Báo cáo sau tour Dong Thi cung cấp những gì (2026): Bộ tài liệu hậu tour cho admin/secretary để sếp duyệt nhanh

Với admin/secretary phụ trách book tour công ty, câu hỏi “Báo cáo sau tour Dong Thi cung cấp những gì” thường là yếu tố quyết định khi chọn nhà cung cấp. Vì sau chuyến đi, sếp và phòng Tài chính không chỉ cần “chuyến đi vui” mà cần chứng từ đúng - số liệu rõ - đối soát nhanh - có cơ sở đánh giá hiệu quả để duyệt thanh toán và rút kinh nghiệm cho lần sau. Bài viết này giúp bạn hình dung một bộ tài liệu hậu tour chuẩn cho MICE/outbound, kèm template gợi ý, timeline - deadline, và checklist để bạn cầm về là dùng được.

1) “Báo cáo sau tour” trong MICE/outbound dùng để làm gì?

Nếu bạn đang làm admin/secretary, bạn sẽ thấy “hậu tour” mới là lúc bắt đầu việc quan trọng: quyết toán - nghiệm thu - tổng kết. Báo cáo sau tour không chỉ để “đẹp”, mà phục vụ 4 mục tiêu thực tế:

• Quyết toán chi phí và VAT: đối chiếu ngân sách - thực chi - phát sinh (nếu có), đủ điều kiện kế toán/thuế nội bộ.
• Đo hiệu quả chương trình (KPIs): mức hài lòng, mức tham gia hoạt động, điểm nhấn theo mục tiêu incentive/team building.
• Ghi nhận rủi ro/sự cố: có log xử lý để “giải trình” nếu có vấn đề phát sinh, đồng thời làm tài liệu cải tiến lần sau.
• Compliance nội bộ: biên bản nghiệm thu, danh sách tham dự, xác nhận dịch vụ - giúp sếp/finance duyệt nhanh và đúng quy trình.

Điểm khác giữa “hậu tour leisure” và “hậu tour MICE/incentive” là: tour công ty thường cần agenda theo giờ, bằng chứng triển khai (họp, gala, branding), danh sách tham dự, biên bản nghiệm thu theo hạng mục và phần tổng kết theo mục tiêu doanh nghiệp. Vì vậy, khi hỏi “Báo cáo sau tour Dong Thi cung cấp những gì”, bạn nên nhìn theo 3 lớp tài liệu để dễ kiểm soát:

• (A) Bộ chứng từ kế toán: phục vụ thanh toán, VAT, đối soát.
• (B) Báo cáo điều hành chương trình: timeline, nhật ký vận hành, sự cố và cách xử lý.
• (C) Báo cáo trải nghiệm và đề xuất: feedback, điểm nổi bật, bài học - hành động cho lần sau.

2) “Báo cáo sau tour Dong Thi cung cấp những gì”: Bộ hồ sơ hậu tour nên có (kèm template nội dung)

Vì mỗi công ty có quy trình nội bộ khác nhau, bạn có thể dùng khung dưới đây như “chuẩn tối thiểu” để yêu cầu nhà cung cấp bàn giao. Mục tiêu là: một thư mục rõ ràng - một file tổng hợp cho sếp - một bộ chứng từ cho finance.

2.0) Checklist thư mục bàn giao (dễ forward, dễ tìm, dễ đối soát)

Gợi ý cấu trúc thư mục (Google Drive/OneDrive) và quy ước tên file để bạn không bị rối phiên bản:

• 00_Readme - danh sách file bàn giao + người phụ trách + mốc thời gian bàn giao
• 01_Contract&VAT - hợp đồng, phụ lục, báo giá, PO (nếu có), biên bản nghiệm thu, hóa đơn/VAT, đối soát
• 02_Itinerary&Ops - itinerary final, timeline theo giờ, contact list, daily recap, incident log
• 03_Attendance&Acceptance - rooming list final, danh sách khách, attendance list/điểm danh (nếu có), nghiệm thu theo hạng mục
• 04_Photos&Media - album ảnh chọn lọc + ảnh gốc (nếu thỏa thuận), shot list theo hoạt động
• 05_Feedback&Report - file tổng hợp survey, slide/PDF báo cáo tổng kết, đề xuất cải tiến

