Đặt cọc tour bao nhiêu, thanh toán thế nào (2026): timeline và hình thức để gia đình đi lần đầu yên tâm quyết

Khi tư vấn khách Việt đi tour nước ngoài lần đầu, câu hỏi xuất hiện sớm nhất thường không phải “đi đâu đẹp” mà là: “Đặt cọc tour bao nhiêu, thanh toán thế nào?” Rồi kéo theo một loạt lo lắng rất thật: lỡ rớt visa thì sao, chuyển khoản có an toàn không, gần ngày bay mới đóng hết có được không, hủy/đổi thì mất bao nhiêu.

Bài này viết theo kiểu “đọc xong là gia đình có thể ngồi lại chốt quyết định”: giải thích rõ mức cọc phổ biến, timeline thanh toán theo mốc ngày bay, hình thức thanh toán và giấy tờ bắt buộc phải có để không mập mờ. Đồng thời có checklist và FAQ dành riêng cho người đi lần đầu - không giả định bạn đã biết gì.

Cam kết cách tư vấn của Dong Thi Travel: chúng tôi không bán “giấc mơ”, chúng tôi bán sự yên tâm - thông tin rõ từ đầu, điều kiện ghi trên giấy, có người chịu trách nhiệm theo đoàn và hỗ trợ 24/7 trong suốt hành trình.

1) Vì sao “đặt cọc và thanh toán” là điểm nghẽn của người đi lần đầu

Với tour outbound, khoản đặt cọc không phải “thu trước cho chắc” mà là để giữ chỗ các dịch vụ có hạn như vé máy bay, khách sạn, xe, vé tham quan theo đoàn, và đôi khi là phí xử lý hồ sơ visa hoặc đặt lịch hẹn. Những phần này thường có điều kiện hoàn - hủy rất chặt, nhất là khi sát ngày bay hoặc mùa cao điểm.

Thực tế thị trường Việt Nam (2026), đa số tour outbound áp dụng: đặt cọc khoảng 30% - 70% giá tour, và tất toán trước ngày khởi hành khoảng 3 - 20 ngày. Mức cụ thể thay đổi theo: điểm đến (gần hay xa), có visa hay không, chính sách vé máy bay, thời điểm đặt (mùa hè - Tết thường “căng chỗ”), và quy mô đoàn.

Người đi lần đầu hay lo 3 chuyện chính:

• Lo bị “mất tiền oan” vì không hiểu khoản cọc dùng làm gì.
• Lo chuyển khoản xong không có bằng chứng rõ ràng.
• Lo rớt visa hoặc có việc gấp thì phí hủy quá cao.

Giải pháp không phải là “đóng ít cho an toàn”, mà là đóng đúng - theo đúng timeline và có đủ giấy tờ xác nhận để biết rõ: mình đã mua gì, bao gồm gì, điều kiện hủy/đổi ra sao.

2) Hướng dẫn A-Z: Đặt cọc tour bao nhiêu, thanh toán thế nào để gia đình dễ hiểu

Bạn có thể dùng khung 6 bước dưới đây như “kịch bản” để cả nhà đọc và làm theo. Điểm quan trọng: mỗi bước đều có đầu ra rõ ràng (giấy tờ, xác nhận, mốc thời gian).

Bước 1: Chọn tour phù hợp và chốt “kỳ vọng” ngay từ đầu

Trước khi nói đến tiền cọc, gia đình nên thống nhất 4 thứ: (1) ngày đi - ngày về, (2) nhịp đi phù hợp người lớn tuổi/trẻ nhỏ, (3) ngân sách dự kiến (giá tour + tiền chi tiêu), (4) yêu cầu phòng (phòng đôi, phòng gia đình, giường phụ).

Nếu bạn đang phân vân nhiều lựa chọn điểm đến, nên chốt tiêu chí trước: tour có cần visa không, bay bao lâu, lịch trình có dày quá không, mức chi tiêu dự kiến. Việc này giúp tránh tình huống “đã cọc rồi mới phát hiện không phù hợp” - lúc đó phí hủy thường không nhẹ.

