Báo Cáo Sau Tour: Bộ Hồ Sơ Cho Admin Quyết Toán Nhanh
Báo cáo sau tour Dong Thi cung cấp những gì? (2026) - Bộ tài liệu để Admin/Secretary chốt công nợ, báo cáo sếp và rút kinh nghiệm cho tour công ty
Nếu bạn là Admin/Secretary được giao nhiệm vụ book tour công ty, “chuyến đi chạy xong” chưa phải là hết việc. Phần khó nhất thường nằm ở tuần sau tour: chốt danh sách thực tế, đối chiếu phát sinh, xin chứng từ VAT đúng tên công ty, và viết báo cáo cho sếp theo kiểu “ngắn - đủ - có bằng chứng”.
Vì vậy, câu hỏi quan trọng ở giai đoạn cân nhắc chọn đơn vị tổ chức không chỉ là “tour đi đâu - bao nhiêu tiền”, mà là: sau tour, bạn sẽ nhận được bộ hồ sơ gì để quyết toán và bảo vệ quyết định chọn nhà tổ chức. Bài này trả lời trực diện đúng keyword: Báo cáo sau tour Dong Thi cung cấp những gì, kèm template nội dung, timeline T+7 và checklist công việc để bạn dùng ngay.
Nguyên tắc Dong Thi Travel theo đuổi với tour công ty là: thông tin rõ ràng từ đầu, có đầu mối chịu trách nhiệm, và sau tour có bộ tài liệu đủ để doanh nghiệp “khóa sổ” nhanh - minh bạch - không mập mờ.
1) Vì sao “post-tour report” là tiêu chí chọn DMC/tour operator (đặc biệt đoàn 20-50 pax)
Với MICE outbound, tour không chỉ là trải nghiệm - mà là một dự án vận hành: danh sách đoàn thay đổi liên tục, nhiều nhà cung cấp (vé, xe, khách sạn, venue), nhiều điểm chạm (sân bay, check-in, gala, team activity). Nếu không có báo cáo sau tour, bạn dễ rơi vào 3 tình huống “mất thời gian nhất”:
(1) Sếp hỏi “kết quả tour thế nào?” nhưng bạn chỉ có ảnh và cảm nhận, thiếu số liệu và biên bản sự việc (nếu có).
(2) Finance hỏi “VAT, invoice, phát sinh, no-show” nhưng hồ sơ rời rạc, mỗi bên một file, không có nguồn dữ liệu chuẩn (single source of truth).
(3) Lần sau làm lại vẫn lặp lỗi cũ: sai version rooming list, thiếu ghi chú ăn kiêng, chốt danh sách quá sát gây penalty.
Thực tế vận hành đoàn mùa cao điểm (đặc biệt quanh Tết và các giai đoạn công ty hay tổ chức du lịch) đòi hỏi kỷ luật tài liệu mạnh hơn: reconfirm, chốt danh sách, voucher, cập nhật thay đổi. Các mô hình vận hành tour đoàn mùa cao điểm thường khuyến nghị chốt báo cáo trong T+7 ngày sau khi kết thúc tour để dữ liệu còn “tươi”, đủ bằng chứng, đủ căn cứ đối chiếu.
Nói ngắn gọn: post-tour report là “bằng chứng năng lực vận hành” của đơn vị tổ chức. Không phải để làm đẹp, mà để giúp bạn quyết toán nhanh, báo cáo sếp thuyết phục, và làm tour sau nhẹ việc hơn.
2) So sánh nhanh: Đơn vị chỉ “chạy tour xong là hết” vs. đơn vị có hệ thống báo cáo sau tour
Để bạn dễ ra quyết định ở giai đoạn consideration, hãy nhìn theo góc độ “mức độ rõ ràng sau tour”. Đây là so sánh thực tế, không phải so sánh giá:
Phương án A - Chỉ chạy tour: thường bàn giao ảnh/clip, vài email xác nhận dịch vụ, invoice gửi rời rạc. Nếu có sự cố, thông tin nằm trong chat nhóm hoặc nhớ miệng. Hệ quả là bạn phải tự tổng hợp để báo cáo sếp và làm quyết toán.
