Quy Trình Triển Khai Company Trip Nước Ngoài: Chuẩn Vận Hành Của Dong Thi Travel

Tour công ty nước ngoài - quy trình làm việc Dong Thi là thứ HR Manager cần nhất khi đứng giữa “ngân sách cố định - kỳ vọng cao - nhiều phòng ban cùng tham gia”. Câu hỏi khó thường không phải “đi đâu” mà là “làm sao vận hành trơn tru, kiểm soát chi phí, có đầu mối chịu trách nhiệm khi có sự cố, và có đủ chứng từ để quyết toán”. Bài viết này chia quy trình theo từng bước (timeline 6-8 tuần), bộ hồ sơ - hợp đồng - VAT, cách điều hành tại sân bay/khách sạn, quản trị rủi ro, và cách đóng gói ROI để trình sếp/board năm 2025.

Bài viết được viết theo góc nhìn “điều hành tour outbound doanh nghiệp” - để bạn có thể gửi cho Finance, Admin và sếp duyệt một cách rõ ràng, không mập mờ.

Mục lục nhanh

1) Bối cảnh thị trường và tiêu chí chọn vendor outbound cho doanh nghiệp Việt

2) Khung thiết kế chương trình HR-first: mục tiêu - format - chốt scope

3) Timeline chuẩn 6-8 tuần: từng mốc quyết định và checklist

4) Playbook vận hành 3 giai đoạn (Pre - During - Post) theo “Tour công ty nước ngoài quy trình làm việc Dong Thi”

5) Logistics chi tiết để HR kiểm soát và audit được

6) Hồ sơ - compliance - hợp đồng - VAT - thanh toán - nghiệm thu

7) Risk management thực chiến: tình huống và cách xử lý

8) Case study mẫu (3 kịch bản) + cách đo và báo cáo kết quả

9) Bộ công cụ: master checklist + template trình sếp/board + bộ câu hỏi RFP

10) FAQ dành cho HR Manager + CTA phù hợp giai đoạn consideration

Lưu ý về cam kết thông tin: Giá/giờ bay/điều kiện visa thay đổi theo thời điểm. Các mốc và quy trình dưới đây là chuẩn vận hành phổ biến trong ngành điều hành tour outbound và được Dong Thi Travel chuẩn hóa thành quy trình triển khai dự án MICE cho doanh nghiệp, nhằm đảm bảo “rõ ràng ngay từ đầu - minh bạch trong vận hành - quyết toán gọn sau tour”.

---

1) Planner context 2025: Vì sao HR cần “quy trình” hơn là “điểm đến”?

Nhu cầu tour công ty nước ngoài của doanh nghiệp Việt giai đoạn 2024-2025 thường rơi vào 4 nhóm mục tiêu: (1) incentive - ghi nhận thành tích, (2) team building - tăng gắn kết liên phòng ban, (3) offsite lãnh đạo - chiến lược/quy hoạch, (4) learning & benchmarking - tham quan mô hình/đào tạo. Điểm chung là đoàn đông, thời gian ngắn, ngân sách đã “đóng khung”, và kỳ vọng trải nghiệm phải “xứng đáng” vì là phúc lợi hữu hình.

Với HR, tour outbound là một dự án có nhiều stakeholder: sếp/board (duyệt mục tiêu và ngân sách), Finance (VAT, hợp đồng, thanh toán), Admin (danh sách khách, giấy tờ), Leader nội bộ (kỷ luật đoàn), và toàn bộ nhân viên (trải nghiệm). Nếu vendor không có quy trình rõ, rủi ro thường không nằm ở “điểm tham quan”, mà nằm ở trách nhiệm bị phân mảnh: tự đặt vé - khách sạn - xe - nhà hàng tách rời, khi xảy ra sự cố không biết ai chịu trách nhiệm.

3 “điểm đau” HR hay gặp khi chọn vendor outbound (bạn có thể gửi nguyên đoạn này cho sếp để thống nhất tiêu chí chọn nhà cung cấp):

(1) Uy tín và năng lực đoàn lớn: Vendor có điều hành thật hay chỉ “bán lại”? Có tour leader đi cùng đoàn không? Có vận hành được 50-200 pax với nhiều chuyến bay/xe/khách sạn block phòng không?

(2) Quy trình và minh bạch chi phí: Có scope rõ ràng gồm/không gồm ngay từ báo giá? Có deadline đổi tên, điều khoản hủy, chính sách phát sinh? Có báo cáo ngày và quyết toán sau tour?

(3) Ai chịu trách nhiệm khi có sự cố: Trễ chuyến, thất lạc hành lý, khách ốm, thời tiết xấu, khiếu nại dịch vụ… ai là “single accountable owner” đứng ra xử lý và cập nhật cho HR?

Tiêu chí đánh giá nhà tổ chức tour outbound (góc nhìn HR + Finance):

- Năng lực thiết kế chương trình: Có chuyển mục tiêu HR thành cấu trúc lịch trình (nhịp độ - hoạt động - signature moments) và thể hiện được bằng itinerary theo phút/giờ, tránh chung chung.

- Mạng lưới đối tác: Có khả năng giữ chỗ vé đoàn, block phòng, venue gala/họp, hướng dẫn viên địa phương, và phương án thay thế.

- Năng lực điều hành - điều phối: Có playbook vận hành sân bay/khách sạn/ăn uống; có daily log và issue tracker; có hotline 24/7.

- Pháp lý - hóa đơn VAT - quyết toán: Hợp đồng rõ điều khoản phát sinh/bất khả kháng; quy trình xuất hóa đơn; hồ sơ nghiệm thu; báo cáo lệch ngân sách (variance report) để Finance kiểm soát.

- Reporting sau tour: Có báo cáo kết quả và bài học rút ra, giúp HR justify cho kỳ sau.

Khi nào nên dùng đơn vị điều hành outbound (thay vì tự đặt lẻ)? Bạn có thể dùng checklist sau để quyết định nhanh:

- Đoàn từ 40 pax trở lên hoặc có nhiều cấp bậc cần rooming theo hierarchy.