Bước 2: Kiểm tra hộ chiếu - việc nhỏ nhưng quyết định có đi được hay không

Trước khi đặt cọc, hãy kiểm tra ngay: hộ chiếu còn hạn tối thiểu 6 tháng tính đến ngày về Việt Nam (khuyến nghị dư hơn để an toàn). Nếu đi cùng trẻ em: chuẩn bị ảnh chụp giấy khai sinh và giấy tờ liên quan (tùy tuyến và quy định từng nước).

Vì sao bước này quan trọng? Vì nhiều tour giữ chỗ vé/khách sạn theo tên trên hộ chiếu. Sai 1 ký tự có thể phát sinh phí đổi tên hoặc không đổi được khi sát ngày.

Bước 3: Chốt điều kiện tour và những mục “không được mập mờ”

Trước khi chuyển tiền, gia đình cần nhìn thấy rõ (trên báo giá/hợp đồng):

• Giá tour bao gồm - không bao gồm (vé máy bay, khách sạn, bữa ăn, vé tham quan, bảo hiểm, tips…)
• Điều kiện tối thiểu khởi hành (nếu có) và phương án khi không đủ khách
• Chính sách trẻ em: phần nào được giảm, phần nào tính đủ (thường vé máy bay vẫn theo hãng)
• Điều kiện hủy/đổi theo mốc thời gian
• Lịch thanh toán: cọc bao nhiêu - khi nào đóng tiếp - khi nào tất toán

Nguyên tắc an tâm: điều gì ảnh hưởng tiền của bạn thì phải có chữ - có mốc - có người chịu trách nhiệm.

Bước 4: Mức đặt cọc phổ biến (2026) và cách hiểu cho đúng

Không có một con số “chuẩn cho mọi tour”, nhưng có các mức phổ biến để bạn tham chiếu:

• Đặt cọc khoảng 30%: thường gặp ở tour tiêu chuẩn, đặt sớm, chính sách dịch vụ còn linh hoạt. Một số đơn vị có mức tối thiểu theo người (ví dụ tối thiểu vài chục triệu/người với tuyến xa).
• Đặt cọc khoảng 50%: rất phổ biến với tour gia đình vì vừa đủ để giữ vé - phòng - dịch vụ theo đoàn.
• Đặt cọc khoảng 70%: thường áp dụng khi sát ngày, mùa cao điểm, hoặc tuyến “căng chỗ” cần thanh toán nhanh để khóa dịch vụ.
• Tuyến xa (châu Âu/Úc…): có thể phát sinh khoản ký quỹ/đặt cọc cao tùy hồ sơ và yêu cầu đối tác. Nếu có, phải ghi rõ: khoản này thu lúc nào, hoàn lúc nào, điều kiện hoàn.

Ví dụ để gia đình dễ hình dung: nhà 4 người (2 người lớn + 2 trẻ), tour 30.000.000đ/người lớn, trẻ tính theo chính sách (ví dụ 75% land nhưng vé máy bay theo hãng). Tổng tiền thực tế có thể không đơn giản là “nhân 4”. Vì vậy trước khi cọc, hãy yêu cầu bảng tính rõ theo từng thành viên - từng hạng mục. Cọc 50% nghĩa là gia đình sẽ đóng khoảng một nửa tổng giá trị hợp đồng (theo đúng số tiền chốt cuối cùng, không ước lượng).

Bước 5: Timeline thanh toán mẫu theo mốc ngày bay (gia đình có thể copy dán vào nhóm Zalo)

Dưới đây là một timeline mẫu phổ biến cho tour outbound (mang tính hướng dẫn). Khi đặt tour thật, mốc chính xác phải theo hợp đồng của tour đó.

Mốc D-60 đến D-45 (trước bay 1,5 - 2 tháng)

Việc cần làm: chốt tour - gửi thông tin hộ chiếu - đặt cọc để giữ chỗ (thường 30% - 50%).

Vì sao nên đặt giai đoạn này: nhiều lựa chọn giờ bay và khách sạn hơn, tỷ lệ thay đổi/hủy thường “dễ thở” hơn so với sát ngày.

