Gala dinner outbound 2026 cho HR: venue, production, rủi ro

Gala dinner nước ngoài Dong Thi tổ chức được không? Nếu bạn là HR Manager đang cân nhắc một chuyến company trip kết hợp team building và gala dinner ở nước ngoài (2026), câu hỏi lớn thường không nằm ở “có làm được không”, mà ở “làm được theo cách nào để không phát sinh, không rủi ro, và chứng minh được ngân sách với sếp”. Bài viết này trả lời đúng trọng tâm về venue và production theo chuẩn MICE - kèm timeline triển khai, khung ngân sách tham khảo, quản trị rủi ro và bộ checklist/template để bạn dùng ngay khi brief vendor và xin duyệt.

Tóm tắt để bạn share nội bộ (1 phút): Dong Thi Travel có thể tổ chức gala dinner nước ngoài cho đoàn công ty khi (1) chốt đúng destination/hạ tầng MICE, (2) khóa điều khoản venue rõ ràng, (3) có production plan và rehearsal, (4) có một đầu mối chịu trách nhiệm onsite, (5) có SLA và phương án dự phòng cho flight/visa/thời tiết. Đoàn càng lớn càng cần chuẩn hóa quy trình và timeline tối thiểu 8-12 tuần (điểm đến dễ) hoặc 3-6 tháng (visa phức tạp/đoàn lớn).

Gợi ý link để HR đánh giá năng lực và quy trình: Tour Doanh Nghiệp & Company Trip - Hồ Sơ Công Ty TNHH Đồng Thị - Điều kiện thanh toán.

Mục tiêu phần này (để HR share cho sếp/board): Giải thích vì sao gala dinner outbound “đáng làm” khi cần nâng trải nghiệm nhân viên, tạo dấu ấn thương hiệu, và vẫn kiểm soát được rủi ro nếu quy trình rõ ràng.

Job-to-be-done của HR khi làm gala dinner outbound: không chỉ là “đi chơi”, mà là một dự án gắn kết - ghi nhận - truyền thông nội bộ. Với các công ty tăng trưởng nhanh hoặc có nhiều phòng ban/chi nhánh, gala dinner ở nước ngoài thường được chọn khi HR cần 3 thứ: (1) lý do đủ mạnh để nhân sự “tham gia trọn vẹn”, (2) không gian đủ chuẩn cho vinh danh/kỷ niệm/tri ân, (3) hệ thống vận hành để chạy chương trình đúng giờ, đúng chất lượng.

Vì sao outbound tạo “wow factor” hơn domestic (nhưng vẫn phải thực tế): điểm khác biệt không nằm ở “sang” mà ở bối cảnh. Một ballroom quốc tế, một river cruise sau hội nghị, hoặc một themed night ở resort có thể giúp nội dung vinh danh - tri ân - kết nối khách hàng trở nên “có câu chuyện”. Tuy nhiên, outbound chỉ hiệu quả khi HR kiểm soát được: visa, flight, logistics đoàn lớn và production.

Quy mô gala dinner outbound thường gặp:

- 50-200 pax: dễ vận hành, phù hợp incentive hoặc company trip nhóm tinh gọn, production gọn nhưng “đẹp”.

- 200-1,000 pax: phổ biến nhất cho year-end/anniversary; yêu cầu site inspection, sơ đồ chỗ ngồi, check-in theo luồng, rehearsal.

- 2,000-5,000+ pax: cần convention center, vận hành như “đại sự kiện”: multi-counter check-in, security, kỹ thuật nhiều lớp, kịch bản dự phòng.

Các format hay dùng (để bạn chọn đúng mục tiêu): awards night (vinh danh), client appreciation (tri ân khách hàng/đối tác), charity/CSR dinner, themed outdoor/beach night (cần plan B thời tiết), gala kết hợp hội nghị nửa ngày.

