Budget tour công ty: cách tính min pax & range 10-50 người

Budget tour công ty tính như thế nào từ bao nhiêu người là câu hỏi làm Admin/Secretary “kẹt” nhanh nhất khi sếp cần duyệt ngân sách, còn headcount thì chưa chốt. Nếu không hiểu logic tính giá theo đoàn, bạn sẽ rất khó giải thích vì sao báo giá thay đổi theo số người, vì sao cần đặt cọc sớm, và khoản nào dễ phát sinh. Bài viết này (cập nhật 2026) tóm tắt cách ngành outbound/MICE tại Việt Nam thường tính giá theo chi phí biến đổi + chi phí cố định chia đầu khách, kèm ngưỡng tối thiểu 10-15 pax, range ngân sách 10-50 pax, timeline chuẩn, và bộ checklist chứng từ (hợp đồng, VAT, email confirm) để bạn gửi sếp phê duyệt nhanh, rõ ràng.

Xem thêm bài viết về Tour công ty - team building | Trang Tour Doanh Nghiệp - Company Trip

Mục tiêu bài viết: Sau khi đọc xong, bạn có thể (1) giải thích với sếp cách tính budget theo đoàn, (2) đề xuất “min pax” hợp lý, (3) xin duyệt ngân sách theo 2 option (tiết kiệm/tiêu chuẩn), và (4) chốt quy trình chứng từ để kế toán/HR không bị trả hồ sơ.

Dành cho: Admin/Secretary được giao tìm tour outbound cho công ty (incentive, meeting, team building, hội nghị, khen thưởng).

1) Logic thị trường: Vì sao giá tour công ty “chia theo đoàn” và càng đông càng dễ tối ưu?

Trong outbound/MICE, báo giá gần như luôn dựa trên nguyên tắc tách 2 nhóm chi phí: (1) chi phí biến đổi theo từng khách và (2) chi phí cố định theo cả đoàn. Tổng chi phí cố định sẽ được chia đều theo số khách, vì vậy khi headcount tăng, giá/khách có xu hướng giảm (do “dilution” chi phí cố định).

1.1 Chi phí biến đổi (per pax) thường gồm: vé máy bay/thuế phí, khách sạn (theo hạng phòng), ăn uống theo set/nhà hàng, vé tham quan, bảo hiểm du lịch, phí visa theo người (nếu áp theo hồ sơ), quà tặng theo người…

1.2 Chi phí cố định (per group) thường gồm: xe/điều phối/leader/HDV theo đoàn, set-up team building, âm thanh ánh sáng, MC, backdrop, phí thuê venue theo gói, chi phí tổ chức gala theo gói, phí vận hành đoàn (logistics, hotline), một số phí permit/booking theo đoàn…

1.3 Từ bao nhiêu người thì “làm được” tour outbound công ty?

Thực tế triển khai cho thấy mốc an toàn phổ biến là 10-15 pax. Dưới mốc này, chi phí cố định chia ra quá cao - tour dễ đội giá/khách hoặc đơn vị tổ chức phải “gồng” rủi ro. Với đoàn 15-30 pax, chi phí cố định được chia hợp lý, dễ tối ưu khách sạn - xe - chương trình. Từ 30 pax trở lên, khả năng đàm phán với nhà cung cấp tốt hơn, giá/khách thường giảm đáng kể nếu lịch trình không quá phức tạp.

1.4 Range ngân sách tham chiếu (2026) để bạn trình sếp

Với tour công ty outbound 5-7 ngày (ví dụ Đông Nam Á, tiêu chuẩn phổ thông đến khá), có thể tham chiếu:

- Net cost (giá thành): khoảng 15-25 triệu/khách cho đoàn tầm 20 pax (tùy mùa, vé bay, hạng khách sạn, mức ăn, hoạt động MICE).

- Giá bán thường cộng chi phí bán hàng + lợi nhuận tham chiếu 20-30% và VAT 10% (nếu xuất VAT đầy đủ) - tổng khoảng 18-35 triệu/khách.

Lưu ý để nói rõ với sếp: Con số trên là range tham chiếu. Giá thực tế phụ thuộc mùa cao điểm/thấp điểm, tỷ giá, giá nhiên liệu, quota vé, và chính sách khách sạn theo thời điểm.

