MICE Bali 2026: Chọn Venue, Capacity & Ngân Sách Cho HR

Category: mice-outbound

Từ góc nhìn HR, “chốt” một chương trình MICE ở nước ngoài không khó ở ý tưởng - mà khó ở 3 câu hỏi rất thực tế để trình sếp/board: (1) Venue có đủ sức chứa và đủ phòng họp cho đúng format không? (2) Resort activities có thật sự tạo gắn kết hay chỉ là “đi chơi”? (3) Ngân sách có rõ ràng, kiểm soát được và có ai chịu trách nhiệm khi phát sinh/sự cố không?

Bài hướng dẫn 2026 này được viết theo đúng keyword Bali cho MICE resort activities capacity, tập trung vào venue và giá để HR có thể ra quyết định theo quy mô đoàn, có số liệu tham chiếu, có checklist và có khung làm việc minh bạch. Mục tiêu: giúp bạn mang về một plan “đáng tiền, đúng kỳ vọng, ít rủi ro” - và dễ bảo vệ ngân sách.

Nếu bạn cần xem tour/doanh nghiệp theo gói trọn: Xem tour Bali hoặc Tour Doanh Nghiệp & Company Trip.

Tóm tắt 60 giây cho HR (để gửi sếp/board):

- Bali phù hợp MICE của công ty Việt vì bay khoảng 3-4 giờ, chi phí cạnh tranh, resort “all-in-one” (venue + phòng + ăn + hoạt động) nên giảm số vendor phải quản lý.

- Mùa đẹp, ổn định cho sự kiện: tháng 4-10. Peak tháng 7-8 thường giá cao và hết chỗ nhanh. Nên né giai đoạn Nyepi (thường rơi vào tháng 3) để tránh ảnh hưởng vận hành.

- Quy mô đoàn 100-300 / 300-1,000 / 1,000+ sẽ quyết định khu vực: Sanur (conference lớn view biển), Jimbaran (retreat cao cấp, sân vườn sunset), Nusa Dua (ITDC, dễ kiểm soát an ninh, hợp summit/exhibition), Sunset Road (forum tầm trung, product launch, kết nối khách sạn tốt).

Lưu ý về tính chính xác: Mức giá trong bài là khoảng tham chiếu thị trường (cập nhật theo nguồn công khai và thông tin nhà cung cấp đến 01/2026). Giá thực tế phụ thuộc mùa, ngày trong tuần, cấu hình phòng, gói AV và tình trạng phòng. Khi làm việc với Dong Thi Travel, bạn sẽ nhận được báo giá theo BoQ rõ từng hạng mục để dễ duyệt nội bộ.

---

Mục lục

1) Vì sao Bali nổi bật với MICE 2026 (và khi nào nên đi)

2) Decision map theo quy mô đoàn (100-300 | 300-1,000 | 1,000+)

3) Venue capacity guide: chọn venue theo size và format

4) Giá venue và cấu trúc ngân sách: cách dự trù để dễ duyệt

5) Resort activities: gắn hoạt động với mục tiêu HR (đo được)

6) 3 mẫu itinerary (4N3Đ/5N4Đ) có buffer vận hành

7) Timeline triển khai 8-12 tuần (16+ tuần cho 1,000+ pax)

8) Logistics playbook: bay, visa, transfer, check-in

9) Risk register và điều khoản SLA nên có

10) Compliance tài chính: hợp đồng, VAT, nghiệm thu

11) Case studies mẫu (có số liệu) + khung đo ROI

12) Bảng so sánh Bali vs Bangkok vs Singapore (bắt buộc)

13) Tools & checklist tải về + FAQ + CTA

---

1) Planner context 2026: Vì sao Bali hợp MICE cho HR Việt?

1.1. Điểm mạnh “all-in-one resort” giúp HR giảm complexity

Với HR Manager, rủi ro lớn nhất của company trip không phải “đi đâu” mà là “ai phối hợp - ai chịu trách nhiệm”. Bali nổi bật vì nhiều resort tích hợp luôn: phòng họp lớn (plenary), phòng họp nhỏ (breakout), khu tiệc ngoài trời, khách sạn, F&B, và đội event on-site. Khi tích hợp được trong 1 hệ sinh thái, bạn giảm đáng kể:

- Số vendor cần quản lý (venue, khách sạn, catering, production tách rời)

- Rủi ro trễ tiến độ set-up

- Chi phí ẩn do di chuyển giữa nhiều điểm

- “Đổ lỗi” khi có sự cố (vì đã rõ RACI và đầu mối)

1.2. Thời gian bay phù hợp cho lịch 4N3Đ hoặc 5N4Đ

Từ Việt Nam đến Denpasar (DPS) thường khoảng 3-4 giờ (tùy chặng và hãng). Với MICE, đây là điểm cộng vì bạn có thể:

- Tổ chức 4N3Đ vẫn đủ 1 ngày họp + 1 ngày hoạt động + 1 gala

- Hoặc 5N4Đ “dày” hơn: 2 ngày họp + 1 ngày incentive/wellness

1.3. Mùa phù hợp và tác động đến giá/availability

- Mùa khô, thời tiết ổn định cho MICE: tháng 4-10 (đặc biệt phù hợp các outdoor dinner, team building bãi biển).