Decision criteria của HR (bộ câu hỏi để brief vendor, tránh mập mờ):

1) Uy tín và năng lực chạy đoàn lớn: vendor có quy trình onsite, có producer chịu trách nhiệm, có kinh nghiệm phối hợp venue-AV-transport chưa?

2) Timeline triển khai: cần bao lâu để khóa venue, production, visa, flight? Có milestone rõ không?

3) Hợp đồng - VAT - thanh toán: có xuất invoice VAT, điều khoản hủy/đổi/hoãn ra sao, thanh toán theo đợt thế nào?

4) Trách nhiệm khi có sự cố: ai xử lý flight delay, ai chịu trách nhiệm AV lỗi, ai là người quyết định onsite?

5) ROI và engagement: vendor có đề xuất KPI đo lường sau chuyến đi không (survey, eNPS, tỷ lệ tham gia, mức độ hài lòng)?

Thời điểm tốt (2026) để tổ chức gala dinner nước ngoài: thường rơi vào tháng 11-12 theo lịch year-end. Nếu mục tiêu là tối ưu chi phí và thời tiết dễ chịu, cân nhắc shoulder season (mùa vai) ở các hub châu Á hoặc châu Âu. Lưu ý: mùa cao điểm thường kéo theo giá phòng/venue tăng và khó giữ slot rehearsal, nên càng cần chốt sớm.

Điểm cần thống nhất nội bộ trước khi đi tiếp (để tránh đổi ý giữa chừng): mục tiêu chính (tri ân hay vinh danh hay truyền thông), số lượng khách dự kiến theo dải (min-max), tiêu chuẩn khách sạn, mức “show” (cơ bản hay hoành tráng), và mức ngân sách trần.

Mục tiêu phần này: đưa ra công cụ để HR chốt feasibility nhanh, shortlist destination phù hợp MICE, và hiểu rõ logic chọn venue + production theo chuẩn thực thi.

Checklist đầu vào (brief) để trả lời ngay câu “Gala dinner nước ngoài Dong Thi tổ chức được không?”

- Số khách: dự kiến + biên dao động (ví dụ 280-320).

- Mục tiêu: year-end, anniversary, kick-off, tri ân khách hàng, hay incentive.

- Ngân sách trần: tổng và/hoặc theo đầu người; nêu rõ đã bao gồm vé máy bay chưa.

- Yêu cầu branding: backdrop, LED, photo booth, standee, quà tặng, clip opening.

- Tiêu chuẩn venue: ballroom 5 sao, convention center, hay outdoor/resort.

- Mức “show”: MC song ngữ, ban nhạc/DJ, trình diễn, tiết mục nội bộ.

- Ẩm thực: set menu/buffet, đồ uống, và yêu cầu dietary (halal/vegan/allergies).

- Yêu cầu compliance: invoice VAT, hợp đồng, điều kiện thanh toán, chính sách hủy/đổi.

Shortlist destination theo tiêu chí MICE (dễ vận hành cho đoàn Việt Nam):

- Bangkok (Thái Lan): bay thẳng nhiều chuyến/ngày, hạ tầng MICE mạnh, lựa chọn venue đa dạng (ballroom và convention). Phù hợp đoàn 100-800+ cần triển khai nhanh.

- Singapore: venue chuyên nghiệp, dịch vụ chuẩn, hợp với nhóm có khách VIP/đối tác và yêu cầu “đúng giờ - đúng chuẩn”. Chi phí thường cao hơn nhưng dễ “justify” nếu mục tiêu là brand image.

- Seoul (Hàn Quốc): phù hợp concept kết hợp trải nghiệm văn hóa - mua sắm - gala; cần lưu ý thời tiết theo mùa và quy trình giấy tờ tùy thời điểm.