1.5 Timing ảnh hưởng rất mạnh đến giá

Để “lock rate” tốt và giảm rủi ro phụ thu cao điểm, nên bắt đầu quy trình xin báo giá và giữ dịch vụ trước 3-6 tháng, đặc biệt nếu đoàn đi vào mùa cao điểm hoặc cần venue hội họp/gala vào cuối tuần.

2) Cách tính budget tour công ty: công thức + ví dụ để bạn copy vào báo cáo

2.1 Công thức chuẩn (dễ trình bày, dễ kiểm)

Công thức giá thành/khách:

Giá thành/khách = Chi phí biến đổi/khách + (Tổng chi phí cố định/đoàn / Số khách)

Công thức giá bán/khách:

Giá bán/khách = Giá thành/khách + Chi phí bán hàng + Lợi nhuận + VAT (nếu xuất)

Khi xin duyệt nội bộ, bạn có thể trình theo 2 lớp:

- Net budget (ước tính) để sếp hiểu chi phí thực.

- Giá bán trọn gói (có VAT) để kế toán dễ đối chiếu hóa đơn, hợp đồng.

2.2 Ví dụ nhanh: cùng chương trình nhưng 15 pax vs 30 pax (vì sao “đông giảm giá”)

Giả sử chương trình 5 ngày Đông Nam Á, chi phí biến đổi ước tính 16.000.000đ/khách (vé bay, khách sạn, ăn, vé tham quan cơ bản...). Chi phí cố định theo đoàn (xe, HDV, điều phối, set-up hoạt động theo đoàn...) là 120.000.000đ/đoàn.

Trường hợp A - 15 khách: chi phí cố định/khách = 120.000.000 / 15 = 8.000.000đ → giá thành/khách = 16.000.000 + 8.000.000 = 24.000.000đ.

Trường hợp B - 30 khách: chi phí cố định/khách = 120.000.000 / 30 = 4.000.000đ → giá thành/khách = 16.000.000 + 4.000.000 = 20.000.000đ.

Chỉ riêng “chia chi phí cố định”, chênh lệch đã là 4.000.000đ/khách. Nếu đoàn 30 pax còn đàm phán tốt hơn với khách sạn/nhà hàng, mức giảm thực tế có thể rõ hơn. Đây là cách giải thích ngắn gọn nhất để sếp hiểu vì sao headcount quyết định giá.

2.3 Cách tính “min pax” (hòa vốn) để đưa điều kiện vào email chào giá

Khi bạn chưa chốt người, điều quan trọng nhất là đề xuất ngưỡng tối thiểu để không phát sinh “phụ thu đoàn ít”. Bạn có thể dùng logic hòa vốn đơn giản:

Min pax (hòa vốn) = Tổng chi phí cố định / (Giá bán dự kiến - Chi phí biến đổi/khách)

Trong thực tế, đơn vị tổ chức sẽ tính kỹ hơn (vì còn chi phí bán hàng, rủi ro tỷ giá, time limit vé...). Nhưng với Admin/Secretary, công thức này đủ để:

- đặt điều kiện “báo giá áp dụng cho đoàn từ X khách”,

- và chuẩn bị phương án nếu headcount thấp (phụ thu, đổi loại xe, giảm hạng khách sạn, tối giản hoạt động fixed-cost).

2.4 Các khoản “hay quên” làm ngân sách bị vỡ

Bạn có thể copy list này vào email hỏi nhà tour để tránh thiếu sót:

• Phụ thu phòng đơn (single supplement) nếu số người lẻ hoặc có người muốn ở 1 mình.
• Phí đón/tiễn ngoài giờ (early/late), thay đổi điểm đón ngoài kế hoạch.
• Gala dinner: phí set-up, âm thanh ánh sáng, MC, backdrop, photographer/videographer (nếu có).
• Team building: vật dụng trò chơi, MC hoạt náo, thuê bãi, permit (tùy điểm).
• Tip cho tài xế/HDV/porter (tùy tuyến và thỏa thuận).
• Visa/processing (nếu tuyến yêu cầu), phụ thu hồ sơ gấp.
• Bảo hiểm du lịch mức quyền lợi phù hợp cho đoàn công ty.
• VAT 10% (nếu công ty cần hóa đơn VAT để quyết toán).

