Quy trình đặt tour tại Dong Thi Travel (2026): Hướng dẫn từng bước cho người Việt đi nước ngoài lần đầu

Nếu đây là lần đầu gia đình mình đi tour nước ngoài, cảm giác “không biết bắt đầu từ đâu” là rất bình thường. Lo visa có khó không, không biết tiếng có ai hỗ trợ không, lỡ có sự cố thì xử lý thế nào, mang tiền ra sao, hành lý bao nhiêu kg… Những câu hỏi này không phải “hỏi nhiều” - mà là hỏi đúng.

Vì vậy, thay vì nói chung chung, bài này viết đúng một việc: giúp bạn nắm rõ quy trình đặt tour tại Dong Thi Travel theo kiểu “cầm tay chỉ việc” từ lúc chọn tour - gửi thông tin - nhận xác nhận - thanh toán - chuẩn bị giấy tờ - ra sân bay - về nhà. Mục tiêu là để bạn có thể gửi bài này cho người thân (ba mẹ, vợ chồng, anh chị em) và cả nhà cùng bàn, cùng chốt nhanh hơn và yên tâm hơn.

Lưu ý trước khi bắt đầu: Dong Thi Travel không hứa những điều ngoài tầm kiểm soát (như “đậu visa chắc chắn”). Chúng tôi tập trung vào điều khách cần nhất khi đi lần đầu: thông tin rõ ràng, mốc thời gian rõ, người chịu trách nhiệm rõ - để bạn biết chính xác mình sẽ nhận được gì, cần làm gì và làm lúc nào.

1) Vì sao “rõ từng bước” lại là điểm quyết định khi đi lần đầu?

Khi khách đi nước ngoài lần đầu, quyết định đặt tour thường không bị “kẹt” ở điểm đến đẹp hay không, mà bị “kẹt” ở rủi ro: sợ visa trễ, sợ phát sinh chi phí, sợ không được hỗ trợ khi không biết tiếng, sợ lạc đoàn, sợ thủ tục sân bay và nhập cảnh.

Một quy trình đặt tour rõ ràng giúp bạn giải quyết 3 việc quan trọng:

(1) Biết mốc thời gian - cần đăng ký trước bao lâu, khi nào cọc, khi nào chốt danh sách, khi nào nộp hồ sơ visa, khi nào nhận lịch họp đoàn.

(2) Biết giấy tờ cần chuẩn bị - tránh “nước đến chân mới nhảy”, đặc biệt với tour cần visa.

(3) Biết kênh hỗ trợ - có người theo sát trước, trong và sau chuyến đi; có đầu mối liên hệ khi phát sinh.

Những “điểm rơi” khách cần được trấn an trong giai đoạn cân nhắc

Trong giai đoạn bạn đang cân nhắc (chưa vội đặt), thường có 4 thời điểm gia đình mình dễ lo nhất:

- Trước khi đặt: “Tour này có phù hợp sức khỏe ba mẹ không?”, “Bé nhỏ đi có mệt không?”, “Bao gồm những gì?”.

- Trước khi cọc: “Cọc bao nhiêu?”, “Nếu đổi kế hoạch thì sao?”, “Có hóa đơn, xác nhận rõ không?”.

- Trước khi nộp hồ sơ visa (nếu có): “Cần giấy tờ gì?”, “Chốt danh sách khi nào?”, “Sai thông tin có sửa được không?”.

- Trước ngày bay: “Ra sân bay làm gì trước?”, “Không biết tiếng có sao không?”, “Lạc đoàn thì gọi ai?”.

Tour gia đình - nhóm: vì sao càng cần quy trình chặt?

Với nhóm gia đình nhiều thế hệ hoặc nhóm bạn, chỉ cần một chi tiết sai (tên hộ chiếu, ngày sinh, số hộ chiếu, yêu cầu giường, suất ăn, tình trạng sức khỏe…) là có thể kéo theo đổi vé, đổi phòng hoặc chậm hồ sơ. Quy trình rõ giúp cả nhóm thống nhất thông tin ngay từ đầu, giảm rủi ro “đổi tới đổi lui” sát ngày.