Phương án B - Có báo cáo sau tour theo template: có file PDF báo cáo, có log sự cố/variance (kể cả “không có sự cố” vẫn có số liệu vận hành), có phụ lục danh sách và chứng từ theo version, có action list cho tour sau. Hệ quả là bạn có thể forward cho sếp và Finance gần như ngay, giảm qua lại.
Nếu sếp của bạn ưu tiên minh bạch và kiểm soát rủi ro, thì “phương án B” thường dễ được duyệt hơn, vì nó thể hiện cách làm có hệ thống, không phụ thuộc vào cảm tính.
Để tránh những thiếu sót phổ biến khi tổ chức tour công ty (đặc biệt phần chứng từ, chốt danh sách và thay đổi phút chót), bạn có thể dùng trang này như một checklist đối chiếu trước khi chọn nhà tổ chức: những sai lầm khi tổ chức tour công ty.
3) Trả lời trực diện: Báo cáo sau tour Dong Thi cung cấp những gì?
Tùy quy mô đoàn và mục tiêu (incentive, company trip, kết hợp họp - gala), bộ báo cáo sau tour của Dong Thi thường được đóng gói theo tư duy “bạn có thể forward cho sếp/Finance ngay”, gồm 2 lớp: (A) báo cáo PDF tóm tắt và phân tích và (B) phụ lục dữ liệu - chứng từ theo version.
A) File báo cáo (PDF) thường gồm các phần chính:
1) Execution Summary - tóm tắt thực thi theo mục tiêu, timeline, các điểm đạt và điểm cần cải thiện.
2) Incident/Variance Log - bảng ghi nhận chênh lệch hoặc sự cố (nếu có): đã xảy ra gì, ảnh hưởng, cách xử lý, ai chịu trách nhiệm, bằng chứng đi kèm.
3) KPI/SLA vận hành - số liệu “đo được” (on-time, reconfirm, lỗi rooming/dietary, mức độ sử dụng buffer, v.v.).
4) Stakeholder Feedback - phản hồi theo nhóm liên quan (planner/Admin, tour leader, đại diện đoàn, nhà cung cấp), thường theo thang 1-5 và ghi chú.
5) Lessons Learned - Action Items - rút kinh nghiệm có phân công người làm và deadline để áp dụng cho tour sau.
B) Phụ lục dữ liệu và chứng từ (Excel/Google Sheet + thư mục file) thường gồm:
- Manifest/rooming list theo version (v1, v2...) và mốc thời gian cập nhật, ai yêu cầu thay đổi.
- Voucher set (nếu thuộc phạm vi bàn giao): khách sạn, xe, vé tham quan/venue, lịch trình chi tiết.
- Email xác nhận thay đổi quan trọng (reconfirm, đổi giờ bay, đổi menu, đổi phòng họp...).
- Bằng chứng vận hành (ảnh chụp sự cố, thông tin gián đoạn thời tiết, ảnh set-up gala nếu cần đối chiếu).
- Danh mục phát sinh/hoàn theo nhóm: phát sinh do yêu cầu thêm, do thay đổi danh sách, do tình huống bất khả kháng (nếu có), kèm ghi chú căn cứ.
Quan trọng với Admin/Secretary: tất cả phần “cần forward” nên đi theo định dạng gọn - thống nhất - có phiên bản. Mục tiêu là bạn không phải “gom từng mảnh chat” để viết báo cáo.
4) Báo cáo theo quy mô đoàn: bạn nên yêu cầu loại nào để khỏi tốn thời gian?