3) Bảng so sánh phương pháp định giá (vì sao 2 nhà cung cấp báo khác nhau?)

Bạn có thể gửi phần này cho sếp/kế toán để thống nhất: báo giá khác nhau không chỉ vì “đắt rẻ”, mà do phương pháp định giá và cách phân bổ rủi ro (tỷ giá, fuel, time limit vé, điều kiện min pax).

4) Bảng range ngân sách theo headcount (10-50 pax) để trả lời nhanh cho sếp

Bảng dưới đây giúp bạn trả lời nhanh câu hỏi “Budget tour công ty tính như thế nào từ bao nhiêu người” theo đúng logic chi phí cố định chia đầu khách. Đây là range tham chiếu phổ biến cho tour outbound 5-7 ngày (chất lượng phổ thông đến khá), cần chốt lại theo tuyến, mùa, và tiêu chuẩn khách sạn.

Mini-scenario để bạn giải thích với sếp: cùng tour 5 ngày Đông Nam Á, đoàn 10 pax có thể khoảng 30 triệu/khách, đoàn 30 pax có thể khoảng 18 triệu/khách (mức chênh lớn chủ yếu do chi phí cố định chia lại và khả năng đàm phán tốt hơn khi đông người). Con số này sẽ thay đổi theo mùa và tuyến bay, nhưng logic “chia fixed cost” là ổn định.

5) Ý tưởng chương trình MICE/outbound “dễ fit” ngân sách (để bạn chốt phạm vi trước khi xin báo giá)

Khi xin báo giá, nếu scope mơ hồ (vừa muốn họp, vừa muốn team building, vừa muốn chơi nhiều điểm), báo giá sẽ “dao động” mạnh. Cách nhanh nhất là chọn format khung 5-7 ngày và xác định phần nào là fixed cost theo đoàn.

5.1 Format 6N5Đ/5N4Đ dễ duyệt (gợi ý khung)

• Ngày 1: Bay - nhận phòng - city highlights nhẹ - welcome dinner.
• Ngày 2: Meeting/Hội thảo nửa ngày + tham quan nửa ngày.
• Ngày 3: Team building (thường có phần fixed cost: MC, set-up, xe theo đoàn) + ăn tối tự chọn hoặc set menu.
• Ngày 4: Free time có kiểm soát hoặc shopping + hoạt động nhóm nhỏ.
• Ngày 5: Gala dinner/Company night (thường là fixed cost theo gói) + vinh danh.
• Ngày 6: Trả phòng - bay về.

5.2 Gợi ý điểm đến “dễ báo giá” cho outbound MICE (tham chiếu)

Bạn có thể bắt đầu từ các tuyến phổ biến để dễ chốt ngân sách và tần suất bay tốt:

• Singapore: thuận lợi cho meeting - venue chuẩn, chương trình gọn. Gợi ý khu Sentosa cho hoạt động nhóm (chi phí set-up thường theo đoàn).
• Malaysia: dễ kết hợp city + resort, có Genting phù hợp hoạt động tập thể, chi phí theo đoàn khá rõ.
• Thái Lan: nhiều lựa chọn khách sạn và nhà hàng cho gala, range giá rộng, dễ ra 2 option tiết kiệm/tiêu chuẩn.

Nếu bạn đang cân nhắc tuyến cụ thể, có thể tham khảo nhanh các trang điểm đến để thống nhất kỳ vọng nội bộ:

Xem tour Singapore | Xem tour Thái Lan | Xem tour Bali | Xem tour Korea

5.3 Multi-country có giúp tiết kiệm không?

Một số tuyến 2 nước (ví dụ Singapore - Malaysia, Thailand - Cambodia) có thể tối ưu trải nghiệm, nhưng chi phí logistics tăng (di chuyển, thủ tục, phân bổ thời gian). Cách quyết định nhanh:

• Nếu mục tiêu là incentive + trải nghiệm: multi-country đáng cân nhắc.
• Nếu mục tiêu là họp + vinh danh + team building trong ngân sách chặt: ưu tiên 1 nước, giảm di chuyển, tối ưu fixed cost.

