Team building MICE outbound: menu hoạt động cho HR (2026)

Category: mice-outbound | Keyword: Team building activities hoạt động phổ biến MICE | Năm: 2026

Với HR Manager Việt Nam tổ chức tour công ty nước ngoài, chọn đúng Team building activities hoạt động phổ biến MICE không chỉ để “vui” mà phải đạt mục tiêu (gắn kết, truyền thông nội bộ, leadership), an toàn, đúng ngân sách và dễ “justify” với sếp. Bài này giúp bạn chuẩn hóa một “menu hoạt động” áp dụng được tại ASEAN và Đông Bắc Á, kèm gợi ý lịch trình 2-4 ngày, khung chi phí, phương án dự phòng thời tiết, cách đo ROI/engagement và checklist chọn vendor có đầu mối chịu trách nhiệm rõ ràng.

Mục tiêu của bài: Bạn có thể copy từng phần và gửi nội bộ (HRBP, Admin, Finance, sếp duyệt) để thống nhất lựa chọn hoạt động, timeline và cách kiểm soát rủi ro.

1) Planner context - “bức tranh thị trường” cho Team building activities hoạt động phổ biến MICE (2026)

Điểm chung của chương trình MICE hiện nay: đa số lịch trình 2-4 ngày sẽ có 0.5-1 ngày team building có cấu trúc (City Hunt/Amazing Race, Beach Challenge, workshop trong ballroom, CSR), thiết kế theo mục tiêu giao tiếp - phối hợp - giải quyết vấn đề - leadership - engagement. Mô hình này phổ biến vì dễ đo hiệu quả (tham gia, phản hồi, NPS nội bộ) và dễ đóng gói vào proposal cho lãnh đạo duyệt.

Vì sao HR nên “template hóa” hoạt động? Vì các format team building giữa các quốc gia tương đối giống nhau. Nhiều DMC/event agency ở Thái Lan, Singapore, Malaysia, Indonesia, Hàn, Nhật… đều có thể triển khai các format quen thuộc như City Hunt, Top Chef, Minute to Win It, CSR scavenger hunt, workshop mô phỏng, beach olympics… (khác nhau chủ yếu ở venue, permit, logistics và ngôn ngữ). Khi bạn có template chuẩn, bạn chỉ cần “đổi điểm đến - đổi rủi ro - đổi timeline visa”, còn cấu trúc vận hành gần như giữ nguyên.

Seasonality & comfort (logic chọn indoor/outdoor): với khí hậu nhiệt đới gió mùa ở nhiều điểm đến ASEAN, mùa mưa khiến outdoor rủi ro cao. Thực tế vận hành MICE tốt thường đi theo nguyên tắc: outdoor là Plan A nhưng luôn có Plan B indoor (ballroom module/mini game/workshop) và chốt “go/no-go” theo thời tiết trước giờ chạy chương trình.

Mapping mục tiêu - hoạt động (để HR justify với leadership):

• Gắn kết nhanh, phá băng: Icebreakers, Minute to Win It, Gala games.
• Phối hợp liên phòng ban, tăng tương tác: City Amazing Race/City Hunt, Beach Olympics.
• Kỹ năng làm việc (communication, problem solving, accountability): workshop mô phỏng, simulation, DiSC/personality-based session (có debrief).
• Employer branding/ESG: CSR scavenger hunt, eco clean-up, hoạt động cộng đồng (thiết kế tôn trọng, có partner NGO).
• Leadership retreat (nhóm quản lý): workshop + nature retreat nhẹ, hoạt động thử thách có kiểm soát (kayak/rope course/trekking nhẹ) kèm safety screening.