Mốc D-30 đến D-25 (trước bay khoảng 1 tháng)

Việc cần làm: nộp đủ hồ sơ visa (nếu tour cần visa), hoàn thiện giấy tờ cho trẻ em, chốt yêu cầu phòng. Một số tour sẽ thu thêm một phần để thanh toán vé hoặc dịch vụ đã confirm.

Mốc D-20 (trước bay 20 ngày)

Việc cần làm: nhiều tour yêu cầu đóng thêm/đóng phần còn lại ở giai đoạn này, nhất là tuyến có visa hoặc vé máy bay đã xuất.

Lưu ý quan trọng: từ mốc này trở đi, khả năng đổi tên/đổi ngày thường bị hạn chế mạnh, phí hủy tăng nhanh. Đây là lúc gia đình cần “chốt chắc” người đi - giấy tờ - lịch nghỉ.

Mốc D-10 đến D-7

Việc cần làm: phổ biến là tất toán toàn bộ giá trị tour trước ngày bay 7 - 10 ngày. Một số trường hợp có thể tất toán sớm hơn nếu vé/hotel yêu cầu.

Mốc D-3 đến D-1

Việc cần làm: nhận “thư mời họp đoàn/briefing”, nhận thông tin HDV, giờ tập trung sân bay, checklist hành lý, lưu số hotline 24/7 và vào nhóm Zalo đoàn.

Ngày D (ngày bay)

Việc cần làm: đến sân bay đúng giờ hẹn, làm thủ tục theo hướng dẫn. Nếu tour có khoản thu tại điểm hẹn (ví dụ tips theo quy định đoàn), cần được thông báo trước bằng văn bản/tin nhắn rõ ràng.

Bước 6: Hình thức thanh toán và “bằng chứng bắt buộc phải có”

Với khách đi lần đầu, điều quan trọng không chỉ là “chuyển tiền được” mà là “chuyển tiền xong có đủ căn cứ để đối chiếu”. Các hình thức phổ biến:

• Chuyển khoản ngân hàng: thuận tiện, dễ lưu sao kê. Khi chuyển, nên ghi rõ nội dung: “Cọc tour + tên người đại diện + ngày khởi hành”.
• Thanh toán tại văn phòng: nhận phiếu thu trực tiếp.
• Thanh toán online/quẹt thẻ: tùy chính sách từng đơn vị và từng tour.

3 giấy tờ nên có trước hoặc ngay sau khi đặt cọc:

• Hợp đồng/phiếu đăng ký tour (có điều kiện hủy/đổi, lịch thanh toán)
• Phiếu thu/biên nhận (hoặc xác nhận thanh toán nếu chuyển khoản)
• Xác nhận giữ chỗ/voucher qua email/Zalo (có mã tour, ngày đi, danh sách khách)

3) So sánh lựa chọn: timeline “an toàn” cho gia đình vs timeline “sát ngày” (để tránh mất phí)

Nếu gia đình đang cân nhắc “đặt sớm hay để sát ngày rồi tính”, hãy nhìn theo góc độ rủi ro - chi phí:

• Đặt sớm (thường trước 45 - 60 ngày): dễ chọn giờ bay, dễ chọn phòng, timeline thanh toán rõ hơn, khả năng đổi thông tin còn linh hoạt (tùy tour). Phù hợp gia đình có trẻ nhỏ/người lớn tuổi vì cần chuẩn bị từ từ.
• Đặt sát ngày (trước 7 - 20 ngày): thường phải cọc cao hơn hoặc đóng nhanh để kịp xuất vé/giữ dịch vụ. Rủi ro phí hủy lớn, ít lựa chọn giờ bay và khách sạn. Chỉ phù hợp khi mọi thành viên đã “chốt chắc” lịch.

Để tránh những hiểu nhầm hay gặp khi mới đặt tour, gia đình nên đọc phần những sai lầm khi đặt tour trước khi chuyển cọc. Đây là các lỗi rất “đời thường” như không kiểm tra hạn hộ chiếu, hiểu nhầm điều kiện hoàn/hủy, hoặc không tách rõ giá trẻ em theo hạng mục.