- Peak: tháng 7-8 thường giá cao, khó hold phòng/venue, dễ phát sinh chi phí nếu confirm sát ngày.

- Nyepi (Tết Bali, thường tháng 3): cần tránh hoặc lên phương án đặc biệt vì hoạt động công cộng bị hạn chế theo quy định địa phương.

1.4. 3 tiêu chí ra quyết định (đúng nhu cầu HR)

Bạn có thể dùng 3 tiêu chí này làm khung duyệt nội bộ:

1) Capacity & room block - Venue đủ chỗ cho plenary? Có đủ breakout theo số track? Khách sạn có đủ phòng/đêm theo tiêu chuẩn công ty?

2) Resort activities - Hoạt động có phục vụ mục tiêu (engagement/recognition/leadership) và đo được không?

3) Kiểm soát ngân sách & trách nhiệm - BoQ rõ ràng? SLA và escalation matrix? Hợp đồng, VAT/invoice, tiến độ thanh toán có phù hợp quy trình công ty?

1.5. Decision map theo quy mô đoàn: chọn khu vực nào ở Bali?

- Sanur: hợp hội nghị lớn, cần hall lớn và không gian tiền sảnh, view biển giúp tăng trải nghiệm nhưng vẫn “business-ready”.

- Jimbaran: hợp retreat, incentive cao cấp, gala sunset sân vườn. Gần sân bay (thường ~20 phút di chuyển tùy traffic), giúp giảm mệt mỏi đoàn.

- Nusa Dua (ITDC): hợp summit/exhibition, dễ kiểm soát an ninh, hạ tầng MICE lâu năm, nhiều lựa chọn khách sạn trong cùng khu.

- Sunset Road: hợp forum tầm trung, product launch, gần khu business/đô thị hơn, kết nối nhiều khách sạn 4-5 sao.

---

2) Practical decision: Chọn venue theo quy mô đoàn và format sự kiện

Phần này là “bảng tham chiếu nhanh” để HR chốt shortlist 2-3 venue, sau đó mới đi vào site inspection hoặc hold space.

Quy tắc chọn venue theo format (rất hay bị sai khi chỉ nhìn “capacity”):

- Theatre (ngồi ghế xem sân khấu) thường chứa được nhiều nhất.

- Classroom (bàn học) giảm sức chứa đáng kể so với theatre.

- Banquet/round table (tiệc bàn tròn) cần diện tích lớn, sức chứa giảm thêm.

- Pre-function (tiền sảnh, tea-break, booth) hay bị thiếu khiến check-in nghẽn.

- Breakout (phòng nhỏ) quyết định chất lượng workshop - không đủ breakout sẽ “kẹt track”.

2.1 Venue capacity guide (2026) - shortlist theo quy mô

Nhóm 100-300 pax thường phù hợp retreat/workshop: ưu tiên venue có breakout chất lượng + không gian networking + dịch vụ resort tốt.

Nhóm 300-1,000 pax cần hall đủ lớn + ít nhất 4-10 breakout tùy số track + quy trình check-in/đón đoàn mượt.

Nhóm 1,000+ pax ưu tiên convention center lớn, có kinh nghiệm vận hành đông, luồng vào ra rõ, hệ thống AV và nhân sự kỹ thuật mạnh.

Các venue tiêu biểu (kèm số liệu sức chứa):

- Bali Beach Convention Center (Sanur): sức chứa tối đa khoảng 4,567 khách; main hall khoảng 3,750 m² không cột, trần cao khoảng 8.5m; có 22 phòng họp; có khu ngoài trời bờ biển và garden; đi kèm 450+ phòng lưu trú trong tổ hợp lân cận. Phù hợp conference lớn, gala, launch quy mô lớn.

- Jimbaran Convention Center (InterContinental Bali Resort): ballroom khoảng 2,380 m², sức chứa đến 2,000 khách; có 18 breakout; khu outdoor (Sunset Garden/Alun-Alun) đến 1,500 khách; resort khoảng 425 phòng. Phù hợp retreat cao cấp, incentive, hội nghị 500-2,000.