Không phải đoàn nào cũng cần báo cáo 10 trang. Chọn đúng mức độ sẽ giúp bạn tiết kiệm effort nội bộ (thường chỉ là thời gian tổng hợp, ước tính khoảng 500.000-1.000.000 VND công admin cho một report cỡ 20-50 pax, tùy mức độ chi tiết và số nhà cung cấp).
Đoàn dưới 20 pax
- Nên yêu cầu: Executive Summary 1 trang + checklist issues/claims (nếu có phát sinh).
- Khi đủ: đi chơi thưởng/incentive nhỏ, ít venue, ít thay đổi danh sách.
Đoàn 20-50 pax (phổ biến nhất)
- Nên yêu cầu: Full report 5+ trang + phụ lục version manifest/voucher + log sự cố/variance.
- Khi cần: có gala/meeting, nhiều điểm chạm, có VIP, có special meals, dễ phát sinh “thay đổi phút chót”.
Series nhiều đoàn trong năm
- Nên yêu cầu: Annual aggregate (tổng hợp theo quý/năm) để thấy xu hướng nhà cung cấp, điểm nghẽn lặp lại, và cập nhật SOP nội bộ.
Nếu sếp bạn hay hỏi “lần trước đi có ổn không, lần sau có tối ưu được gì không?”, annual aggregate giúp bạn trả lời bằng dữ liệu thay vì cảm tính.
5) “Bản đồ sử dụng báo cáo” cho Admin/Secretary: gửi ai, gửi phần nào để chốt nhanh?
Cách dùng báo cáo hiệu quả là chia đúng “người nhận - phần nhận”, tránh gửi cả file dày khiến ai cũng ngại đọc.
Gửi sếp/HR/Owner (1 trang là đủ để duyệt nhanh)
- Executive Summary: mục tiêu, kết quả chính, điểm nổi bật, rủi ro đã xử lý, đề xuất lần sau.
- Nếu có sự cố: trích 1-2 dòng từ Incident Log kèm hướng xử lý và kết luận trách nhiệm.
Gửi Finance/Kế toán (cần rõ - đủ - đối chiếu được)
- Danh mục invoice, trạng thái VAT, thông tin xuất hóa đơn (tên công ty, MST, địa chỉ).
- Bảng phát sinh/hoàn và căn cứ: thay đổi danh sách, no-show, nâng hạng, phí điểm đến (nếu có).
Gửi nội bộ dự án (để tour sau nhẹ việc)
- Lessons learned và action list: ai làm, deadline, áp dụng tour nào.
- Bộ version manifest/rooming list: làm “single source of truth” cho lần sau.
Nguyên tắc bạn nên yêu cầu ngay từ đầu khi làm việc với đơn vị tổ chức: báo cáo phải ở định dạng “forward được” (PDF + file dữ liệu), có version và có đầu mối chịu trách nhiệm xác nhận nội dung.
6) Template chuẩn của báo cáo sau tour (mục nào bắt buộc phải có)
Bạn có thể copy phần này thành “yêu cầu bàn giao” khi chốt nhà tổ chức. Một báo cáo dùng được cho doanh nghiệp thường có các mục bắt buộc sau.
6.1 Header (bắt buộc để Finance đối chiếu)
- Tour code (mã đoàn), tuyến điểm, ngày chạy, số lượng pax (đăng ký vs thực tế).
- Key contacts: Admin/Planner phía công ty, tour leader, điều hành Dong Thi, đối tác/nhà cung cấp chính.
- Scope dịch vụ: bao gồm những gì, loại trừ gì (để tránh hiểu nhầm “cái này ai chịu”).
6.2 Execution Summary theo checkpoint (nhìn là biết tour có “đúng cam kết” không)
Một format dễ đọc cho sếp là checklist checkpoint, ví dụ:
- T-21: reconfirm booking - đạt/không đạt - ghi chú.
- T-7: voucher set và final list - đạt/không đạt - ghi chú.
- Ngày chạy: on-time, check-in, venue handover - đạt/không đạt - ghi chú.