2) Hướng dẫn A-Z: biến quy trình đặt tour thành “kế hoạch hành động”

Dưới đây là flow 9 bước chuẩn mà bạn có thể làm theo. Nếu bạn đang đi lần đầu, hãy đọc một lượt để nắm toàn cảnh, sau đó dùng checklist ở phần sau để thực hành.

Tóm lược 9 bước (từ chọn tour đến về nhà)

Bước 1 - Chọn tour phù hợp: lọc theo điểm đến, ngày khởi hành, số ngày, ngân sách. Đọc kỹ lịch trình và phần bao gồm - không bao gồm.

Bước 2 - Gửi thông tin hành khách: điền đúng theo hộ chiếu/CCCD, số lượng người lớn - trẻ em, yêu cầu phòng, ghi chú sức khỏe - ăn uống.

Bước 3 - Chọn phương thức thanh toán: tiền mặt, chuyển khoản, thẻ, ví điện tử… (tùy kênh).

Bước 4 - Gửi đơn đăng ký: qua website, chatbot, hotline hoặc email.

Bước 5 - Nhận xác nhận dịch vụ: thường trong vòng 6 giờ làm việc sẽ nhận Confirmation và Invoice (phiếu yêu cầu thanh toán).

Bước 6 - Thanh toán: thanh toán 100% hoặc cọc tối thiểu 50% để giữ chỗ; phần còn lại theo thỏa thuận trước ngày khởi hành.

Bước 7 - Chuẩn bị hồ sơ visa và giấy tờ: tùy tuyến có visa hay không; chuẩn bị theo hướng dẫn của tư vấn viên.

Bước 8 - Briefing trước bay - khởi hành: nhận thông tin tập trung, quy định hành lý, điểm hẹn, kênh liên hệ 24/7, hướng dẫn thủ tục sân bay - nhập cảnh.

Bước 9 - Kết thúc tour - phản hồi: gửi đánh giá trong vòng 30 ngày để Dong Thi Travel cải thiện dịch vụ.

Khách nên đăng ký qua kênh nào? (để nhanh và ít sai)

Bạn có 4 cách đăng ký. Mỗi kênh phù hợp một kiểu khách:

- Website: phù hợp khi bạn đã chọn được tour cụ thể, muốn điền thông tin có hệ thống và gửi bất cứ lúc nào.

- Chatbot trên website: phù hợp khi bạn cần hỏi nhanh vài điểm (ngày khởi hành, visa, có trẻ em/ba mẹ lớn tuổi đi được không) trước khi quyết.

- Hotline 0948891000: phù hợp khi bạn muốn “nghe giải thích trực tiếp”, đặc biệt nếu đi lần đầu và có nhiều câu hỏi.

- Email sales@dongtravel.com: phù hợp khi nhóm đông, cần gửi danh sách dài, hoặc cần lưu lịch sử trao đổi rõ ràng.

Những thông tin phải đúng 100% (để không vướng vé máy bay - khách sạn - visa)

Đây là phần quan trọng nhất khi đặt tour. Bạn nên chuẩn bị sẵn và kiểm tra chéo trong gia đình trước khi gửi:

• Họ và tên: đúng theo hộ chiếu/CCCD (không viết tắt, không đổi thứ tự).
• Ngày tháng năm sinh: đúng theo giấy tờ.
• Số điện thoại và email: dùng số/email có người theo dõi thường xuyên (để nhận Confirmation/Invoice).
• Số lượng khách: người lớn, trẻ em (ghi rõ năm sinh của trẻ).
• Tiêu chuẩn khách sạn mong muốn (nếu tour từ 2 ngày trở lên hoặc có lựa chọn).
• Ghi chú đặc biệt: ăn chay/halal, dị ứng, bệnh nền cần lưu ý, cần xe đẩy em bé, cần hỗ trợ người lớn tuổi đi chậm, yêu cầu phòng (1 giường đôi hay 2 giường đơn)…

Mẹo cho gia đình đi lần đầu: tạo một bảng thông tin chung (Google Sheet) và để từng thành viên tự nhập, sau đó một người đại diện đối soát lại theo hộ chiếu. Làm tốt bước này sẽ giảm rất nhiều rủi ro “đổi sửa” về sau.

Phần “so sánh” quan trọng trước khi đặt: đi tour tuyến nào để dễ nhất?

