Checklist HR tour công ty outbound: timeline 6-8 tuần

Keyword: Checklist HR chuẩn bị tour công ty nước ngoài

Category: mice-outbound

Năm cập nhật: 2026

Với HR Manager, tour công ty nước ngoài không chỉ là “chuyến đi” mà là một dự án có ngân sách, timeline, pháp lý, rủi ro và KPI nội bộ. Nếu thiếu quy trình và checklist, HR rất dễ rơi vào 5 áp lực: chốt ngân sách gấp, visa sát ngày, vendor không rõ trách nhiệm, chứng từ quyết toán thiếu, và khó giải trình ROI với sếp/board.

Bài viết này cung cấp “Checklist HR chuẩn bị tour công ty nước ngoài” theo từng bước (6-8 tuần), kèm template và cách dùng thực tế. Mỗi phần đều là thông tin bạn có thể gửi cho sếp/finance/đồng nghiệp để cùng ra quyết định nhanh và rõ ràng.

Nếu bạn cần tham khảo nhanh các chương trình tour doanh nghiệp đang triển khai theo ngân sách và quy mô đoàn, xem tại: Tour Doanh Nghiệp & Company Trip.

Mục tiêu bài viết: giúp HR có 1 bộ khung đủ chắc để (1) chọn điểm đến - thời điểm - thời lượng, (2) làm việc với vendor theo quy trình rõ ràng, (3) khóa ngân sách và chứng từ, (4) quản trị rủi ro và trách nhiệm, (5) chứng minh hiệu quả sau chuyến đi.

Nội dung chính

1) Bối cảnh thị trường và “điểm nghẽn” HR khi làm tour outbound

2) Timeline 6-8 tuần - từng bước và deliverables theo tuần

3) Checklist HR chuẩn bị tour công ty nước ngoài (cấu trúc chuẩn)

4) Thiết kế chương trình 4-7 ngày theo mục tiêu (team building - incentive - learning trip)

5) Ngân sách và cách justify ROI (đưa được lên deck trình sếp)

6) Vận hành và quản trị rủi ro: visa, logistics, duty of care, compliance

7) Case study framework và case mẫu có số liệu

8) Bộ template tải về + risk register 1 trang

9) FAQ cho HR (câu hỏi “bị hỏi nhiều nhất”)

1) Bối cảnh thị trường 2026 và insight dành cho HR (MICE outbound)

Tour công ty outbound (MICE outbound) thường rơi vào 3 nhóm mục tiêu: team building (tối ưu chi phí), incentive (thưởng - ghi nhận - giữ chân), và learning trip (site visit, factory/plant tour, hội chợ). Tại Việt Nam, mô hình “annual trip” khá phổ biến - một số khảo sát nội địa ghi nhận khoảng 70% doanh nghiệp có tổ chức du lịch thường niên. Vậy nên câu hỏi không còn là “có nên đi hay không” mà là “đi thế nào để an toàn - đúng ngân sách - đáng tiền”.

Quy mô đoàn phổ biến: 20-50 người; thời lượng: 4-7 ngày. Với quy mô này, HR cần coi đây là dự án vận hành: có timeline, phân quyền, dữ liệu người tham gia, hợp đồng, và kế hoạch rủi ro.

“Điểm nghẽn” HR thường gặp khi làm outbound

• Uy tín vendor và năng lực vận hành đoàn lớn: vendor có đầu mối chịu trách nhiệm không, có quy trình xử lý sự cố/đổi lịch không.
• Timeline thực tế 6-8 tuần: nếu chậm “freeze list” hoặc trễ visa, ngân sách thường đội vì vé bay/phòng tăng.
• Visa - pháp lý - hồ sơ đoàn: thiếu giấy tờ, passport sát hạn, rớt visa làm vỡ kế hoạch.
• Hóa đơn VAT và chứng từ quyết toán: cần rõ điều khoản xuất hóa đơn, nghiệm thu dịch vụ, thanh toán theo tiến độ.
• Trách nhiệm khi sự cố: ai xử lý y tế, ai đứng ra làm việc với hãng bay, khách sạn, bảo hiểm.
• Áp lực tối ưu chi phí theo mùa: peak season có thể tăng 30-50% tùy điểm đến; đi đúng “cửa sổ” thường tiết kiệm 20-30%.