Gợi ý “chuyển đổi concept theo điểm đến” (để bạn nói chuyện nhanh với vendor):

• Bangkok/Singapore: City Hunt + workshop trong hotel (thuận tiện logistics, di chuyển ngắn, nhiều venue indoor tốt).
• Bali/Phuket/Pattaya: Beach Olympics + Gala + Plan B ballroom (ưu tiên kiểm soát nắng, nước, y tế).
• Seoul/Tokyo: City challenge theo khu vực (route rõ, hạn chế rủi ro giao thông), kết hợp workshop hoặc cooking challenge.

1.1) Khi nào outbound “đáng” hơn domestic (góc nhìn HR)

Outbound thường “đáng” khi:

• Incentive/reward rõ ràng: cần “novelty effect” để tạo động lực (sales, top performer, milestone).
• Employer branding: công ty cần nội dung truyền thông nội bộ mạnh (video/ảnh), tăng tự hào tập thể.
• Chiến lược giữ chân: chương trình là một phần của retention/engagement plan (có KPI đo).

Trade-off (để nói thẳng với sếp): outbound tăng rủi ro vận hành (visa, lead time, chuyến bay, khác ngôn ngữ) nên cần vendor có quy trình rõ, đầu mối chịu trách nhiệm onsite và SLA phản hồi nhanh.

Khung quyết định nhanh (1 phút):

• Mục tiêu chính: reward hay capability (kỹ năng)?
• Ngân sách/pax: ngân sách trọn gói dự kiến và trần “không vượt”.
• Độ senior & thể lực: nhóm quản lý hay toàn công ty? mixed-age hay trẻ?
• Visa lead time: có đủ 4-6 tuần (hoặc hơn) để xử lý hồ sơ không?
• Khả năng chốt số lượng: list khách chắc chắn/dao động, có buffer không?

2) Practical planning guidance: “menu” hoạt động + itinerary mẫu + khung chi phí + visa/flight

Phần này tập trung vào danh sách và mô tả để HR chọn nhanh, gửi nội bộ duyệt nhanh. Các mô tả đều theo cấu trúc: mục tiêu - phù hợp pax - thời lượng - yêu cầu venue - lưu ý vận hành.

2.1) “Menu 5 nhóm” Team building activities hoạt động phổ biến MICE

Nhóm A - City-based (trong thành phố)

1) Amazing Race / City Hunt
Format chạy theo checkpoint, giải mật thư, làm nhiệm vụ (ảnh/video/puzzle) tại các landmark. Phù hợp tạo bonding nhanh và “có câu chuyện”.
Mục tiêu: phối hợp, phân vai, quản trị thời gian, sáng tạo.
Pax phù hợp: 20-200+ (mở rộng bằng nhiều checkpoint và facilitator).
Thời lượng: 3-4 giờ (half-day) hoặc 5-6 giờ (full-day).
Yêu cầu: route rõ, điểm regroup, hotline, tracking (QR/group chat).
Lưu ý: permit/điểm nhạy cảm, an toàn giao thông, Plan B mưa.

2) Cultural Discovery Race
Giống City Hunt nhưng tập trung văn hóa (chợ, phố cổ, đền chùa, food tasting).
Mục tiêu: gắn kết + hiểu điểm đến (hợp outbound vì tăng trải nghiệm “đáng tiền”).
Pax: 20-150.
Lưu ý: dress code, giờ mở cửa, hạn chế nhiệm vụ gây phản cảm.

3) CSR Scavenger Hunt (CSR theo kiểu “hunt”)
Nhiệm vụ gắn với đóng góp xã hội (mua/chuẩn bị bộ quà, tương tác NGO, nhiệm vụ nâng nhận thức).
Mục tiêu: ESG, empathy, teamwork, employer branding.
Pax: 20-150.
Lưu ý: thiết kế “tôn trọng”, xin phép đối tác cộng đồng, truyền thông đúng mực.