4) Quản trị rủi ro hủy/đổi: hiểu “bậc thang phí” trước khi đặt cọc

Không ai muốn hủy tour. Nhưng gia đình đi lần đầu nên hiểu trước một nguyên tắc: càng sát ngày bay, phí hủy càng cao vì càng nhiều dịch vụ đã bị “khóa” (vé máy bay xuất tên, khách sạn giữ phòng theo đoàn, đối tác địa phương đã chốt dịch vụ).

Khung phí hủy phổ biến trên thị trường (tham khảo, không thay thế hợp đồng):

• Trước 30+ ngày: có thể thấp hoặc linh hoạt hơn, nhưng vé máy bay (nếu đã xuất) có thể mất 100% tùy hạng vé.
• Trước 20 - 25 ngày: phí tăng mạnh, ít khả năng đổi.
• Trước 15 - 19 ngày: có thể 50% - 70% (chưa kể vé máy bay).
• Trước 8 - 14 ngày: có thể 70% - 90%.
• Trước 0 - 7 ngày: thường 100%.
• Hủy sau khi visa đã xử lý (nếu có): có thể tính 100% tùy điều khoản và phần chi phí đã phát sinh.

Vì vậy, “an tâm” không đến từ lời hứa, mà đến từ việc: đọc điều khoản, hiểu mốc, và chốt người đi thật chắc trước khi qua các deadline.

5) Những điều cần nói rõ cho người đi lần đầu (để giảm lo và giảm cuộc gọi hoảng)

5.1 Checklist giấy tờ tối thiểu trước khi đặt cọc

Bạn có thể dùng checklist này để cả nhà tick từng dòng:

• Hộ chiếu của tất cả thành viên còn hạn tối thiểu 6 tháng (tính đến ngày về)
• Ảnh chụp trang thông tin hộ chiếu (rõ nét) lưu vào một thư mục chung (Google Drive/iCloud)
• Trẻ em: ảnh chụp giấy khai sinh (và giấy tờ khác nếu tour yêu cầu)
• Danh sách họ tên đúng theo hộ chiếu (viết hoa không dấu cũng được miễn đúng thứ tự tên)
• Nhu cầu đặc biệt: ăn kiêng, dị ứng, cần xe lăn, người lớn tuổi có bệnh nền (để tư vấn nhịp tour phù hợp)

Nếu gia đình đang ở giai đoạn “chọn tour nào cho đúng”, có thể xem thêm cách chọn tour phù hợp để chốt tiêu chí trước khi đặt cọc. Đi lần đầu, chọn đúng nhịp lịch trình quan trọng không kém giá.

5.2 Tiền và chi tiêu: mang bao nhiêu, đổi tiền khi nào, dùng thẻ được không?

Câu trả lời phụ thuộc điểm đến và thói quen chi tiêu, nhưng nguyên tắc an toàn cho người đi lần đầu là tách 3 khoản:

• Khoản đã trả trong tour: theo hợp đồng, càng rõ càng ít phát sinh.
• Khoản chi tiêu cá nhân: mua sắm, ăn uống thêm, vé trải nghiệm tự chọn.
• Khoản dự phòng: thuốc men, phát sinh nhỏ, chênh tỷ giá, hành lý quá cân (nếu có).

Thẻ có thể dùng ở nhiều nơi, nhưng đi lần đầu vẫn nên có một ít tiền mặt cho các khoản nhỏ. Nếu cần, HDV sẽ hướng dẫn điểm đổi tiền phù hợp theo lịch trình đoàn.

5.3 Không biết tiếng - có ai hỗ trợ không? Nếu lạc đoàn thì làm gì?

Với tour đoàn tiêu chuẩn, HDV đi cùng là “đầu mối sống” của cả nhóm: hướng dẫn thủ tục, nhắc giờ, hỗ trợ giao tiếp cơ bản và xử lý tình huống. Tại Dong Thi Travel, chúng tôi duy trì kênh hỗ trợ 24/7 trong suốt hành trình để gia đình có thể gọi khi cần.