Khi nào nên cân nhắc multi-city/multi-country: khi bạn đang thiết kế incentive route (ví dụ kết hợp hội nghị ngắn + trải nghiệm điểm nhấn), hoặc cần chia luồng khách theo phòng ban. Đổi lại, chi phí và rủi ro vận hành tăng (nối chuyến, hành lý, thời gian di chuyển), và production gala nên “đóng” ở một thành phố để tránh phát sinh.

3 câu hỏi “khóa rủi ro” trước khi chốt destination:

1) Visa lead time thực tế cho đoàn là bao lâu (hãy đối chiếu theo nguồn chính thức của đại sứ quán/lãnh sự quán)?

2) Có đủ chuyến bay thẳng và phương án dự phòng theo khung giờ phù hợp gala không?

3) Venue có sẵn AV cơ bản và cho phép load-in/load-out đúng timeline không?

Mục tiêu: giúp HR chọn venue đúng loại hình, đọc được các điều khoản quan trọng trong hợp đồng venue, và tránh các “bẫy vận hành” khiến gala bị trễ/đội chi phí.

Nhóm 1 - Ballroom khách sạn 5 sao (thường 500-2,000 pax tùy sắp xếp): phù hợp khi HR cần không gian đẹp, kín, dễ kiểm soát luồng khách, tiêu chuẩn phục vụ đồng đều. Ưu điểm là F&B, nhân sự phục vụ, bàn ghế thường có sẵn theo gói; rủi ro thấp hơn. Hạn chế là quy định chặt về treo thả (rigging), giờ kết thúc (curfew), và phí overtime.

Nhóm 2 - Convention/Exhibition Center (có thể 5,000+ pax): phù hợp khi là đại sự kiện, cần sân khấu lớn, nhiều hạng mục trưng bày/booth, hoặc cần nhiều phòng breakout. Ưu điểm là linh hoạt set-up, nhưng HR phải chuẩn bị production kỹ hơn (âm thanh/ánh sáng/LED thường là hạng mục riêng), và vận hành giống “event” hơn là “dinner”.

Nhóm 3 - Outdoor/Resort/Beach setup: phù hợp themed night, tạo trải nghiệm khác biệt. Tuy nhiên đây là nhóm bắt buộc có plan B (trong nhà), và cần kiểm tra kỹ về điện, phương án gió/mưa, nền sân khấu, tiếng ồn, giấy phép, bảo hiểm.

Tiêu chí vận hành venue (đây là các mục HR nên yêu cầu vendor xác nhận bằng văn bản):

- Khoảng cách sân bay: lý tưởng 10-30km để giảm rủi ro trễ giờ và mệt.

- Loading bay và đường vận chuyển thiết bị: xe tải vào được không, có thang hàng không, giờ load-in.

- Trần cao/rigging: có cho treo đèn/line array không, chịu tải bao nhiêu, ai là người duyệt bản vẽ.

- Nguồn điện: công suất, vị trí ổ cắm, có cần thuê máy phát dự phòng không.

- Back-of-house: phòng thay đồ (green room), kho tạm (storage), khu kỹ thuật.

- Slot rehearsal: có giữ được 2-4 giờ rehearsal không, phí thế nào.

- Curfew/noise: giờ giới hạn âm lượng và kết thúc.

- Site inspection: tối thiểu video walkthrough + layout; tốt nhất là site inspection trực tiếp nếu đoàn lớn.

Booking timeline khuyến nghị: thường cần 6-12 tháng để có lựa chọn đẹp cho tháng 11-12, đặc biệt với ballroom tốt hoặc ngày đẹp (thứ Sáu, thứ Bảy). Với đoàn 100-200 đi “destination dễ” và không quá kén venue, vẫn có thể chốt trong 8-12 tuần, nhưng rủi ro về lựa chọn venue và giá sẽ cao hơn.

Điều khoản cần “khóa” trong hợp đồng venue để tránh phát sinh:

- Capacity theo banquet style (round table), classroom, theatre (nếu có hội nghị).

- Minimum spend (F&B tối thiểu), service charge, thuế.