Nếu gia đình mình đi nước ngoài lần đầu, cách chọn dễ nhất là phân nhóm theo tuyến không cần visa và tuyến cần visa (để quyết đúng theo thời gian chuẩn bị):

- Tuyến thường không cần visa (dễ quyết nhanh): Thái Lan, Malaysia, Singapore. Thường phù hợp nếu bạn muốn đi trong 1-2 tháng tới, hoặc không muốn áp lực hồ sơ.

- Tuyến cần visa (cần lead time): Trung Quốc, Hong Kong, Hàn Quốc, Nhật Bản, châu Âu, Mỹ, Úc… Tuyến này cần kế hoạch sớm hơn, và phải chuẩn bị hồ sơ đúng hạn.

Nếu bạn đang phân vân chọn tuyến nào phù hợp sức và lịch của gia đình, bạn có thể xem thêm để chốt lựa chọn nhanh hơn tại: cách chọn tour phù hợp.

2.1) Chọn tour đúng nhu cầu để giảm đổi - hủy về sau

Đổi tour sát ngày thường khiến cả nhà mệt và tốn thời gian, nên bạn hãy chốt 6 câu hỏi dưới đây trước khi gửi đặt chỗ:

• Ngân sách: bạn muốn mức “gọn gàng trong tour” hay “dành nhiều cho mua sắm”?
• Sức đi bộ: ba mẹ lớn tuổi đi được bao nhiêu tiếng/ngày? Có cần lịch trình nhẹ hơn không?
• Trẻ em: bé có ngủ sớm không? Có cần lịch trình về khách sạn sớm hoặc ít di chuyển không?
• Khẩu vị: gia đình có người ăn chay/không ăn đồ sống/không ăn cay không?
• Mục tiêu chuyến đi: thiên về tham quan, nghỉ dưỡng, mua sắm, hay trải nghiệm văn hóa?
• Thời gian chuẩn bị: còn bao nhiêu ngày tới ngày bay? Tuyến đó có cần visa không?

Với khách lần đầu, nguyên tắc chọn tour “dễ đi” là: lịch trình cân bằng (không chạy quá dày), thông tin bao gồm - không bao gồm rõ ràng, và có hướng dẫn viên đi cùng suốt hành trình.

2.2) Thanh toán và giữ chỗ: phần hay gây hiểu nhầm nhất

Đây là phần bạn nên đọc kỹ và trao đổi minh bạch trong gia đình trước khi cọc, để mọi người cùng hiểu và tránh “cọc rồi mới hỏi”.

Quy tắc thanh toán tại Dong Thi Travel

Khi đặt tour, bạn có thể:

• Thanh toán toàn bộ giá tour, hoặc
• Cọc tối thiểu 50% để giữ chỗ.

Nếu bạn chọn cọc 50%, phần còn lại sẽ thanh toán theo thỏa thuận với tư vấn viên và trước ngày khởi hành. Mốc thanh toán còn lại thường phụ thuộc vào tiến độ xuất vé, xác nhận dịch vụ và (nếu có) tiến độ hồ sơ visa.

Các hình thức thanh toán

Dong Thi Travel chấp nhận nhiều hình thức: tiền mặt tại văn phòng, chuyển khoản ngân hàng, thẻ ghi nợ (debit), thẻ tín dụng (credit), ví điện tử và một số nền tảng thanh toán bên thứ ba.

Lưu ý đối soát để tránh “chuyển rồi mà chưa thấy ghi nhận”:

• Khi chuyển khoản, nên ghi rõ nội dung: tên người đặt + số điện thoại + mã booking (nếu đã có).
• Giữ lại biên lai/ảnh chụp màn hình giao dịch đến khi nhận xác nhận đã ghi nhận thanh toán.
• Nếu chuyển ngoài giờ làm việc, thời điểm ghi nhận có thể tính theo giờ làm việc tiếp theo.

Chốt “bao gồm - không bao gồm” trước khi thanh toán

Để tránh phát sinh ngoài kỳ vọng, bạn nên chốt rõ các nhóm chi phí sau:

Thường bao gồm trong giá tour: vé máy bay (nếu tour có), khách sạn, bữa ăn theo chương trình, vé tham quan, hướng dẫn viên, xe di chuyển theo lịch trình.