5.4 6 thông tin đầu vào giúp bạn nhận báo giá nhanh (không hỏi đi hỏi lại)

• Điểm đến/tuyến (1 nước hay 2 nước).
• Khung ngày đi (dự kiến) và số ngày.
• Headcount dự kiến và biên độ (ví dụ: 22-28 pax).
• Rooming dự kiến: twin bao nhiêu, single bao nhiêu (để tính đúng phụ thu phòng đơn).
• Mục tiêu chương trình: incentive/meeting/team building/gala (tick rõ).
• Ngân sách trần: theo “giá/khách” hay “tổng ngân sách”, có yêu cầu VAT không.

6) Tools & template để ra budget trong 30-60 phút (dành cho Admin/Secretary)

6.1 Cấu trúc file Excel tối ưu cho việc xin duyệt

Bạn không cần file quá phức tạp, nhưng nên có 3 sheet tối thiểu:

• Sheet 1 - Input: tuyến, ngày, tiêu chuẩn khách sạn, headcount, rooming.
• Sheet 2 - Cost breakdown: tách “biến đổi/khách” và “cố định/đoàn”.
• Sheet 3 - Scenario: tự động chia theo 10/15/20/30/50 pax + dòng VAT + buffer.

Tip quản trị phiên bản (rất quan trọng): đặt tên file theo ngày và trạng thái, ví dụ: “SG_MY-6N5D-OptionA-25pax-2026-03-12-v3.xlsx”. Khi sếp hỏi “bản nào mới nhất”, bạn trả lời ngay.

6.2 “Bảng budget trình sếp” gói gọn 1 trang nên có gì?

• Mục tiêu chuyến đi (incentive/meeting/team building).
• Option A (tiết kiệm) và Option B (tiêu chuẩn): giá/khách và tổng ngân sách.
• Điều kiện áp dụng: min pax, deadline giữ chỗ, điều kiện tăng/giảm người.
• Inclusions/Exclusions (bao gồm/không bao gồm) để tránh “kỳ vọng khác nhau”.
• Rủi ro giá: tỷ giá, fuel surcharge, peak season, time limit vé.

6.3 Quy trình email xin báo giá để “ra quyết định nhanh”

• Email 1: gửi 6 thông tin đầu vào + yêu cầu báo 2 option + yêu cầu nêu rõ min pax + deadline giữ chỗ.
• Email 2: nhận breakdown net và hỏi lại các khoản “hay quên” (single supp, tip, VAT, gala set-up).
• Email 3: chốt option + xin “booking confirmation” + lịch thanh toán + danh sách chứng từ xuất cho công ty.

7) Timeline chuẩn T-6 tháng đến T-0 (để bạn không bị trễ deadline)

Bạn có thể copy nguyên timeline này đưa vào plan nội bộ. Mỗi mốc nên có “đầu ra” (deliverable) để báo cáo sếp.

T-6 đến T-4 tháng: chốt khung và xin báo giá

• Chọn 1-2 điểm đến + khung ngày đi + mục tiêu chuyến đi.
• Xin 2-3 báo giá, yêu cầu có min pax và deadline giữ dịch vụ.
• Giữ option khách sạn/venue (nếu được) để tránh hết chỗ.
• File báo sếp: 1 trang scope + range ngân sách + rủi ro mùa cao điểm.

T-90 đến T-60: đặt cọc và mở danh sách khách

• Chốt option, ký hợp đồng/đặt cọc theo tiến độ.
• Mở form thu thông tin khách (họ tên, ngày sinh, passport, số điện thoại, yêu cầu ăn uống).
• Nếu tuyến cần visa: bắt đầu chuẩn bị hồ sơ theo checklist.
• File báo sếp: budget update + payment schedule + danh sách khách tạm.

T-45 đến T-30: chốt itinerary chi tiết và dịch vụ MICE

• Chốt run sheet theo giờ (di chuyển, meeting, team building, gala).
• Chốt venue, set menu, cấu hình gala/team building.
• Nhắc rõ phụ thu cao điểm (nếu rơi vào lễ/tết/cuối tuần).
• File báo sếp: itinerary + inclusions/exclusions + rủi ro phát sinh và phương án.