6.3 Incident/Variance Log (mẫu bảng “điều gì xảy ra - xử lý ra sao”)
Bạn nên yêu cầu log theo cấu trúc 5 cột để khỏi tranh luận về sau:
- Điều gì xảy ra (mô tả ngắn, đúng sự kiện)
- Ảnh hưởng (thời gian, trải nghiệm, chi phí, an toàn)
- Cách xử lý (đã làm gì, lúc nào)
- Trách nhiệm (bên nào, căn cứ)
- Bằng chứng (ảnh, email, xác nhận)
Ngay cả khi “không có sự cố”, log vẫn có thể ghi “zero incident” và tập trung vào các chỉ số vận hành để chứng minh chất lượng.
6.4 KPI/SLA vận hành (phần giúp bạn bảo vệ quyết định chọn nhà tổ chức)
Một số KPI gợi ý (tùy loại tour):
- On-time rate theo các mốc: đón sân bay, khởi hành tham quan, bắt đầu gala/meeting.
- Reconfirm success rate (tỷ lệ reconfirm đúng hạn với khách sạn/xe/venue).
- Rooming list accuracy: số lỗi do version thay đổi, lỗi ghép phòng, lỗi tên.
- Dietary/special request fulfillment: số yêu cầu đặc biệt và mức độ đáp ứng.
- Buffer usage: đã dùng “phương án dự phòng” chưa, dùng khi nào, hiệu quả ra sao.
- Contingency activation count: số lần kích hoạt phương án thay thế (nếu có) và kết quả.
6.5 Stakeholder feedback (chấm điểm để nhìn ra “điểm nghẽn”)
Chấm 1-5 theo các khâu, kèm ghi chú:
- Arrival/immigration (nếu có hỗ trợ), hotel check-in, coach dispatch
- Gala/venue handover, chất lượng bữa ăn, trải nghiệm hoạt động
- Điều hành onsite: phản hồi, tốc độ xử lý thay đổi
6.6 Lessons learned và action tracker (phần “đắt” nhất về giá trị)
Để báo cáo không chỉ là tổng kết, bạn nên yêu cầu action list theo dạng:
- Vấn đề/SOP gap
- Đề xuất thay đổi
- Ai phụ trách
- Deadline
- Áp dụng cho tour nào (tour kế tiếp hay series năm sau)
6.7 Appendices (phụ lục để “đối chiếu là ra ngay”)
- Manifest/rooming list theo version (v1/v2...) và mốc thời gian.
- Voucher set và reconfirm emails.
- Ảnh/bằng chứng các thay đổi hoặc gián đoạn (nếu có).
7) Bộ biểu mẫu Admin thường cần xin kèm (hợp đồng, VAT, nghiệm thu) - liệt kê để bạn check
Tùy quy định doanh nghiệp, “báo cáo sau tour” thường đi kèm “bộ biểu mẫu hành chính” để chốt sổ. Bạn có thể dùng danh sách dưới đây làm yêu cầu bàn giao ngay từ lúc chốt dịch vụ.
7.1 Mẫu hợp đồng/PO và phụ lục quan trọng
- Điều khoản thanh toán (đặt cọc, các mốc thanh toán, điều kiện hoàn/đổi).
- Điều khoản no-show/attrition (thường 20-30% tùy dịch vụ và thời điểm chốt danh sách).
- Điều khoản phát sinh và cơ chế phê duyệt (ai duyệt, duyệt qua email được không, mức trần).
- Danh mục bao gồm/không bao gồm (để không “hiểu nhầm” khi quyết toán).