Phân nhóm nhu cầu theo mục tiêu (để bạn nói chuyện với sếp dễ hơn)

• Team building (cost-effective): tập trung hoạt động gắn kết, ngân sách vừa phải, lịch trình nhẹ, tối ưu di chuyển.
• Incentive (premium): trải nghiệm chất lượng, dịch vụ rõ, thời gian nghỉ ngơi nhiều hơn, có đêm vinh danh/award.
• Learning trip (corporate learning): có 1 module site visit/nhà máy/hội chợ, nội dung học hỏi, báo cáo sau chuyến đi.

Khuyến nghị thời điểm (để giảm chi phí và giảm rủi ro thời tiết)

• Shoulder season: tháng 4-5 hoặc 9-10 thường dễ chịu về thời tiết và chi phí (có thể tiết kiệm 20-30% so với cao điểm tùy thị trường và đường bay).
• Đông Nam Á: cân nhắc hạn chế tháng 7-8 vì mưa nhiều ở một số điểm, ảnh hưởng hoạt động ngoài trời.
• Nhật Bản: mùa xuân (3-5) thường được chọn cho incentive; lưu ý cao điểm hoa anh đào dễ tăng giá và cần chốt sớm.

Nếu bạn đang cân nhắc điểm đến gần, dễ bay và phù hợp team building, có thể xem nhanh: Xem tour Thái Lan hoặc Xem tour Singapore. Với nhóm muốn trải nghiệm “mid-high” và lịch trình chất lượng, tham khảo: Xem tour Korea.

2) Timeline 6-8 tuần: khung quy trình để HR bám sát (từng bước + deliverables)

Bạn có thể gửi phần này cho sếp/board như “kế hoạch triển khai dự án” để thống nhất kỳ vọng ngay từ đầu. Với đoàn 20-50 người, timeline 6-8 tuần là khung an toàn (đặc biệt nếu có visa).

Nguyên tắc quan trọng trước khi vào timeline

• Passport validity: yêu cầu hộ chiếu còn hạn tối thiểu 6 tháng tính từ ngày nhập cảnh (quy tắc phổ biến nhiều quốc gia áp dụng).
• Freeze list: cần mốc “chốt danh sách” để khóa giá vé/phòng và giảm no-show làm đội chi phí.
• Buffer visa: luôn chừa ít nhất 2 tuần đệm cho xử lý hồ sơ/thiếu giấy tờ/điều chỉnh lịch.

Phân vai (để “ai làm gì” rõ ràng)

• HR Owner (Project Owner): quản lý scope, timeline, danh sách, phối hợp nội bộ.
• Finance/Procurement: kiểm soát ngân sách, điều khoản thanh toán, hóa đơn VAT, nghiệm thu.
• Tour Operator/DMC Account Manager: đầu mối chịu trách nhiệm proposal, booking, vận hành, hotline, escalation.
• Trưởng đoàn (Tour Leader nội bộ): phối hợp điểm danh, nội quy đoàn, kênh liên lạc.

Roadmap 6-8 tuần (gợi ý chuẩn)

Week 1: Kick-off nội bộ (Scope - KPI - Budget range)

• Chốt mục tiêu: team building/incentive/learning trip.
• Chốt khung thời gian mong muốn (4-7 ngày) và 2-3 lựa chọn điểm đến.
• Dự kiến quy mô: 20-50 pax, tỷ lệ tham gia mục tiêu.
• Thiết lập KPI đo hiệu quả: tỷ lệ tham gia, CSAT/NPS sau tour, số incident, mức độ gắn kết.

Week 2: Khảo sát nhân viên + chốt “freeze list” bản nháp

• Gửi form khảo sát: availability, preference, dietary/allergy, thông tin hộ chiếu.
• Khuyến nghị thu tối thiểu 80% dữ liệu đoàn trước khi gửi yêu cầu báo giá để giảm thay đổi.
• Chốt danh sách tham gia bản nháp + danh sách dự phòng (waitlist).