- Chính sách hủy/đổi/hoãn, điều kiện force majeure.

- Phí overtime theo giờ, phí vệ sinh, phí an ninh (nếu có).

- Quy định mang đồ ngoài vào: corkage fee, phí bánh/đồ uống, phí set-up đặc biệt.

Mục tiêu: giúp HR hiểu production “chuẩn MICE” gồm những gì, cách kiểm soát ngân sách, và mẫu run-of-show để dễ chốt kịch bản với sếp.

Các hạng mục production cốt lõi (đi theo logic “đủ dùng - kiểm soát được”):

- LED wall (màn hình chính) + laptop/cue system cho trình chiếu.

- Âm thanh theo sức chứa phòng (micro MC, micro trao giải, in-ear nếu band).

- Ánh sáng (wash, spot, moving head cơ bản) để sân khấu “lên hình” đúng.

- Sân khấu + backdrop/branding.

- Livestream/recording (nếu cần báo cáo nội bộ/PR), đặc biệt với sự kiện có leadership message.

- Photo/Video và khu chụp (photo booth) để tăng engagement.

Nguyên tắc kiểm soát chi phí: với nhiều doanh nghiệp, production nên ở mức không vượt khoảng 30% tổng ngân sách sự kiện (tùy mục tiêu). Nếu vượt, cần lý do rõ (ví dụ kỷ niệm 10 năm, cần video mapping, show lớn).

Run-of-show mẫu 120-180 phút (dễ áp dụng, phù hợp đoàn có bay):

- 18:00-18:30: Welcome cocktail + check-in + chụp hình

- 18:30-18:40: Opening (clip + phát biểu ngắn)

- 18:40-19:20: Dinner course 1-2 + mini game nhẹ

- 19:20-20:00: Awards/Recognition (chia block để không dài)

- 20:00-20:20: Entertainment (1-2 tiết mục)

- 20:20-20:40: Raffle/Networking game

- 20:40-21:00: Closing + chụp hình tập thể

Lưu ý jetlag và sức của đoàn: nếu bay trong ngày, tránh chạy show quá muộn hoặc “đè” gala ngay tối đến. Thực tế vận hành tốt thường chọn: đến - nghỉ - họp nhẹ/teambuilding - gala vào tối ngày 2 để đảm bảo đúng giờ và tinh thần tốt.

Nhân sự & vai trò (điều HR nên yêu cầu vendor thể hiện trong proposal):

- Show caller/Stage manager: người gọi cue, giữ tiến độ chương trình.

- Technical director: chịu trách nhiệm phối hợp âm thanh/ánh sáng/LED.

- MC song ngữ (nếu có khách quốc tế/venue yêu cầu).

- Onsite producer/Account lead: “một đầu mối” chịu trách nhiệm end-to-end.

- Tỷ lệ phục vụ tham khảo: khoảng 1 nhân sự phục vụ/20 khách cho dinner service (tùy tiêu chuẩn venue).

Rehearsal: nên có dry-run 1-2 ngày trước (tùy mức production). Tối thiểu: chạy cue clip, mic, ánh sáng, walk-through trao giải.

Mục tiêu: đưa khung chi phí tham khảo 2026 để HR có “con số” khi xin duyệt, và chỉ ra các khoản dễ bị quên gây phát sinh.

Khung ngân sách tham khảo 2026 (cho 100 pax, chưa gồm vé máy bay, tùy điểm đến/tiêu chuẩn):

- Gói venue + production cơ bản + F&B: khoảng 10-20 triệu VNĐ/người (mức này thay đổi theo thành phố, tiêu chuẩn khách sạn, menu, mức AV).

- Nếu so với tổ chức trong nước, chi phí outbound thường cao hơn do tiêu chuẩn venue, service charge, nhân sự kỹ thuật, và các phí vận hành tại điểm đến.