Thường không bao gồm: visa/thị thực (nếu cần), bảo hiểm (nếu không được gói trong tour), chi phí cá nhân (ăn ngoài, mua sắm), tiền tip cho HDV và tài xế (nếu có quy định theo tuyến).

Nếu gia đình bạn muốn “dễ tính tổng chi phí”, hãy hỏi tư vấn viên 2 câu: (1) tổng chi phí dự kiến ngoài tour là khoảng bao nhiêu theo thói quen chi tiêu của nhà mình, (2) những khoản nào cần tiền mặt.

2.3) Mốc thời gian đăng ký tối thiểu (timeline để chốt sớm)

Với khách đi lần đầu, “đăng ký tối thiểu” là con số rất quan trọng. Đây là mốc tham khảo để kịp xử lý dịch vụ và hồ sơ. Nếu đi mùa cao điểm (Tết, hè, lễ), bạn nên đăng ký sớm hơn để chủ động chỗ và nhịp chuẩn bị.

Gợi ý timeline dễ làm theo (T-60 đến T-7)

Bạn có thể dùng timeline này như “kế hoạch hành động” cho gia đình, đặc biệt với tour cần visa:

• T-60 đến T-45: chốt điểm đến - ngày đi - số người. Kiểm tra hộ chiếu còn hạn ít nhất 6 tháng. Dự trù ngân sách ngoài tour.
• T-45 đến T-30: gửi thông tin hành khách, nhận Confirmation/Invoice, đặt cọc tối thiểu 50% để giữ chỗ. Bắt đầu chuẩn bị hồ sơ visa theo hướng dẫn.
• T-30 đến T-20: hoàn thiện và nộp hồ sơ (tùy tuyến). Hạn chế thay đổi thông tin cá nhân.
• T-20 đến T-10: chốt yêu cầu phòng - suất ăn, rà soát tên theo hộ chiếu. Nhắc lịch thanh toán phần còn lại theo thỏa thuận.
• T-7: nhận hướng dẫn trước bay, kiểm tra hành lý, đổi tiền, chuẩn bị giấy tờ cầm tay.

Nếu bạn muốn hiểu tổng quan các mốc chuẩn để đặt tour không bị gấp, bạn có thể tham khảo thêm: lộ trình đặt tour.

3) Vận hành mượt và quản trị rủi ro: để người đi lần đầu thấy “có đường lui”

Đi tour lần đầu, điều khiến gia đình yên tâm không phải là “không có rủi ro”, mà là biết trước rủi ro nào có thể gặp và biết cách xử lý. Phần này giúp bạn hiểu các quy tắc xác nhận - sửa đổi - hủy, và các tình huống thực tế hay gặp.

Xác nhận dịch vụ: khi nào nhận Confirmation và Invoice?

Sau khi Dong Thi Travel tiếp nhận đăng ký, trong hầu hết trường hợp bạn sẽ nhận được:

• Phiếu xác nhận dịch vụ (Confirmation): thể hiện dịch vụ đã đặt và các điều khoản thay đổi/hoàn/hủy.
• Phiếu yêu cầu thanh toán (Invoice): chi tiết số tiền cần thanh toán và thời hạn thanh toán.

Thời gian phản hồi thường trong vòng 6 giờ làm việc. Nếu quá 48 giờ bạn chưa nhận được Invoice/Confirmation (hoặc không thấy trong mục Spam/Quảng cáo), bạn nên chủ động liên hệ lại để được hỗ trợ kiểm tra.

Việc đọc kỹ Confirmation/Invoice là bắt buộc để tránh hiểu nhầm. Đây là “giấy tờ tóm tắt” giúp cả nhà thống nhất: ngày đi, dịch vụ, điều kiện thay đổi và hạn thanh toán.