7.2 Mẫu invoice/VAT: checklist để tránh sai tên công ty
Bạn nên có “bước xác nhận trước khi xuất VAT” (đề nghị xác nhận bằng email) gồm:
- Tên công ty (đúng theo đăng ký)
- Mã số thuế
- Địa chỉ xuất hóa đơn
- Hạng mục dịch vụ và cách ghi diễn giải (theo yêu cầu Finance)
- Người nhận invoice và thời hạn cần nhận
7.3 Biên bản nghiệm thu/dịch vụ hoàn thành (nếu công ty bạn yêu cầu)
Thông thường biên bản nghiệm thu sẽ bám Execution Summary (đã cung cấp đúng hạng mục, đúng thời gian, đúng số lượng), kèm xác nhận đầu mối hai bên. Nếu công ty bạn có form nội bộ, nên gửi form ngay từ đầu để nhà tổ chức chuẩn bị đúng chuẩn.
7.4 Form tổng hợp chi phí: dự toán vs thực chi (để trình ký nhanh)
Một form tốt cần có cột “lý do chênh lệch” theo ngôn ngữ dễ ký, ví dụ: phát sinh do yêu cầu thêm hạng mục, do thay đổi số lượng, do nâng hạng theo phê duyệt, do phí điểm đến, v.v. Mục tiêu là sếp nhìn 3 phút là hiểu và duyệt.
8) Timeline T+7 cho báo cáo sau tour (ai làm gì, khi nào) - bạn có thể dán lên kế hoạch công việc
Đây là timeline thực tế để bạn kiểm soát deadline. Bạn có thể gửi cho các bên liên quan (tour leader, điều hành, Finance) để thống nhất nhịp làm việc.
T+0 đến T+2 (48 giờ sau tour): gom “raw data” khi còn đầy đủ
Admin/Secretary nên nhận hoặc yêu cầu:
- Nhật ký đoàn/tóm tắt tour leader (điểm chạm, giờ giấc, sự việc đáng lưu ý).
- Danh sách phát sinh và ngoại lệ: nâng hạng, đổi phòng, khách special needs, VIP protocol.
- Ảnh minh chứng (nếu có sự cố hoặc thay đổi dịch vụ).
Đơn vị tổ chức/DMC thường tổng hợp:
- Danh sách nhà cung cấp, chứng từ liên quan, reconfirm emails quan trọng.
T+3 đến T+5: chuẩn hóa log và số liệu (để báo cáo không bị “kể chuyện”)
- Phân loại variance theo nhóm: thời tiết, visa/data mismatch, no-show, venue change, vận chuyển trễ, thay đổi lịch theo yêu cầu đoàn.
- Chốt KPI cơ bản: đúng giờ, tỷ lệ reconfirm, lỗi rooming/dietary, số lần đổi dịch vụ.
- Gom phản hồi stakeholder theo form chấm 1-5 (planner, tour leader, đại diện đoàn).
T+7: phát hành report v1 và nhận xác nhận đã đọc
- Xuất bản báo cáo v1 (PDF) + phụ lục dữ liệu.
- Gửi theo danh sách người nhận (sếp/HR/Finance/nội bộ) với phạm vi phù hợp.
- Yêu cầu “acknowledgment” qua email: đã nhận, có yêu cầu chỉnh gì không, deadline phản hồi (thường 2-3 ngày).
Sau đó: lưu trữ để audit và dùng cho tour lần sau
- Đặt tên file theo tour code + date + version.
- Lưu một thư mục “single source of truth” (hạn chế chạy song song nhiều file ngoài luồng).
- Đến kỳ tổng kết năm/quý: dùng các report để cập nhật SOP, điều khoản SLA và “điểm nghẽn” nhà cung cấp.
9) Kỷ luật “single source of truth”: cách tránh lỗi rooming list và thay đổi không kiểm soát
Trong tour công ty, lỗi phổ biến nhất không phải ở “điểm đến”, mà ở danh sách đoàn và phiên bản thay đổi. Chỉ cần một file rooming list không rõ version là có thể kéo theo sai phòng, sai giường, sai yêu cầu ăn kiêng, và cuối cùng là bạn bị hỏi “ai xác nhận?”.