T-21 đến T-14: chốt headcount dự kiến và xuất invoice cọc

• Chốt headcount “dự kiến” để giữ vé/giữ phòng.
• Xuất invoice/hóa đơn điện tử cho khoản cọc (nếu công ty cần chứng từ thanh toán).
• Thu tiền nội bộ (nếu công ty thu từ nhân sự tham gia).
• File báo sếp: headcount update + invoice cọc + điều kiện đổi/hủy.

T-7: chốt rooming list, vé máy bay, briefing

• Chốt rooming list: ai ở twin, ai ở single (để khóa phụ thu).
• Chốt vé máy bay (nhiều trường hợp cần thanh toán 100% để xuất vé).
• Phát briefing: hành lý, giờ tập trung, quy định đoàn, hotline.
• File báo sếp: final services confirmation + danh sách đoàn + timeline ngày bay.

T-48 giờ: reconfirm vận hành

• Reconfirm điểm đón/giờ đón, số lượng khách thực tế.
• Tạo nhóm chat vận hành (Zalo/Line/WeChat tùy đoàn), gửi hotline 24/7.
• File báo sếp: run sheet cuối + số hotline + trưởng đoàn.

8) Quản trị rủi ro ngân sách: 4 điểm cần chốt “bằng văn bản” để tránh phát sinh

8.1 Rủi ro thay đổi headcount (nguyên nhân phát sinh số 1)

Cách xử lý rõ ràng nhất là đưa vào proposal/hợp đồng:

• Min pax áp dụng báo giá (ví dụ: giá áp dụng từ 20 pax).
• Nếu dưới min pax: phương án A (phụ thu/khách), hoặc phương án B (đổi cấu hình xe/giảm hoạt động fixed cost).
• Điều kiện đặt cọc để giữ vé/giữ phòng. Với vé máy bay đoàn, thường cần cọc cao hoặc thanh toán sớm để khóa chỗ.

8.2 Rủi ro mùa cao điểm, fuel surcharge, tỷ giá

• Đề xuất thêm buffer 5-10% (nêu rõ là “dự phòng rủi ro giá”).
• Trong báo giá cần có dòng: “Rate valid until…” (hiệu lực báo giá đến ngày nào).
• Nếu thanh toán chia nhiều đợt, nên chốt rõ khoản nào “fix” và khoản nào “theo xác nhận cuối”.

8.3 Rủi ro phòng đơn và đoàn lẻ (odd number)

Phòng đơn là khoản rất dễ “vỡ budget” nếu phát sinh phút chót. Thông lệ phụ thu phòng đơn có thể cao (tùy tuyến và mùa). Cách giảm rủi ro:

• Chốt sớm ai chắc chắn ở phòng đơn.
• Khuyến nghị “twin share” nội bộ hoặc sắp xếp ghép phòng theo chính sách công ty.
• Không để rooming list thay đổi sau T-7 nếu muốn tránh phụ thu.

8.4 Rủi ro hủy/đổi sát ngày

Khung phí hủy thường tăng rất nhanh theo thời điểm (đặc biệt khi đã xuất vé/đã xác nhận khách sạn). Để “đỡ đau” khi phát sinh, bạn nên:

• Xin sẵn điều kiện hủy/đổi bằng văn bản ngay từ lúc nhận proposal.
• Chốt danh sách sớm, tránh “treo” số lượng đến phút chót.
• Xem xét bảo hiểm phù hợp (tùy chính sách công ty).

9) Logistics vận hành: Admin cần nhận những gì để đoàn chạy trơn tru?

Nếu mục tiêu là “đi đúng kỳ vọng, đáng tiền”, Admin cần đòi đủ bộ xác nhận dịch vụ trước ngày khởi hành. Đây cũng là bằng chứng để sếp yên tâm và kế toán quyết toán.