- Bali International Convention Centre (BICC) - Nusa Dua: hall lớn trên 2,500+; tổng khu phức hợp lớn; khoảng 44 phòng (50-500 pax). Phù hợp summit, hội nghị lớn, performance.

- Bali Nusa Dua Convention Center (BNDCC) - Nusa Dua: sức chứa tương đương nhóm convention Nusa Dua; nhấn mạnh hạ tầng công nghệ (Wi-Fi, teleconferencing, AV tích hợp). Phù hợp sự kiện “tech-forward”, nhiều phiên song song.

- Bali Sunset Road Convention Center (BSCC): ballroom khoảng 1,200 khách; khu vườn khoảng 700 khách; phòng họp đến 300 pax. Phù hợp product launch, forum 500-1,200.

Venue mới (theo thông tin thị trường): AYANA Estate Convention Centre - Jimbaran dự kiến mở trong 2026, kỳ vọng sức chứa 2,000+ cho summit và incentive lớn. Nếu kế hoạch của bạn rơi vào nửa sau 2026, có thể cân nhắc như một option bổ sung, nhưng nên đặt điều kiện rõ về tiến độ bàn giao và phương án thay thế.

2.2 Capacity pitfalls: 7 điểm HR nên yêu cầu venue xác nhận bằng văn bản

1) Sức chứa theo từng set-up (theatre/classroom/banquet) cho đúng format chương trình.

2) Diện tích pre-function có đủ cho check-in + booth + tea-break không (đặc biệt 300+ pax).

3) Số lượng breakout “đúng size” (không chỉ là “có phòng”, mà phòng có cột/âm/ánh sáng/chiều cao trần phù hợp workshop).

4) Luồng vận hành: lối vào, back-of-house, đường set-up, khu staging, xe tải production có vào được không.

5) Giới hạn âm thanh outdoor (curfew/time limit) và phương án indoor backup nếu mưa.

6) Wi-Fi băng thông thực tế: số thiết bị đồng thời trong ballroom và breakout; có gói dedicated line không.

7) Chính sách độc quyền (exclusive vendor) của venue về AV, rigging, catering - vì ảnh hưởng trực tiếp đến BoQ.

---

3) Giá venue ở Bali 2026 và cấu trúc ngân sách để HR dễ “justify”

Trong MICE, “giá thuê venue” chỉ là một phần. Điều HR cần là cấu trúc chi phí có thể kiểm soát: hạng mục nào là fixed, hạng mục nào là variable, và điểm nào dễ phát sinh (để chặn từ sớm bằng SLA và quy trình phê duyệt).

3.1 Khung giá thuê venue theo quy mô (tham chiếu)

Dưới đây là khoảng giá thuê venue (USD) theo nhóm quy mô thường gặp của doanh nghiệp Việt. Mức này có thể thay đổi theo mùa, ngày trong tuần, cấu hình phòng và gói AV.

Những yếu tố làm giá “dao động mạnh” (HR nên hỏi ngay từ vòng báo giá):

- Mùa cao điểm (tháng 7-8), cuối tuần, ngày lễ

- Cấu hình phòng (chia zone/ghép phòng), thời lượng hold ballroom

- Gói AV cơ bản đi kèm hay tính riêng (màn LED, âm thanh line-array, ánh sáng sân khấu)

- Chính sách F&B minimum spend (đặc biệt với gala dinner)

- Quy định vendor độc quyền (bạn có được dùng production bên ngoài không)

3.2 Các khoản “phải có” trong ngân sách (để không bất ngờ)

Khung tham chiếu:

- Catering: khoảng 15-40 USD/người/ngày (tùy menu và tiêu chuẩn)

- AV/technical: khoảng 500-2,000 USD/ngày (tùy mức độ sản xuất)

- Khách sạn: khoảng 80-300 USD/phòng/đêm (4-5 sao)

- Airport transfers: khoảng 15-30 USD/xe (tùy loại xe và tuyến)

- Activity packages: khoảng 50-150 USD/người (team building, culture, wellness)

Khuyến nghị buffer: dự trù thêm 8-12% ngân sách cho phát sinh hợp lệ (overtime AV, đổi chuyến bay, mưa chuyển indoor, tăng suất ăn, phí hành lý, phí y tế nhỏ...). Quan trọng: buffer phải gắn với cơ chế phê duyệt phát sinh (SLA) để HR kiểm soát.

3.3 Mẫu “Budget narrative 1 trang” để trình sếp/board (copy dùng ngay)

Tiêu đề: Đề xuất chương trình MICE Bali 2026 - [Tên chương trình] - [Quy mô pax]

Mục tiêu & KPI: (1) Tỷ lệ tham gia mục tiêu: …% (2) Điểm hài lòng/NPS nội bộ: …/10 (3) Tỷ lệ hoàn thành workshop: …% (4) eNPS trước-sau: +… điểm

Lý do chọn Bali: Bay gần 3-4 giờ, venue quy mô phù hợp [x] pax, mô hình resort all-in-one giảm chi phí ẩn do di chuyển và giảm số vendor; cân bằng “công việc + gắn kết”.

