Tổ chức tiệc tất niên công ty: kế hoạch, timeline và các hạng mục chi phí
Một buổi tiệc tất niên công ty suôn sẻ thường được quyết định từ sớm, ở bốn điểm: ngày tổ chức, số khách, hình thức và ngân sách theo đầu người. Cuối năm là mùa cao điểm, nhà hàng, khách sạn và resort kín lịch nhanh, nên khuyến nghị của Dong Thi là chốt địa điểm ít nhất 6 tuần trước, tốt nhất 8–10 tuần.
Trang này gồm ba hình thức tất niên phổ biến, timeline chuẩn bị theo tuần, các hạng mục chi phí cần dự trù và chứng từ cần có để quyết toán.
Bước 1: Chọn hình thức tất niên phù hợp
Hình thức quyết định gần như mọi hạng mục còn lại: địa điểm, thời gian, có cần xe và phòng nghỉ hay không. Doanh nghiệp thường chọn một trong ba cách dưới đây.
| Hình thức | Phù hợp khi | Cần lo thêm |
|---|---|---|
| Tiệc một buổi tối trong thành phố (nhà hàng, sảnh tiệc khách sạn) | Muốn đông đủ nhân viên, ngân sách gọn, không ảnh hưởng ngày làm việc | Sân khấu, âm thanh ánh sáng, chương trình, xe về cho nhân viên ở xa |
| Tất niên kết hợp nghỉ dưỡng 2–3 ngày (year end party ở resort) | Muốn vừa tổng kết vừa thưởng cho đội ngũ, gắn kết sau một năm | Xe hoặc vé máy bay, phòng khách sạn, gala dinner, hoạt động ban ngày |
| Hội nghị tổng kết kèm tiệc tối | Cần phần họp, khen thưởng, kế hoạch năm mới trước khi vào tiệc | Phòng họp, thiết bị trình chiếu, lịch trình hai phần trong ngày |
Nếu chọn tất niên kết hợp chuyến đi, các điểm đến 2–3 ngày gần TP.HCM được tổng hợp tại tất niên kết hợp du lịch 2–3 ngày.
Bước 2: Lập timeline chuẩn bị theo tuần
Timeline dưới đây tính ngược từ ngày tổ chức. Với tất niên kết hợp chuyến đi, nên bắt đầu sớm hơn vì phải giữ phòng và vé cho cả đoàn.
| Thời điểm | Việc cần chốt |
|---|---|
| 8–10 tuần trước | Ngày tổ chức, số khách dự kiến, hình thức, ngân sách theo đầu người; xin duyệt nội bộ |
| 6–8 tuần trước | Chọn và đặt cọc địa điểm; với chuyến đi: giữ phòng, xe hoặc vé |
| 4–6 tuần trước | Chủ đề, kịch bản chương trình, người dẫn chương trình, tiết mục, cơ cấu khen thưởng |
| 3–4 tuần trước | Gửi thư mời, chốt danh sách tham dự, đăng ký phòng ở và xe đưa đón nếu có |
| 1–2 tuần trước | Backdrop, trang trí, quà và giải bốc thăm; chốt thực đơn; sơ đồ bàn |
| 2–3 ngày trước | Báo số khách cuối cùng cho địa điểm; chạy thử âm thanh, trình chiếu; phân công người phụ trách từng phần |
| Sau sự kiện | Đối chiếu số khách thực tế, nhận hoá đơn VAT, quyết toán |
Bước 3: Dự trù các hạng mục chi phí
Chi phí tất niên thường tính theo đầu người cho phần ăn uống, cộng các hạng mục trọn gói cho cả buổi. Liệt kê đủ hạng mục ngay từ đầu giúp tránh phát sinh khi gần ngày.