- Có gala/meeting/award ceremony (MICE) cần venue, âm thanh, timeline theo phút.

- Có visa/giấy tờ hoặc yêu cầu compliance nội bộ.

- Cần một đầu mối chịu trách nhiệm để HR không phải “điều phối thay vendor”.

- Cần chứng từ, VAT, nghiệm thu rõ ràng để quyết toán nội bộ.

Nếu bạn đang ở nhóm trên, phần tiếp theo sẽ giúp bạn chốt “scope” ngay từ đầu - yếu tố quyết định để không phát sinh và không tranh cãi sau tour.

---

2) Khung thiết kế chương trình HR-first: chốt mục tiêu trước, itinerary sẽ “tự ra”

2.1 Ma trận mục tiêu - cấu trúc lịch trình (để HR trình sếp dễ duyệt)

Một chương trình outbound tốt cho doanh nghiệp không phải lịch trình dày đặc, mà là lịch trình đúng mục tiêu và đúng nhịp để đoàn đông vận hành mượt. Dưới đây là “ma trận mục tiêu - cấu trúc” bạn có thể copy vào proposal nội bộ.

(A) Team bonding (gắn kết)

- Cấu trúc gợi ý: 40-60% hoạt động chung + 20-30% free time có kiểm soát + 10-20% trải nghiệm điểm nhấn.

- Thành phần nên có: 1 buổi team building có facilitator, 1 bữa gala nhẹ (kèm vinh danh/mini game), 1 city tour “dễ đi - dễ vui”.

- Rủi ro cần tránh: di chuyển quá nhiều, check-in dày đặc gây trễ giờ.

(B) Incentive/Recognition (ghi nhận)

- Cấu trúc gợi ý: “signature moments” nhiều hơn điểm tham quan - tập trung cảm xúc ghi nhận.

- Thành phần nên có: award ceremony, gala dinner riêng, trải nghiệm “premium” có kiểm soát chi phí (ví dụ: private city tour, show/venue).

- KPI dễ đo: tỷ lệ tham dự gala, mức hài lòng nhóm top performers, phản hồi định tính về “được ghi nhận”.

(C) Learning & Development/Benchmarking

- Cấu trúc gợi ý: 1/2 ngày workshop - 1/2 ngày tham quan mô hình - còn lại thư giãn nhẹ.

- Thành phần nên có: phòng họp, âm thanh, tài liệu, agenda rõ theo giờ; người điều phối chương trình.

- Lưu ý: cần “định nghĩa đầu ra” (biên bản, key takeaways) để justify.

(D) Leadership offsite (retreat lãnh đạo)

- Cấu trúc gợi ý: 3D2N hoặc 4D3N, ít di chuyển, khách sạn tốt, nhiều không gian họp riêng.

- Thành phần nên có: 1 buổi họp chiến lược (nửa ngày), 1 hoạt động bonding nhẹ, 1 bữa tối riêng để kết nối.

(E) ESG/CSR (gắn kết với cộng đồng)

- Cấu trúc gợi ý: nửa ngày CSR + truyền thông nội bộ + phần còn lại nghỉ dưỡng.

- Lưu ý: CSR phải phù hợp pháp lý điểm đến và năng lực đối tác; tránh làm “cho có” dễ phản tác dụng.

2.2 “Format chương trình” dễ thuyết phục sếp (đóng gói ngắn gọn)

Để board duyệt nhanh, thường nên đóng gói theo format quen thuộc (kèm mục tiêu và phạm vi rõ):

- 5D4N incentive: phù hợp đoàn 80-200 pax, có 1 gala/award, 1 hoạt động team bonding nhẹ.

- 4D3N team building: phù hợp 40-120 pax, có 1 buổi teambuilding + 1 dinner, nhịp vừa đủ.

- 3D2N leadership offsite: phù hợp nhóm lãnh đạo 10-40 pax, ưu tiên tiện nghi và thời gian họp.

- Multi-city (2 chặng): phù hợp nhóm sales/partners, tạo “cảm giác đáng tiền” nhưng tăng độ phức tạp vận hành - cần vendor mạnh về logistics.

2.3 Những điểm phải chốt ngay từ đầu để tránh phát sinh

Phần này là “xương sống” của Tour công ty nước ngoài quy trình làm việc Dong Thi. Nếu chốt đúng từ đầu, 70% rủi ro phát sinh sẽ giảm.

Checklist chốt scope (bắt buộc có trên văn bản xác nhận chương trình/báo giá):

- Tiêu chuẩn khách sạn: 4 sao hay 5 sao; ở trung tâm hay gần biển; loại phòng (twin/double); chính sách phụ thu phòng đơn; điều kiện early check-in/late check-out (nếu có).

- Vé máy bay: hãng, giờ bay (đẹp hay đêm), hành lý ký gửi/xách tay, điều kiện đổi tên/đổi ngày/hủy.

- Ăn uống: số bữa, mức set menu/đầu người, có món Việt/halal/vegetarian không, xử lý dị ứng thực phẩm.

- Di chuyển: loại xe (29/45 chỗ), số xe theo đoàn, nguyên tắc chia xe theo nhóm/phòng ban, thời lượng di chuyển/ngày.

- Free time: có hay không, thời điểm nào, nguyên tắc an toàn và điểm tập trung.

- Signature moment: gala/award/venue riêng, âm thanh/MC, photobooth, quà tặng… (cái gì gồm, cái gì là option).

- Điều khoản phát sinh: phát sinh chỉ xảy ra khi nào (yêu cầu thêm dịch vụ, thay đổi danh sách sau deadline, nâng hạng), và nguyên tắc báo trước/duyệt trước bằng văn bản.

Nếu vendor không thể đưa các điểm trên vào báo giá/đề xuất ngay từ vòng 1, HR nên coi đó là dấu hiệu “thiếu chuẩn vận hành”, vì sau này rất khó audit và dễ tranh cãi.