Bạn có thể áp dụng 4 quy tắc đơn giản:
(1) Một file nguồn duy nhất (Google Sheet/Excel master). Không copy ra nhiều bản để sửa riêng.
(2) Version rõ ràng: v1 - v2 - v3, kèm thời gian chốt và người yêu cầu thay đổi.
(3) Quyền sửa có kiểm soát: ai được sửa trực tiếp, ai chỉ được comment.
(4) Mọi thay đổi quan trọng phải có email xác nhận (đặc biệt: đổi tên, đổi số passport nếu có, đổi rooming, đổi suất ăn, đổi hạng mục dịch vụ).
Đây cũng là lý do “báo cáo sau tour + phụ lục version manifest” có giá trị: bạn có lịch sử thay đổi để đối chiếu khi quyết toán hoặc khi audit nội bộ.
10) 3 rủi ro Admin hay gặp và báo cáo sau tour giúp bạn “đỡ bị động” như thế nào
10.1 Visa/data mismatch (sai thông tin khách, lệch dữ liệu)
Báo cáo tốt cần ghi rõ: phát hiện lúc nào, ai báo, xử lý theo escalation tree ra sao, có ảnh hưởng chi phí không, và biện pháp phòng ngừa (quy tắc chốt dữ liệu, double-check, deadline). Nhờ vậy bạn có thể trả lời sếp theo sự kiện, không theo cảm xúc.
10.2 No-show/attrition (khách hủy sát ngày, thiếu người)
Đây là phần dễ “nhức đầu” khi Finance hỏi. Báo cáo nên có bảng thống kê: số khách no-show, mốc thời gian báo hủy, điều khoản áp dụng, mức phí tránh được/không tránh được, và khuyến nghị deadline chốt danh sách cho lần sau.
10.3 Disruption (thời tiết, điều phối, đổi venue)
Bạn cần log rõ tiêu chí kích hoạt phương án thay thế, đã dùng buffer như thế nào, và kết quả. Khi có bằng chứng, bạn dễ bảo vệ quyết định chọn nhà tổ chức vì họ thể hiện năng lực xử lý tình huống, không chỉ “xin thông cảm”.
11) Checklist “thu thập dữ liệu nhanh” cho Admin (copy dùng ngay)
Bạn có thể copy checklist này thành email gửi tour leader và điều hành ngay sau khi đoàn kết thúc.
11.1 Tài liệu cần lấy từ tour leader (trong 48 giờ)
- Nhật ký đoàn (tóm tắt theo ngày, mốc giờ quan trọng).
- Danh sách ngoại lệ: khách đặc biệt, VIP protocol, yêu cầu ăn kiêng, đổi phòng, đổi suất ăn.
- Danh sách phát sinh: hạng mục thêm, chi phí phát sinh đã được ai duyệt.
- Ảnh/bằng chứng cho sự cố hoặc thay đổi dịch vụ (nếu có).
11.2 Tài liệu cần lấy từ đơn vị tổ chức/DMC và nhà cung cấp
- Reconfirm emails theo các mốc (đặc biệt T-21, T-7 hoặc mốc hai bên thống nhất).
- Voucher set cuối cùng (final).
- Biên bản đổi dịch vụ (nếu có) và email xác nhận.
- Invoice nháp trước khi xuất VAT để bạn check tên công ty/MST/địa chỉ/hạng mục.
11.3 10 câu hỏi phỏng vấn nhanh (15 phút) để có feedback “đúng chỗ”
1) Check-in khách sạn có bị dồn hàng, chờ lâu không?
2) Rooming list có lỗi gì? Lỗi do version hay do nhà cung cấp?
3) Các suất ăn đặc biệt (ăn chay, dị ứng) có được đáp ứng đúng không?
4) Xe đón tiễn đúng giờ không? Có thiếu xe/thiếu ghế lúc nào không?
5) Venue/gala set-up có đúng giờ bàn giao không?