Các biến số khiến chi phí chênh:

- Venue: minimum spend cao, phí dịch vụ/thuế địa phương.

- AV: nâng cấp line array, thêm LED phụ, thêm camera/livestream.

- Nội dung: talent quốc tế, band, DJ, tiết mục dàn dựng.

- Thời điểm: tháng 11-12 thường tăng giá và khó giữ slot.

Cách build business case cho sếp/board (gợi ý cấu trúc 1-2 trang):

- Option A (tiết kiệm, đủ chuẩn): ballroom + AV cơ bản + awards gọn + photo.

- Option B (cân bằng): thêm LED chuẩn “lên hình”, band/DJ, afterparty gọn.

- Option C (tạo dấu ấn): staging lớn, nhiều điểm chạm branding, video mở màn, khách mời.

Mỗi option đi kèm KPI kỳ vọng: tỷ lệ tham dự, mức hài lòng (CSAT), eNPS sau chuyến đi, mức độ tham gia hoạt động.

Mục tiêu tối ưu: nhiều đoàn có thể tiết kiệm 20-30% nhờ group deal và bundle (phòng, F&B, AV), nhưng phải “đóng gói” đúng: chốt số lượng sớm, thống nhất menu, hạn chế đổi layout phút chót.

Các khoản hay bị quên khi dự toán (đây là nguồn phát sinh phổ biến):

- Overtime venue/AV theo giờ

- Corkage fee (mang rượu/bánh vào)

- Setup/tear-down, vận chuyển thiết bị, phí kho

- Tip/service charge theo quy định địa phương

- Forex buffer (khuyến nghị có dự phòng)

- Bảo hiểm du lịch theo đoàn

- Phí visa dịch vụ (nếu có), phí hồ sơ nhóm

Mục tiêu phần này: HR cần một mô hình triển khai dễ kiểm soát - rõ trách nhiệm - có SLA, đặc biệt khi đoàn lớn và có nhiều bên (venue, AV, vận chuyển, hãng bay, khách sạn).

Mô hình “one point of contact” (một đầu mối chịu trách nhiệm): để tránh “đứt gãy thông tin”, dự án MICE outbound nên có 1 account/producer phụ trách xuyên suốt: brief - báo giá - hợp đồng - vận hành onsite. HR chỉ cần làm việc theo “một cửa” và có escalation rõ ràng khi có sự cố.

RACI đơn giản (HR có thể copy đưa vào email kick-off):

- HR (Client): duyệt mục tiêu, ngân sách, thông điệp, danh sách khách, policy nội bộ

- Dong Thi (Operator/Producer): điều phối tổng, hợp đồng, timeline, onsite command

- Venue/Hotel: F&B, layout, staffing, an ninh cơ bản

- AV/Production team: thiết bị, set-up, showflow, rehearsal

Timeline triển khai khuyến nghị (T-12 đến T+7):

- T-12 đến T-9 tuần: chốt destination, giữ chỗ venue (hold), sơ bộ ngân sách 3 option

- T-8 đến T-6 tuần: kế hoạch visa, block seat/charter (nếu cần), concept gala + sơ đồ seating

- T-4 đến T-3 tuần: chốt menu, kịch bản chương trình, chọn MC/talent, khóa hạng mục AV

- T-2 đến T-1 tuần: rooming list, ops manual, rehearsal plan, check tất cả nội dung clip/slide

- Onsite: command center + kênh liên lạc, chạy rehearsal, kiểm soát guest flow

- T+3 đến T+7: survey, tổng hợp report ROI, bài học và đề xuất cải thiện cho lần sau

Mục tiêu: kiểm soát 3 “điểm nghẽn” lớn nhất của outbound: visa, chuyến bay, và di chuyển đoàn.

Visa theo điểm đến (khung tham khảo, cần xác minh theo nguồn chính thức tại thời điểm triển khai 2026):

- Nhóm miễn visa: dễ chạy, nhưng vẫn cần checklist hộ chiếu, điều kiện nhập cảnh.