Week 3: Chọn vendor (RFP) + nhận proposal theo module

• Gửi RFP cho 2-3 đơn vị: yêu cầu lịch trình, dịch vụ bao gồm/không, điều khoản, SLA vận hành.
• Yêu cầu proposal có breakdown ngân sách và phương án A/B theo mức ngân sách.
• Đánh giá năng lực: kinh nghiệm đoàn tương đương, quy trình xử lý sự cố, đầu mối chịu trách nhiệm.

Week 4: Thu hồ sơ - triển khai visa/giấy tờ

• Thu passport bản gốc/bản scan theo yêu cầu, đảm bảo đúng chuẩn ảnh/chữ ký.
• Phân luồng hồ sơ rủi ro (passport sát hạn, thiếu giấy tờ, lịch sử visa).
• Chốt rooming list sơ bộ, thông tin liên hệ khẩn cấp.

Week 5: Booking dịch vụ - khóa ngân sách

• Đặt vé bay và khách sạn theo block (đi sớm thường lợi hơn về giá và lựa chọn).
• Mua bảo hiểm du lịch đoàn theo policy công ty (tham chiếu mức y tế từ 100 triệu VND trở lên hoặc theo yêu cầu nội bộ).
• Chốt lịch team building/venue/gala, cấu hình âm thanh ánh sáng nếu có.

Week 6: Truyền thông nội bộ - chốt danh sách chính thức - ký hợp đồng

• Gửi itinerary final, nội quy đoàn, quy định giờ giấc, chính sách no-show.
• Ký hợp đồng, thống nhất điều khoản: thanh toán theo tiến độ, VAT, SLA, trách nhiệm xử lý phát sinh.
• Tạo nhóm liên lạc (LINE/WhatsApp) và phân nhóm theo xe/room.

Pre-departure (D-7 đến D-3): Checklist sát ngày

• Nhắc online check-in (nếu hãng cho phép) và quy trình tập trung tại sân bay.
• In thẻ hành lý, danh sách phòng, danh sách số điện thoại khẩn cấp.
• Briefing 30-45 phút: hành lý, trang phục, văn hóa ứng xử, y tế cơ bản.

Post-tour (T+3 đến T+7): Báo cáo và quyết toán

• Gửi survey CSAT/NPS, tổng hợp feedback.
• Đối chiếu chi phí phát sinh (nếu có), thu đủ hóa đơn/chứng từ.
• Làm post-tour report 1-2 trang cho sếp: KPI, hình ảnh, điểm cải tiến lần sau.

3) “Checklist HR chuẩn bị tour công ty nước ngoài” - cấu trúc chuẩn (dùng được ngay)

Checklist tốt không phải là danh sách dài, mà là danh sách đúng - đủ để kiểm soát rủi ro, chi phí và trách nhiệm. Dưới đây là cấu trúc 6 nhóm mà HR có thể dùng để làm Google Sheet theo trạng thái (Not Started/In Progress/Complete), deadline và owner.

3.1 Nhóm 1 - Objective & KPI (để justify với sếp)

• Mục tiêu chuyến đi: team building / incentive / learning trip / client entertainment.
• KPI đo hiệu quả: tỷ lệ tham gia (%), mức hài lòng CSAT, NPS, số incident, tỷ lệ hoàn thành hoạt động, mức độ gắn kết (survey trước-sau).
• Thông điệp nội bộ: “vì sao outbound năm nay” (gắn với chiến lược nhân sự: giữ chân, ghi nhận, cross-team).

3.2 Nhóm 2 - People data (dữ liệu đoàn - thứ dễ sai nhất)

• Danh sách tham gia: Họ tên - ngày sinh - chức danh - phòng ban - số điện thoại.
• Hộ chiếu: số hộ chiếu, ngày cấp, ngày hết hạn (nhắc quy tắc còn hạn 6+ tháng).
• Thông tin dị ứng/ăn kiêng: vegetarian/halal/allergy; khuyến nghị thu tối thiểu 80% dữ liệu trước khi khóa nhà hàng.
• Liên hệ khẩn cấp: tên, quan hệ, số điện thoại.
• Quy tắc bảo mật dữ liệu: chỉ người được phân quyền mới truy cập file, hạn chế gửi passport qua kênh chat không bảo mật.

