo/VIP/speaker (dùng lâu dài).
• Photo booth/mini studio tại sự kiện: chụp theo khung, có thể in nhanh (tùy gói).
• Retouch: chỉnh màu, da, loại ảnh lỗi; thống nhất tone màu theo brand.
• Drone photo: ảnh tập thể trên cao hoặc toàn cảnh team building (tùy điều kiện/giấy phép).

2.2. Dịch vụ Videography (video)

• Recap/aftermovie 3-5 phút: sản phẩm “tổng kết” phổ biến nhất.
• Testimonial: phỏng vấn nhanh nhân sự/leader (cắt thành clip nội bộ).
• Gala aftermovie: tập trung sân khấu, trao giải, khoảnh khắc cảm xúc.
• Multi-cam keynote: quay đa camera cho hội nghị, có line audio rõ ràng.
• Hybrid/livestream: phát trực tuyến cho nhân sự remote (tùy hạ tầng internet).
• Fast social cuts: clip ngắn 9:16 (15-60s) bàn giao nhanh để đăng nội bộ.

2.3. Gói kết hợp (Photo + Video) và add-ons

• Full coverage: có cả team ảnh và team video, phù hợp đoàn 80 pax trở lên hoặc chương trình có gala + team building.
• On-site editor: dựng highlight ngay tại điểm đến để chiếu tối/đăng nội bộ nhanh.
• Drone: tăng “perceived value” nhưng cần dự phòng thời tiết và quy định bay.
• Phụ đề song ngữ: hữu ích nếu công ty có nhân sự nước ngoài hoặc cần dùng tuyển dụng.

Lưu ý để tránh hiểu nhầm: “Quay chụp trọn gói” không tự động bao gồm livestream, drone, on-site editor, phụ đề, hay bàn giao file RAW. Các hạng mục này cần ghi rõ trong báo giá/PO.

3) Gợi ý scope theo kịch bản tour outbound (để HR chốt nhanh)

Dưới đây là 2 kịch bản phổ biến để bạn tham chiếu khi làm budget. Đây là “khung” để làm việc với vendor, không phải mức cố định cho mọi đoàn.

3.1. Multi-day outing 80-300 pax (team building + gala + tham quan)

• Nhân sự media gợi ý: 1 photographer + 2-3 camera operators (tùy mật độ hoạt động), drone theo khung giờ phù hợp.
• Deliverables gợi ý:
  • Album 200-400 ảnh đã chọn lọc và chỉnh màu (tùy số ngày).
  • Daily highlight 60-90 giây (mỗi ngày hoặc 2 ngày/lần) để chiếu buổi tối.
  • Final film 3-5 phút (tổng kết toàn chương trình).
  • 6-10 clip dọc 9:16 (15-45 giây) phục vụ truyền thông nội bộ.
• Điểm cần chuẩn bị: lịch chạy đoàn có buffer, chốt slot chụp tập thể (tránh giờ nắng gắt), bố trí vị trí quay gala (tránh chắn khách).

3.2. Conference 200-800 pax (hội nghị + networking + dinner)

• Nhân sự media gợi ý: multi-cam keynote (2-4 camera), kỹ thuật âm thanh (line audio), photographer chụp branding - sponsor - attendee.
• Deliverables gợi ý:
  • Ảnh branding/sponsor/hoạt động networking (đủ dùng cho báo cáo & truyền thông).
  • Video keynote theo phiên (hoặc theo speaker) nếu cần lưu trữ đào tạo.
  • Recap 2-3 phút cho townhall nội bộ sau sự kiện.
  • Livestream cho nhân sự remote (nếu mục tiêu là giảm chi phí cử người tham dự).
• Điểm cần chuẩn bị: test internet, phương án uplink dự phòng, rehearsal timeline với MC/AV.

4) Giá dịch vụ Photographer - Videographer cho tour công ty: khung tham khảo & cách “khóa ngân sách”

Để HR dễ dự trù và trình ký, bạn có thể chia ngân sách theo 3 cấp độ dưới đây. Khung giá tham khảo thị trường 2026 thường nằm trong 1,000 - 10,000 USD/shoot tùy scope và độ phức tạp.