Ngân sách dự kiến: Tổng ngân sách: … VND (tương đương … VND/người). Cấu phần: vé máy bay …%; khách sạn …%; venue + F&B …%; AV/production …%; hoạt động …%; bảo hiểm …%; buffer …%.

Rủi ro & kiểm soát: (1) Peak season - hold sớm, điều khoản release rõ (2) Traffic - cluster theo khu, buffer giờ (3) Mưa - phương án indoor backup cho outdoor event (4) Sức khỏe - bảo hiểm, medical on-call.

Đầu mối chịu trách nhiệm: Dong Thi Travel (single point of contact 24/7), có run-of-show, escalation matrix, nghiệm thu và đối soát theo BoQ.

---

4) Resort activities ở Bali: chọn “đúng mục tiêu HR” và đo được

Hoạt động ở resort không chỉ để “vui” - nếu thiết kế đúng, nó là công cụ tạo gắn kết và ghi nhận (recognition) rất hiệu quả. Dưới đây là “menu hoạt động” theo mục tiêu, để HR chọn dễ và giải trình rõ.

4.1 Menu hoạt động theo mục tiêu

A) Engagement (gắn kết liên phòng ban)

- Beach olympics/team challenge theo đội (có trọng tài, scoring, giải thưởng)

- CSR giảm nhựa (refill station + thử thách “no single-use plastic day”)

- Cooking class theo nhóm (chấm điểm theo tiêu chí: phối hợp, quản trị thời gian)

B) Leadership/Recognition (ghi nhận và truyền cảm hứng)

- Gala dinner sân vườn sunset (tùy tình trạng thời tiết và quy định âm thanh)

- Awards night (kịch bản vinh danh, clip, key message từ lãnh đạo)

- VIP dinner nhóm quản lý (nhỏ, riêng tư, đúng “tone”)

C) Wellness (phục hồi năng lượng, giảm burnout)

- Yoga/meditation buổi sáng (nhẹ, phù hợp đa số)

- Spa credit theo cấp bậc/nhóm KPI (tạo “reward” có cấu trúc)

- Sunrise trek Mount Batur (tùy thể lực, cần phân nhóm sức khỏe và cam kết an toàn)

D) Culture (trải nghiệm văn hóa giúp tăng “memory value”)

- Ubud purification ceremony (cần briefing etiquette, dress code)

- Traditional dance performance trong gala hoặc welcome dinner

- Temple visit có hướng dẫn (tôn trọng quy định trang phục, nghi thức)

4.2 Activity-to-outcome mapping (khung gắn hoạt động với KPI)

Bạn có thể dùng bảng mapping dưới đây trong proposal nội bộ:

- Beach olympics - Outcome: cross-team collaboration - Đo bằng: % tham gia, điểm teamwork survey sau hoạt động, số đội hoàn thành thử thách đúng thời gian.

- Awards night - Outcome: recognition và gắn kết với mục tiêu công ty - Đo bằng: survey “I feel recognized” + tỉ lệ tham dự + mức độ tương tác nội bộ (ảnh, bài viết intranet).

- Workshop theo track - Outcome: alignment chiến lược - Đo bằng: tỷ lệ hoàn thành bài tập nhóm, quiz/assessment sau session, hành động cam kết (commitment list).

- Wellness morning - Outcome: giảm mệt mỏi, tăng năng lượng - Đo bằng: attendance + self-rated energy score.

Lưu ý vận hành (rất thực tế): Bali có độ ẩm cao ngay cả mùa khô. Nên bố trí hydration station, dress code nhẹ (linen/cotton), và giới hạn thời lượng hoạt động ngoài trời vào khung giờ nắng gắt.

---

5) 3 mẫu itinerary (4N3Đ/5N4Đ) cho HR dễ chọn

Các mẫu dưới đây ưu tiên 2 yếu tố HR hay cần: (1) nhịp chương trình rõ, không “đuối” (2) có buffer chống traffic, nhất là giờ cao điểm (7-9h, 16-18h).

5.1 Itinerary A - Conference-heavy (5N4Đ)

Ngày 1: Bay VN - DPS, check-in theo timeslot, welcome briefing, dinner nhẹ tại resort.

Ngày 2: Plenary (sáng), breakout 1-3 track (chiều), networking cocktail (tối).

Ngày 3: Plenary (sáng), breakout + workshop (chiều), rehearsal gala (cuối chiều), gala dinner (tối).