Quy ước tên file (gợi ý): [TênCTY]_[Điểmđến]_[Ngày]_[TênTàiLiệu]_v1. Ví dụ: ABC_Bali_2026-05-12_PostTourReport_v1.pdf. Bạn chỉ cần thống nhất quy ước từ đầu để về sau “đối soát là ra”.

2.1) Ai nhận file nào? (để bạn gửi đúng người, đúng việc)

Một lỗi hay gặp là “bàn giao đủ nhưng gửi sai người”, khiến việc duyệt bị chậm. Bạn có thể chia luồng như sau:

• Sếp/Board: 01 file Executive Summary (PDF/slide), album ảnh chọn lọc, tổng hợp KPI/feedback, rủi ro và đề xuất.
• Admin/HR: timeline vận hành, incident log, attendance list, biên bản nghiệm thu theo hạng mục, contact list (bản đã ẩn dữ liệu nhạy cảm nếu cần).
• Finance/Kế toán: hợp đồng - phụ lục - báo giá - PO - nghiệm thu - hóa đơn/VAT - đối soát công nợ, bảng tổng hợp thanh toán.

2.2) 1 file “Báo cáo tổng” (8-15 trang) để sếp đọc 3 phút là hiểu

Nếu bạn chỉ được chọn 1 tài liệu để “báo cáo sếp”, hãy yêu cầu một file tổng hợp dạng PDF/PowerPoint. Nội dung nên bám vào câu hỏi “Báo cáo sau tour Dong Thi cung cấp những gì” theo cách sếp cần: ngắn, có số, có bằng chứng, có đề xuất.

Gợi ý cấu trúc 8-15 trang:

1. Trang 1 - Executive Summary (mục tiêu - kết quả - chi phí - điểm nhấn - vấn đề - đề xuất)
2. Tổng quan chương trình: điểm đến, thời gian, số lượng khách, hạng mục chính (meeting, gala, team building, tham quan)
3. Budget vs Actual: ngân sách dự kiến - chi thực tế - ghi chú hạng mục chênh lệch (nếu có)
4. Timeline highlights: các mốc quan trọng theo ngày/giờ
5. Deliverables đã triển khai: khách sạn, vận chuyển, nhà hàng, hội nghị, gala, quà tặng/branding (nếu có)
6. Hình ảnh minh chứng: 12-20 ảnh chọn lọc theo shot list
7. Feedback & KPIs: biểu đồ hài lòng, trích 5 nhận xét tiêu biểu
8. Incident log tóm tắt: 0-5 sự cố chính và cách xử lý
9. Bài học - đề xuất lần sau: 5 hành động cụ thể
10. Approval/Sign-off: ô duyệt của sếp (ngày duyệt - ghi chú)

Những “data points” giúp sếp quyết nhanh (bạn có thể copy vào email): tổng chi phí vs ngân sách, số khách tham gia, tỷ lệ tham dự hoạt động chính, mức hài lòng (CSAT/NPS), 3 điểm làm tốt, 3 điểm cần cải thiện, đề xuất cho lần sau.