4.1. Cấp độ 1 - Basic coverage (thường 1,000 - 3,000 USD)

• Chụp hoặc quay trong thời lượng giới hạn (nửa ngày - 1 ngày).
• Ít thiết bị, ít hậu kỳ, bàn giao cơ bản.
• Phù hợp: chương trình đơn giản, ít điểm nhấn sân khấu, ưu tiên “có tư liệu” hơn là dựng phim cầu kỳ.

4.2. Cấp độ 2 - Full-day + editing (thường 3,000 - 7,000 USD)

• Full-day quay/chụp, có hậu kỳ chỉnh màu - dựng recap.
• Có thể gồm 2-3 nhân sự media, shot list rõ ràng.
• Phù hợp: có gala, có team building, cần sản phẩm tổng kết dùng truyền thông nội bộ.

4.3. Cấp độ 3 - Multi-day + advanced gear (thường 7,000 - 10,000+ USD)

• Quay/chụp nhiều ngày, nhiều điểm đến, có drone, multi-cam, on-site editor hoặc livestream.
• Deliverables nhiều định dạng: recap, daily highlight, clip dọc, phỏng vấn.
• Phù hợp: đoàn lớn, chương trình có thông điệp mạnh (theme), cần dùng tư liệu cho employer branding 6-12 tháng.

Các yếu tố làm giá biến động (để HR giải thích khi trình sếp):

• Thời lượng & số ngày: càng nhiều ngày, chi phí nhân sự và hậu kỳ tăng.
• Số điểm đến: di chuyển nhiều làm tăng thời gian tác nghiệp và rủi ro vận hành.
• Số lượng crew: đoàn lớn và agenda dày cần nhiều camera/photographer.
• Livestream/hybrid: cần kỹ thuật, test internet, thiết bị và phương án dự phòng.
• Drone: phụ thuộc thời tiết, quy định bay, giấy phép (tùy địa phương).
• Khối lượng hậu kỳ: số video phiên bản, phụ đề, số vòng chỉnh sửa.

Cách “khóa ngân sách” để tránh phát sinh: Khi bạn yêu cầu báo giá, hãy tách line item theo PO rõ ràng: (1) shooting, (2) hậu kỳ, (3) livestream, (4) drone/permit, (5) overtime, (6) travel/di chuyển nội địa tại điểm đến. Scope rõ thì ngân sách “đứng” hơn và dễ kiểm soát hơn.

5) Brief chuẩn cho vendor (đúng thứ HR cần để không bị “surprises”)

Một bản brief tốt giúp giảm 2 rủi ro lớn nhất: (1) quay/chụp không đúng kỳ vọng, (2) phát sinh chi phí do thay đổi phút chót. Bạn có thể copy/paste theo khung dưới đây:

5.1. Thông tin tối thiểu phải có

• Ngày - địa điểm - thời lượng từng hạng mục (meeting, team building, gala...).
• Quy mô đoàn, cơ cấu (VIP/ban lãnh đạo/speaker).
• Mục tiêu nội dung: dùng nội bộ hay public, dùng tuyển dụng hay chỉ tổng kết.
• Shot list ưu tiên: “bắt buộc có” và “nice to have”.
• Khu vực nhạy cảm: họp kín, nội dung NDA, không quay màn hình/số liệu.
• Brand guideline: logo, màu, font, lower-third, intro/outro (nếu có).

5.2. Chuẩn bàn giao (để không tranh luận sau chuyến đi)

• Ảnh: JPG tiêu chuẩn; có cần RAW không (nếu có, ghi rõ).
• Video: 4K hay HD; tỷ lệ ngang 16:9 và dọc 9:16; có phụ đề không.
• Số lượng sản phẩm: số ảnh tối thiểu, số clip dọc, thời lượng aftermovie.
• Thời gian bàn giao: highlight 24-72h; bản dựng chính 3-7 ngày (tùy độ phức tạp).
• Số vòng chỉnh sửa: ví dụ 2 vòng (minor edits), thêm vòng tính phí.