Nếu lạc đoàn (đi lần đầu rất hay sợ tình huống này), hãy nhớ 3 bước:

• Đứng yên ở nơi an toàn (đừng chạy tìm lung tung).
• Gọi ngay cho HDV hoặc nhắn trong nhóm Zalo đoàn.
• Gửi vị trí (share location) và chờ hướng dẫn. Đoàn thường có điểm hẹn rõ ràng (cổng vào, quầy thông tin, biển hiệu) - HDV sẽ nhắc trước.

5.4 Timeline ngày bay: từ lúc tới sân bay tới lúc gặp xe đón

Với người đi lần đầu, việc “không biết làm thủ tục thế nào” dễ gây căng thẳng. Dưới đây là flow cơ bản (HDV sẽ hướng dẫn cụ thể theo sân bay và chuyến bay):

• T-3 đến T-2,5 giờ: có mặt tại điểm hẹn, gặp HDV, kiểm tra giấy tờ.
• Check-in: ký gửi hành lý, nhận boarding pass.
• An ninh - xuất cảnh: kiểm tra an ninh, đóng dấu xuất cảnh.
• Boarding: ra cửa lên máy bay theo giờ.
• Đến nơi: nhập cảnh - lấy hành lý - gặp xe/đón đoàn theo hướng dẫn.

Lưu ý nhỏ nhưng hữu ích: chuẩn bị sẵn một túi tài liệu gọn (hộ chiếu, vé, bảo hiểm, giấy tờ trẻ em) để không phải “lục vali” ở quầy thủ tục.

6) “Toolkit” tin nhắn Zalo cho gia đình đi lần đầu (giải thích cọc và timeline ngắn gọn)

Bạn có thể copy đoạn dưới đây gửi cho các thành viên trong gia đình để cùng thống nhất:

Mẫu 1 - Giải thích đặt cọc:
“Nhà mình cọc tour để giữ chỗ vé máy bay + khách sạn + dịch vụ theo đoàn. Mức cọc của tour này là ___% (tương đương ___đ). Sau khi cọc sẽ có hợp đồng/phiếu thu và xác nhận giữ chỗ gửi qua Zalo/email. Mốc đóng tiếp và tất toán sẽ ghi rõ trong hợp đồng để mình theo đúng deadline, tránh phí hủy cao.”

Mẫu 2 - Timeline thanh toán:
“Timeline dự kiến: D-60 đến D-45 cọc ___%; D-20 đóng tiếp ___%; D-10 đến D-7 tất toán. (Mốc chính xác theo hợp đồng). Ai thay đổi lịch phải báo trước mốc D-20 để còn xử lý, sát ngày phí hủy tăng rất nhanh.”

Mẫu 3 - Danh sách cần chốt trước khi cọc:
“Trước khi cọc: chốt danh sách người đi, kiểm tra hộ chiếu còn hạn 6+ tháng, trẻ em chuẩn bị giấy khai sinh, chốt yêu cầu phòng và ăn kiêng (nếu có).”

7) FAQ: Câu hỏi hay gặp nhất về đặt cọc - thanh toán (và nỗi lo đi lần đầu)

7.1 “Đặt cọc tour bao nhiêu, thanh toán thế nào là hợp lý?”

Thông thường tour outbound sẽ cọc 30% - 70% và tất toán trước ngày bay 3 - 20 ngày. “Hợp lý” nghĩa là: mức cọc và timeline được ghi rõ trong hợp đồng, có phiếu thu/biên nhận, và bạn hiểu tiền cọc dùng để giữ những dịch vụ nào.

7.2 “Vì sao mùa hè/Tết hay phải cọc cao hơn hoặc đóng nhanh hơn?”

Vì nguồn cung chuyến bay và phòng khách sạn có hạn, đối tác thường yêu cầu thanh toán sớm để khóa chỗ. Khi cầu tăng mạnh, rủi ro tăng giá và hết chỗ cũng tăng - nên timeline thanh toán sẽ “căng” hơn để giữ booking.