---

3) Timeline chuẩn 6-8 tuần (2025): từng mốc quyết định khi làm việc với vendor như Dong Thi

Với tour công ty nước ngoài, “đặt sớm” không chỉ để tối ưu giá, mà để đảm bảo chắc suất cho vé đoàn và block phòng. Dưới đây là timeline chuẩn 6-8 tuần mà HR có thể dùng làm kế hoạch dự án nội bộ.

3.1 Timeline theo tuần (T-8 đến T-1)

T-8 đến T-7: Khởi tạo dự án và chốt mục tiêu

- HR chốt: mục tiêu (incentive/team building/offsite), dự kiến số lượng (range min-max), ngân sách dự kiến (theo đầu người hoặc trần tổng), khoảng thời gian đi.

- Vendor (Dong Thi) làm: đề xuất 2-3 concept lịch trình + khung dịch vụ (4-5 sao, giờ bay, nhịp độ), nêu rõ option/chi phí tăng giảm.

- Deliverable: “Concept proposal” 1-2 trang + khung ngân sách + giả định (assumptions) rõ ràng.

T-6: Duyệt itinerary phiên bản 1 và giữ chỗ

- Chốt điểm đến và format (ví dụ 4D3N team building).

- Vendor tiến hành: giữ chỗ vé đoàn (seat allocation), block phòng khách sạn theo số lượng dự kiến.

- Deliverable: itinerary chi tiết có giờ + dịch vụ bao gồm/không bao gồm + chính sách deadline.

T-5: Chốt hợp đồng nguyên tắc và kế hoạch thanh toán

- HR/Finance: rà soát hợp đồng, điều khoản phát sinh, bất khả kháng, điều kiện hủy/đổi, lịch thanh toán và VAT.

- Vendor: gửi dự thảo hợp đồng + invoice/đề nghị thanh toán (tùy quy trình hai bên).

- Deliverable: hợp đồng/PO (tùy công ty) + timeline thanh toán + scope khóa.

T-4: Thu danh sách khách và xử lý hồ sơ

- Chốt số lượng gần đúng (ví dụ 80 pax +/- 5).

- Thu thông tin hộ chiếu, ngày sinh, yêu cầu ăn kiêng, nhu cầu đặc biệt (người lớn tuổi, bệnh nền, mobility).

- Nếu cần visa: bắt đầu nộp hồ sơ theo checklist.

- Deliverable: passenger manifest bản nháp + checklist visa/giấy tờ.

T-3: Chốt vé và deadline đổi tên (mốc cực quan trọng)

- Chốt danh sách xuất vé theo đúng spelling hộ chiếu.

- Chốt rooming list sơ bộ: twin/double/single; chia theo phòng ban/hierarchy.

- Deliverable: danh sách xuất vé + rooming list v1 + chính sách đổi tên/hủy còn lại.

T-2: Hoàn thiện vận hành chi tiết và briefing kit

- Vendor: xác nhận tất cả booking (vé, xe, nhà hàng, điểm tham quan, venue gala), chuẩn bị phương án dự phòng.

- HR: chốt leader nội bộ theo nhóm/phòng ban, thống nhất kỷ luật giờ giấc, quy định hành vi.

- Deliverable: operations plan + contact list + agenda theo ngày + quy định đoàn.

T-1 (7-10 ngày trước đi): Pre-departure briefing bắt buộc

- Tổ chức briefing online/offline: giờ tập trung, quy định hành lý, quy trình xuất nhập cảnh, lịch trình, dress code, hotline, xử lý sự cố.

- Deliverable: briefing deck + nhóm chat/đường dây nóng + xác nhận tham dự.

Với đoàn lớn, timeline 6-8 tuần là “vùng an toàn” để giữ chất lượng và giảm rủi ro. Nếu bạn cần đi gấp trong 3-4 tuần, vẫn có thể làm nhưng cần chấp nhận hạn chế: ít lựa chọn giờ bay/khách sạn và deadline danh sách rất gắt.

3.2 Các deadline “không được trễ” (để HR quản trị kỳ vọng nội bộ)

Bạn có thể copy danh sách này gửi email nội bộ, giúp nhân viên hiểu vì sao “đổi tên phút chót” là rủi ro chi phí:

- Deadline danh sách khách: để vendor giữ chỗ đúng số lượng và đặt dịch vụ theo đoàn.

- Deadline xuất vé: xuất vé theo spelling hộ chiếu - sai 1 ký tự có thể gây không check-in được.

- Deadline đổi tên/hủy: thường phát sinh phí theo chính sách hãng hàng không/khách sạn.

- Deadline visa (nếu cần): trễ là “rủi ro không đi được”.

- Deadline chốt rooming list: ảnh hưởng việc check-in, phát sinh phòng đơn, thời gian phát chìa khóa.

---

4) “Tour công ty nước ngoài quy trình làm việc Dong Thi” dưới dạng playbook 3 giai đoạn

Để HR dễ quản lý như một dự án, Dong Thi Travel chuẩn hóa quy trình theo 3 phase: Pre-tour (chuẩn bị), During-tour (vận hành), Post-tour (quyết toán - báo cáo). Mỗi phase đều có bộ deliverables (tài liệu bàn giao) để HR/Finance audit được.

4.1 Phase 1 - Pre-tour (trước khởi hành): chốt scope và “khóa rủi ro”

Mục tiêu của phase này: (1) scope rõ ràng, (2) booking xác nhận, (3) hồ sơ đầy đủ, (4) mọi người hiểu quy định - giảm sự cố phút chót.

Deliverables HR nên yêu cầu vendor bàn giao:

- Itinerary chi tiết có giờ, meeting point, thời lượng di chuyển (không chỉ liệt kê điểm đến).

- Danh mục bao gồm/không bao gồm và điều kiện phát sinh.

- Xác nhận dịch vụ: vé máy bay, khách sạn, xe, nhà hàng, điểm tham quan, venue (nếu có).