Mẹo cho HR: Chỉ định 1 người duyệt nội dung (single approver). Duyệt nhiều đầu mối là nguyên nhân số 1 khiến trễ deadline và phát sinh chỉnh sửa.

6) Quy trình làm việc end-to-end (đầu mối chịu trách nhiệm, timeline rõ ràng)

Với tour công ty outbound, thứ HR cần không chỉ là vendor quay/chụp mà là một quy trình “có người chịu trách nhiệm” để chương trình chạy mượt. Tại Dong Thi Travel, cách làm MICE outbound ưu tiên đầu mối rõ ràng và timeline khóa theo mốc để HR dễ quản trị.

Quy trình gợi ý (chuẩn để bạn đưa vào email nội bộ):

1. Inquiry - HR gửi thông tin cơ bản (điểm đến, ngày, pax, mục tiêu).
2. Briefing call - chốt mục tiêu nội dung, format deliverables, ngân sách dự kiến.
3. Proposal - nhận scope + báo giá theo line item, kèm timeline bàn giao.
4. Shot list & run-of-show - chốt danh sách khoảnh khắc bắt buộc, lịch quay/chụp theo agenda.
5. Execution - triển khai tại điểm đến (có đầu mối điều phối).
6. Review - duyệt highlight/bản nháp theo số vòng đã thống nhất.
7. Delivery & archive - bàn giao file theo chuẩn đặt tên, link tải, lưu trữ backup.

Timeline booking khuyến nghị:

• Event đơn: đặt trước 2-4 tuần.
• Tour nhiều ngày/đa điểm: đặt trước 4-8 tuần để chốt crew, test hạ tầng livestream, xin phép drone (nếu cần), và khóa kịch bản.

7) Vận hành tại hiện trường & quản trị rủi ro (điều HR quan tâm nhất)

Để HR yên tâm ký, bạn nên yêu cầu vendor/MICE planner làm rõ 4 nhóm rủi ro: (1) vận hành, (2) dữ liệu, (3) pháp lý - quyền hình ảnh, (4) ngân sách phát sinh.

7.1. Checklist vận hành tại hiện trường (copy/paste)

• Access crew: badge, vị trí tập kết, giờ có mặt, parking (nếu có).
• Vị trí đặt máy: sân khấu, lối đi, chỗ tripod (không chắn khách).
• Phối hợp MC/AV: cue nhạc, cue ánh sáng, line audio cho video.
• Điện và internet: điểm cắm, phương án dự phòng khi livestream.
• Outdoor: phương án mưa gió, giờ drone (nếu có), kế hoạch chuyển cảnh.
• Run-of-show có buffer: chừa 10-15 phút cho chụp tập thể/ảnh VIP.

7.2. Hợp đồng & SLA (những điều nên có để “dễ ký”)

• Deliverables rõ (số lượng, định dạng, thời lượng).
• Thời gian bàn giao theo mốc (ví dụ highlight 24-72h; bản chính 3-7 ngày).
• Số vòng chỉnh sửa và định nghĩa “minor/major change”.
• Overtime rate (tính theo giờ) nếu chương trình kéo dài.
• Điều khoản đổi lịch/hủy theo mốc T-xx ngày.
• Backup thiết bị & backup data (ít nhất 2 bản sao), quy trình bảo mật file.

7.3. Quyền sử dụng hình ảnh & NDA

• Xác định rõ internal only hay public (website/social).
• Nếu có nội dung nhạy cảm: yêu cầu NDA và danh sách khu vực “no filming”.
• Với nhân viên: thống nhất cơ chế consent theo quy định nội bộ của công ty (HR thường là đầu mối).

Thông điệp quan trọng để chia sẻ với sếp: Khi scope + SLA rõ, rủi ro “phát sinh phút chót” giảm đáng kể và HR dễ kiểm soát ngân sách.

8) Case studies mẫu (có số liệu) để HR tham chiếu khi trình sếp

Dưới đây là 3 case study dạng “mẫu điền” (ẩn danh) để bạn hình dung KPI và mức deliverables. Bạn có thể dùng cấu trúc này để làm slide trình ký.