3.3 Nhóm 3 - Budget & Approval (khóa ngân sách - khóa kỳ vọng)

• Ngân sách dự kiến theo đầu người và tổng dự án.
• Phạm vi bao gồm/không bao gồm: vé bay, khách sạn, ăn uống, vé tham quan, team building, gala, bảo hiểm, eSIM.
• Chính sách no-show: mức phí/điều kiện (ví dụ nội bộ 10% phí trong trường hợp hủy sát ngày - tùy quy định công ty).
• Cơ chế duyệt: HR - Finance - GM/Board, deadline duyệt.

3.4 Nhóm 4 - Visa/Docs (điểm rủi ro số 1 của outbound)

• Mapping visa theo điểm đến: visa-free / e-visa / visa dán.
• Mốc nộp hồ sơ và buffer 2 tuần.
• Danh sách hồ sơ cần thu: passport, ảnh, tờ khai, giấy xác nhận công việc (nếu cần).
• Điều khoản cần có trong hợp đồng: SLA xử lý hồ sơ, trách nhiệm khi rớt visa, phương án thay thế (đổi người/đổi tuyến).

3.5 Nhóm 5 - Bookings & Logistics (để vận hành đoàn 20-50 pax mượt)

• Vé bay: giờ bay phù hợp sức khỏe đoàn, quy định hành lý, danh sách chia nhóm check-in.
• Khách sạn: tiêu chuẩn, vị trí, phương án check-in nhanh, rooming list.
• Xe: số xe theo quy mô, seat plan, buffer thời gian di chuyển.
• Nhà hàng: set menu theo dietary, giờ phục vụ, capacity.
• Bảo hiểm đoàn + hotline hỗ trợ.

3.6 Nhóm 6 - On-ground governance & Post-trip (quản trị tại chỗ và quyết toán)

• Quy trình điểm danh (roll-call) mỗi chặng, quy ước giờ tập trung và “late policy”.
• Kênh liên lạc: 1 nhóm chung + nhóm trưởng xe/phòng.
• Quy trình xử lý sự cố: ai gọi bảo hiểm, ai làm việc với bệnh viện, ai báo lãnh đạo công ty.
• Checklist chứng từ: hợp đồng, invoice VAT, bảng kê dịch vụ, biên bản nghiệm thu, chứng từ phát sinh.
• Survey và post-tour report: KPI, album ảnh, đề xuất cải tiến.

Gợi ý công cụ triển khai: Google Sheets để track trạng thái + form thu dữ liệu (Jotform/Fillout) + thư mục Drive phân quyền. Nguyên tắc là “một nguồn dữ liệu - một phiên bản đúng”, tránh nhiều file Excel khác nhau gây sai danh sách.

4) Thiết kế chương trình 4-7 ngày theo mục tiêu HR (module-based, dễ trình sếp)

Khi trình sếp/board, HR không cần “lịch trình từng phút” ngay từ đầu. Cách dễ duyệt hơn là trình theo module (khối hoạt động) để chứng minh chuyến đi có mục tiêu và nhịp năng lượng hợp lý.

Module gợi ý (áp dụng cho 4-7 ngày)

• Half-day team building: hoạt động gắn kết có facilitator (ví dụ cooking class tại Thái Lan, hoặc challenge theo nhóm trong thành phố).
• 1 site visit / learning block: tham quan nhà máy, trung tâm công nghệ, hội chợ (nếu phù hợp ngành).
• 1 cultural immersion: trải nghiệm văn hóa để tạo “kỷ niệm chung” (ví dụ onsen retreat tại Nhật, workshop thủ công).
• 1 gala dinner / award night: vinh danh - ghi nhận - truyền thông nội bộ sau chuyến đi.

Best-practice cho đoàn 20-50 pax

• Chia sub-group 10-15 người: giảm thời gian chờ, dễ điều phối, tăng trải nghiệm.
• Nhịp năng lượng: xen kẽ ngày “high-energy” (team building) với ngày “low-energy” (tham quan nhẹ, nghỉ ngơi) để tránh mệt và giảm rủi ro sức khỏe.
• Tiêu chí chọn venue: sức chứa phù hợp, quy trình đặt cọc rõ, khả năng đáp ứng set menu và dietary.