2.3) Template 1 - Executive Summary (1 trang, copy/paste được)

Bạn có thể dùng mẫu nội dung 1 trang dưới đây để yêu cầu nhà cung cấp điền (hoặc bạn tự tổng hợp từ dữ liệu):

A. Thông tin chung
Công ty: [Tên công ty] - Chương trình: [Tên chương trình] - Điểm đến: [Quốc gia/Thành phố]
Thời gian: [D1-Dn] - Quy mô: [xx pax] - Mục tiêu: [Incentive/Team bonding/Training/Launch]

B. Kết quả nhanh (5 dòng)
1) Ngân sách dự kiến: [ ] - Chi thực tế: [ ] - Chênh lệch: [ ] (lý do: [ ])
2) Tỷ lệ tham dự hoạt động chính: [ ]% (hoặc [ ]/[ ] người)
3) CSAT/NPS: [ ] (kèm số mẫu khảo sát: [ ])
4) 3 điểm nổi bật: [1], [2], [3]
5) 3 vấn đề/phát sinh và cách xử lý: [1], [2], [3]

C. Đề xuất lần sau (3-5 hành động)
[Ví dụ: chốt rooming list sớm T-10, chuẩn hóa shot list, dự phòng xe 1 chiếc giờ cao điểm, lịch check-in chia theo nhóm...]

D. Approval/Sign-off
Người duyệt: [ ] - Chức danh: [ ] - Ngày duyệt: [ ] - Ghi chú: [ ]

2.4) Template 2 - Timeline chương trình theo giờ & Nhật ký điều hành (Ops Log)

Đây là phần “cứu” admin khi cần giải trình hoặc đối chiếu dịch vụ đã làm đúng cam kết. Bạn nên yêu cầu 2 file: (1) timeline theo giờ, (2) ops log/incident log.

A. Timeline theo giờ (mẫu cột): Ngày - Giờ - Hạng mục - Địa điểm - Số lượng - Nhà cung cấp - Người phụ trách (Dong Thi/HDV/Leader DN) - Ghi chú.

B. Incident log (mẫu cột): Thời gian - Mô tả - Mức ảnh hưởng (thấp/vừa/cao) - Xử lý - Kết quả - Người xác nhận (Leader DN) - Tài liệu/ảnh đính kèm.

Với đoàn MICE/outbound, timeline nên thể hiện rõ các điểm “dễ phát sinh”: check-in khách sạn, setup phòng họp, giờ set up backdrop, rehearsal gala, di chuyển giờ cao điểm, split group (nếu có), và “khoảng đệm” dự phòng trễ chuyến.

2.5) Template 3 - Danh sách khách & chứng từ onsite (đặc biệt quan trọng cho MICE)

Phần này giúp finance và HR tin tưởng rằng chương trình diễn ra đúng quy mô và đúng người. Ít nhất nên có:

• Rooming list “Final”: bao gồm loại phòng (SGL/DBL/TWN), ghi chú đặc biệt (giường phụ, ăn kiêng), và lịch sử thay đổi last minute (nếu có).
• Danh sách khách tham gia: họ tên - bộ phận - ghi chú (nếu công ty cần). Khi chia sẻ nội bộ, nên cân nhắc ẩn các dữ liệu nhạy cảm.
• Attendance list/điểm danh: áp dụng khi có meeting/training, giúp “khớp” mục tiêu chương trình.
• Biên bản nghiệm thu theo hạng mục: khách sạn, vận chuyển, nhà hàng, hội nghị/gala, team building, quà tặng (nếu có).

Mẹo để không bị thiếu chữ ký: thống nhất trước “ai ký” (Leader DN) và “ký lúc nào” (sau mỗi hạng mục lớn hoặc ký cuối chương trình, tùy quy trình công ty). Nếu đợi “về rồi mới ký”, thường sẽ chậm hoặc thiếu thông tin.