Ngày 4: Incentive day (Ubud/culture hoặc beach activities) theo nhóm, tối tự do có kiểm soát (khuyến nghị hoạt động trong cùng khu để giảm rủi ro).

Ngày 5: Check-out, đối soát nhanh các khoản cá nhân, ra sân bay theo block giờ bay.

5.2 Itinerary B - Retreat (4N3Đ)

Ngày 1: Đến Bali, check-in, team gathering nhẹ, set tone cho retreat.

Ngày 2: Workshop buổi sáng (2-3 phiên), chiều resort activities (wellness/cooking class), tối dinner chia nhóm.

Ngày 3: Team challenge (sáng sớm hoặc chiều muộn), chiều tự do, tối gala/vinh danh ngắn gọn.

Ngày 4: Về Việt Nam.

5.3 Itinerary C - Sales incentive (5N4Đ)

Ngày 1: Đến Bali, welcome dinner có game nhẹ.

Ngày 2: Gamification challenge theo đội (beach/venue), chiều tự do, tối mini award.

Ngày 3: Excursion theo nhóm (culture/adventure tùy thể lực), tối free time có khuyến nghị khu vực an toàn.

Ngày 4: Gala sunset + awards night (điểm nhấn recognition).

Ngày 5: Về Việt Nam.

Mẹo giảm trễ giờ vì traffic: Ưu tiên “cluster theo khu” (Jimbaran - chỉ làm trong Jimbaran; Nusa Dua - chỉ trong ITDC; Sanur - ưu tiên Sanur/Ubud theo block) thay vì chạy nhiều điểm trong 1 ngày.

---

6) Timeline triển khai và quy trình làm việc (HR cần rõ từng bước)

Với MICE outbound, “đúng timeline” quan trọng hơn “ý tưởng hay”. Dưới đây là timeline tham chiếu để HR chủ động.

6.1 Timeline khuyến nghị 12 tuần (phổ biến cho 100-800 pax)

Tuần 1-2: Brief (mục tiêu, pax, tháng đi, format), nhận 2-3 option proposal + budget draft.

Tuần 3: Chốt shortlist venue, hold space/room block (giữ chỗ có điều kiện), đàm phán chính sách hủy/giảm số lượng.

Tuần 4-5: Site inspection (nếu cần), chốt concept, chốt BoQ sơ bộ, chốt block vé máy bay.

Tuần 6-7: Mở đăng ký người tham gia, thu passport, thông tin ăn uống, sức khỏe, chia team.

Tuần 8-9: Chốt run-of-show, floorplan, kịch bản gala, danh sách vinh danh, timeline sản xuất.

Tuần 10-11: Xác nhận rooming list, seating plan, rehearsal plan, contingency plan (mưa/late flight).

Tuần 12: On-site operation, nghiệm thu theo ngày, tổng đối soát sau chương trình.

Với đoàn 1,000+ pax: nên bắt đầu 16+ tuần để có khả năng hold venue lớn, block vé và room block đủ.

6.2 RACI và “single point of contact” (để không mập mờ trách nhiệm)

Trong proposal nên có RACI rõ:

- HR: owner mục tiêu/KPI, duyệt ngân sách, duyệt nội dung truyền thông nội bộ.

- Dong Thi Travel (DMC/đầu mối): điều phối tổng, quản trị vendor, hợp đồng, vận hành on-site, escalation 24/7.

- Venue/Hotel: set-up, F&B, banquet operation, kỹ thuật venue theo thỏa thuận.

- Airline/ground transport: vận chuyển theo block, hỗ trợ đổi chuyến (theo điều kiện vé).

- Production/AV: âm thanh ánh sáng, LED, stage, rehearsal, vận hành show.

Checklist tài liệu HR nên yêu cầu trong bộ hồ sơ:

- Proposal 2-3 option (khác nhau về khu/venue/tiêu chuẩn khách sạn)

- BoQ chi tiết (itemized)

- Floorplan + seating + flow check-in

- Run-of-show theo phút (ít nhất cho ngày plenary và gala)

- Contingency plan (mưa, traffic, y tế, đổi chuyến)

---

7) Logistics playbook: Bay, visa, transfer, check-in (đoàn đông vẫn mượt)

7.1 Chuyến bay và nguyên tắc đặt đoàn

Các đường bay phổ biến từ Hà Nội/TPHCM đi Denpasar (DPS) có cả full-service và low-cost, thời lượng khoảng 2.5-4 giờ tùy chặng. Với đoàn doanh nghiệp:

- Nên đặt trước 2-3 tháng để tối ưu giá và giữ block.

- Thường có chính sách group fare từ 10+ khách (tùy hãng), phù hợp khi công ty chốt danh sách sớm.