- Passenger manifest (họ tên, số hộ chiếu, ngày sinh, số điện thoại).

- Rooming list (chia phòng) + nguyên tắc xử lý phòng đơn/phụ thu.

- Bộ giấy tờ: bảo hiểm, visa (nếu cần), emergency contact list, protocol xử lý sự cố.

- Briefing kit: giờ tập trung, hành lý, customs/immigration, dress code, hotline.

4.2 Phase 2 - During-tour (trong tour): điều hành theo “điểm kiểm soát”

Mục tiêu của phase này: đúng giờ, đúng chất lượng dịch vụ, xử lý sự cố nhanh, HR nhận được cập nhật rõ ràng theo ngày.

Deliverables HR nên nhận trong khi tour đang chạy (đặc biệt đoàn từ 60 pax trở lên):

- Daily update: tiến độ ngày, tình trạng đoàn, nhắc giờ ngày mai.

- Issue log nếu có sự cố: sự cố gì, xử lý thế nào, còn rủi ro gì.

- Danh sách headcount các điểm kiểm soát (sân bay, lên xe, vào venue, kết thúc ngày).

4.3 Phase 3 - Post-tour (sau tour): quyết toán gọn và báo cáo để HR “đem về ghi điểm”

Mục tiêu của phase này: (1) chứng từ đầy đủ cho Finance, (2) giải trình lệch ngân sách nếu có, (3) tổng kết giá trị đạt được để HR justify kỳ sau.

Deliverables HR/Finance nên yêu cầu:

- Báo cáo quyết toán: tổng chi phí theo hạng mục, đối chiếu ngân sách, ghi chú chênh lệch (variance).

- Bộ chứng từ theo hợp đồng và quy định nội bộ (biên bản nghiệm thu, danh sách đoàn, xác nhận dịch vụ).

- Báo cáo tổng kết tour: mức hài lòng, sự cố và cách xử lý, bài học rút ra.

4.4 RACI đơn giản: Ai làm gì để không “chồng trách nhiệm”

Một đoàn công ty chạy mượt thường không phải vì vendor “giỏi một mình”, mà vì vai trò được phân rõ. RACI dưới đây giúp bạn thống nhất ngay từ đầu.

HR Manager (A/R): phê duyệt scope, truyền thông nội bộ, chốt danh sách, quản lý quy định đoàn, là người nhận báo cáo từ vendor.

Dong Thi Travel (Vendor) (R): thiết kế và điều hành trọn gói, xác nhận booking, tổ chức briefing, vận hành tour leader/guide, xử lý sự cố theo playbook.

Finance/Accounting (A/C): duyệt thanh toán, yêu cầu VAT, kiểm tra chứng từ quyết toán.

Leader nội bộ (trưởng đoàn theo phòng ban) (R/C): kỷ luật giờ giấc, tập hợp headcount, hỗ trợ xử lý tình huống cá nhân.

Tour Leader/Guide (R): điều phối on-ground theo lịch trình, kiểm soát headcount, phối hợp nhà cung cấp, ghi nhận issue log.

Nguyên tắc cốt lõi: “Một đầu mối chịu trách nhiệm”. HR không nên trở thành người điều hành thay vendor. HR cần một PIC phía vendor có quyền quyết và chịu trách nhiệm xuyên suốt, kèm cơ chế escalation 24/7.

---

5) Logistics chi tiết để HR kiểm soát và audit được (không còn ‘mập mờ’)

Phần này đi vào các điểm mà HR/Finance thường hỏi khi duyệt vendor: vận hành vé đoàn, flow sân bay, khách sạn, ăn uống. Bạn có thể dùng như checklist audit nhà cung cấp.

5.1 Quản lý vé máy bay đoàn: giữ chỗ, seat allocation, đổi tên

Những câu HR cần hỏi rõ ngay vòng báo giá:

- Vé đoàn hay vé lẻ? Có seat allocation không?

- Hành lý gồm gì (xách tay/ký gửi)? Có gộp hành lý theo nhóm không (tùy hãng)?

- Điều kiện đổi tên/đổi ngày/hủy: mốc nào miễn phí, mốc nào tính phí, phí dự kiến theo chính sách hãng?

- Có thể chọn giờ bay “đẹp” không? Nếu giờ bay đẹp tăng chi phí bao nhiêu và ảnh hưởng lịch trình thế nào?

Chuẩn vận hành ngày bay (đoàn đông):

- Thời điểm tập trung khuyến nghị: trước giờ bay 4 tiếng đối với đoàn 60-200 pax (đủ thời gian check-in, phân boarding pass, xử lý tình huống phát sinh).

- Điểm kiểm soát: kiểm hộ chiếu theo manifest, phát thẻ hành lý/nhận diện, chia nhóm check-in, chốt điểm hẹn sau nhập cảnh.

- Nguyên tắc: “một thông tin - một kênh” (group chat/leader nhóm) để tránh nhiễu.

5.2 Ground operations: đón-tiễn sân bay, chia xe, time buffer

Flow đón đoàn tiêu chuẩn (để HR kiểm soát):

- Sau khi đoàn qua immigration: tập trung tại điểm hẹn cố định (đã thông báo trong briefing kit).

- Headcount lần 1 (toàn đoàn) - lần 2 (theo xe) trước khi rời sân bay.

- Chia xe theo nhóm/phòng ban, dán danh sách lên xe, có leader nhóm chịu trách nhiệm điểm danh.

- Time buffer di chuyển: luôn dự phòng 15-30 phút (kẹt xe/mưa) để không vỡ lịch.

Plan B vận hành HR nên yêu cầu nêu rõ:

- Nếu kẹt xe/trễ giờ: ưu tiên cắt điểm nào để bảo toàn “điểm nhấn” (gala/award/meeting)?

- Nếu mưa bão: outdoor team building chuyển indoor ở đâu? Có venue dự phòng không?