2.6) Template 4 - Feedback/Survey & tổng hợp kết quả (nhanh, đủ dùng)

Bạn không cần khảo sát dài. Với tour công ty, mẫu 5-7 câu là đủ để ra quyết định lần sau và báo cáo sếp. Gợi ý câu hỏi (Google Form):

1. Bạn chấm điểm tổng thể chương trình (1-10): [ ]
2. Khách sạn: chất lượng phòng - vị trí - phục vụ (1-5): [ ]
3. Ăn uống: phù hợp khẩu vị - vệ sinh - đúng giờ (1-5): [ ]
4. Vận chuyển/di chuyển: đúng giờ - an toàn - thoải mái (1-5): [ ]
5. Hoạt động chính (gala/team building/meeting) có đạt kỳ vọng không? (1-5): [ ]
6. Bạn thích nhất điểm nào? (câu mở)
7. Bạn muốn cải thiện điều gì cho lần sau? (câu mở)

Cách tổng hợp để sếp đọc nhanh: 1 trang biểu đồ (điểm trung bình từng hạng mục), 5 trích dẫn nổi bật (2 tích cực, 3 góp ý), và danh sách “action items” ưu tiên theo mức ảnh hưởng.

2.7) Template 5 - Bộ chứng từ kế toán: hợp đồng, nghiệm thu, invoice/VAT, đối soát

Đây là phần admin lo nhiều nhất vì liên quan thanh toán và thuế. Một bộ “đủ - đúng” thường gồm:

• Báo giá/Proposal: liệt kê scope dịch vụ, điều kiện áp dụng, điều khoản thay đổi.
• Hợp đồng: scope - lịch thanh toán - điều khoản hủy/đổi - trách nhiệm các bên.
• Phụ lục dịch vụ: danh mục hạng mục chi tiết (khách sạn, xe, nhà hàng, vé tham quan, hội nghị, gala, team building...).
• PO/Đơn đặt hàng (nếu công ty bạn dùng): để finance đối chiếu quy trình nội bộ.
• Biên bản nghiệm thu: xác nhận dịch vụ đã cung cấp theo hạng mục hoặc theo chương trình.
• Hóa đơn/VAT: thông tin công ty chính xác (tên - địa chỉ - mã số thuế), đúng thời điểm xuất theo quy định nội bộ.
• Bảng đối soát công nợ: tổng thanh toán - đã thanh toán - còn lại - thời hạn.

Checklist chống sai thông tin VAT (bạn có thể gửi cho finance/sếp xác nhận trước khi xuất):

• Tên công ty viết đúng theo đăng ký (có/không có “Công ty Cổ phần”, “TNHH”…)
• Địa chỉ đầy đủ theo đăng ký
• Mã số thuế chính xác
• Người nhận hóa đơn - email nhận hóa đơn (nếu công ty bạn quy định)
• Hạng mục thể hiện trên hóa đơn phù hợp quy định nội bộ (cần ghi chú trước để nhà cung cấp xuất đúng)

Điểm bạn nên chốt sớm: thời điểm xuất VAT (trước hay sau tour), hình thức nhận (bản điện tử/bản cứng), và quy trình chỉnh sửa nếu phát hiện sai thông tin.

3) So sánh lựa chọn: “báo cáo sau tour” kiểu nào phù hợp với công ty bạn?

Không phải công ty nào cũng cần bộ báo cáo dày. Để chọn đúng (và không làm khó cả bạn lẫn nhà cung cấp), bạn có thể chọn 1 trong 3 mức sau và yêu cầu ngay từ lúc xin báo giá:

1. Mức 1 - Quyết toán nhanh: ưu tiên chứng từ kế toán + biên bản nghiệm thu + bảng đối soát + album ảnh chọn lọc.
2. Mức 2 - Tổng kết KPI: thêm executive summary 8-15 trang + survey tổng hợp + incident log tóm tắt.
3. Mức 3 - Chuẩn hóa như “case study nội bộ”: thêm khung mục tiêu - kết quả - bài học - đề xuất, shot list ảnh/video theo nhận diện, và khuyến nghị tối ưu ngân sách lần sau.

Nếu sếp bạn là người duyệt chặt, hoặc công ty có quy trình compliance rõ, bạn nên chọn từ Mức 2 trở lên. Nếu công ty ưu tiên đi nhanh - gọn và chỉ cần quyết toán, Mức 1 có thể đủ.