Case 1: Incentive 150 pax - Bali (4 ngày 3 đêm)

• Mục tiêu: tăng engagement, ghi nhận thành tích, có video tổng kết cho townhall.
• Scope media: 1 photographer + 3 camera ops, daily highlight chiếu mỗi tối, aftermovie 4 phút.
• Bàn giao: 1,200 ảnh (chọn lọc + chỉnh màu), aftermovie 4 phút, 8 clip dọc 9:16.
• Timeline bàn giao: highlight trong 24-48h; album + aftermovie trong 5 ngày.
• Kết quả nội bộ (tham chiếu): tỷ lệ tham gia hoạt động 92%; NPS nội bộ 60+; HR có tư liệu dùng liên tục trong 90 ngày.

Case 2: Conference 400 pax - Singapore (2 ngày)

• Mục tiêu: lưu trữ keynote, kết nối nhân sự remote, recap cho truyền thông nội bộ.
• Scope media: multi-cam keynote + livestream cho 200 nhân sự remote, photographer chụp sponsor/branding.
• Bàn giao: video keynote theo phiên, recap 2 phút, album ảnh theo khu vực (stage - attendee - networking).
• Giá trị: giảm nhu cầu “bay thêm người” chỉ để tham dự; có video dùng lại cho đào tạo nội bộ.

Case 3: Team building 220 pax - Phuket (3 ngày 2 đêm)

• Mục tiêu: nội dung tuyển dụng + tổng kết team building, nhấn mạnh văn hóa teamwork.
• Scope media: drone + photo studio mini + fast social cuts.
• Bàn giao: 6 clip dọc 9:16; “fast social cut” bàn giao trong 12 giờ; final film 3-4 phút.
• Điều làm nên thành công: brief chuẩn từ đầu, run-of-show có buffer, 1 người duyệt nội dung.

Nếu bạn cần, Dong Thi Travel có thể gửi case studies theo điểm đến và loại hình chương trình để bạn tham chiếu khi làm proposal nội bộ.

9) Tools cho HR: RFP 1 trang, timeline T-8 đến T+2, và template trình sếp

9.1. Checklist RFP 1 trang (gửi vendor để nhận báo giá nhanh và đúng)

• Điểm đến, ngày diễn ra, số ngày quay/chụp
• Pax, danh sách VIP/speaker (nếu có)
• Agenda theo giờ, đánh dấu “must-capture moments”
• Deliverables: số ảnh, aftermovie (phút), daily highlight, clip dọc 9:16, phụ đề
• Yêu cầu kỹ thuật: multi-cam, line audio, livestream, internet/uplink
• Drone: có/không, khung giờ dự kiến, lưu ý quy định địa phương
• Quyền sử dụng: internal/public, NDA nếu cần
• Deadline: highlight, bản nháp, bản final; số vòng chỉnh sửa
• Ngân sách dự kiến (range) và yêu cầu tách line item theo PO

9.2. Timeline mẫu theo tuần (T-8 đến T+2)

• T-8 đến T-6: chốt điểm đến - concept - ngân sách; shortlist vendor media.
• T-6 đến T-4: briefing call; nhận proposal; chốt scope + SLA; ký hợp đồng/đặt cọc.
• T-4 đến T-2: chốt agenda chi tiết; shot list; danh sách VIP/speaker; test livestream/internet (nếu có).
• T-1: rehearsal (nếu có keynote/gala lớn); xác nhận run-of-show; phân công người duyệt nội dung.
• T (ngày diễn ra): triển khai; kiểm soát overtime; bàn giao highlight theo mốc đã cam kết.
• T+1 đến T+7: nhận bản nháp; duyệt theo số vòng; nhận final.
• T+2 tuần: backup dữ liệu; tổng kết ROI nội bộ; kế hoạch tái sử dụng nội dung 90 ngày.