Luồng vận hành cho nhóm gia đình: những điểm cần chốt sớm

Với nhóm gia đình (đặc biệt 3 thế hệ), bạn nên chốt theo thứ tự ưu tiên sau:

• Danh sách theo hộ chiếu: đúng chính tả, đúng thứ tự tên.
• Yêu cầu phòng: phòng đôi, phòng ba, phòng riêng - nhu cầu giường (1 giường đôi hay 2 giường đơn) tùy tình trạng phòng.
• Suất ăn đặc biệt: ăn chay, dị ứng, không ăn cay, ăn kiêng y tế.
• Nhu cầu hỗ trợ: người lớn tuổi đi chậm, cần ưu tiên ít đi bộ, cần mang thuốc theo đơn.
• Hạn thanh toán: thống nhất ai là người chuyển tiền, chuyển một lần hay hai lần, và chụp lại biên lai.

Sửa đổi thông tin: vì sao cần gửi email (không đổi qua điện thoại)?

Nếu bạn cần sửa hoặc bổ sung thông tin hành khách (tên, ngày sinh, số hộ chiếu, yêu cầu đặc biệt…), Dong Thi Travel khuyến nghị gửi qua email để tránh nhầm lẫn và có bằng chứng đối soát. Điện thoại đôi khi nghe nhầm ký tự, đặc biệt với tên riêng.

Mẫu email đơn giản bạn có thể dùng:

• Tiêu đề: [Sửa thông tin tour] Tên người đặt - SĐT - (Mã booking nếu có)
• Nội dung: Thông tin cũ - Thông tin mới (ghi rõ từng mục), lý do đổi (nếu cần), thời hạn cần cập nhật.
• Đính kèm: ảnh hộ chiếu/CCCD (nếu thay đổi liên quan giấy tờ).

“Risk register” tối thiểu: 7 rủi ro hay gặp và cách phòng

Bạn có thể xem đây là danh sách “chống lo” cho người đi lần đầu:

• Trễ hạn visa: phòng bằng cách đăng ký sớm theo timeline, chốt danh sách đúng hạn.
• Sai thông tin hộ chiếu: phòng bằng cách đối soát theo hộ chiếu, không gõ theo trí nhớ.
• Thanh toán chậm - mất chỗ: phòng bằng cách chốt người chuyển, chốt thời hạn, giữ biên lai.
• Thất lạc hành lý: phòng bằng cách dán tag hành lý, để đồ giá trị trong hành lý xách tay.
• Lạc đoàn: phòng bằng cách nhớ điểm hẹn, lưu số liên hệ, không tự ý tách đoàn ở nơi đông.
• Vấn đề sức khỏe: phòng bằng cách mang thuốc cơ bản, thuốc theo đơn, thông báo bệnh nền trước.
• Bất khả kháng (thiên tai, dịch bệnh, chính sách): phòng bằng cách hiểu trước điều khoản và chuẩn bị phương án đổi lịch/đổi tuyến.

3.1) Quy trình hủy - hoàn và bất khả kháng (giải thích dễ hiểu, không gây hoang mang)

Nếu bạn cần hủy tour, quy tắc quan trọng nhất là: hủy bằng văn bản (email hoặc fax). Không hủy qua điện thoại hoặc tin nhắn, vì dễ sai thông tin và không có căn cứ đối soát.

Phí hủy (nếu có) sẽ phụ thuộc vào thời điểm bạn hủy so với ngày khởi hành và được nêu trong Confirmation. Vì mỗi tour có cấu phần dịch vụ khác nhau (vé máy bay, khách sạn, dịch vụ đặt trước), nên bạn nên đọc kỹ điều khoản ngay khi nhận Confirmation.

Nếu Dong Thi Travel hủy tour, công ty sẽ hoàn lại toàn bộ số tiền đã thanh toán hoặc sắp xếp tour thay thế theo thỏa thuận.

Với tình huống bất khả kháng (thiên tai, dịch bệnh, thay đổi chính sách quốc gia…), việc hoàn tiền phụ thuộc vào nhà cung cấp và điều kiện thực tế. Dong Thi Travel sẽ phối hợp cùng khách để thỏa thuận hướng xử lý chi phí trong khả năng và theo quy định hiện hành.

Phương án B cho gia đình (nên thống nhất sẵn): dời ngày, đổi tuyến miễn visa, hoặc tách nhóm (người lớn tuổi và trẻ nhỏ đi tuyến nhẹ hơn).