Sau khi bạn xác định mức phù hợp, bạn có thể tham khảo thêm khung triển khai chuẩn để tránh “thiếu bước” ngay từ đầu tại trang lộ trình đặt tour công ty.

4) Vận hành & quản trị rủi ro: làm sao để sau tour có đủ dữ liệu và không trễ hạn?

Một sự thật thực tế: báo cáo sau tour “đủ” hay “thiếu” không nằm ở việc tổng hợp sau cùng, mà nằm ở cách bạn thu dữ liệu ngay từ trước và trong tour. Dưới đây là quy trình thu thập dữ liệu gọn cho admin (không tăng việc, chỉ là làm đúng thời điểm).

4.1) Trước tour: chốt 6 thứ để báo cáo không bị thiếu

• Mục tiêu chương trình: incentive - gắn kết - đào tạo - tri ân - ra mắt sản phẩm (mục tiêu quyết định KPIs và loại hình ảnh cần chụp).
• Ngân sách và cấu trúc ngân sách: tổng trần chi và các hạng mục “không được vượt”.
• Rooming list timeline: deadline chốt danh sách và chính sách thay đổi.
• Yêu cầu invoice/VAT: thông tin công ty, thời điểm xuất, người nhận.
• Yêu cầu branding/media: có backdrop không, có standee/slide template không, phạm vi sử dụng ảnh nội bộ.
• Đầu mối ký nghiệm thu: ai ký, ký khi nào, ký theo hạng mục hay ký tổng.

4.2) Trong tour: “Daily recap 5 dòng” để về sau ghép báo cáo cực nhanh

Bạn có thể yêu cầu trưởng đoàn/điều hành gửi daily recap qua email/Zalo mỗi ngày (5 dòng là đủ). Mẫu 5 dòng:

• Hôm nay đã hoàn thành: [các hạng mục]
• Số khách tham gia chính: [ ]/[ ]
• Điểm nổi bật: [ ]
• Vấn đề phát sinh (nếu có) và xử lý: [ ]
• Ngày mai lưu ý: [ ]

Chỉ cần daily recap đều, đến hậu tour bạn gần như có sẵn 60-70% nội dung timeline/ops log.

4.3) Risk register tối thiểu cho outbound/MICE (để bạn hỏi trước và yên tâm hơn)

Bạn không cần “dự báo mọi thứ”, chỉ cần có danh sách rủi ro tối thiểu và phương án xử lý/đầu mối. Gợi ý các rủi ro hay gặp:

• Trễ chuyến/bay đổi giờ - ảnh hưởng check-in và agenda
• Quá tải check-in - đoàn đông đến cùng lúc
• Overbook phòng/không đúng cấu hình giường (hiếm nhưng cần có phương án)
• Thời tiết xấu - hoạt động ngoài trời/team building
• Sức khỏe - y tế - say xe - dị ứng thực phẩm
• Mất hành lý - trễ hành lý
• Thay đổi nhân sự phút chót - đổi rooming list

Nếu bạn muốn tránh các lỗi “đến lúc quyết toán mới lộ ra”, bạn có thể đọc trước các tình huống thường gặp và cách phòng tránh tại những sai lầm khi tổ chức tour công ty.

5) Timeline & deadline mẫu cho admin/secretary (dễ áp dụng năm 2026)

Phần này được viết theo đúng “ngôn ngữ deadline”. Bạn có thể copy nguyên timeline này gửi sếp để thống nhất, tránh phát sinh do chốt trễ.