Nhóm B - Beach & outdoor challenge (ngoài trời, bãi biển, công viên)

4) Beach Olympics
Nhiều trạm game (relay, kéo co, bơm nước, puzzle) dễ tạo không khí và ảnh đẹp.
Mục tiêu: tinh thần đồng đội, thi đua lành mạnh, năng lượng tập thể.
Pax: 30-300+.
Thời lượng: 2.5-3.5 giờ (khuyến nghị), full-day chỉ phù hợp nếu có nghỉ và kiểm soát nắng.
Yêu cầu: sân bãi, nước uống, điểm y tế, âm thanh, MC.
Lưu ý: nắng nóng, mất sức, trật chân - cần safety briefing và phương án y tế.

5) Survivor / Jungle Adventure (phiên bản thử thách thiên nhiên)
Nhiệm vụ sinh tồn mô phỏng, trekking nhẹ, giải mật thư, teamwork theo tuyến.
Mục tiêu: resilience, leadership, problem solving.
Pax: 20-80 (nhỏ-trung để kiểm soát).
Yêu cầu: screening thể lực, guide ratio chặt, route risk assessment.
Lưu ý: không phù hợp nhóm mixed-age đông, hoặc nếu không có SOP an toàn rõ.

6) Kayaking & water challenges
Chèo kayak theo checkpoint, phối hợp nhịp, thu thập cờ/nhiệm vụ.
Mục tiêu: tin cậy, phối hợp, vượt rào cản tâm lý.
Pax: 20-60 (tùy địa hình).
Yêu cầu: áo phao, cứu hộ, tiêu chí go/no-go thời tiết.
Lưu ý: ưu tiên trải nghiệm “nhẹ - an toàn”, tránh quá sức.

7) High ropes / obstacle course (khu thử thách dây)
Vượt chướng ngại có huấn luyện viên, dùng dây an toàn.
Mục tiêu: tự tin, trust, giao tiếp.
Pax: 20-60.
Lưu ý: chỉ chọn venue có chứng chỉ vận hành, quy trình bảo hộ rõ.

Nhóm C - Indoor/hotel-based (trong khách sạn/ballroom, “weather-proof”)

8) Minute to Win It
Chuỗi thử thách 60 giây vui, dễ triển khai trong ballroom.
Mục tiêu: phá băng, tăng năng lượng, phù hợp mixed group.
Pax: 30-300+.
Thời lượng: 90-150 phút.
Lưu ý: cần MC tốt, đạo cụ chuẩn, âm thanh dự phòng.

9) Problem-solving workshop/simulation (mô phỏng giải quyết vấn đề)
Game mô phỏng kiểu “limited resources”, “build-the-bridge”, negotiation.
Mục tiêu: giao tiếp, lập kế hoạch, ra quyết định, leadership.
Pax: 20-120.
Thời lượng: 2-4 giờ (tùy độ sâu).
Lưu ý: điểm khác biệt nằm ở phần debrief (rút bài học) - nên yêu cầu deliverable sau chương trình.

10) DiSC/personality-based workshop (workshop theo phong cách cá nhân)
Đánh giá phong cách làm việc, thảo luận cách phối hợp và giảm xung đột.
Mục tiêu: self-awareness, giao tiếp, giảm friction liên phòng ban.
Pax: 20-80.
Lưu ý: cần tài liệu song ngữ (nếu cần) và cam kết bảo mật dữ liệu.

11) Creative build & design (xây dựng sáng tạo)
Thiết kế - chế tạo (xe mô hình, tháp giấy, prototype), có phần thuyết trình.
Mục tiêu: innovation, phân vai, quản trị dự án.
Pax: 20-150.
Lưu ý: đạo cụ nhiều - cần setup/teardown và timeline rõ.

12) Top Chef/Cooking Challenge
Chia đội nấu ăn theo chủ đề địa phương, chấm điểm và trao giải.
Mục tiêu: phối hợp, sáng tạo, trải nghiệm văn hóa.
Pax: 20-80 (tùy bếp/venue).
Lưu ý: dị ứng thực phẩm, an toàn bếp, thời gian di chuyển.