- Với đoàn lớn, nên chia block giờ đến để giảm nghẽn check-in và giảm tải xe.

7.2 Visa cho hộ chiếu Việt Nam (tham chiếu 2026)

Indonesia có lựa chọn VOA hoặc e-visa (thường được sử dụng cho khách du lịch). Thông tin tham chiếu:

- Thời hạn: 30 ngày (single entry)

- Thời gian xử lý: tại sân bay hoặc online 1-3 ngày (tùy thời điểm)

- Chi phí tham chiếu: khoảng 14-20 USD

- Điều kiện cơ bản: hộ chiếu còn hạn 6+ tháng, ảnh, vé khứ hồi

Khuyến nghị cho đoàn đông: đi theo đầu mối để gom hồ sơ, chốt checklist giấy tờ trước ngày bay nhằm giảm rủi ro “thiếu 1 người kẹt cả đoàn”.

7.3 Arrival-departure flow (mẫu vận hành cho HR)

- Đón sân bay: phân luồng theo đội/nhóm (bus/van), có bảng tên, điểm tập kết rõ.

- Check-in khách sạn: chia timeslot theo giờ đến; chuẩn bị welcome pack tại quầy riêng cho đoàn.

- Bàn hỗ trợ: SIM/Wi-Fi guide, đổi tiền, hotline, note y tế.

- Ngày về: nhắc hành lý/khối lượng, đối soát chi phí cá nhân (mini bar, laundry), chia block ra sân bay.

---

8) Risk register cho MICE Bali: rủi ro nào hay gặp và cách chặn từ đầu

HR thường “ngại” outbound vì sợ sự cố. Thực tế, outbound chạy mượt nếu có risk register và SLA rõ. Đây là danh sách rủi ro phổ biến tại Bali và biện pháp kiểm soát.

8.1 Risk register (mẫu)

Rủi ro 1: Thời tiết/độ ẩm - Ảnh hưởng outdoor gala, team building. Giảm thiểu: chọn venue có AC mạnh, chuẩn bị indoor backup, hydration station, áo mưa/ô, set time outdoor tránh trưa.

Rủi ro 2: Traffic - Trễ run-of-show, trễ check-in. Giảm thiểu: cluster theo khu, buffer 20-40 phút tùy tuyến, tránh khung 7-9h và 16-18h khi có thể.

Rủi ro 3: Overbooking mùa cao điểm - Thiếu phòng/đổi hạng. Giảm thiểu: hold sớm, điều khoản room block rõ, cut-off date, penalty và phương án khách sạn dự phòng.

Rủi ro 4: Lễ hội tôn giáo (Nyepi và ngày lễ địa phương) - Hạn chế hoạt động công cộng. Giảm thiểu: tránh ngày nhạy cảm hoặc thiết kế chương trình nội khu resort.

Rủi ro 5: An toàn thực phẩm/nước uống - Dễ gây sự cố hàng loạt. Giảm thiểu: dùng nước đóng chai, chọn F&B chuẩn khách sạn, hạn chế “thử thách ăn đường phố” cho đoàn đông.

Rủi ro 6: Tai nạn hoạt động adventure - Ảnh hưởng truyền thông nội bộ. Giảm thiểu: phân nhóm theo sức khỏe, waiver, nhà cung cấp có chứng nhận, bảo hiểm du lịch, y tế on-call.

8.2 SLA và điều khoản hợp đồng nên có (để HR yên tâm)

- Cancellation policy theo mốc thời gian (venue, khách sạn, vé máy bay)

- Force majeure: định nghĩa rõ và quy trình xử lý

- Cơ chế phê duyệt phát sinh: ai duyệt, ngưỡng duyệt, thời điểm duyệt (trước khi thực hiện)

- Tiêu chuẩn dịch vụ: thời gian phục vụ tea-break, chất lượng Wi-Fi, thời gian set-up/strike, overtime tính thế nào

- Escalation matrix: tên và số hotline 24/7, cấp xử lý 1-2-3

---

9) Compliance tài chính cho HR: hợp đồng, VAT, thanh toán, nghiệm thu

Đây là phần quyết định “vendor có làm được việc với doanh nghiệp không”. Một chương trình chạy tốt nhưng chứng từ không chuẩn thì HR vẫn bị kẹt khi quyết toán.

9.1 Cấu trúc thanh toán B2B (tham chiếu)

Thông thường chia 3 đợt:

- Đặt cọc (deposit) để hold venue/room block/flight block

- Thanh toán theo tiến độ (progress) khi chốt danh sách và chốt BoQ

- Thanh toán còn lại (balance) sau khi đối soát và nghiệm thu

Dong Thi Travel có trang quy định thanh toán để HR gửi phòng kế toán tham chiếu: Điều kiện thanh toán.