3.2) Quy trình ngày bay - sân bay - nhập cảnh (dành cho người không biết tiếng)

Nỗi lo phổ biến nhất của người đi lần đầu là “ra sân bay em không biết làm gì”. Bạn chỉ cần nhớ: đi theo từng bước, có giấy tờ cầm tay, và bám điểm hẹn của đoàn.

Checklist giấy tờ cầm tay (không bỏ trong hành lý ký gửi)

• Hộ chiếu (còn hạn tối thiểu 6 tháng)
• Visa/thị thực (nếu cần)
• Confirmation/Thông tin đặt chỗ và lịch trình
• Vé máy bay/booking (nếu có)
• Bảo hiểm du lịch (nếu có)
• Thông tin liên hệ khẩn cấp và số liên hệ hỗ trợ

Ngày bay nên có mặt sân bay lúc nào?

Thông thường, đoàn sẽ hẹn giờ tập trung trước giờ bay để làm thủ tục. Tư vấn viên hoặc hướng dẫn viên sẽ cung cấp giờ hẹn cụ thể trong thông tin trước khởi hành. Đi lần đầu, bạn nên đến đúng giờ (hoặc sớm hơn) để tránh căng thẳng.

Nếu lạc đoàn thì làm gì trước tiên?

Bạn làm theo 3 bước:

• Bước 1: đứng yên tại điểm hẹn gần nhất (quầy check-in, cửa an ninh, cổng ra máy bay) - đừng chạy lung tung.
• Bước 2: gọi ngay cho đầu mối đã được cung cấp (tư vấn viên phụ trách hoặc hotline) và nói rõ vị trí hiện tại.
• Bước 3: chụp ảnh bảng cổng/biển chỉ dẫn (nếu có) gửi để hỗ trợ định vị nhanh.

Trong tour, Dong Thi Travel có đội ngũ hỗ trợ và hướng dẫn viên đi cùng suốt hành trình theo chương trình, mục tiêu là để khách đi lần đầu luôn có người hỏi và có người xử lý khi cần.

3.3) Tiền tệ - thẻ - chi tiêu: chuẩn bị sao cho vừa đủ và an tâm

Câu hỏi “mang bao nhiêu tiền là đủ?” không có một con số đúng cho mọi nhà, nhưng có cách chuẩn bị an toàn:

Nguyên tắc 2 lớp:

• Tiền mặt: để chi các khoản nhỏ (ăn vặt, nước, đi lại lẻ, chợ đêm…).
• Thẻ: để dự phòng và thanh toán tại nơi chấp nhận thẻ (mua sắm, siêu thị, cửa hàng lớn).

Đổi tiền ở đâu? Đi lần đầu, nhiều gia đình chọn đổi một phần tại Việt Nam để chủ động, và để lại một phần đổi/chi bằng thẻ tùy tình huống. Nếu bạn định rút tiền tại ATM ở nước ngoài, nên kiểm tra trước phí rút và hạn mức của ngân hàng.

Khung dự trù ngoài tour (tham khảo):

• Mức ít: chủ yếu mua quà nhỏ, ăn thêm ít - phù hợp gia đình thiên về tham quan.
• Mức vừa: có vài bữa ăn ngoài chương trình, mua quà cho người thân.
• Mức nhiều: mua sắm nhiều, trải nghiệm thêm dịch vụ tự chọn.

Tư vấn viên có thể gợi ý mức dự trù sát thực tế hơn theo tuyến bạn chọn và thói quen chi tiêu của gia đình.

4) 3 tình huống mẫu để bạn hình dung “đi lần đầu” sẽ diễn ra thế nào

Phần này không phải để khoe tour, mà để bạn dễ hình dung quy trình áp dụng vào đời thật với các nhóm khác nhau.

Tình huống 1: Gia đình 3 thế hệ đi Thái Lan 5N4Đ (tuyến dễ đi, không áp lực visa)

Điểm mấu chốt là chốt nhanh: ngày đi, số phòng, yêu cầu ăn uống, nhịp tham quan vừa sức cho ông bà và bé. Quy trình rõ giúp gia đình thống nhất thông tin, đặt cọc giữ chỗ, rồi tập trung vào chuẩn bị hành lý và giấy tờ cầm tay.