Nhóm D - CSR & meaningful activities (ý nghĩa, ESG)

13) Eco clean-up / tree planting (dọn rác, trồng cây)
Mục tiêu: ESG, tinh thần đóng góp, truyền thông nội bộ tích cực.
Pax: 30-200.
Lưu ý: cần phối hợp chính quyền/đơn vị quản lý địa điểm, chuẩn bị găng tay, bao rác, phân loại.

14) School kit/donation day (chuẩn bị bộ quà, hoạt động cộng đồng)
Mục tiêu: kết nối cảm xúc, văn hóa doanh nghiệp.
Pax: 20-120.
Lưu ý: thiết kế lịch sự, không “show” quá mức; thống nhất thông điệp truyền thông.

Nhóm E - Leadership & nature retreat (retreat cho quản lý)

15) Retreat kết hợp workshop + hoạt động thiên nhiên nhẹ
AM workshop (trust/conflict/feedback/accountability), PM hoạt động nhẹ ngoài trời, tối có reflection/debrief.
Mục tiêu: phát triển đội ngũ quản lý, tăng alignment.
Pax: 20-60.
Lưu ý: cần không gian đủ yên tĩnh, schedule có thời gian “nghỉ” để hấp thụ nội dung.

2.2) Itinerary mẫu (HR có thể gửi sếp/board)

Nguyên tắc thiết kế agenda dễ duyệt: (1) có “khối họp” rõ ràng, (2) hoạt động team building có mục tiêu và debrief, (3) gala/trao giải gắn với văn hóa ghi nhận, (4) có Plan B thời tiết ghi ngay trong proposal.

Mẫu A: 3D2N City MICE (phù hợp Bangkok/Singapore/Seoul/Tokyo)

• Day 1: Bay - nhận phòng - briefing 30 phút (mục tiêu, luật an toàn, group chat) - welcome dinner nhẹ.
• Day 2 AM: Meeting block 3-4 giờ (plenary + break-out).
  Day 2 PM: Amazing Race/City Hunt 3-4 giờ (kèm tracking, regroup).
  Day 2 tối: Gala dinner + awards + trò chơi sân khấu (60-90 phút).
• Day 3: Debrief 30 phút + chụp ảnh tập thể - check-out - bay về.

Plan B thời tiết: chuyển City Hunt sang “Indoor Race” trong mall/ballroom + Minute to Win It + workshop teamwork (giữ nguyên logic chấm điểm và trao giải).

Mẫu B: 3D2N Beach MICE (phù hợp Bali/Phuket/Pattaya)

• Day 1: Bay - check-in - welcome dinner.
• Day 2 sáng: Briefing + Beach Olympics (khuyến nghị bắt đầu sớm để tránh nắng gắt).
  Day 2 chiều: nghỉ - free time - rehearsal gala (nếu cần).
  Day 2 tối: Gala dinner + awards.
• Day 3: wrap-up - về.

Plan B: ballroom games + creative build (F1/tower) + mini debrief, giữ nguyên phần trao giải và thông điệp.

Mẫu C: 4D3N Mixed (cân bằng “vui + học + ý nghĩa”)

• Day 1: arrival - briefing - dinner.
• Day 2: AM workshop (communication/collaboration) - PM outdoor challenge nhẹ - tối tự do.
• Day 3: CSR micro-activity 2-3 giờ (thiết kế tôn trọng) - gala tối.
• Day 4: debrief + action commitments - depart.

2.3) Khung chi phí (ước tính để HR lập budget nhanh)

Lưu ý quan trọng: Chi phí phụ thuộc điểm đến, mùa, tiêu chuẩn khách sạn, độ phức tạp vận hành và tỷ lệ facilitator/crew. Dưới đây là khoảng tham chiếu để bạn “khóa khung” khi xin duyệt.