Gợi ý chọn điểm đến theo ngân sách (khung 2025-2026)

• Thailand: phù hợp team building, đường bay ngắn, ngân sách dễ kiểm soát.
• Japan/Korea: phù hợp incentive hoặc learning trip, trải nghiệm chất lượng, lịch trình cần “đúng nhịp” để không quá dày.
• Europe: phù hợp premium incentive/client entertainment, cần timeline visa và ngân sách dài hơi.

Nếu công ty bạn đang cân nhắc điểm đến gần và dễ triển khai cho đoàn, bạn có thể gửi sếp tham khảo các trang điểm đến: Tour Thái Lan, Tour Singapore, Tour Hàn Quốc.

5) Ngân sách và cách justify với sếp/board (ROI-driven, dùng được trong deck)

Một khung ngân sách rõ ràng giúp HR tránh 2 tình huống: hoặc xin thiếu (đến lúc booking thì đội), hoặc xin dư nhưng không giải trình được. Dưới đây là khung tham khảo theo thị trường 2025-2026 cho tour 5 ngày (có thể dao động theo mùa, đường bay, tỷ giá, phụ phí nhiên liệu).

Khung chi phí tham khảo (2025-2026)

• Châu Á (tour 5 ngày, tiêu chuẩn 4 sao): khoảng 25-40 triệu VND/người (bao gồm vé bay, khách sạn, ăn uống theo chương trình).
• Châu Âu: khoảng 80-150 triệu VND/người (tùy tuyến, số thành phố, mùa).

Cost drivers HR cần nói rõ trong đề xuất

• Vé bay: thường là khoản biến động mạnh theo thời điểm chốt, chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí.
• Khách sạn: phụ thuộc vị trí và mùa, tăng mạnh vào cao điểm hoặc dịp lễ.
• Số hoạt động có phí: team building, gala, show, thuê venue.
• Visa và thời gian xử lý: nếu trễ timeline có thể kéo theo vé/phòng tăng.

Khung ROI cho HR (để đưa lên 1 slide)

• Employee engagement: đo bằng survey trước/sau, CSAT (mức hài lòng) và NPS (sẵn sàng giới thiệu chương trình).
• Cross-team collaboration: đo bằng tỷ lệ tham gia hoạt động nhóm, số nhóm liên phòng ban.
• Employer branding: bộ ảnh/video recap, số lượt tham gia truyền thông nội bộ, chất lượng phản hồi.
• Risk control: KPI “0 incident nghiêm trọng”, có bảo hiểm, có hotline 24/7 và quy trình escalation.

Mẹo tối ưu chi phí hợp lệ (không ảnh hưởng trải nghiệm)

• Chọn shoulder season (tháng 4-5, 9-10) để giảm chi phí và thời tiết dễ chịu.
• Chốt sớm block vé/phòng và freeze list đúng hạn.
• Ưu tiên điểm đến có e-visa/visa dễ để giảm rủi ro timeline.
• Có policy no-show rõ và truyền thông ngay từ Week 2-3.

Về quy định thanh toán, xuất hóa đơn và tiến độ thanh toán theo hợp đồng, HR và Finance có thể tham khảo trước để đồng bộ nội bộ: Điều kiện thanh toán.

6) Vận hành xuất sắc và quản trị rủi ro (on-ground + compliance) - phần HR thường bị hỏi

6.1 Visa/immigration và hồ sơ đoàn (HR-friendly)

Visa là hạng mục nên được quản trị như “critical path”. Một vài mapping phổ biến (nhắc lại: quy định visa thay đổi theo thời điểm, cần kiểm tra lại trước ngày đi, đặc biệt 2 tuần trước khi khởi hành):

• Thailand: công dân Việt Nam thường được miễn visa ngắn ngày theo chính sách hiện hành (cần kiểm tra thời hạn cập nhật).
• Japan: có cơ chế e-visa cho một số trường hợp, phí tham khảo khoảng 32.50 USD và nộp trước theo khung ngày quy định.
• Schengen (Châu Âu): thời gian xử lý thường 15-30 ngày, nên cần buffer và chốt hồ sơ sớm.