6) Có phát sinh ngoài kế hoạch không? Ai duyệt?
7) Có khách no-show? Thời điểm báo? Phí áp dụng?
8) Có sự cố y tế/an toàn? Cách xử lý?
9) Điều hành onsite phản hồi nhanh không? Điểm cần cải thiện?
10) Nếu làm lại tour này, bạn muốn thay đổi điều gì đầu tiên?
12) Khung “case story 1 trang” để bạn báo cáo sếp (dễ bảo vệ quyết định chọn nhà tổ chức)
Nếu sếp cần một báo cáo ngắn kiểu “đọc 2 phút là hiểu”, bạn có thể dùng khung sau:
1) Mục tiêu đoàn: incentive hay company trip, mục tiêu gắn kết, KPI nội bộ (nếu có).
2) Bối cảnh và thách thức: số lượng pax, có VIP, nhiều điểm chạm, thời gian gấp.
3) Giải pháp vận hành: checkpoint reconfirm, version control, contingency plan, onsite coordination.
4) Kết quả đo được: on-time, mức độ hài lòng, số lần đổi dịch vụ, phát sinh/hoàn.
5) Rủi ro và cách xử lý (nếu có): mô tả ngắn, kết luận trách nhiệm và bài học.
6) Đề xuất cho tour sau: deadline chốt danh sách, điều chỉnh SLA, tối ưu hạng mục.
Điểm mạnh của khung này là: bạn nói theo dữ kiện, có bằng chứng, và thể hiện bạn kiểm soát dự án tốt.
13) Bộ công cụ “Post-tour Report Toolkit” bạn nên yêu cầu (template và file đi kèm)
Ở giai đoạn cân nhắc chọn đơn vị tổ chức, bạn có thể hỏi thẳng: “Bên mình có template báo cáo sau tour và các file log không?” Một bộ toolkit thực dụng thường gồm:
1) Template báo cáo (Word/PDF) với đầy đủ header, execution summary, KPI, feedback, lessons learned.
2) Incident/Variance Log (Excel/Google Sheet) theo cấu trúc 5 cột (sự việc - ảnh hưởng - xử lý - trách nhiệm - bằng chứng).
3) Form đánh giá 1-5 theo từng điểm chạm (arrival, hotel, coach, venue/gala, onsite).
4) Action tracker có cột người phụ trách và deadline.
5) Checklist T+7 cho Admin để bạn không thiếu chứng từ khi chốt VAT và nghiệm thu.
Nếu bạn đang xây SOP nội bộ cho tour công ty, việc có sẵn toolkit giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian về lâu dài, đặc biệt khi công ty tổ chức tour theo chu kỳ hoặc chạy nhiều đoàn trong năm.
Trước khi chốt kế hoạch, bạn có thể đối chiếu thêm timeline và đầu việc theo chuẩn tổ chức tour doanh nghiệp tại: lộ trình đặt tour công ty.
14) FAQ - đúng các câu hỏi Admin hay bị hỏi (và câu trả lời để bạn dùng khi báo cáo)
14.1 Không có sự cố thì có cần báo cáo không?
Vẫn nên có. Với tour công ty, “không có sự cố” là một kết quả vận hành đáng giá, nhưng cần chứng minh bằng số liệu: on-time rate, reconfirm rate, mức độ hài lòng, và việc kiểm soát version danh sách. Báo cáo giúp bạn có căn cứ khi sếp hỏi “vì sao lần này chạy mượt”.
14.2 Báo cáo nên viết tiếng Việt hay song ngữ?
Nếu chỉ phục vụ nội bộ doanh nghiệp tại Việt Nam, tiếng Việt thường đủ và nhanh. Nếu có stakeholder quốc tế (đối tác nước ngoài, venue quốc tế, hoặc team đa quốc tịch), song ngữ giúp việc đối chiếu và làm việc lại với nhà cung cấp thuận tiện hơn. Bạn có thể thống nhất ngay từ đầu để tránh “đến cuối mới xin dịch”.