5.3 Khách sạn: rooming list, phát chìa khóa, deposit và xử lý overbooking

Khách sạn là nơi dễ phát sinh khi đoàn đông nếu rooming list không chốt sớm. HR nên yêu cầu vendor mô tả rõ cách làm:

Quy trình rooming và check-in gọn:

- Rooming list chốt trước (v1/v2), có người duyệt cuối cùng (HR hoặc admin).

- Kế hoạch phát chìa khóa: phát theo nhóm/xe/phòng ban để giảm ùn.

- Quy định deposit/incidentals: khách tự đặt cọc hay công ty đứng? Nếu khách tự đặt, phải thông báo rõ từ briefing để tránh tranh cãi tại quầy.

Các điểm cần ghi rõ để tránh bất ngờ:

- Early check-in/late check-out: có hay không, phí bao nhiêu, phụ thuộc tình trạng phòng (không hứa ngoài kiểm soát).

- Chính sách phòng đơn: ai chịu phụ thu, mức phụ thu dự kiến.

- Nếu xảy ra overbooking: vendor xử lý theo nguyên tắc nào (đổi khách sạn tương đương, bổ sung xe di chuyển, bồi hoàn chênh lệch…)?

5.4 Ăn uống và venue: set menu, dị ứng, thời lượng phục vụ

Đoàn công ty dễ có nhiều nhu cầu ăn kiêng (vegetarian, halal, dị ứng). Về vận hành, HR nên yêu cầu:

- Set menu theo ngân sách/đầu người và tiêu chuẩn nhà hàng (gần điểm tham quan để giảm di chuyển).

- Danh sách dietary/allergy chốt trước, có đánh dấu trên manifest để tour leader nhắc nhà hàng.

- Thời lượng phục vụ bữa đoàn: dự phòng 60-90 phút (tùy nhà hàng), tránh xếp lịch quá sát.

- Nhà hàng dự phòng gần khu vực (khi nhà hàng chính quá tải hoặc phát sinh).

---

6) Hồ sơ - compliance - hợp đồng - VAT - thanh toán: phần HR/Finance quan tâm nhất

6.1 Checklist giấy tờ (để HR gửi nhân viên và thu đúng)

Giấy tờ cá nhân:

- Hộ chiếu còn hạn tối thiểu 6 tháng (khuyến nghị phổ biến ở nhiều điểm đến).

- Visa (nếu điểm đến yêu cầu) theo checklist cụ thể.

- Thông tin liên hệ khẩn cấp.

Giấy tờ tour (vendor cung cấp/bàn giao):

- Vé máy bay/booking code, xác nhận khách sạn.

- Giấy chứng nhận bảo hiểm du lịch (theo gói đã thống nhất).

- Hotline hỗ trợ và danh sách đầu mối.

- Tờ khai nhập cảnh/hải quan (nếu cần điền), hướng dẫn điền.

Giấy tờ nội bộ (tùy công ty):

- Quyết định cử đi/đề xuất phê duyệt ngân sách.

- Cam kết tuân thủ quy định đoàn, quy định hành vi, quy định bảo mật (nếu có).

6.2 Hợp đồng: những điều khoản HR nên “đóng khung” để tránh tranh cãi

Hợp đồng tour doanh nghiệp không nên chỉ là “tổng tiền”. Nó phải là tài liệu quản trị rủi ro. HR/Finance nên đảm bảo có các nhóm điều khoản sau:

(1) Phạm vi dịch vụ (Scope of Work) rõ ràng: itinerary, khách sạn, bữa ăn, xe, vé tham quan, hướng dẫn viên/tour leader, gala/venue (nếu có).

(2) Bao gồm - không bao gồm: minibar, chi phí cá nhân, phí hộ chiếu/visa (nếu không gồm), phụ thu phòng đơn, tip (nếu có chính sách)… ghi rõ để nhân viên không hiểu nhầm.

(3) Điều khoản phát sinh: phát sinh chỉ được thực hiện khi có phê duyệt trước từ HR (email/chat xác nhận), kèm báo giá phát sinh.

(4) Bất khả kháng: thời tiết, dịch bệnh, thay đổi từ hãng bay/nhà chức trách. Nêu rõ nguyên tắc xử lý: ưu tiên an toàn, phương án thay thế tương đương, cách tính chênh lệch chi phí.

(5) Điều kiện thay đổi/hủy: deadline danh sách, deadline đổi tên, mức phí theo từng mốc (càng gần ngày đi càng cao).

(6) SLA vận hành (khuyến nghị): thời gian phản hồi sự cố, cơ chế escalation, chuẩn báo cáo ngày, đầu mối chịu trách nhiệm.

6.3 VAT, thanh toán và nghiệm thu: cách làm để Finance “dễ quyết toán”

Luồng quy trình khuyến nghị (có thể điều chỉnh theo quy định công ty bạn):

- Bước 1: Vendor gửi báo giá chi tiết + điều kiện + scope (để Finance kiểm).

- Bước 2: Ký hợp đồng/PO + lịch thanh toán (đặt cọc/đợt 2/đợt 3).

- Bước 3: Xuất hóa đơn VAT theo thỏa thuận (tùy thời điểm xuất và quy định hai bên).

- Bước 4: Sau tour, vendor bàn giao bộ hồ sơ nghiệm thu và quyết toán (variance report nếu có), HR ký nghiệm thu theo checklist.

Quản trị tạm ứng và chứng từ (điểm Finance hay hỏi):

- Định mức tạm ứng cho tour leader/đối tác địa phương: theo hạng mục cần thanh toán tại chỗ.

- Nguyên tắc thu thập hóa đơn/biên nhận: có danh mục chứng từ cần thu ngay trong tour.

- Báo cáo lệch ngân sách: lệch do đâu (tăng/giảm số pax, thay đổi dịch vụ, phát sinh bất khả kháng), có phê duyệt của HR trước hay không.

---

7) Risk management thực chiến: tình huống phổ biến và “bộ contingency” bắt buộc

Đi outbound với đoàn công ty, “có rủi ro” là bình thường. Điểm khác nhau giữa vendor mạnh và vendor yếu là: có chuẩn bị trước hay chỉ “chữa cháy”. Phần này là thứ HR có thể đưa vào RFP/điều khoản SLA.