Checklist hồ sơ đoàn tối thiểu

• Passport (đúng hạn), bản scan lưu nội bộ theo phân quyền.
• Danh sách đoàn (manifest) và rooming list.
• Liên hệ khẩn cấp, ghi chú y tế/dị ứng.
• Các giấy tờ bổ sung theo yêu cầu từng nước (ảnh, tờ khai, xác nhận công việc).

Điều khoản hợp đồng vendor nên có (để HR “không bị mơ hồ”)

• SLA timeline xử lý hồ sơ và lịch nhắc thiếu giấy tờ.
• Trách nhiệm và phương án khi visa fail (đổi người, đổi tuyến, điều kiện hoàn/hủy).
• Đầu mối phụ trách hồ sơ và kênh cập nhật trạng thái theo tuần.

6.2 Luồng logistics chuẩn cho đoàn 20-50 pax (airport - hotel - venue)

Ngày bay (Departure day) - flow vận hành gợi ý

• Điểm tập trung: quy định giờ có mặt trước 2.5-3 giờ (tùy bay quốc tế và hãng).
• Roll-call 2 lớp: 1 lần tại điểm tập trung, 1 lần trước khi vào security để tránh thất lạc.
• Phân nhóm check-in: chia theo xe/phòng/nhóm để xử lý nhanh.
• Phương án trễ chuyến: kịch bản chuyển chuyến, đổi giờ, thông báo nội bộ theo quy trình escalation.

Đến khách sạn

• Chuẩn hóa rooming list và key distribution (phát thẻ phòng theo nhóm trưởng).
• Buffer check-in: có kế hoạch nếu phòng chưa sẵn sàng (gửi hành lý, hoạt động nhẹ).

Tiêu chuẩn dịch vụ nên “khóa” với vendor/DMC

• Hotline 24/7 suốt hành trình và kênh liên lạc rõ ràng.
• Tỷ lệ nhân sự onsite: gợi ý 1 leader/20-25 pax (tùy tuyến và độ phức tạp).
• Phương án thời tiết xấu: sẵn danh sách điểm thay thế, đổi nhà hàng phù hợp capacity.

6.3 Health, safety và duty of care (những câu HR hay bị hỏi)

Bảo hiểm du lịch đoàn

• Nên có bảo hiểm du lịch phù hợp policy công ty, tham chiếu mức chi trả y tế từ 100 triệu VND trở lên hoặc theo yêu cầu nội bộ.
• Làm rõ quy trình claim và hotline hỗ trợ (ai gọi, ai giữ chứng từ y tế).

Checklist an toàn thực tế

• Danh sách dị ứng/ăn kiêng và “cờ đỏ” sức khỏe (nếu có) để bố trí bữa ăn/hoạt động phù hợp.
• Thuốc cơ bản theo đoàn (say xe, đau đầu, tiêu hóa) theo quy định nội bộ.
• Khuyến nghị nước uống đóng chai, hạn chế nước máy (tùy điểm đến).
• Trang phục business casual (nếu có gala hoặc site visit).
• Adapter, pin dự phòng, eSIM hoặc roaming cho trưởng nhóm.

Compliance & finance (để quyết toán không “kẹt”)

• Làm rõ cơ chế thanh toán theo tiến độ và thời điểm xuất hóa đơn VAT.
• Dự trù pocket money (tham khảo 5-10 triệu VND/người tùy tuyến) và phí quẹt thẻ (có thể phát sinh 3% tùy ngân hàng/điểm chấp nhận).
• Hướng dẫn tipping (nếu tuyến áp dụng) theo mức phù hợp và thống nhất từ trước.
• Biên bản nghiệm thu dịch vụ (để finance dễ quyết toán).

7) Case study framework (1 trang) và 3 case mẫu có số liệu (để HR “có cái kể lại”)

HR thường cần “bằng chứng” để thuyết phục nội bộ và chọn vendor. Một case study 1 trang nên đủ các phần sau để dễ so sánh giữa các phương án.