Tình huống 2: Nhóm bạn đi Hàn/Nhật (tuyến cần visa, cần timeline chặt)

Điểm mấu chốt là mốc hồ sơ. Nhóm cần chốt danh sách sớm, đối soát hộ chiếu, hạn chế đổi thông tin sát ngày. Quy trình rõ giúp mọi người biết khi nào cần làm gì, tránh tình trạng “đợi nhau” rồi trễ hạn.

Tình huống 3: Gia đình đi Úc (lead time dài - ưu tiên quản trị hồ sơ)

Điểm mấu chốt là đăng ký sớm và chuẩn bị hồ sơ theo hướng dẫn. Với lead time 60 ngày, gia đình có đủ thời gian kiểm tra giấy tờ, sắp xếp công việc, và chuẩn bị sức khỏe cho chuyến bay dài.

5) Bộ checklist gửi cho gia đình (giảm 80% câu hỏi khi chuẩn bị)

Bạn có thể copy phần checklist này gửi vào nhóm chat gia đình để mọi người tự tick, tránh hỏi đi hỏi lại.

Checklist giấy tờ (bắt buộc kiểm tra)

• Hộ chiếu còn hạn tối thiểu 6 tháng (tính đến ngày nhập cảnh)
• Visa/thị thực (nếu tuyến yêu cầu)
• Confirmation/Invoice và thông tin tour (lưu trong điện thoại + in 1 bản nếu cần)
• Bảo hiểm du lịch (nếu có trong tour hoặc mua thêm)
• Ảnh 4x6 (nếu tuyến yêu cầu hồ sơ/giấy thông hành)
• Thông tin liên hệ khẩn cấp (người thân ở Việt Nam + đầu mối hỗ trợ)

Checklist hành lý (thực tế cho người đi lần đầu)

• Quần áo theo thời tiết - ưu tiên dễ phối, dễ giặt
• Giày đi bộ êm (đi tour thường đi bộ nhiều hơn bạn nghĩ)
• Thuốc cá nhân và thuốc cơ bản (đau đầu, cảm, đau bụng nhẹ, băng cá nhân)
• Ổ cắm/adapter (tùy quốc gia), dây sạc dự phòng
• Đồ giá trị (tiền, thẻ, trang sức, giấy tờ) để trong hành lý xách tay
• Kiểm tra quy định hành lý ký gửi - xách tay theo thông tin trước bay

Lưu ý chung: mỗi người tự bảo quản tư trang của mình trong suốt hành trình. Đi lần đầu, bạn nên chuẩn bị túi đeo chéo nhỏ để giữ hộ chiếu - tiền - điện thoại khi di chuyển.

Checklist yêu cầu đặc biệt (nhớ báo ngay lúc đăng ký)

• Ăn chay/halal, dị ứng thực phẩm
• Cần phòng riêng, phòng gần thang máy (nếu có người lớn tuổi)
• Hỗ trợ khuyết tật hoặc cần dụng cụ hỗ trợ
• Trẻ em dưới 12 tuổi phải có người lớn đi cùng

Báo sớm giúp nhà cung cấp dịch vụ sắp xếp tốt hơn. Một số yêu cầu phụ thuộc tình trạng thực tế (ví dụ loại giường, vị trí phòng), nên càng thông tin sớm thì càng dễ xử lý.

Template “briefing trước bay” 1 trang (bạn có thể tự soạn theo tour)

• Giờ tập trung - địa điểm - người phụ trách
• Danh sách giấy tờ cầm tay
• Quy định hành lý ký gửi/xách tay
• Quy tắc đi theo đoàn - điểm hẹn khi tách nhóm
• Kênh liên hệ hỗ trợ 24/7 và cách báo vị trí khi cần
• Nhắc đổi tiền, sim/roaming (nếu cần)

6) FAQ - Những câu hỏi phổ biến nhất khi tìm “quy trình đặt tour tại Dong Thi Travel” (2026)

1) Visa có khó không? Em cần đăng ký trước bao lâu?

Visa khó hay dễ phụ thuộc từng tuyến và hồ sơ từng người. Điều bạn kiểm soát được là đăng ký sớm theo mốc tối thiểu (7/10/20/30/60 ngày tùy tuyến) và chuẩn bị giấy tờ đúng hướng dẫn. Nếu bạn chưa biết tuyến mình cần chuẩn bị bao lâu, cứ nói rõ ngày dự kiến đi - Dong Thi Travel sẽ tư vấn timeline phù hợp để gia đình chủ động.