9.1 Luồng confirm dịch vụ (nên yêu cầu gửi email)

• Email xác nhận vé máy bay/booking code và điều kiện hành lý.
• Email xác nhận khách sạn (tên khách sạn, loại phòng, số đêm, giờ check-in/out).
• Xác nhận venue meeting/gala (thời lượng, set-up, menu, thiết bị).
• Run sheet đón tiễn (giờ, điểm, người phụ trách, hotline).

9.2 Thanh toán và chứng từ (đúng pain point kế toán)

• Lịch thanh toán: cọc - các đợt - thanh toán còn lại (ghi rõ ngày).
• Khoản nào thường phải trả trước 100%: vé máy bay/đặt vé theo time limit.
• Thông tin xuất VAT: tên công ty, MST, địa chỉ, email nhận hóa đơn điện tử.
• Đối chiếu: tên công ty trên hợp đồng, invoice, và thông tin người đại diện ký.

Bạn có thể xem trước các lưu ý về thanh toán để làm đúng quy trình nội bộ:

Điều kiện thanh toán | Hồ sơ Công ty TNHH Đồng Thị

9.3 Checklist vận hành ngày đi (copy dùng ngay)

• Danh sách đoàn final + scan passport (lưu cloud và bản offline).
• Giờ tập trung và “buffer” 15-30 phút (đoàn càng đông càng cần buffer).
• Phân công trưởng đoàn/nhóm trưởng.
• Nhóm chat vận hành + hotline 24/7 + quy tắc liên lạc (ai báo ai khi trễ giờ).
• Baggage tags, danh sách số ghế xe (nếu có), thuốc cơ bản theo đoàn.

10) Case framework để Admin “ghi điểm” (mẫu báo cáo trước - sau)

Bạn không cần case study dài. Chỉ cần 1 trang “trước - sau” theo cấu trúc dưới đây, sếp sẽ rất dễ duyệt và dễ đánh giá hiệu quả:

Khung mẫu (copy dùng ngay):

• Điểm đến - thời lượng: Singapore/Malaysia 6N5Đ
• Mục tiêu: incentive + 1 buổi meeting + team building + gala dinner
• Headcount: dự kiến 18-22 pax, chốt 25 pax
• Tác động tới giá: chốt 25 pax giúp giảm chi phí cố định/khách so với 18 pax (xe/HDV/set-up chia lại)
• Deliverables nhận được: proposal 2 option, budget 1 trang, timeline, email confirm dịch vụ, bộ chứng từ VAT
• Chỉ số sau tour: tổng chi = budget, không phát sinh, đúng giờ theo run sheet, phản hồi nội bộ

Phân vai rõ ràng để tránh “đùn việc”:

• Admin/Secretary: thu headcount, chốt rooming, theo dõi payment, xin duyệt nội bộ, lưu hồ sơ.
• Đơn vị vận hành (DMC/tour operator): giữ chỗ, đàm phán nhà cung cấp, phát hành xác nhận dịch vụ, điều phối đoàn, xử lý phát sinh tại chỗ.

11) Bộ template và hồ sơ Admin nên xin từ đơn vị tổ chức (đủ để duyệt - kế toán - vận hành)

11.1 Danh sách template nên yêu cầu cung cấp

• Mẫu hợp đồng tour công ty (có điều khoản min pax, điều kiện hủy/đổi).
• Phụ lục dịch vụ (inclusions/exclusions, tiêu chuẩn khách sạn, bữa ăn, hoạt động MICE).
• Mẫu hóa đơn VAT/hóa đơn điện tử (để kế toán đối chiếu format).
• Mẫu email booking confirmation (vé bay/khách sạn/venue).
• Mẫu timeline thanh toán và timeline chốt danh sách.
• Form thu thông tin khách và rooming list.

11.2 Gợi ý “1 folder gửi sếp” (đúng kiểu sếp cần)

• 01_Proposal (Option A/B)
• 02_Budget 1 trang (giá/khách, tổng, VAT, buffer)
• 03_Terms (min pax, hủy/đổi, hiệu lực báo giá)
• 04_Payment schedule
• 05_Risk notes (peak season, tỷ giá, headcount)
• 06_Approval form nội bộ (nếu công ty có)

12) FAQ (đúng câu hỏi Admin/Secretary hay bị hỏi)

1) Tối thiểu bao nhiêu người thì tour công ty outbound không bị “đội giá”?
Thông thường nên từ 10-15 pax trở lên. Đoàn 15-30 pax là dải tối ưu để chia chi phí cố định hợp lý. Nếu dưới min pax, nên có phương án phụ thu hoặc điều chỉnh cấu hình dịch vụ (xe/hoạt động theo đoàn).