• Gói MICE 3D2N tại ASEAN (không gồm vé bay quốc tế): khoảng 8-18 triệu VNĐ/pax với nhóm 40-100 pax (3-4 sao, có meeting room, 1 ngày/0.5-1 ngày team building, gala, xe đưa đón nội địa).
• Gồm cả vé bay: thường lên khoảng 15-30 triệu VNĐ/pax (tùy điểm đến, mùa, hãng bay).
• Đi Đông Bắc Á/Âu/Trung Đông: thường 30-60+ triệu VNĐ/pax nếu gồm vé bay và chương trình đầy đủ.
• Chi phí activity-only: half/full day tùy format khoảng 800.000 - 4.000.000 VNĐ/pax (phụ thuộc đạo cụ, permit, an toàn, số crew, venue).

Các yếu tố làm tăng chi phí (để giải thích với Finance): đạo cụ lớn, nhiều checkpoint, permit/điểm hạn chế, vận chuyển phức tạp, yêu cầu song ngữ, safety/medical onsite, thiết bị AV, quay dựng video highlight.

2.4) Visa/flight planning mức “corridor” (đủ dùng cho awareness, nhưng phải re-check khi chốt)

ASEAN phổ biến: nhiều điểm đến có chính sách thuận lợi cho hộ chiếu VN theo thời gian lưu trú ngắn, tuy nhiên chính sách thay đổi theo từng nước và từng giai đoạn. HR nên chốt điểm đến trước, rồi xác nhận loại visa, thời gian xử lý, hồ sơ nhóm.

Điểm đến thường cần visa (cần lead time): Hàn Quốc, Nhật Bản, Trung Quốc, Đài Loan, Hong Kong/Macau, Schengen, UAE, Thổ Nhĩ Kỳ... Khuyến nghị chừa tối thiểu 4-6 tuần cho visa vào mùa cao điểm (có thể hơn tùy hồ sơ).

Vé bay đoàn: để giảm rủi ro “lệch giờ đến” và vỡ chương trình, HR nên block group fare sớm, ưu tiên cùng chuyến hoặc cùng khung giờ đến, và có phương án xử lý “arrival waves” trong proposal.

Tham khảo thêm các điểm đến phổ biến cho company trip: Xem tour Thái Lan, Xem tour Singapore, Xem tour Bali, Xem tour Korea, hoặc trang tổng hợp Tour Doanh Nghiệp & Company Trip.

3) Operational excellence & risk management: để chương trình chạy “mượt” tại nước ngoài

Điểm HR cần chốt ngay từ đầu với vendor: ai là đầu mối chịu trách nhiệm (Account/Project Manager) và ai là onsite leader (chịu quyết định tại hiện trường). MICE outbound không phù hợp kiểu “nhiều đầu mối - chuyển qua chuyển lại”.

3.1) Timeline vận hành chuẩn (mẫu D-60 đến D+7)

• D-60 đến D-45: chốt điểm đến, khung ngân sách, hold vé bay/khách sạn, chốt concept activity + Plan B, chốt điều kiện hủy/đổi.
• D-45 đến D-30: thu danh sách khách, xử lý visa (nếu có), chốt venue khảo sát, khóa route/permit (city race), chốt layout meeting/gala, đặt đạo cụ.
• D-30 đến D-14: chốt agenda time-block, rooming list, meal plan (dietary), phương án arrival waves, script MC, scoring/award list.
• D-7 đến D-1: final briefing nội bộ, chia nhóm, phát “emergency card”, test group chat, chốt hotline, checklist y tế.
• Onsite: daily briefing 10 phút (go/no-go thời tiết), rà soát rủi ro, điều phối đúng time-block.
• D+1 đến D+7: post-event report, album ảnh theo team, video highlight, tổng hợp KPI và bài học.