9.3. Template “đề xuất cho sếp/board” (bullet gọn để đưa vào email/slide)

• Mục tiêu: engagement, ghi nhận, truyền thông nội bộ, tuyển dụng.
• Hạng mục chi phí: shooting, hậu kỳ, livestream, drone/permit, overtime (nếu có).
• Deliverables cam kết: album ảnh + aftermovie + clip dọc + timeline bàn giao.
• Kế hoạch tái sử dụng 90 ngày: townhall recap, bản tin nội bộ, mini series theo team, clip tuyển dụng.
• Rủi ro & giảm thiểu: scope + SLA + 2 bản backup data + quy trình duyệt 1 đầu mối.
• Đầu mối chịu trách nhiệm: Dong Thi Travel điều phối MICE + vendor media triển khai.

10) FAQ cho HR Manager (chi phí - timeline - pháp lý - vận hành)

10.1. Nên đặt Photographer/Videographer trước bao lâu?

Event đơn thường cần 2-4 tuần. Tour nhiều ngày/đa điểm hoặc có livestream/drone nên đặt 4-8 tuần để chốt crew, test kỹ thuật và khóa shot list.

10.2. Vì sao chi phí có thể dao động 1,000 - 10,000 USD?

Do khác nhau về số ngày, số crew, mức hậu kỳ, yêu cầu kỹ thuật (multi-cam, line audio), livestream, drone, và thời hạn bàn giao (bàn giao càng nhanh, chi phí nhân sự hậu kỳ càng cao).

10.3. Các khoản dễ phát sinh nhất là gì và tránh bằng cách nào?

Phát sinh thường đến từ overtime, thay đổi deliverables (thêm video phiên bản), yêu cầu phụ đề/format dọc phút chót, và chi phí kỹ thuật livestream/uplink. Cách tránh: tách line item + ghi rõ SLA + chốt shot list + số vòng sửa.

10.4. Công ty có “own” footage và ảnh không?

Cần ghi rõ trong hợp đồng về quyền sử dụng (internal/public) và phạm vi khai thác. Với nội dung nhạy cảm, nên có NDA và danh sách “no filming”.

10.5. Nếu sự kiện kéo dài hoặc đổi lịch do thời tiết thì sao?

Hãy thống nhất trước overtime rate và điều khoản đổi lịch/hủy. Với outdoor, nên có phương án mưa gió (đổi khung giờ, chuyển vào không gian trong nhà, hoặc ưu tiên chụp nhóm - phỏng vấn).

10.6. Ai chịu trách nhiệm khi có sự cố (trễ bàn giao, lỗi kỹ thuật livestream)?

HR nên chọn mô hình có một đầu mối chịu trách nhiệm (MICE planner/DMC) để điều phối vendor và xử lý sự cố theo SLA. Đây là cách giảm áp lực cho HR trong ngày chạy chương trình.

11) Gợi ý điểm đến outbound phổ biến cho tour công ty (để chốt nhanh phương án)

Nếu bạn đang ở giai đoạn cân nhắc destination và muốn chốt khung chương trình trước khi chốt media, bạn có thể xem nhanh các trang tour doanh nghiệp và điểm đến phổ biến:

• Tour Doanh Nghiệp & Company Trip
• Xem tour Singapore
• Xem tour Thái Lan
• Xem tour Bali
• Tour công ty & team building

Kết luận: Chốt đúng gói media để tour outbound “đáng tiền” và HR dễ báo cáo

Với tour công ty outbound năm 2026, quyết định “có thuê Photographer - Videographer hay không” thực chất là quyết định về tính rõ ràng: rõ mục tiêu nội dung, rõ sản phẩm bàn giao, rõ timeline, rõ SLA, rõ ngân sách. Khi những điều này được chốt từ đầu, HR giảm rủi ro phát sinh và có bộ tư liệu đủ mạnh để chứng minh hiệu quả chương trình.

Nếu bạn muốn chúng tôi tư vấn nhanh theo đoàn (pax - điểm đến - số ngày) và gửi proposal có line item rõ ràng để trình sếp, bạn có thể xem thêm Hồ Sơ Công Ty TNHH Đồng Thị hoặc Liên hệ tư vấn. Thông tin thanh toán và chứng từ có thể tham khảo tại Điều kiện thanh toán.