9.2 Nghiệm thu và đối soát (để chặn phát sinh “khó hiểu”)

- Đối soát rooming list: no-show, early check-in/late check-out, upgrade

- Đối soát F&B: số suất thực tế, đồ uống tính theo consumption, corkage fee nếu có

- Đối soát AV: overtime, nhân sự kỹ thuật bổ sung, phát sinh rigging

- Biên bản nghiệm thu: ký theo ngày hoặc theo hạng mục lớn (plenary/gala)

---

10) Case studies mẫu (để HR có số liệu tham chiếu khi làm đề xuất)

Lưu ý: Dưới đây là case study mẫu theo format mà HR thường cần. Khi bạn liên hệ, Dong Thi Travel có thể chia sẻ case gần nhất theo ngành và quy mô tương đương (trong phạm vi cho phép bảo mật).

Case 1 (mẫu) - Annual conference 650 pax, 2 plenary + 8 breakout

Quy mô: 650 người, 5N4Đ

Format: 2 ngày họp (2 plenary), 8 breakout (4 track song song), 1 gala dinner

Gợi ý venue phù hợp: Jimbaran (retreat + gala sân vườn) hoặc Nusa Dua (nếu ưu tiên hạ tầng hội nghị và kiểm soát an ninh)

KPI vận hành: attendance 96-98% phiên plenary; check-in hoàn tất trong 60-90 phút theo block; survey hài lòng mục tiêu 8.5/10

Bài học chính: traffic ảnh hưởng mạnh nếu chạy nhiều điểm - nên cluster hoạt động và đặt buffer rõ trong run-of-show.

Case 2 (mẫu) - Sales incentive 180 pax, resort activities + gala sunset

Quy mô: 180 người, 4N3Đ

Format: challenge theo đội + 1 đêm vinh danh

Ngân sách tham chiếu: tính theo người, thường dễ kiểm soát nếu cố định tiêu chuẩn khách sạn và set menu

Điểm tạo hiệu quả: game mechanics đơn giản nhưng chặt chẽ (đội, điểm, trọng tài), giúp “vui nhưng không loạn”.

Case 3 (mẫu) - Product launch 900 pax tại BSCC, yêu cầu tech/LED/AV cao

Quy mô: 900 người, 3-4 ngày tùy mục tiêu

Yêu cầu: LED wall, cue-to-cue rehearsal, run-of-show theo phút, phương án mưa nếu có outdoor activation

Bài học chính: cần chốt sớm “exclusive vendor” của venue để tránh đội chi phí production vào phút cuối.

Khung đo hiệu quả và ROI (outbound vs domestic)

HR thường không cần chứng minh “lợi nhuận tài chính trực tiếp”, mà cần chứng minh hiệu quả gắn kết và mức độ tham gia tương xứng ngân sách. Gợi ý 4 chỉ số dễ làm:

- eNPS trước-sau chương trình (khảo sát 2 phút)

- Participation rate theo hoạt động chính

- NPS/hài lòng theo 3 phần: logistics, nội dung, trải nghiệm

- Cost per engaged employee: tổng chi / số người đánh giá “highly engaged” (theo survey nội bộ)

---

11) Comparison Table bắt buộc: Bali vs Bangkok vs Singapore (đọc để chốt điểm đến)

Cách đọc bảng để chốt nhanh:

- Nếu chương trình thiên về incentive/retreat và muốn “một khu làm được tất cả”, Bali là option đáng cân nhắc.

- Nếu chương trình thiên về conference thuần và cần bay ngắn nhất, Bangkok có lợi thế.

- Nếu chương trình thiên về đối ngoại, triển lãm, tiêu chuẩn cực chặt và ngân sách phù hợp, Singapore là lựa chọn an toàn.

---

12) Tools & Checklists (HR dùng để triển khai nội bộ)

12.1 Checklist “Venue sourcing & capacity” (copy dùng ngay)

Plenary: sức chứa theo theatre/classroom/banquet; trần cao; không cột; sightline.

Breakout: số phòng; sức chứa từng phòng; cách âm; màn hình/âm thanh; khoảng cách đi lại.

Pre-function: diện tích tea-break; booth; check-in desk; luồng ra vào.

Outdoor: sức chứa; giới hạn âm thanh; phương án mưa; đèn/điện; an toàn.

Room block: số phòng/đêm; chính sách release; upgrade; early/late.

Accessibility: lối đi cho người lớn tuổi; thang máy; xe điện nội khu (nếu có).

Tech: Wi-Fi băng thông; dedicated line; vị trí control room; backup điện.