2) Không biết tiếng có đi được không?

Đi tour là lựa chọn phù hợp cho người không biết tiếng vì có hướng dẫn viên đi cùng theo chương trình và có kênh hỗ trợ rõ ràng. Quan trọng là bạn lưu số liên hệ cần thiết và bám điểm hẹn của đoàn, đặc biệt ở sân bay và nơi đông người.

3) Nếu em điền sai tên/hộ chiếu thì sửa thế nào?

Bạn cần gửi yêu cầu sửa qua email để tránh nhầm và có lịch sử đối soát. Nội dung nên ghi rõ “thông tin cũ - thông tin mới” và đính kèm ảnh hộ chiếu/CCCD nếu liên quan giấy tờ. Làm sớm sẽ giảm rủi ro phát sinh phí đổi (tùy điều kiện vé và nhà cung cấp).

4) Em phải cọc bao nhiêu? Khi nào thanh toán đủ?

Bạn có thể thanh toán 100% hoặc cọc tối thiểu 50% để giữ chỗ. Phần còn lại thanh toán theo thỏa thuận trước ngày khởi hành. Mốc này sẽ thể hiện rõ trong Invoice/Confirmation để bạn theo dõi.

5) Thanh toán bằng thẻ hoặc ví điện tử được không?

Được. Dong Thi Travel chấp nhận nhiều hình thức thanh toán như chuyển khoản, thẻ ghi nợ, thẻ tín dụng, ví điện tử… Bạn nên hỏi tư vấn viên hướng dẫn đối soát để ghi đúng nội dung chuyển và xác nhận đã ghi nhận thanh toán.

6) Nếu lạc đoàn hoặc mất hành lý thì làm gì trước tiên?

Với lạc đoàn: đứng tại điểm hẹn gần nhất, gọi đầu mối hỗ trợ, cung cấp vị trí rõ ràng. Với hành lý: báo ngay cho hướng dẫn viên và quầy thất lạc hành lý của sân bay, giữ lại thẻ hành lý ký gửi để làm căn cứ tra soát.

7) Vì sao phải đọc Confirmation/Invoice? 6 giờ làm việc nghĩa là gì? Quá 48 giờ chưa nhận thì sao?

Confirmation/Invoice là tài liệu thể hiện dịch vụ, điều khoản và hạn thanh toán. “6 giờ làm việc” là giờ trong khung làm việc của công ty (không tính ngoài giờ). Nếu quá 48 giờ bạn chưa nhận, hãy kiểm tra Spam/Quảng cáo, sau đó liên hệ lại qua chatbot hoặc hotline để được kiểm tra và gửi lại.

Bước tiếp theo (không vội đặt): nhận tư vấn miễn phí để gia đình chốt đúng

Nếu bạn đang ở giai đoạn cân nhắc, cách nhanh nhất để giảm lo là: nói rõ ngày dự kiến đi - số người - có trẻ em/người lớn tuổi không - muốn tuyến miễn visa hay chấp nhận làm visa. Dong Thi Travel sẽ gợi ý 1-2 phương án phù hợp và timeline chuẩn bị để cả nhà dễ quyết.

Bạn cũng có thể tham khảo các tuyến dễ đi cho người lần đầu trước khi trao đổi sâu hơn, ví dụ: Thái Lan.

Kết luận: quy trình rõ là “bảo hiểm tâm lý” cho người đi lần đầu

Đi nước ngoài lần đầu không cần phải “rành du lịch” mới đi được. Điều bạn cần là một quy trình rõ ràng để cả nhà biết: cần làm gì trước, làm lúc nào, ai là người hỗ trợ và giấy tờ nào là bắt buộc. Khi các bước đã rõ, quyết định đặt tour sẽ nhẹ nhàng hơn rất nhiều.

Nếu bạn muốn đọc thêm các bài đúng chủ đề tour gia đình - nhóm (chuẩn bị, quyết định, checklist), bạn có thể xem tại: family-group-travel.