3.2) Rủi ro chính và cách kiểm soát (HR dùng để đưa vào proposal)

• Thời tiết: ghi Plan B vào hợp đồng (ballroom module thay thế), nêu rõ tiêu chí go/no-go và chi phí phát sinh (nếu có) từ đầu.
• Chấn thương/ốm: onsite medic/first aid, điểm tập kết, danh sách bệnh viện gần nhất, bảo hiểm, incident log.
• Trễ chuyến bay: thiết kế Day 1 nhẹ, có buffer, xử lý arrival waves (xe/guide chia ca).
• Language barrier: ưu tiên facilitator tiếng Việt hoặc song ngữ, tài liệu dịch sẵn.
• City race - crowd/traffic/permit: route an toàn, rule crossing, tracking, regroup, giới hạn khu vực.
• CSR - reputational risk: làm với đối tác đáng tin, thiết kế tôn trọng, hạn chế “diễn”, truyền thông đúng mực.

3.3) Safety checklist theo loại hoạt động (bản rút gọn)

Outdoor/water:

• Áo phao đạt chuẩn, rescue plan, lifeguard/medic onsite.
• Theo dõi thời tiết, tiêu chí go/no-go trước giờ chạy.
• Tỷ lệ guide:pax rõ ràng, kiểm soát tuyến và điểm tập kết.

City race:

• Permit/điểm được phép, route đã khảo sát rủi ro.
• Tracking (QR/WhatsApp/Zalo), hotline 24/7, regroup points.
• Rain kit, quy định an toàn giao thông, không chạy qua khu nguy hiểm.

Indoor workshop/ballroom:

• AV dự phòng (mic/loa/cáp), test trước giờ chạy.
• Layout phù hợp mục tiêu (classroom/U-shape/cabaret).
• Tài liệu song ngữ (nếu cần), timeline set-up/teardown rõ.

4) Case study mẫu (để HR hình dung và dùng làm khung báo cáo nội bộ)

Dưới đây là 3 “khung case” theo quy mô. Bạn có thể dùng cấu trúc này để báo cáo sếp sau chương trình: Background - Objectives - Design - Operations - Results - Lessons learned. (Số liệu minh họa giúp bạn biết cần đo gì, khi làm thật sẽ thay bằng số liệu công ty bạn.)

Case #1 (ASEAN city) - 72 pax - 3D2N City Hunt + Gala

• Background: công ty dịch vụ, cần gắn kết cross-team sau tái cấu trúc.
• Objectives: tăng tương tác liên phòng ban, lan tỏa giá trị “One Team”.
• Program: Day 2 AM meeting 3.5 giờ, PM City Hunt 4 giờ, tối gala 2.5 giờ.
• Operations: 1 PIC HR, 1 onsite leader, tracking theo nhóm, 6 checkpoint, 2 regroup points.
• Results (minh họa): 97% tham gia đầy đủ, NPS nội bộ 56, 18/18 đội hoàn thành tối thiểu 80% nhiệm vụ, 1 sự cố nhẹ (trầy xước) xử lý onsite.
• Deliverables: album theo team, video highlight 75s, debrief 1 trang + đề xuất cải tiến kỳ sau.

Case #2 (beach) - 220 pax - Beach Olympics + Plan B ballroom

• Background: công ty sản xuất, company trip thường niên, nhóm đông và mixed-age.
• Objectives: tăng engagement, tạo “moment ghi nhận” cho tập thể.
• Program: Beach Olympics 3 giờ (bắt đầu sớm), chiều nghỉ, tối gala awards.
• Operations: chia 20 đội, trạm game song song để tránh dồn ứ; bố trí nước - khăn lạnh - điểm y tế; có module indoor thay thế nếu mưa.
• Results (minh họa): 92% tham gia hoạt động ngoài trời, 0 sự cố nghiêm trọng, phản hồi tích cực về công tác nước uống và điều tiết nắng.