7.1 Rủi ro phổ biến và cách xử lý theo playbook

(1) Trễ/hủy chuyến bay

- Dấu hiệu cần chuẩn bị: nối chuyến sát giờ, bay mùa cao điểm, khung giờ đêm.

- Playbook: cập nhật ngay phương án đổi chuyến, điều chỉnh lịch trình để giữ “điểm nhấn” (gala/meeting), thông báo theo một kênh chính thức, cập nhật ETA cho xe/khách sạn.

(2) Thất lạc hành lý

- Playbook: hỗ trợ khai báo tại sân bay, theo dõi mã hành lý, hướng dẫn mua vật dụng thiết yếu (nếu cần), ưu tiên giao hành lý về khách sạn, cập nhật từng khách bị ảnh hưởng.

(3) Khách bị từ chối nhập cảnh

- Playbook: kiểm tra hồ sơ trước đi (briefing về trả lời câu hỏi cơ bản), tour leader hỗ trợ tại điểm nhập cảnh trong phạm vi cho phép, liên hệ hãng bay/cơ quan liên quan và cập nhật HR. (Lưu ý: quyết định nhập cảnh thuộc cơ quan chức năng, vendor không thể “đảm bảo”.)

(4) Ốm/tai nạn

- Playbook: kích hoạt bảo hiểm, hướng dẫn đến cơ sở y tế phù hợp, tour leader đi cùng/điều phối, cập nhật HR theo mốc thời gian, quản trị thông tin cá nhân đúng privacy nội bộ.

(5) Thời tiết xấu làm hủy hoạt động outdoor

- Playbook: kích hoạt plan B indoor (ballroom/hội trường), thay đổi game/agenda, giữ tinh thần chương trình, tránh “đợi mưa tạnh” làm trễ dây chuyền.

(6) Khiếu nại dịch vụ (khách sạn/nhà hàng/xe)

- Playbook: ghi nhận bằng thông tin cụ thể (phòng số mấy, sự cố gì), làm việc trực tiếp với nhà cung cấp, ưu tiên giải pháp ngay (đổi phòng/đổi set menu/đổi xe) và báo cáo HR theo issue log.

7.2 Bộ “contingency” tối thiểu HR nên yêu cầu

- Ngân sách dự phòng 10-15% (tùy mức độ phức tạp): để xử lý chênh lệch do bất khả kháng hoặc phát sinh được duyệt.

- Nhà cung cấp thay thế: xe/nhà hàng/venue dự phòng.

- Plan B cho hoạt động outdoor: indoor agenda tương đương mục tiêu team bonding.

- Hotline 24/7 và cơ chế escalation: ai là người có quyền quyết tại vendor.

- Protocol y tế: bệnh viện/clinic gần khu vực, quy trình kích hoạt bảo hiểm, ai đi cùng khách.

7.3 SLA gợi ý để đưa vào yêu cầu báo giá (RFP)

Bạn có thể đưa các dòng SLA sau vào RFP để vendor trả lời thẳng:

- Thời gian phản hồi khi có sự cố mức 1/2/3 (ví dụ: phản hồi trong 10-15 phút qua hotline, cập nhật phương án trong 60 phút).

- Chuẩn báo cáo hàng ngày (trước 21:00 gửi HR: lịch ngày mai, nhắc giờ, issue nếu có).

- Cam kết minh bạch phát sinh: mọi phát sinh phải được HR duyệt trước bằng văn bản.

- Chuẩn nhân sự vận hành: 1 tour leader theo đoàn + guide địa phương; tỷ lệ tour leader/khách theo quy mô đoàn (vendor đề xuất).

---

8) Case studies (mẫu) để HR dễ “justify” và nhân bản cho năm sau

HR thường bị hỏi “đi về được gì?”. Cách trả lời tốt nhất là biến tour thành một báo cáo dự án có số liệu. Phần này cung cấp format 1 trang và 3 case study mẫu (số liệu gợi ý) để bạn dùng làm khung.

8.1 Format case study 1 trang (chuẩn để gửi board)

Tiêu đề: [Tên chương trình] - [Điểm đến] - [Thời lượng] - [Quy mô]

Mục tiêu: 2-3 gạch đầu dòng (team bonding/recognition/leadership…)

Quy mô: số pax, cơ cấu (khối văn phòng/kinh doanh/lãnh đạo), tỷ lệ tham gia

Ngân sách: tổng ngân sách và/hoặc ngân sách theo đầu người (kèm phạm vi dịch vụ)

Thách thức vận hành: 2-3 điểm (nhiều chuyến bay, đa dạng chế độ ăn, mưa bão…)

Giải pháp: playbook, plan B, cách chia nhóm, cách báo cáo

Kết quả (định lượng): on-time rate, số incident, thời gian xử lý, variance ngân sách, NPS nội bộ

Trích dẫn feedback: 2-3 câu, ghi rõ nhóm đối tượng (nhân viên/leader)

Bài học rút ra: 3 gạch đầu dòng cho kỳ sau

8.2 3 ý tưởng case study mẫu (số liệu gợi ý để bạn hình dung)

Case 1: Incentive 120 pax - 5D4N (châu Á) - mục tiêu recognition

- Quy mô: 120 pax, 3 nhóm phòng ban, có lãnh đạo đi cùng.

- Ngân sách tham chiếu: X triệu/người (tùy tiêu chuẩn 4-5 sao và giờ bay).

- KPI gợi ý: 95% tham gia gala/award; khảo sát hài lòng 4.6/5; phát sinh dưới 5% (chỉ phát sinh hạng mục được HR duyệt trước).

- Điểm nhấn vận hành: rooming theo hierarchy, gala dinner riêng, báo cáo daily update gửi HR mỗi tối.