T-30 đến T-14 (2-4 tuần trước khởi hành): Chốt scope và chứng từ nền

• Admin/Secretary: gửi yêu cầu báo giá (pax - điểm đến - ngày đi - mục tiêu - ngân sách dự kiến - yêu cầu VAT/hợp đồng - deadline cần trình sếp).
• Nhà cung cấp: gửi proposal, timeline triển khai, điều khoản thanh toán - đổi/hủy, mẫu hợp đồng.
• Admin + Finance: xác nhận thông tin xuất VAT (tên/địa chỉ/MST), quy trình PO (nếu có).
• Hai bên: ký hợp đồng/đặt cọc theo điều khoản, chốt đầu mối ký nghiệm thu.

T-7 đến T-1 (1 tuần đến 1 ngày trước khởi hành): Chốt “final” để không rối tại sân bay/khách sạn

• Admin/Secretary: chốt rooming list final theo deadline, chốt danh sách khách theo yêu cầu visa/boarding (nếu có).
• Nhà cung cấp: gửi itinerary final, contact list, confirm dịch vụ bằng email (khách sạn - xe - nhà hàng - phòng họp - gala/team building).
• Hai bên: thống nhất shot list ảnh/video (nếu có), và cách thu feedback (Google Form).

D0 đến Dn (trong tour): Ghi nhận dữ liệu đúng cách

• Nhà cung cấp/Điều hành: daily recap 5 dòng mỗi ngày, ghi nhận sự cố vào incident log (nếu có).
• Leader DN: ký nghiệm thu theo hạng mục (nếu đã thống nhất ký theo ngày/hạng mục).
• Admin/Secretary: lưu lại các xác nhận quan trọng (email confirm, thay đổi phút chót) để về sau đối soát.

T+3 / T+7 / T+14 (sau tour): Bàn giao - đối soát - xuất VAT - đóng hồ sơ

• T+3: nhận album ảnh chọn lọc (để sếp xem nhanh), nhận báo cáo nháp executive summary (nếu có).
• T+7: nhận bộ chứng từ nghiệm thu - đối soát hạng mục, xác nhận nội dung xuất hóa đơn/VAT.
• T+14: nhận full thư mục bàn giao (Contract&VAT, Ops, Attendance, Media, Feedback&Report), chốt công nợ theo thỏa thuận.

Lưu ý thực tế: timeline T+3/T+7/T+14 là khung dễ áp dụng. Khi làm việc với nhà cung cấp, bạn nên chốt ngay trong hợp đồng/phụ lục: “bàn giao file gì - ngày nào - định dạng gì - ai chịu trách nhiệm phản hồi” để giảm vòng email.

6) Bộ công cụ cho admin/secretary: checklist 1 trang + email mẫu

6.1) Checklist 1 trang “Trước - Trong - Sau tour” (tick-box)

Trước tour

• [ ] Chốt mục tiêu chương trình + 2-3 KPI đo lường (hài lòng, tham gia, gắn kết)
• [ ] Nhận proposal + timeline triển khai + điều khoản đổi/hủy
• [ ] Nhận mẫu hợp đồng + xác nhận đầu mối ký/đóng dấu
• [ ] Xác nhận thông tin xuất VAT (tên/địa chỉ/MST) bằng văn bản
• [ ] Chốt deadline rooming list final + chính sách thay đổi
• [ ] Chốt shot list ảnh/video và quyền sử dụng nội bộ

Trong tour

• [ ] Nhận daily recap 5 dòng mỗi ngày
• [ ] Thu incident log (nếu có) + bằng chứng xử lý
• [ ] Thu biên bản nghiệm thu theo hạng mục/hoặc chốt ký tổng cuối chương trình
• [ ] Gửi survey đúng thời điểm (cuối ngày Dn hoặc sáng ngày về)

Sau tour

• [ ] Nhận executive summary (PDF/slide) + album ảnh chọn lọc
• [ ] Nhận đối soát hạng mục + xác nhận phát sinh (nếu có) bằng văn bản
• [ ] Xác nhận nội dung xuất hóa đơn/VAT trước khi xuất
• [ ] Nhận full thư mục bàn giao theo cấu trúc thống nhất
• [ ] Gửi email tổng kết cho sếp + xin duyệt sign-off