Case #3 (leadership) - 45 pax - Workshop + nature retreat nhẹ

• Background: nhóm quản lý cấp trung, cần thống nhất cách phối hợp và feedback.
• Objectives: nâng chất lượng giao tiếp và trách nhiệm, tạo action plan sau retreat.
• Program: workshop 1/2 ngày + hoạt động thiên nhiên nhẹ + debrief + commitments.
• Results (minh họa): 45/45 hoàn thành action commitments, 80% đánh giá “rất hữu ích” phần debrief, thu được 12 đề xuất cải tiến liên phòng ban.

4.1) Bộ deliverables giúp HR “chứng minh hiệu quả”

• Post-event report 3-5 trang: mục tiêu, agenda, KPI tham gia, rủi ro và xử lý, đề xuất kỳ sau.
• Album ảnh theo team + ảnh branding: dễ dùng cho intranet.
• Video highlight 60-90 giây: dùng cho townhall/recap.
• Testimonials chuẩn hóa: 3-5 quote từ leader và đại diện phòng ban.

Nếu cần tham khảo hình ảnh đoàn và cách Dong Thi Travel đóng gói deliverables: Real Stories - Hình Ảnh & Câu Chuyện Thật Từ Khách Đi Tour.

5) Tools, checklists & comparison table (mice-outbound)

5.1) Checklist chọn vendor/DMC uy tín (bản HR dùng để “lọc nhanh”)

• References theo quy mô: đã chạy đoàn 100-300 pax chưa? Có contact tham chiếu không?
• Đầu mối chịu trách nhiệm: tên PIC dự án, cơ chế escalation khi có sự cố.
• SOP an toàn: risk assessment, y tế, bảo hiểm, go/no-go thời tiết.
• Năng lực vận hành outbound: partner DMC tại điểm đến, permit, logistics, xe, guide.
• Facilitator ngôn ngữ: tiếng Việt/ song ngữ, tài liệu dịch.
• Hợp đồng rõ scope: include/exclude, Plan B, overtime, bar bill, cancellation.
• VAT/invoice & thanh toán: xuất hóa đơn, mốc thanh toán, điều kiện hoàn/đổi.

Bạn có thể dẫn sếp xem năng lực và hồ sơ doanh nghiệp: Hồ Sơ Công Ty TNHH Đồng Thị và Về Dong Thi Travel.

5.2) Timeline chuẩn bị outbound MICE (D-90 đến D+7) - bản chi tiết hơn để HR bám tiến độ

• D-90: gửi khảo sát nhu cầu, shortlist điểm đến (2 option), khung budget/pax, xin chủ trương.
• D-75: nhận proposal có Plan A/Plan B, so sánh 2-3 format hoạt động, chốt option.
• D-60: ký hợp đồng nguyên tắc, đặt cọc giữ vé bay/khách sạn/venue.
• D-45: chốt danh sách tạm, bắt đầu visa (nếu có), chốt concept team building.
• D-30: chốt rooming list, agenda time-block, meal & dietary, kịch bản gala.
• D-14: phân đội, phát hướng dẫn chuẩn bị, test group chat, chốt emergency plan.
• D-7: final confirmation dịch vụ, checklist props/AV, brief leader nội bộ.
• D-1: gửi final itinerary, hotline, meeting points.
• D+1 đến D+7: nhận deliverables, báo cáo KPI, đối soát chi phí phát sinh (nếu có).

5.3) Communication plan & packlist (bản rút gọn cho trưởng đoàn)

• SIM/eSIM: chuẩn bị cho PIC, onsite leader, 1 backup.
• Group chat: 1 nhóm điều phối (HR + vendor + leader), 1 nhóm thông báo toàn đoàn.
• Location sharing: dùng khi city hunt/di chuyển nhiều.
• Emergency card: hotline, địa chỉ bệnh viện gần nhất, số bảo hiểm, địa chỉ khách sạn.

5.4) [Comparison Table] Chọn format nhanh theo mục tiêu - rủi ro - chi phí

6) FAQ cho HR Manager + CTA

6.1) Nên làm half-day hay full-day?