2) Budget tour công ty tính như thế nào từ bao nhiêu người để xin duyệt nhanh?
Trình sếp theo công thức: Giá thành/khách = biến đổi/khách + (cố định/đoàn / số khách). Sau đó đưa bảng range theo 10-14, 15-29, 30+ và xin duyệt theo 2 option (tiết kiệm/tiêu chuẩn) kèm min pax.

3) VAT xuất thế nào, cần thông tin gì để xuất đúng tên công ty?
Bạn chuẩn bị: Tên công ty, MST, địa chỉ, email nhận hóa đơn điện tử, và đầu mối nhận hóa đơn. Nên đối chiếu 3 điểm: tên công ty trên hợp đồng - invoice - phiếu thu/ủy nhiệm chi.

4) Cần ký những giấy tờ gì?
Tối thiểu gồm hợp đồng và phụ lục dịch vụ (bao gồm/không bao gồm, điều kiện min pax, hủy/đổi, lịch thanh toán). Khi cần, có thêm biên bản nghiệm thu sau tour để chốt hồ sơ nội bộ.

5) Confirm booking có email không? Giữ chỗ bao lâu?
Nên yêu cầu email confirmation cho các dịch vụ chính (vé bay/khách sạn/venue). Thời hạn giữ chỗ phụ thuộc time limit của hãng bay và chính sách khách sạn, vì vậy cần có dòng “rate valid until” và deadline đặt cọc.

6) Nếu chốt headcount trễ thì rủi ro gì?
Rủi ro thường gặp: hết quota vé giá tốt, phụ thu mùa cao điểm, hết phòng/không đúng hạng phòng, tăng phụ thu phòng đơn. Vì vậy timeline T-21, T-7 và T-48h là các mốc cần “khóa” danh sách.

7) Trẻ em tính giá ra sao? Phòng đơn phụ thu thế nào?
Tùy tuyến và chính sách dịch vụ, giá trẻ em thường thấp hơn người lớn theo nhóm tuổi, và phụ thu phòng đơn áp dụng khi 1 người ở 1 phòng hoặc đoàn lẻ. Khi xin báo giá, bạn nên yêu cầu thể hiện rõ policy theo tuổi và điều kiện giường phụ.

13) Quy trình làm việc với Dong Thi Travel (để bạn yên tâm về đầu mối và chứng từ)

Với tour công ty outbound, mục tiêu của Dong Thi Travel là giúp bạn “đặt đúng, rõ ràng, đúng kỳ vọng” và có đủ hồ sơ để duyệt nội bộ - kế toán - vận hành.

Quy trình chuẩn:

• Bước 1: Bạn gửi 6 thông tin đầu vào (điểm đến, ngày, số khách, tiêu chuẩn, mục tiêu, ngân sách trần).
• Bước 2: Dong Thi phản hồi 2 option (tiết kiệm/tiêu chuẩn) + min pax + deadline giữ chỗ.
• Bước 3: Chốt option - ký hợp đồng - đặt cọc theo lịch.
• Bước 4: Chốt danh sách/rooming - phát hành xác nhận dịch vụ - briefing.
• Bước 5: Vận hành đoàn - nghiệm thu sau tour (nếu cần) - hoàn thiện chứng từ.

Bạn có thể xem thêm thông tin doanh nghiệp và kênh liên hệ chính thức tại:

Về Dong Thi Travel | Hồ sơ công ty | Liên hệ tư vấn

Gợi ý bước tiếp theo (để bạn chốt việc nhanh): Bạn nhắn “điểm đến - ngày đi - headcount dự kiến - ngân sách trần - có cần VAT không” và deadline sếp yêu cầu. Dong Thi Travel sẽ trả bạn 2 option kèm bảng range theo số người và checklist chứng từ để bạn gửi sếp duyệt ngay.