6.2) Email template: Request báo giá (copy dùng ngay)

Subject: Yêu cầu báo giá tour công ty outbound [Điểm đến] - [Thời gian] - [Số pax] (cần VAT/hợp đồng)

Nội dung:
Chào [Tên tư vấn],
Mình là [Tên] - admin/secretary của [Tên công ty]. Công ty đang dự kiến tổ chức tour outbound cho đoàn [xx pax] vào [thời gian dự kiến]. Mục tiêu chương trình: [incentive/gắn kết/đào tạo/tri ân].
Nhờ bạn gửi proposal và báo giá theo 2-3 phương án (khác hạng khách sạn/khác lịch trình) kèm:
- Lịch trình dự kiến và hạng mục bao gồm/không bao gồm
- Timeline triển khai và deadline chốt danh sách
- Điều khoản thanh toán - đổi/hủy
- Quy trình xuất hóa đơn/VAT và bộ chứng từ hậu tour bàn giao
Deadline mình cần trình sếp: [ngày/giờ].
Cảm ơn bạn.

6.3) Email template: Confirm booking (để “có email xác nhận” rõ ràng)

Subject: Xác nhận booking dịch vụ tour công ty [TênCTY] - [Điểm đến] - [Ngày]

Nội dung:
Chào [Tên tư vấn],
Mình xác nhận đặt dịch vụ theo proposal/quotation số [ ] ngày [ ] gồm các hạng mục: [khách sạn], [vé bay], [xe], [ăn uống], [meeting/gala/team building]...
Nhờ bạn gửi email xác nhận booking kèm:
- Itinerary bản final (hoặc bản chốt hiện tại) và mốc chốt rooming list
- Điều khoản thanh toán, hủy/đổi
- Đầu mối hỗ trợ trong tour (tên - SĐT - kênh liên lạc)
Cảm ơn bạn.

6.4) Email template: Yêu cầu xuất VAT/điều chỉnh thông tin công ty

Subject: Yêu cầu xuất VAT cho [TênCTY] - xác nhận thông tin

Nội dung:
Chào [Tên],
Nhờ bạn xuất hóa đơn/VAT theo thông tin sau (vui lòng đối chiếu đúng 100% theo đăng ký):
- Tên công ty: [ ]
- Mã số thuế: [ ]
- Địa chỉ: [ ]
- Người nhận hóa đơn/email nhận: [ ]
- Nội dung/hạng mục thể hiện trên hóa đơn: [ ]
Thời điểm xuất: [ ] - Hình thức: [điện tử/bản cứng].
Trước khi xuất, vui lòng gửi bản nháp để mình xác nhận lại.
Cảm ơn bạn.

6.5) Email template: Yêu cầu bàn giao “Báo cáo sau tour Dong Thi cung cấp những gì”

Subject: Yêu cầu bàn giao báo cáo sau tour và bộ chứng từ - đoàn [TênCTY] [Điểm đến] [Ngày]

Nội dung:
Chào [Tên],
Nhờ bạn bàn giao bộ tài liệu hậu tour theo danh mục sau, deadline [T+7/T+14] để mình quyết toán và báo cáo sếp:
1) Executive summary (PDF/slide)
2) Album ảnh chọn lọc (kèm link drive)
3) Timeline theo giờ + daily recap + incident log (nếu có)
4) Rooming list final + danh sách khách/attendance list (nếu có)
5) Biên bản nghiệm thu theo hạng mục/tổng
6) Bảng đối soát công nợ + chứng từ liên quan (hợp đồng/phụ lục/PO nếu có)
7) Tổng hợp survey/feedback (file + biểu đồ)
Vui lòng gửi theo cấu trúc thư mục đã thống nhất và ghi rõ phiên bản file.
Cảm ơn bạn.