Gợi ý chọn nhanh: half-day (3-4 giờ) phù hợp bonding, ít ảnh hưởng sức; full-day (6-7 giờ) phù hợp khi có mục tiêu kỹ năng rõ và có debrief sâu. Nếu đoàn mixed-age đông, thường half-day hiệu quả hơn, phần còn lại dành cho nghỉ và gala để tránh quá tải.

6.2) Team size 6-10 người có tối ưu không?

Đúng trong đa số format vì đủ vai trò (leader, timekeeper, photographer, navigator, presenter) và đủ người để phối hợp. Với đoàn đông, giữ team 8-10 giúp quản trị số đội và checkpoint dễ hơn.

6.3) Làm sao tránh game “phản cảm/nhục”?

Ngay trong brief vendor, HR nên đưa “red lines”: không ép cá nhân, không trò chơi đụng chạm cơ thể, không nội dung dễ làm mất mặt, không chọc ghẹo theo giới tính/ngoại hình/chức vụ. Một vendor chuyên nghiệp sẽ thay bằng cơ chế thi đua theo đội, ghi nhận tích cực và luật an toàn tâm lý.

6.4) Có cần facilitator tiếng Việt cho outbound không?

Nếu mục tiêu là teamwork và debrief (rút bài học), tiếng Việt hoặc song ngữ giúp chất lượng “học” tốt hơn rõ rệt. Nếu chỉ vui kiểu minigame, tiếng Anh tốt + phiên dịch vẫn chạy được, nhưng HR nên ưu tiên trải nghiệm đồng nhất cho toàn đoàn.

6.5) Nếu mưa/gió lớn, xử lý sao để không “vỡ” chương trình?

Cần chốt Plan B từ proposal và đưa vào hợp đồng: chuyển sang ballroom module trong khung giờ tương đương, giữ nguyên cơ chế chấm điểm - trao giải. Quan trọng nhất là tiêu chí go/no-go và ai có quyền quyết định dừng hoạt động để đảm bảo an toàn.

6.6) HR cần cung cấp gì để vendor báo giá chuẩn (ít phát sinh)?

• Mục tiêu chương trình (ưu tiên 1-2 mục tiêu chính).
• Số pax dự kiến và mức dao động.
• Profile đoàn: độ tuổi, tỷ lệ nữ/nam, thể lực, lưu ý sức khỏe.
• Ngân sách trần/pax và mức khách sạn mong muốn.
• Theme nội bộ (nếu có) và các “điều cấm kỵ”.
• Thời gian dự kiến, khung bay, yêu cầu VAT/invoice.

Tài liệu tham khảo thêm để HR chuẩn bị tốt hơn trước khi chốt: Tour công ty & team building và Cẩm Nang Du Lịch - Visa, Hành Lý, Chi Phí & Kinh Nghiệm Bay Thẳng. Thông tin điều kiện thanh toán và mốc thanh toán tham khảo tại: Điều kiện thanh toán.

Nguồn tham khảo (tổng hợp): Các format phổ biến và xu hướng thiết kế team building cho MICE được tổng hợp từ các nguồn chuyên môn về team building và MICE (BeUnite, Making Teams, SOS Party, Blue Diamond Retreat, Mekong Image, Exotic Vietnam). Lưu ý: visa, quy định điểm đến và tần suất chuyến bay thay đổi theo thời điểm - cần xác nhận lại khi chốt hành trình.

Nếu bạn muốn chúng tôi dựng nhanh 2 option proposal (A/B) để trình sếp: hãy gửi số pax (50/150/300), điểm đến (ASEAN hay Đông Bắc Á), tháng dự kiến và ngân sách trần/pax. Dong Thi Travel sẽ trả về agenda time-block + “menu hoạt động” + risk plan theo đúng format HR cần để phê duyệt.