- Nhóm e-visa: lead time thường nhanh hơn, nhưng phải quản lý dữ liệu chính xác theo danh sách.

- Nhóm Schengen/visa phức tạp: lead time thường dài hơn, cần chuẩn hóa hồ sơ và lịch hẹn.

Nguyên tắc quản trị visa đoàn:

- Chốt deadline hồ sơ “cứng” và có buffer.

- Chuẩn hóa biểu mẫu thông tin, tránh sai tên/đổi hộ chiếu phút chót.

- Có danh sách theo trạng thái (đủ - thiếu - cần bổ sung) để HR theo dõi dễ.

Chiến lược vé máy bay:

- Ưu tiên bay thẳng từ HAN/SGN đến hub MICE để giảm rủi ro nối chuyến.

- Với đoàn lớn, cân nhắc block seat hoặc charter (tùy hãng và khả năng cung ứng).

- Luôn có phương án dự phòng nếu delay: đổi khung giờ set-up, lùi run-of-show, hoặc dùng plan B venue/slot.

Logistics ngày gala (luồng vận hành mẫu):

Airport meet & assist - check-in khách sạn theo wave - load-in kỹ thuật - rehearsal - đón khách vào sảnh (registration, seating) - chạy show - load-out - tổng kết.

Những chi tiết nhỏ nhưng “định thắng bại”: sơ đồ xe và bãi đỗ, timeline xe tải thiết bị, security check, bảng tên theo phòng ban, và quy định mang props/branding lên máy bay.

Mục tiêu: HR cần biết “khi có sự cố thì làm gì” và SLA tối thiểu nên có để tránh bị động.

Bảo hiểm và an toàn: đoàn outbound nên có bảo hiểm du lịch theo nhóm (mức phí tùy chương trình), kèm quy trình xử lý: mất hộ chiếu, tai nạn nhẹ, khách say rượu, dị ứng thực phẩm.

Rủi ro văn hóa - etiquette (để HR truyền thông nội bộ trước chuyến đi):

- Dress code rõ (không shorts/sandal trong gala, tùy venue).

- Tipping theo quy định địa phương (thường 5-10% tùy nơi).

- Quy tắc sử dụng đồ uống có cồn và hành vi nơi công cộng.

SLA/Service commitments nên có trong proposal (để HR dễ chốt với sếp):

- Thời gian phản hồi (response time) và người chịu trách nhiệm phê duyệt thay khi vắng mặt

- Onsite staffing (bao nhiêu người, vai trò gì)

- Escalation matrix (ai quyết khi có sự cố)

- Backup vendor cho AV/transport

- KPI vận hành: giờ bắt đầu show, thời gian check-in, xử lý sự cố trong bao lâu

Mục tiêu phần này: giúp HR có “bằng chứng dạng dữ liệu” để thuyết phục board, và có template để yêu cầu vendor cung cấp case study đúng chuẩn audit.

Case-study template (HR có thể copy đưa vào yêu cầu báo giá):

- Bối cảnh công ty: ngành, số lượng nhân sự, mục tiêu chương trình

- Quy mô: số pax, cơ cấu khách (staff/leader/khách mời)

- Timeline triển khai: từ ngày kick-off đến ngày bay

- Venue & production: loại venue, mức AV, rehearsal

- Ngân sách: theo đầu người/tổng (có/không gồm vé máy bay)

- KPI: tỷ lệ tham gia, CSAT/NPS, đúng giờ, sự cố và cách xử lý

- Chứng từ: hợp đồng, invoice VAT, thanh toán theo milestone

3 case-study “idea” có số liệu minh họa (để bạn hình dung cấu trúc, khi làm thật sẽ thay bằng số liệu dự án):

Idea 1 - 300 pax Bangkok (ballroom 5 sao + awards + afterparty gọn):