7) FAQ cho admin/secretary (chứng từ - timeline - trách nhiệm)

Invoice/VAT xuất khi nào? Cần thông tin gì để không sai tên công ty?

Bạn nên chốt ngay từ giai đoạn hợp đồng: xuất trước hay sau tour, xuất điện tử hay kèm bản cứng, và người nhận hóa đơn. Trước khi xuất, nên gửi “bản nháp thông tin” để bạn/finance xác nhận tên công ty - địa chỉ - mã số thuế. Nếu công ty bạn có quy định nội dung hóa đơn (ghi hạng mục gì), cần nói trước để nhà cung cấp xuất đúng.

Có mẫu hợp đồng sẵn không? Cần ký những gì?

Thông thường sẽ có hợp đồng khung và phụ lục dịch vụ (chi tiết hạng mục). Ngoài ra có thể có PO (nếu công ty bạn yêu cầu) và biên bản nghiệm thu sau tour. Bạn nên hỏi trước: ai là người ký phía công ty, có cần đóng dấu, và bản scan/bản cứng được chấp nhận thế nào theo quy trình nội bộ.

Confirm booking thế nào? Có email xác nhận không?

Bạn nên yêu cầu email xác nhận booking theo hạng mục chính (khách sạn - xe - nhà hàng - phòng họp/gala) và 1 email tổng xác nhận itinerary final. Quan trọng là có đầu mối phản hồi trong tour và kênh liên lạc rõ (Zalo/WhatsApp/email) để mọi thay đổi đều “có dấu vết” khi đối soát.

Báo cáo sau tour gồm file gì, bàn giao trong bao lâu, có bản song ngữ không?

Bạn nên chốt “danh mục file” ngay từ lúc đặt dịch vụ theo 3 lớp: chứng từ kế toán, báo cáo vận hành, báo cáo tổng kết. Timeline phổ biến là T+3 (ảnh chọn lọc), T+7 (báo cáo nháp và đối soát), T+14 (full bộ). Nếu công ty bạn cần bản song ngữ, hãy nói trước để thống nhất định dạng và thời gian.

Nếu phát sinh chi phí/đổi dịch vụ phút chót thì đối soát ra sao?

Nguyên tắc để dễ quyết toán: mọi thay đổi nên được xác nhận bằng văn bản (email/tin nhắn chốt lại) và thể hiện rõ lý do - ảnh hưởng - mức chênh. Sau tour, đối soát theo hạng mục, có biên bản nghiệm thu hoặc xác nhận của trưởng đoàn/leader doanh nghiệp để finance duyệt nhanh.

8) Bước tiếp theo: xin báo giá MICE và chốt “bộ báo cáo hậu tour” ngay từ đầu

Nếu bạn đang ở giai đoạn cân nhắc nhà cung cấp, cách an toàn nhất là: yêu cầu rõ deliverables hậu tour ngay trong proposal/hợp đồng (file gì, ai nhận, bàn giao ngày nào). Việc này giúp bạn giảm áp lực sau tour, và sếp có đủ căn cứ để duyệt nhanh.

Bạn có thể tham khảo điểm đến outbound phù hợp cho đoàn công ty theo mùa và thời lượng bay tại điểm đến Thái Lan cho tour công ty (dễ tổ chức, linh hoạt lịch trình, phù hợp nhiều quy mô đoàn).

Đọc thêm: Nếu bạn đang lên kế hoạch cho nhiều điểm đến outbound và muốn xem các bài viết theo nhóm chủ đề MICE, bạn có thể vào mice-outbound.

Gợi ý cuối để bạn “an tâm” khi làm việc với bất kỳ nhà cung cấp nào: hãy chốt 3 thứ ngay từ đầu - timeline triển khai, danh mục chứng từ/VAT, và deliverables báo cáo sau tour. Khi 3 thứ này rõ, bạn sẽ không bị đẩy vào thế bị động ở giai đoạn quyết toán.