Case 2: Team building 60 pax - 4D3N - có hoạt động outdoor gặp mưa

- Quy mô: 60 pax, nhiều nhân sự lần đầu đi nước ngoài.

- Tình huống: mưa bão vào ngày team building.

- Giải pháp: kích hoạt plan B indoor (ballroom), điều chỉnh game theo mục tiêu bonding, giữ khung giờ không trễ.

- KPI gợi ý: chương trình không hủy, đúng timeline 90% hoạt động; mức hài lòng hoạt động team building 4.5/5.

Case 3: Multi-city 80 pax - logistics phức tạp (2 chặng bay/xe)

- Quy mô: 80 pax, chia 2 chặng thành phố, nhiều điểm nối.

- KPI gợi ý: zero missing pax; kiểm soát hành lý đạt 100% tại các điểm chuyển; daily report gửi HR trước 21:00; variance ngân sách trong +/-3%.

- Điểm nhấn: chia nhóm theo xe + leader nhóm, headcount tại các “điểm kiểm soát”, time buffer chặt để không vỡ lịch.

8.3 “Proof of reliability” HR nên yêu cầu trước khi chốt vendor

Đây là bộ bằng chứng thực dụng (không phải lời hứa) để HR chọn vendor an tâm hơn:

- Hồ sơ năng lực: kinh nghiệm đoàn 50-200 pax, mô tả nhân sự vận hành.

- Danh sách đối tác/nhà cung cấp (airline/hotel/venue) theo điểm đến.

- Mẫu itinerary minute-by-minute và mẫu briefing kit.

- Mẫu báo cáo sau tour: settlement + variance report + tour summary.

- Cơ chế hotline 24/7 và escalation (tên/role PIC).

Cách “audit trước” nhanh gọn:

- Yêu cầu vendor walkthrough itinerary theo từng khung giờ (điểm nào dễ trễ, buffer ở đâu).

- Yêu cầu xác nhận booking theo mốc (khi nào lock vé, khi nào lock khách sạn).

- Test hotline/đầu mối: ai trả lời, thời gian phản hồi bao lâu.

---

9) Bộ công cụ MICE-outbound dùng ngay: checklist + template trình sếp/board + RFP questions

9.1 Master checklist theo 3 phase (HR có thể giao việc cho Admin/Leader)

(A) Pre-tour checklist

- Chốt mục tiêu, KPI nội bộ (hài lòng, tỷ lệ tham gia, on-time).

- Chốt scope dịch vụ: khách sạn, vé, xe, bữa ăn, hoạt động, gala/meeting.

- Chốt deadline danh sách khách, đổi tên, xuất vé, visa (nếu có).

- Thu passport bản scan, kiểm hạn 6+ tháng, thu thông tin dietary/allergy.

- Chốt rooming list và leader nhóm theo xe/phòng ban.

- Xác nhận bảo hiểm, hotline, protocol sự cố.

- Chuẩn bị vật phẩm nhận diện (nếu cần): cờ đoàn, tag hành lý, áo/đồng phục.

- Tổ chức briefing bắt buộc và xác nhận tham gia.

(B) On-tour checklist

- Airport flow: điểm danh, check-in theo nhóm, điểm hẹn sau nhập cảnh.

- Headcount tại các điểm kiểm soát: lên xe, vào điểm tham quan, vào venue, kết ngày.

- Daily log: ghi nhận trễ/incident/complaint và cách xử lý.

- Service quality checks: phòng khách sạn, bữa ăn, xe, guide.

- Daily update gửi HR: lịch ngày mai, giờ tập trung, nhắc dress code, issue nếu có.

(C) Post-tour checklist

- Thu survey nội bộ (3-5 câu là đủ): hài lòng tổng, hài lòng điểm nhấn, đề xuất cải thiện.

- Quyết toán: nhận settlement + variance report + bộ chứng từ.

- Biên bản nghiệm thu theo scope hợp đồng.

- Báo cáo tổng kết 1 trang cho board: kết quả, số liệu, bài học rút ra.

9.2 Template “Đề xuất tour outbound trình sếp/board” (copy/paste)

(1) Mục tiêu chương trình

- Mục tiêu 1: [Team bonding/Recognition/Offsite…]

- Mục tiêu 2: [Tăng kết nối liên phòng ban/ghi nhận top performers…]

- Chỉ số đo lường dự kiến: tỷ lệ tham gia, mức hài lòng, on-time rate, feedback định tính.

(2) Phạm vi (Scope)

- Thời lượng: [x] ngày [x] đêm

- Quy mô: [x] pax (dự kiến)

- Dịch vụ chính: vé máy bay khứ hồi, khách sạn tiêu chuẩn [4/5] sao, xe đưa đón, [x] bữa ăn, hoạt động team building, gala/award (nếu có), bảo hiểm du lịch.

(3) Ngân sách

- Ngân sách theo đầu người: [x] VND/pax (ước tính), tổng ngân sách: [x] VND.

- Biến số ảnh hưởng ngân sách: mùa bay, giờ bay, tiêu chuẩn khách sạn, venue gala, hoạt động MICE.

(4) Rủi ro và phương án dự phòng

- Rủi ro chính: trễ chuyến, thời tiết, vấn đề sức khỏe, thay đổi danh sách.

- Phương án: contingency budget 10-15%, plan B indoor, bảo hiểm, hotline 24/7, deadline danh sách rõ.

(5) SLA và cơ chế chịu trách nhiệm

- Một đầu mối vendor chịu trách nhiệm xuyên suốt, có escalation.

- Báo cáo hàng ngày cho HR, minh bạch phát sinh (phải duyệt trước).

(6) Kế hoạch đo lường ROI

- Trước tour: khảo sát kỳ vọng (1-2 câu), tỷ lệ đăng ký.

- Trong tour: tỷ lệ tham gia hoạt động, phản hồi nhanh sau điểm nhấn (gala/team building).

- Sau tour: survey hài lòng, ghi nhận câu chuyện nội bộ, báo cáo 1 trang cho board.