7.3 “Thanh toán chuyển khoản/online có an toàn không? Cần giữ gì?”

An toàn nhất khi bạn có đủ: (1) hợp đồng/phiếu đăng ký, (2) phiếu thu hoặc sao kê chuyển khoản đúng nội dung, (3) xác nhận giữ chỗ/voucher. Bạn cũng nên chuyển vào tài khoản công ty (không chuyển vào tài khoản cá nhân nếu không có quy định rõ ràng).

7.4 “Rớt visa có được hoàn tiền không?”

Tùy tour và điều khoản. Thông thường sẽ tách: phí visa/đặt lịch (đã nộp thường không hoàn), vé máy bay (tùy điều kiện hoàn), và dịch vụ land (tùy mốc hủy). Đi lần đầu, bạn nên yêu cầu tư vấn viên giải thích rõ “nếu rớt visa thì mất những khoản nào” trước khi đặt cọc, và ghi thành điều khoản/ghi chú trong hợp đồng.

7.5 “Có được đổi tên/đổi ngày không? Mốc nào còn đổi được?”

Thường đổi tên/đổi ngày chỉ dễ khi còn xa ngày bay. Từ khoảng D-20 trở vào, nhiều dịch vụ đã xuất tên hoặc chốt danh sách, nên đổi sẽ khó và có phí. Mốc chính xác phụ thuộc vé máy bay và điều kiện đối tác, phải xem trong hợp đồng.

7.6 “Người lớn tuổi có lưu ý gì khi đăng ký?”

Gia đình nên báo sớm tình trạng sức khỏe, thuốc đang dùng, nhu cầu xe lăn (nếu có), và chọn tour nhịp vừa phải. Với một số trường hợp, công ty có thể đề nghị gia đình làm việc trực tiếp để tư vấn kỹ hơn (đây là để an toàn cho bác/cô/chú trong suốt hành trình).

8) Bước tiếp theo: xem quy trình rõ ràng trước khi đặt cọc (đúng tinh thần “không surprises”)

Nếu bạn muốn nhìn toàn bộ hành trình “từ lúc hỏi tour đến lúc về nhà” theo dạng từng bước, phần dễ nhất để bắt đầu là xem quy trình đặt tour và mốc thanh toán - hồ sơ tương ứng. Bạn có thể tham khảo tour theo điểm đến trước, rồi nhờ đội ngũ Dong Thi Travel dựng timeline thanh toán - hồ sơ đúng tour bạn chọn.

tour Thái Lan

CTA phù hợp cho gia đình đi lần đầu (không bán sớm):

• Xem Quy Trình (để biết rõ: cọc bao nhiêu, khi nào đóng, nhận giấy tờ gì sau mỗi bước)
• Nhận tư vấn miễn phí: dựng timeline thanh toán và checklist hồ sơ theo tour bạn đang cân nhắc
• Xin checklist A-Z cho người đi tour nước ngoài lần đầu (giấy tờ, hành lý, tiền, sân bay, nhập cảnh)

9) Tóm tắt 60 giây để cả nhà dễ chốt

• Tour outbound thường cọc 30% - 70%, tất toán trước bay 3 - 20 ngày (tùy tuyến và điều kiện dịch vụ).
• Tiền cọc dùng để giữ vé - phòng - dịch vụ theo đoàn và có thể gồm phần xử lý visa (nếu có).
• Đi lần đầu, chỉ cọc khi có đủ: hợp đồng/phiếu đăng ký, phiếu thu/biên nhận, xác nhận giữ chỗ.
• Hủy càng sát ngày càng mất nhiều - phải hiểu “bậc thang phí” trước khi chuyển tiền.
• Cần checklist giấy tờ tối thiểu trước khi cọc: hộ chiếu 6+ tháng, giấy tờ trẻ em, danh sách tên đúng hộ chiếu.

Đọc thêm các bài cùng chủ đề tour gia đình và nhóm để chuẩn bị theo từng tình huống: family-group-travel.