- Mục tiêu: year-end + vinh danh 60 cá nhân/10 đội nhóm

- Quy mô: 300 pax, chia 3 wave check-in

- Timeline khuyến nghị: 10-12 tuần

- KPI gợi ý: show start đúng giờ; CSAT sau sự kiện; tỷ lệ tham gia hoạt động nội bộ

Idea 2 - 120 pax Singapore (half-day conference + gala):

- Mục tiêu: kick-off/strategy + networking nhóm leader

- Venue: phòng hội nghị nửa ngày + dinner set menu

- Sản xuất: tập trung vào nội dung leadership message và recording nội bộ

Idea 3 - 800-1,500 pax (convention center, staging lớn):

- Mục tiêu: anniversary + truyền thông văn hóa doanh nghiệp

- Vận hành: multi-counter check-in, phân luồng seating, security

- Production: LED lớn, cueing nhiều lớp, rehearsal bắt buộc

Proof points HR nên yêu cầu để kết luận “Dong Thi tổ chức được không”: năng lực venue theo capacity, network vendor địa phương (PCO/AV), kế hoạch rehearsals, ops manual, SLA, và bản “risk register” (rủi ro - mức độ - phương án).

Cách đo ROI/engagement sau chuyến đi (để report 1-2 trang cho board):

- Survey trong 24-72 giờ (CSAT/NPS)

- Tỷ lệ tham gia hoạt động (attendance, completion)

- eNPS/employee satisfaction theo nhóm (nếu công ty có)

- Ghi nhận định tính: phản hồi open-ended, điểm cải thiện cho năm sau

Mục tiêu phần này: cung cấp bộ công cụ “dùng ngay” để HR giảm rủi ro bỏ sót và làm việc với nhiều bên mà vẫn kiểm soát được chất lượng.

Checklist 30 điểm (rút gọn theo nhóm, phù hợp đoàn 100-1,000):

A. Venue (10 điểm):

1) Capacity theo banquet layout (đính kèm sơ đồ)

2) Minimum spend + thuế/phí dịch vụ

3) Curfew/overtime policy

4) Loading bay + timeline load-in/load-out

5) Power + vị trí kỹ thuật

6) Rigging rule + duyệt bản vẽ

7) Green room + kho tạm

8) Slot rehearsal + chi phí

9) Quy định décor/branding trong khu vực chung

10) Điều khoản hủy/đổi/force majeure

B. Production (8 điểm):

11) Danh mục AV theo spec (không ghi chung chung)

12) Sơ đồ sân khấu + vị trí LED/loa/đèn

13) Run-of-show + cue sheet

14) Danh sách nội dung: clip, slide, nhạc, logo (deadline)

15) Rehearsal plan

16) Nhân sự: TD, stage manager, show caller, MC

17) Photo/video deliverables và thời hạn bàn giao

18) Backup plan: thiết bị dự phòng cơ bản

C. F&B (6 điểm):

19) Menu + số món + món chay/halal/allergy

20) Beverage package + corkage

21) Service ratio và thời gian ra món

22) Seating plan theo phòng ban/leadership

23) Bố trí bàn VIP, bàn sân khấu

24) Food safety và xử lý sự cố dị ứng

D. Travel logistics (6 điểm):

25) Visa plan + deadline hồ sơ

26) Flight plan + phương án delay

27) Rooming list + check-in theo wave

28) Onsite command center + kênh liên lạc

29) Insurance theo đoàn

30) Post-event survey + report format

Template “Proposal xin duyệt ngân sách” (1-2 trang, khung nội dung):

- Mục tiêu chương trình (gắn KPI nhân sự)

- Phạm vi: số pax, ngày đi, destination

- 3 options ngân sách A/B/C (nêu rõ bao gồm/không bao gồm)

- Rủi ro chính và mitigation (visa/flight/thời tiết/AV)