Template case study 1 trang (gợi ý copy-paste)

• Doanh nghiệp: (ngành, quy mô nhân sự - có thể ẩn tên nếu cần)
• Mục tiêu: team building / incentive / learning trip
• Quy mô: xx pax
• Thời lượng: xN(x+1)Đ
• Điểm đến: quốc gia/thành phố
• Ngân sách: xx triệu VND/người (đã gồm gì)
• KPI kết quả: tỷ lệ tham gia, CSAT/NPS, số incident, tỷ lệ đúng giờ, tỷ lệ hoàn thành hoạt động
• Điểm nổi bật vận hành: timeline visa, chia nhóm, hotline, phương án thời tiết
• Feedback (có consent): 1-2 câu trích dẫn

3 case mẫu (kịch bản tham khảo để HR hình dung)

Case A: Thailand team building 4N5Đ - 40 pax (cost-effective)

• Mục tiêu: gắn kết liên phòng ban + hoạt động nhóm.
• Ngân sách tham khảo: 15-25 triệu VND/người (tùy hạng khách sạn, mùa và giờ bay).
• Module: half-day team building + gala dinner + city experience.
• KPI gợi ý: 95% tham gia hoạt động chính, CSAT 4.5/5, incident nghiêm trọng: 0.

Case B: Japan incentive 5N6Đ - 30 pax (mid-high)

• Mục tiêu: thưởng nhân sự key + tăng retention.
• Ngân sách tham khảo: 30-45 triệu VND/người (tùy mùa và tiêu chuẩn dịch vụ).
• Module: cultural immersion (onsen/retreat) + 1 site visit + award night.
• KPI gợi ý: NPS > 50, tỷ lệ đúng giờ > 90% nhờ chia nhóm và briefing rõ.

Case C: Europe multi-city 6N7Đ - 25 pax (premium incentive)

• Mục tiêu: premium incentive + client entertainment.
• Ngân sách tham khảo: 80-150 triệu VND/người.
• Điểm nhấn: timeline visa chặt, chọn tuyến ít di chuyển để bảo toàn sức khỏe đoàn.
• KPI gợi ý: 0 missed flight/connection, CSAT > 4.6/5.

Nếu bạn muốn xem thêm câu chuyện thật và hình ảnh đoàn (để tăng độ tin cậy khi trình nội bộ), tham khảo: Real Stories - Hình Ảnh & Câu Chuyện Thật.

8) Bộ công cụ & template (tải về) + hướng dẫn dùng trong 6-8 tuần

Một bộ template tốt sẽ giúp HR tiết kiệm rất nhiều thời gian “đi nhắc người khác” và giảm sai sót dữ liệu. Đây là danh sách asset khuyến nghị để HR triển khai như một mini-PMO.

Download pack nên có

• Checklist HR chuẩn bị tour công ty nước ngoài (Sheet): cột Owner - Deadline - Status - Notes.
• Form khảo sát nhân viên: availability, điểm đến ưu tiên, dietary/allergy, thông tin hộ chiếu.
• Email template chốt danh sách: kèm policy no-show và deadline freeze list.
• Briefing deck template: lịch trình, hành lý, quy định giờ giấc, văn hóa ứng xử, số khẩn cấp.

Cách dùng trong 6-8 tuần (để không “vỡ trận”)

• Ai update checklist: HR Owner cập nhật hàng tuần; vendor cập nhật trạng thái booking/visa theo SLA.
• Tần suất update: tối thiểu 1 lần/tuần, và tăng lên 2-3 lần/tuần trong 2 tuần cuối.
• Cách xuất báo cáo cho sếp: 1 trang gồm timeline, rủi ro đỏ (red flags), % hoàn thành, ngân sách đã khóa.

8.1 Risk register mini (1 trang) cho outbound đoàn 20-50 pax

Bạn có thể gửi risk register này cho sếp/finance để chứng minh “đã có kế hoạch kiểm soát”.