9.3 Bộ câu hỏi RFP gửi nhà tổ chức (để so sánh đúng trọng tâm)

Nhóm câu hỏi vận hành

- Ai là PIC chịu trách nhiệm? Có tour leader đi cùng đoàn không?

- Vendor đã vận hành đoàn tương tự (quy mô/điểm đến) chưa? Có thể cung cấp case study tóm tắt?

- Plan B cho thời tiết xấu/outdoor team building là gì?

- Quy trình xử lý incident (ốm/tai nạn/trễ chuyến) và thời gian phản hồi?

- Cơ chế báo cáo hàng ngày cho HR ra sao?

Nhóm câu hỏi tài chính - compliance

- Điều khoản đặt cọc/thanh toán theo mốc? Điều kiện hủy/đổi tên theo mốc?

- Cấu trúc breakdown chi phí theo hạng mục? Các khoản không bao gồm là gì?

- Quy trình xuất VAT và bộ hồ sơ nghiệm thu/quyết toán sau tour gồm những gì?

- Nguyên tắc phát sinh: khi nào phát sinh được phép xảy ra và cách phê duyệt?

---

10) Ngân sách và ROI: HR nói chuyện với sếp bằng số (không cần “cảm tính”)

10.1 Khung ngân sách tham chiếu (2025) cho tour châu Á

Để HR có cơ sở ước tính ban đầu, khung tham chiếu phổ biến cho tour châu Á 5 ngày (tùy điểm đến, mùa, tiêu chuẩn dịch vụ) thường rơi vào 16-31 triệu VND/người, gồm các nhóm chi phí: vé máy bay, khách sạn, ăn uống, tham quan/hoạt động, xe, bảo hiểm.

Các biến số làm ngân sách “nhảy” mạnh nhất (bạn nên nói rõ với sếp/board):

- Mùa cao điểm bay và khung giờ bay đẹp.

- Tiêu chuẩn khách sạn (4 sao vs 5 sao, vị trí trung tâm).

- Venue gala riêng, âm thanh/MC/thiết kế chương trình.

- Multi-city (tăng chặng di chuyển, tăng rủi ro trễ).

10.2 ROI narrative cho outbound (so với du lịch nội địa) để HR justify

Không cần so sánh giá kiểu “rẻ hơn”, HR nên trình bày ROI theo 3 lớp giá trị:

(1) Engagement và ghi nhận: outbound tạo cảm nhận “được đầu tư”, phù hợp chương trình incentive/recognition.

(2) Cross-team collaboration: môi trường mới giúp phá vỡ “vai trò công việc”, tăng kết nối giữa phòng ban.

(3) Employer branding nội bộ: tăng sức hút giữ người (retention) và tự hào nội bộ khi truyền thông đúng cách.

Cách đo nhanh (không phức tạp):

- Trước tour: kỳ vọng (1 câu), tỷ lệ đăng ký, tỷ lệ hoàn tất hồ sơ đúng hạn.

- Trong tour: tỷ lệ tham gia hoạt động chính (gala/team building), on-time rate theo lịch.

- Sau tour: survey 3-5 câu (hài lòng tổng, hài lòng điểm nhấn, đề xuất), tổng hợp “top 5 khoảnh khắc” từ feedback để báo cáo sếp.

---

FAQ cho HR Manager (ngắn, đúng nỗi lo)

1) Cần đặt trước bao lâu để tối ưu vé và khách sạn?

Khuyến nghị 6-8 tuần để có nhiều lựa chọn giờ bay/khách sạn và chốt được seat allocation cho đoàn. Với đoàn lớn hoặc đi mùa cao điểm, nên lock sớm hơn để giảm rủi ro hết dịch vụ phù hợp.

2) Nhân sự đổi tên/hủy phút chót xử lý thế nào?

Cần chốt deadline đổi tên/hủy ngay từ đầu (thường 2-3 tuần trước ngày đi tùy vé và khách sạn). Để giảm rủi ro, HR nên chuẩn bị danh sách dự bị và truyền thông rõ “đổi tên sau deadline có phí theo chính sách hãng/khách sạn”.

3) Nếu có sự cố (ốm/tai nạn/trễ chuyến) ai chịu trách nhiệm?

Mô hình nên có một đầu mối chịu trách nhiệm phía vendor (PIC), kèm hotline 24/7 và protocol xử lý sự cố. Các tình huống y tế sẽ phối hợp với bảo hiểm du lịch và cơ sở y tế tại điểm đến, vendor điều phối và cập nhật HR theo mốc thời gian.

4) Cần giấy tờ gì và ai giữ passport?

Nhân sự cần hộ chiếu còn hạn 6+ tháng (khuyến nghị phổ biến), visa nếu điểm đến yêu cầu, và thông tin liên hệ khẩn cấp. Về vận hành, tour leader có thể hỗ trợ kiểm tra đối chiếu passport theo manifest tại sân bay, nhưng việc “giữ passport” cần thống nhất minh bạch theo quy định công ty và thói quen đoàn (ưu tiên an toàn và rõ ràng khi bàn giao).

---

Gợi ý bước tiếp theo (đúng funnel consideration):

1) Chốt mục tiêu và format (4D3N hay 5D4N, có gala/meeting không).

2) Dùng checklist deadline (danh sách - vé - rooming - visa) để lập timeline nội bộ.

3) Gửi RFP questions cho 2-3 vendor để so sánh theo “quy trình và trách nhiệm”, không chỉ theo tổng giá.

4) Nếu cần, bạn có thể xem Hồ Sơ Công Ty TNHH Đồng Thị và Điều kiện thanh toán để align với quy trình mua hàng nội bộ.

Nếu bạn muốn, tôi có thể viết tiếp phần “phụ lục” dạng tài liệu nội bộ: (1) mẫu email thu passport và thông tin sức khỏe, (2) mẫu nội quy đoàn, (3) mẫu survey 5 câu để đo ROI sau tour, theo đúng “Tour công ty nước ngoài quy trình làm việc Dong Thi”.