- KPI dự kiến và cách đo (CSAT, attendance, eNPS)

- Milestone thanh toán và điều kiện hủy/đổi

Agenda mẫu 4 ngày 3 đêm (gợi ý khung, phù hợp có rehearsal):

- Day 1: Bay - check-in - tự do - họp trưởng đoàn (brief nội bộ)

- Day 2: Team building/CSR - chiều rehearsal + set-up - tối gala

- Day 3: City experience hoặc meeting ngắn - tự do mua sắm

- Day 4: Trả phòng - bay về

Communication kit nội bộ (giúp HR giảm câu hỏi lặp lại):

- Poster dress code theo đêm (smart casual, gala formal)

- FAQ visa/flight/hành lý/điểm tập trung

- Hướng dẫn eSIM và roaming

- “Single source of truth”: 1 link drive tài liệu và version control

Tham khảo nội dung chuẩn bị chung: Cẩm Nang Du Lịch - Visa, Hành Lý, Chi Phí & Kinh Nghiệm Bay Thẳng.

FAQ 1: Gala dinner nước ngoài Dong Thi tổ chức được không nếu đoàn 300-500 người?

Tổ chức được khi bạn chốt sớm 3 thứ: (1) venue đủ capacity theo banquet, (2) flight strategy (block seat/bay thẳng, có buffer), (3) production plan có rehearsal và đội onsite đủ vai trò. Với quy mô 300-500, HR nên yêu cầu proposal thể hiện rõ sơ đồ check-in, seating, showflow, và SLA xử lý sự cố.

FAQ 2: Timeline tối thiểu để kịp year-end 2026 là bao lâu?

Điểm đến dễ, bay thẳng, yêu cầu production vừa phải: khuyến nghị 8-12 tuần. Nếu visa phức tạp, đoàn lớn, hoặc yêu cầu staging cao: nên chuẩn bị 3-6 tháng để có venue đẹp và giảm rủi ro.

FAQ 3: Hợp đồng, VAT invoice, thanh toán milestone thế nào?

Với MICE outbound, thông lệ là thanh toán theo các mốc: đặt cọc để giữ dịch vụ, thanh toán theo tiến độ khi khóa venue/flight, và quyết toán trước khởi hành hoặc sau khi chốt phát sinh theo điều khoản. HR nên yêu cầu rõ: hạng mục nào xuất VAT, timeline xuất hóa đơn, chính sách hủy/đổi và điều kiện hoàn/giữ cọc.

FAQ 4: Nếu delay chuyến bay/thiếu thiết bị AV/thời tiết xấu (outdoor) xử lý thế nào?

Bạn cần “escalation matrix” và plan B bằng văn bản: đổi khung giờ set-up, lùi run-of-show, backup thiết bị cơ bản, hoặc chuyển sang ballroom dự phòng nếu outdoor. Quan trọng nhất là onsite producer có quyền điều phối và quyết định theo SLA đã thống nhất.

Gợi ý bước tiếp theo (để ra quyết định nhanh, ít rủi ro):

1) Bạn gửi brief 1 trang (số pax, thời gian dự kiến, mục tiêu, ngân sách trần, mức “show”).

2) Dong Thi phản hồi concept + khung ngân sách + timeline triển khai theo 3 option trong 48 giờ làm việc (tùy mức độ đầy đủ của brief).

3) Chốt shortlist venue và production spec để đi vào hợp đồng và giữ chỗ.

Liên hệ và xem thêm: Liên hệ tư vấn - Tour công ty & team building - Tour Doanh Nghiệp & Company Trip.

Cam kết cách Dong Thi Travel làm MICE: chúng tôi không bán “giấc mơ”, chúng tôi bán sự rõ ràng và sự yên tâm - proposal minh bạch, timeline rõ, có đầu mối chịu trách nhiệm, và kế hoạch dự phòng để hạn chế surprises và phát sinh trong khả năng kiểm soát.