| Hạng mục | Cách tính thường gặp | Lưu ý |
|---|---|---|
| Địa điểm và ẩm thực | Theo đầu người hoặc theo bàn | Hỏi rõ số khách tối thiểu, phí phát sinh nếu vượt giờ |
| Sân khấu, âm thanh, ánh sáng, màn hình | Trọn gói theo buổi | Kiểm tra thiết bị địa điểm có sẵn trước khi thuê ngoài |
| Người dẫn chương trình, tiết mục | Theo buổi hoặc theo tiết mục | Gửi kịch bản sớm để thống nhất thời lượng |
| Backdrop, trang trí, in ấn thư mời | Trọn gói theo thiết kế | Chốt nội dung trước khi in, tránh in lại |
| Quà, giải thưởng, bốc thăm | Theo số lượng | Tách riêng ngân sách khen thưởng và ngân sách quà |
| Xe đưa đón | Theo chuyến hoặc theo ngày | Tính cả chiều về muộn sau tiệc |
| Phòng nghỉ (nếu tổ chức xa hoặc ngủ lại) | Theo phòng mỗi đêm | Giữ phòng sớm vì cuối năm khách sạn kín nhanh |
| Chụp ảnh, quay phim | Theo buổi | Thống nhất thời gian giao file |
Bước 4: Chuẩn bị hợp đồng và chứng từ quyết toán
Với mỗi nhà cung cấp, doanh nghiệp nên có hợp đồng hoặc xác nhận dịch vụ ghi rõ hạng mục, số lượng, lịch thanh toán và điều kiện huỷ, cùng hoá đơn VAT đứng tên công ty. Gom về càng ít đầu mối, việc đối chiếu và quyết toán càng nhanh.
Chi tiết về hợp đồng, thanh toán và hoá đơn cho chương trình của công ty xem tại tour công ty có xuất hoá đơn VAT không.
Khi nào nên giao cho Dong Thi Travel
| Nhu cầu | Cách Dong Thi Travel xử lý |
|---|---|
| Tất niên kết hợp chuyến đi 2–3 ngày | Thiết kế chương trình trọn gói: xe hoặc vé, khách sạn, gala dinner, hoạt động; báo giá và lịch trình đề xuất trong 24 giờ |
| Muốn một đầu mối thay vì nhiều nhà cung cấp | Một báo giá, một hợp đồng với Công ty TNHH Đồng Thị, một đầu mối từ khi báo giá đến khi đoàn về |
| Cần chứng từ rõ ràng để quyết toán | Hợp đồng và hoá đơn VAT; cọc 50% khi xác nhận, phần còn lại trước ngày đi 14 ngày; chỉ thanh toán vào tài khoản đứng tên Công ty TNHH Đồng Thị |
| Chỉ cần đặt phòng cho khách ở lại sau tiệc | Đặt qua Bedtara, thương hiệu đặt phòng khách sạn B2B của Đồng Thị, có hoá đơn VAT |
Dong Thi Travel không nhận tổ chức riêng một buổi tiệc trong thành phố. Chúng tôi nhận tất niên gắn với chuyến đi của đoàn, nơi lịch trình, số khách và dịch vụ được chốt trước.
Câu hỏi thường gặp về tiệc tất niên công ty
Nên đặt địa điểm tiệc tất niên trước bao lâu?
Ít nhất 6 tuần, tốt nhất 8–10 tuần trước ngày tổ chức. Cuối năm là mùa cao điểm, địa điểm và khách sạn đẹp thường kín lịch sớm.
Tiệc tất niên nên tổ chức trong thành phố hay đi xa?
Tiệc một buổi trong thành phố gọn và dễ đông đủ. Tất niên kết hợp nghỉ dưỡng 2–3 ngày phù hợp khi doanh nghiệp muốn thưởng cho đội ngũ và gắn kết sau một năm, nhưng cần chuẩn bị sớm hơn vì phải giữ phòng và xe cho cả đoàn.
Chi phí tiệc tất niên gồm những khoản nào?
Thường gồm địa điểm và ẩm thực theo đầu người, sân khấu và âm thanh ánh sáng, người dẫn chương trình và tiết mục, trang trí và in ấn, quà và giải thưởng, xe đưa đón, phòng nghỉ nếu ngủ lại, và chụp ảnh quay phim.
Tất niên có xuất được hoá đơn VAT không?
Có. Mỗi nhà cung cấp cần xuất hoá đơn VAT đứng tên công ty. Khi giao chương trình cho Dong Thi Travel, doanh nghiệp nhận một hợp đồng và hoá đơn VAT từ Công ty TNHH Đồng Thị.
Gala dinner trong chuyến đi công tyTất niên kết hợp du lịch 2–3 ngàyTour công ty 2–3 ngày gần TP.HCMLộ trình đặt tour công tyDu lịch MICE là gì?Tour công ty có xuất hoá đơn VAT không?Những sai lầm khi tổ chức tour công ty
Bắt đầu từ đâu
Tour doanh nghiệp & team buildingTour riêng từ 2 kháchĐặt xe công tácChecklist tổ chức tour công ty
Gửi ngày dự kiến, số người và hình thức tất niên
Báo giá và lịch trình đề xuất trong 24 giờ · Dong Thi Travel · GP 79-168/TCDL-GPLHQT · hoạt động từ 2008