• Visa delay/visa fail: Owner HR + vendor; Mitigation: buffer 2 tuần, freeze list sớm; Trigger: thiếu hồ sơ sau deadline.
• Flight disruption: Owner vendor; Mitigation: chọn giờ bay an toàn, phương án đổi chuyến; Trigger: hãng đổi giờ, delay dài.
• Weather: Owner vendor; Mitigation: điểm thay thế trong nhà, đổi thứ tự lịch trình; Trigger: mưa bão/cảnh báo thời tiết.
• Medical: Owner trưởng đoàn + vendor; Mitigation: bảo hiểm, hospital mapping; Trigger: tai nạn/sốt cao/ngộ độc.
• Vendor failure: Owner procurement; Mitigation: hợp đồng SLA, điều khoản bồi hoàn; Trigger: không đáp ứng dịch vụ theo cam kết.
• Compliance/invoice: Owner finance; Mitigation: checklist chứng từ + nghiệm thu; Trigger: thiếu VAT invoice/bảng kê.

Mốc kiểm tra bắt buộc trước ngày đi 2 tuần: cập nhật quy định visa, xác nhận giờ bay, kiểm tra tỷ giá và phụ phí, chốt danh sách cuối cùng để khóa ngân sách.

9) FAQ cho HR Manager (Consideration - trả lời thẳng nỗi lo)

9.1 Timeline tối thiểu để tổ chức outbound 30-50 pax là bao lâu? Khi nào cần chốt danh sách?

Khuyến nghị timeline 6-8 tuần để có đủ thời gian khảo sát, chọn vendor, thu hồ sơ, xử lý visa và khóa vé/phòng. Mốc “freeze list” nên chốt bản nháp vào Week 2 và chốt chính thức trước khi booking (thường Week 5-6). Với các điểm đến cần visa lâu (ví dụ Schengen), nên kéo timeline lên sớm hơn.

9.2 Nếu có nhân viên rớt visa hoặc no-show thì xử lý sao để không vỡ budget?

Có 3 lớp kiểm soát: (1) buffer 2 tuần và phân luồng hồ sơ rủi ro từ Week 4, (2) có danh sách dự phòng (waitlist) để thay nhanh, (3) policy no-show nội bộ và điều khoản hợp đồng với vendor về điều kiện đổi tên/hoàn hủy. Điều quan trọng là truyền thông chính sách từ sớm (Week 2-3) để tránh “đến sát ngày mới báo”.

9.3 Cần những chứng từ gì để quyết toán và xuất hóa đơn VAT?

Tối thiểu nên có: hợp đồng, hóa đơn VAT theo tiến độ hoặc theo thỏa thuận, bảng kê dịch vụ, biên bản nghiệm thu, chứng từ phát sinh (nếu có) và báo cáo tổng hợp sau tour. Trước khi ký hợp đồng, HR nên phối hợp finance chốt rõ thời điểm xuất VAT và điều kiện thanh toán để không bị kẹt thủ tục.

9.4 Nếu có sự cố y tế hoặc trễ chuyến, ai chịu trách nhiệm?

HR nên yêu cầu rõ “một đầu mối chịu trách nhiệm” từ phía vendor (Account Manager/Tour Leader) và quy trình escalation 24/7. Trên thực tế, xử lý sự cố tốt cần 3 phần: bảo hiểm phù hợp, hotline phản hồi nhanh, và phân vai nội bộ (HR owner - trưởng đoàn - finance) để ra quyết định kịp thời.

Bước tiếp theo: chọn phương án và chốt tiến độ

Nếu bạn đang ở giai đoạn “consideration” và cần một bộ hồ sơ đủ rõ để trình sếp/board, cách làm hiệu quả nhất là bắt đầu từ checklist và timeline, sau đó mới chốt điểm đến và cấu hình chương trình theo ngân sách.

Để tìm thêm các bài hướng dẫn và quy trình dành cho tour công ty, bạn có thể xem chuyên mục: Tour công ty & team building. Nếu cần kiểm tra năng lực và pháp nhân nhà cung cấp trước khi làm việc, tham khảo: Hồ Sơ Công Ty TNHH Đồng Thị và Về Dong Thi Travel.

Lưu ý cập nhật 2026: Quy định visa, giá vé bay, phụ phí nhiên liệu và tỷ giá có thể thay đổi. HR nên thực hiện mốc “kiểm tra 2 tuần trước ngày đi” để khóa thông tin và ngân sách theo dữ liệu mới nhất.