14.3 Đoàn nhỏ có cần full report 5+ trang không?
Không bắt buộc. Đoàn nhỏ có thể dùng executive summary 1-2 trang. Nhưng nếu tour có nhiều nhà cung cấp, có gala/meeting, có VIP, hoặc công ty bạn cần nghiệm thu chặt, full report vẫn đáng làm vì giúp chốt hồ sơ nhanh hơn.
14.4 Làm sao tránh sai VAT/tên công ty khi xuất invoice?
Thiết lập một bước “xác nhận thông tin xuất VAT” bằng email trước khi xuất: tên công ty, MST, địa chỉ, hạng mục dịch vụ, người nhận. Và yêu cầu lưu email đó trong phụ lục báo cáo để Finance dễ đối chiếu khi cần.
14.5 Confirm booking thế nào? Có email xác nhận không?
Bạn nên yêu cầu mọi xác nhận quan trọng (booking, reconfirm, thay đổi hạng mục, thay đổi số lượng) được chốt qua email và được lưu trong phụ lục. Đây là “bằng chứng” giúp bạn tránh tranh cãi kiểu “hôm đó chat nói vậy mà”.
15) Bước tiếp theo (không bán sớm): Bạn cần gửi gì để Dong Thi tư vấn đúng và báo giá rõ ràng?
Nếu bạn đang ở giai đoạn xin chủ trương và cần một đề xuất rõ ràng để trình sếp, bạn có thể chuẩn bị trước 7 thông tin để việc tư vấn và báo giá không bị vòng vo:
Checklist thông tin gửi để tư vấn MICE outbound:
1) Dự kiến tuyến điểm và thời gian (tháng nào, đi mấy ngày)
2) Quy mô đoàn (ước tính pax) và cơ cấu (có sếp, có VIP, có gia đình đi kèm không)
3) Mục tiêu chuyến đi (incentive, team bonding, kết hợp họp)
4) Ngân sách dự kiến theo đầu người hoặc tổng ngân sách
5) Yêu cầu chứng từ (VAT, nghiệm thu, PO, điều khoản thanh toán)
6) Deadline ra quyết định (ngày cần chốt)
7) Người duyệt nội bộ và quy trình duyệt (để lên timeline phù hợp)
Với các đoàn company trip, Dong Thi Travel ưu tiên làm rõ ngay từ đầu: scope dịch vụ, timeline chốt danh sách, cơ chế phát sinh, và bộ hồ sơ sau tour (report + phụ lục) để bạn quyết toán thuận lợi.
Nếu bạn cần gợi ý điểm đến phù hợp cho đoàn công ty (dễ vận hành, lịch trình cân bằng, nhiều lựa chọn hoạt động), bạn có thể tham khảo trước theo điểm đến tại đây: Thái Lan.
Liên Hệ Tư Vấn MICE
Bạn gửi giúp 7 thông tin ở phần checklist, Dong Thi sẽ phản hồi theo hướng: timeline rõ, hạng mục rõ, điều kiện rõ, và đề xuất bộ báo cáo sau tour phù hợp quy mô đoàn.
16) Tóm tắt để bạn forward cho sếp (copy được)
Báo cáo sau tour Dong Thi (tùy quy mô đoàn) thường gồm: PDF tóm tắt thực thi theo checkpoint, log sự cố/variance, KPI vận hành, feedback stakeholder, lessons learned và action list. Kèm phụ lục dữ liệu: manifest/rooming list theo version, voucher/reconfirm emails và bằng chứng thay đổi quan trọng. Timeline khuyến nghị: gom dữ liệu trong 48 giờ, chuẩn hóa trong T+3 đến T+5, phát hành report v1 vào T+7 để chốt quyết toán và rút kinh nghiệm cho tour sau.
Đọc thêm các bài chuyên mục tour công ty tại: mice-outbound.