Sustainability: chính sách giảm nhựa; refill station; quy định địa phương.

12.2 Checklist “Pre-trip comms cho nhân viên” (giảm sự cố vặt)

- Dress code theo từng ngày (plenary/gala/temple/resort)

- Quy tắc khi tham quan đền chùa (che vai, che gối)

- SIM/Wi-Fi, lưu số hotline đoàn

- Nước uống: chỉ dùng nước đóng chai

- Thuốc cơ bản (đau đầu, tiêu hóa), lưu ý dị ứng

- Emergency contacts và quy trình báo sự cố

12.3 Timeline 12 tuần (bản rút gọn)

- W1-2: Brief + 3 option + budget draft

- W3: Hold venue/room + chốt khung hợp đồng

- W4-5: Chốt flight block + BoQ sơ bộ

- W6-7: Thu thông tin nhân sự (passport, dietary, medical)

- W8-9: Chốt run-of-show + floorplan

- W10-11: Confirm rooming + rehearsal

- W12: On-site + reconciliation

---

13) FAQ (dành cho HR) - trả lời theo rule-of-thumb

13.1 Đoàn 300/800/2,000 người nên chọn venue nào để tối ưu “Bali cho MICE resort activities capacity”?

Rule-of-thumb:

- ~300 pax: ưu tiên resort có breakout tốt, logistics gọn (Jimbaran là lựa chọn phù hợp cho retreat + gala sân vườn; Nusa Dua nếu muốn hạ tầng MICE mạnh và kiểm soát khu).

- ~800 pax: cần ballroom/hall lớn + nhiều breakout. Nusa Dua (BICC/BNDCC) hoặc Jimbaran tùy mục tiêu “business” hay “incentive”.

- ~2,000 pax: ưu tiên convention center lớn đã quen vận hành đông (Bali Beach Convention Center hoặc nhóm venue Nusa Dua tùy lịch trống và room block).

13.2 Ngân sách 5 ngày dự trù bao nhiêu/người và khoản nào dễ phát sinh?

Tham chiếu thị trường cho nhóm 4-5 sao và chương trình có hoạt động: tổng chi theo người thường nằm trong một dải khá rộng do khác tiêu chuẩn khách sạn, mức production và số hoạt động. Điểm dễ phát sinh nhất là overtime AV, nâng cấp F&B, đổi chuyến bay, và phương án mưa cho outdoor. Giải pháp là BoQ rõ và cơ chế phê duyệt phát sinh theo ngưỡng.

13.3 Quy trình làm việc với DMC thế nào để có đầu mối chịu trách nhiệm? SLA gồm những gì?

Bạn cần 3 thứ: (1) single point of contact 24/7, (2) run-of-show + escalation matrix, (3) SLA về dịch vụ và cơ chế phát sinh. SLA nên có mốc thời gian phản hồi sự cố, tiêu chuẩn dịch vụ (Wi-Fi/tea-break/AV), và quy trình phê duyệt phát sinh trước khi thực hiện.

13.4 Rủi ro lớn nhất khi tổ chức Bali mùa cao điểm và cách phòng tránh?

Mùa cao điểm rủi ro nhất là thiếu phòng/venue và chi phí tăng. Phòng tránh bằng hold sớm, có cut-off date, có phương án khách sạn dự phòng cùng khu, và chốt điều khoản hủy/giảm số lượng rõ ngay từ đầu.

---

14) Liên kết nội bộ (để HR xem thêm và chốt nhanh)

- Xem tour Bali (option chương trình theo quy mô đoàn)

- Tour Doanh Nghiệp & Company Trip (quy trình B2B, hạng mục dịch vụ)

- Xem tour Thái Lan (option thay thế gần, bay nhanh)

- Xem tour Singapore (option tiêu chuẩn cao, phù hợp exhibition/đối ngoại)

- Hồ Sơ Công Ty TNHH Đồng Thị (để làm vendor onboarding)

Gợi ý để bạn gửi yêu cầu nhanh (giúp báo giá chính xác, ít phát sinh):

1) Quy mô pax và cơ cấu phòng (twin/double/single)

2) Tháng dự kiến và số ngày (4N3Đ/5N4Đ)

3) Format: conference/retreat/incentive/product launch

4) Tiêu chuẩn khách sạn mong muốn (4 sao/5 sao) và ngân sách mục tiêu/người

5) Yêu cầu đặc biệt: VAT/invoice, bảo hiểm, hoạt động team building, gala outdoor/indoor

Điểm Dong Thi Travel cam kết trong MICE outbound: thông tin rõ từ đầu, BoQ minh bạch, quy trình có timeline, và có đầu mối chịu trách nhiệm suốt hành trình để HR dễ quản trị và dễ quyết toán.